HRIS vs ATS: Welches System verbessert die Einstellung und die Effizienz im HR-Bereich?

Die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Mitarbeiter verwalten, hat in den letzten Jahren einen tiefgreifenden Wandel durchlaufen. Personalwesen ist nicht mehr auf Bürokratie, Compliance oder Gehaltsabrechnung beschränkt - es ist zu einer strategischen Funktion geworden, die die Unternehmenskultur, die Mitarbeiterbindung und das Wachstum im Wettbewerb prägt. Im Jahr 2025 wird diese Transformation durch Technologie vorangetrieben.

Organisationen jeder Größe sind heute auf Personalbeschaffungssoftware angewiesen, um Personalbeschaffung, Leistung, Benefits, Compliance und workforce analytics zu verwalten. Der Wechsel von manuellen Tabellenkalkulationen und isolierten Prozessen hin zu integrierten Systemen hat nicht nur Zeit gespart, sondern auch die Qualität der Entscheidungsfindung verbessert.

Zudem stehen Personalabteilungen aufgrund des verbreiteten Remote- und hybriden Arbeitens vor Herausforderungen, die Produktivität, Engagement und Zufriedenheit der Mitarbeiter im Auge zu behalten. Ohne ein robustes System können Manager Schwierigkeiten haben, Konsistenz zu wahren und die Einhaltung an mehreren Standorten sicherzustellen. HR-Technologie überbrückt diese Lücke, indem sie Daten zentralisiert und handlungsorientierte Einblicke liefert.

Im Zentrum dieser Transformation stehen zwei leistungsstarke Technologien: das Human Resource Information System (HRIS) und das Applicant Tracking System (ATS). Obwohl beide wichtig sind, erfüllen sie unterschiedliche Zwecke, und die richtige Wahl - oder die richtige Kombination - kann den Unterschied zwischen betrieblicher Effizienz und verpassten Chancen ausmachen.

Der globale HRIS-Markt soll bis 2029 voraussichtlich 81,1 Milliarden US-Dollar erreichen, gegenüber 58,7 Milliarden US-Dollar im Jahr 2024, was einer jährlichen Wachstumsrate (CAGR) von 11,7﹪ entspricht. Dieses rasche Wachstum verdeutlicht die zunehmende Akzeptanz von HR-Technologie in Organisationen jeder Größe [Quelle].

Was ist HRIS (Human Resource Information System) und wie funktioniert es?

Ein Human Resource Information System (HRIS) ist das Rückgrat moderner HR-Operationen. Im Kern ist HRIS darauf ausgelegt, Mitarbeiterdaten zu zentralisieren und das Personalmanagement zu optimieren. Es fungiert als umfassende Plattform, die Mitarbeiterdaten, Gehaltsabrechnung, Zeiterfassung, Benefits-Verwaltung, Compliance-Berichterstattung und Leistungsmanagement umfasst.

Im Gegensatz zu älteren HR-Methoden, bei denen Informationen in Aktenschränken oder in mehreren Software-Tools verstreut waren, fungiert HRIS als einzige Quelle für alle HR-bezogenen Daten. Die Pflege von sauberen und zugänglichen Aufzeichnungen reduziert Fehler, gewährleistet die gesetzliche Einhaltung und bietet HR-Leitern Echtzeiteinblicke in ihre Belegschaft.

Für Unternehmen mit wachsenden Teams ist HRIS besonders wertvoll. Stellen Sie sich ein Unternehmen mit 200 Mitarbeitern vor: Ohne ein zentralisiertes HR-System könnte die Gehaltsabrechnung in einem Tool, Urlaubsanträge in einem anderen und Compliance-Dokumente in E-Mail-Ordnern bearbeitet werden. HRIS bringt all dies unter ein Dach, verbessert die Effizienz und verringert den Verwaltungsaufwand.

Zusätzlich bieten HRIS häufig Self-Service-Portale, die es Mitarbeitern ermöglichen, persönliche Daten zu aktualisieren, Gehaltsabrechnungen einzusehen oder Urlaubsanträge zu stellen, ohne auf das HR-Personal angewiesen zu sein. Dies verringert die administrative Last und ermöglicht es Mitarbeitern, mehr Kontrolle über ihre Informationen zu haben. Viele HRIS-Systeme bieten auch Analyse-Dashboards, die es Managern ermöglichen, Trends wie Fluktuationsraten, Abwesenheiten und Mitarbeiterengagement-Metriken zu verfolgen und so datenbasierte Entscheidungen zu treffen.

Was ist ATS (Applicant Tracking System) und warum nutzen Unternehmen es?

Während sich HRIS um Mitarbeiter kümmert, sobald sie der Organisation beigetreten sind, ist das Applicant Tracking System (ATS) darauf spezialisiert, die richtigen Mitarbeiter von Anfang an anzuziehen und einzustellen.

Ein ATS ist eine Software, die entwickelt wurde, um den End-to-End-Rekrutierungsprozess zu verwalten. Es ermöglicht HR-Teams und Personalvermittlern, Stellenangebote zu veröffentlichen, Bewerbungen zu sammeln, Lebensläufe zu prüfen, Vorstellungsgespräche zu planen und Kandidaten in jedem Stadium des Einstellungsprozesses zu verfolgen.

Moderne ATS-Plattformen gehen über das grundlegende Bewerbermanagement hinaus. Sie nutzen KI-gestützte Screening-Verfahren, um große Bewerbungsmengen zu filtern, integrieren sich in Jobbörsen und LinkedIn und bieten sogar Analysen zur Messung der Effizienz bei der Einstellung. Für Unternehmen, die mit Fachkräftemangel konfrontiert sind oder mit hohen Bewerbungszahlen umgehen müssen, ist ein ATS unverzichtbar.

Die Vorteile von Bewerber-Tracking-Software kommen insbesondere auf wettbewerbsintensiven Märkten zum Tragen, wo das schnelle Anwerben der besten Talente über Erfolg oder Misserfolg eines Unternehmens entscheiden kann. ATS-Tools können repetitive Aufgaben wie das Versenden von Bestätigungs-E-Mails an Bewerber oder Terminierung von Vorstellungsgesprächen automatisieren und Personalvermittlern die Möglichkeit geben, sich auf wertschöpfende Aufgaben wie das Engagement von Kandidaten und das Arbeitgeberimage zu konzentrieren.

Zusätzlich enthalten ATS-Plattformen zunehmend Kollaborationsfunktionen, die es HR-Teams und Personalmanagern ermöglichen, Feedback zu Kandidaten direkt im System zu geben und Verzögerungen sowie Missverständnisse zu reduzieren. Die Integration von ATS mit HRIS stellt sicher, dass sobald ein Kandidat eingestellt wird, seine Informationen automatisch in das HRIS übertragen werden, um doppelte Dateneingabe zu vermeiden und die Genauigkeit zu erhöhen.

HRIS vs ATS: Was ist der Kernunterschied zwischen ihnen?

Der Hauptunterschied liegt im Zweck. HRIS ist darauf ausgelegt, bestehende Mitarbeiter und die allgemeine HR-Funktion zu verwalten, während das Applicant Tracking System darauf abzielt, den Rekrutierungsprozess zu optimieren.

• HRIS = Mitarbeiterverwaltung, Gehaltsabrechnung, Compliance, Leistung und Arbeitskräfteerkenntnisse.
  
  
• ATS = Rekrutierung, Kandidatenpipeline, Stellenausschreibungen, Bewerbungsverfolgung und Terminierung von Vorstellungsgesprächen.

Obwohl es möglicherweise geringfügige Überschneidungen gibt, sind ihre Fokusbereiche einzigartig. Unternehmen müssen identifizieren, ob ihr Engpass in der Verwaltung aktueller Mitarbeiter oder in der Anwerbung neuer liegt, bevor sie sich zwischen HRIS und ATS entscheiden.

Es ist auch erwähnenswert, dass die Integration beider Systeme in vielen Organisationen zur Standardpraxis wird. Unternehmen, die sowohl HRIS als auch Applicant Tracking System übernehmen, sehen oft eine verbesserte Effizienz im gesamten Mitarbeiterlebenszyklus - von der Anziehung erstklassiger Talente bis zur Bindung von Top-Performern. In der Praxis sorgt HRIS für reibungslose Verwaltung der Belegschaft, während ATS für den Zustrom von qualifizierten Kandidaten sorgt, die zur Kultur und den Zielen der Organisation passen.

HRIS vs ATS: Wo überschneiden sie sich und welche Missverständnisse gibt es?

Ein häufiges Missverständnis besteht darin, dass HRIS und ATS austauschbar sind. Viele Menschen nehmen an, dass das eine das andere vollständig ersetzen kann. In Wirklichkeit überschneiden sie sich nur in begrenzten Bereichen, insbesondere bei der Einarbeitung und Berichterstattung. Zum Beispiel kann ein ATS die Kandidateneinarbeitung übernehmen, sobald jemand eingestellt ist, und ein HRIS speichert dann die Daten dieses Mitarbeiters für die Gehaltsabrechnung und langfristige Verwaltung. Hier entsteht Verwirrung.

Ein weiteres Missverständnis besteht darin, dass kleine Unternehmen keines der Systeme benötigen. Tatsächlich können sogar Unternehmen mit weniger als 50 Mitarbeitern enorm davon profitieren - Bewerber-Tracking-Software beschleunigt das Einstellen, während HRIS Compliance-Risiken und Fehler bei der Gehaltsabrechnung reduziert.

Einige Organisationen glauben fälschlicherweise, dass die Verwendung einer All-in-One-HR-Software immer besser ist. Während Hybridlösungen funktionieren können, können sie möglicherweise nicht die Tiefe der Funktionen bieten, die spezialisierte Systeme bieten, insbesondere für große Unternehmen. Das Verständnis der Überschneidungen und Unterschiede stellt sicher, dass das Unternehmen die richtige Kombination von Tools für seine spezifischen Anforderungen auswählt, ohne unnötig in überflüssige Funktionalitäten zu investieren.

Welche Schlüsselfunktionen unterscheiden HRIS von Bewerber-Tracking-Systemen?

Um es weiter zu analysieren, betrachten wir die Funktionen, die ein System vom anderen unterscheiden:

1. Gehaltsabrechnung und Compliance

Exklusiv von HRIS behandelt, nicht von ATS. Dies umfasst Steuererklärungen, gesetzliche Compliance und Leistungsverwaltung.

2. Rekrutierungspipeline

Von ATS verwaltet, nicht von HRIS. Enthält Stellenausschreibungen, Kandidatenauswahl und Bewerbungsverfolgung.

3. Leistungsüberprüfungen

HRIS verfolgt Mitarbeiterwachstum, Feedback und Beurteilungszyklen.

4. Kandidatensuche und -auswahl

Die Bewerber-Tracking-Software filtert Lebensläufe und hilft bei der Vorauswahl von Kandidaten mithilfe von KI-Algorithmen.

5. Analytik

Beide bieten Einblicke, aber HRIS konzentriert sich auf die Arbeitsanalytik, während sich ATS auf Rekrutierungsanalytik konzentriert und Unternehmen dabei unterstützt, sowohl Einstellungs- als auch Bindungsstrategien zu optimieren.

Darüber hinaus integrieren viele HRIS-Plattformen jetzt Mitarbeiterengagement-Module, die Umfragen, Pulsüberprüfungen und Feedbacks direkt aus dem System ermöglichen. ATS-Systeme bieten andererseits zunehmend Tools für die Arbeitgebermarke, die Unternehmen dabei helfen, Top-Talente anzuziehen, indem sie Unternehmenskultur, Werte und Vorteile direkt auf Jobportalen präsentieren.

Was sind die Vorteile von HRIS gegenüber ATS für kleine, mittlere und große Unternehmen?

Für kleine Unternehmen kann ein ATS bei der Rekrutierung erhebliche Zeit sparen, aber ein leichtgewichtiges HRIS ist oft wirkungsvoller für die Verwaltung von Compliance und Gehaltsabrechnung. Die Automatisierung grundlegender Aufgaben stellt sicher, dass auch kleine Teams effizient und fehlerfrei bleiben.

Für mittelständische Unternehmen wird die Entscheidung komplexer. Unternehmen, die schnell wachsen, verwenden oft beide: ATS für eine effiziente Rekrutierung und HRIS zur Verwaltung einer wachsenden Belegschaft. Diese Kombination hilft dabei, die Datenkorrektheit zu gewährleisten, während sie die HR-Strategie über mehrere Abteilungen hinweg unterstützt.

Für große Unternehmen ist HRIS unverzichtbar. Mit Hunderten oder Tausenden von Mitarbeitern sind Gehaltsabrechnung, Compliance und Arbeitskräfteeinblicke ohne sie unmöglich. Die Rekrutierung im großen Maßstab erfordert jedoch auch ein robustes ATS, das häufig in das HRIS integriert ist. Die Möglichkeit, Rekrutierungsmetriken neben Arbeitsanalytik zu verfolgen, ermöglicht es HR-Führungskräften, strategische Entscheidungen wie Arbeitskräfteplanung und Nachfolgemanagement zu treffen.

Darüber hinaus können die Einführung von HRIS und ATS die Mitarbeiterzufriedenheit verbessern, da Aufgaben wie Genehmigungen von Abwesenheiten, Gehaltsabrechnungen und Leistungsüberprüfungen transparenter und effizienter werden. Dies trägt wiederum zu höheren Bindungsraten und einer motivierteren Belegschaft bei.

Wie viel kosten HRIS und ATS?

Die Preise hängen von Faktoren wie Unternehmensgröße, benötigten Funktionen und Anbieter ab.

• HRIS-Preise: Werden in der Regel pro Mitarbeiter pro Monat berechnet und reichen je nach Komplexität von £5 bis £25. Fortgeschrittene Systeme mit Compliance- und Analysefunktionen können mehr kosten.
  
  
• ATS-Preise: Können abonnementbasiert oder pro Stellenanzeige sein. Kleine Unternehmen zahlen möglicherweise einige hundert Pfund pro Monat, während Unternehmenslösungen für ATS Tausende kosten können.

Versteckte Kosten wie Implementierung, Integration und Schulung müssen ebenfalls berücksichtigt werden. Unternehmen unterschätzen diese oft.

Es lohnt sich auch, den Return on Investment (ROI) in Betracht zu ziehen: Während die anfänglichen Kosten hoch erscheinen mögen, können die Effizienzgewinne durch die Automatisierung der Lohnabrechnung, Compliance und Rekrutierung zu erheblichen langfristigen Einsparungen führen. Eine verkürzte Einstellungszeit, geringere Fluktuation und weniger Compliance-Strafen tragen alle zum Gesamtnutzen der Einführung dieser Systeme bei.

In welchen realen Szenarien sollten Sie sich für HRIS oder ATS entscheiden?

Ein Start-up, das seine ersten 20 Mitarbeiter einstellt, wird wahrscheinlich einem ATS Vorrang einräumen, um schnell sein anfängliches Team aufzubauen, ohne administrativen Overhead.

Ein Scale-up, das von 50 auf 200 Mitarbeiter expandiert, wird beide Systeme benötigen, um die Rekrutierung und HR-Operationen effizient zu managen.

Ein etabliertes Unternehmen mit 1.000+ Mitarbeitern kann ein ausgefeiltes HRIS mit integrierten ATS-Funktionen verwenden, um die Einstellung und das Personalmanagement im großen Maßstab zu optimieren.

Zusätzlich beeinflussen branchenspezifische Anforderungen die Auswahl. Zum Beispiel könnten Technologieunternehmen mit hoher Fluktuation stark auf ATS angewiesen sein, um eine kontinuierliche Einstellung sicherzustellen, während Gesundheitsdienstleister HRIS für die strikte Compliance-Verfolgung priorisieren könnten.

Brauchen Sie tatsächlich sowohl HRIS als auch ATS für Ihr Unternehmen?

Die kurze Antwort: Es hängt davon ab. Wenn die Rekrutierung Ihre größte Herausforderung ist, sollte ATS Priorität haben. Wenn Mitarbeitermanagement und Compliance Schmerzpunkte sind, ist HRIS unverzichtbar. Viele moderne Plattformen bieten mittlerweile hybride Lösungen an, die HRIS- und ATS-Funktionen in einem kombinieren. Obwohl diese kostengünstig sein können, sind sie möglicherweise nicht so spezialisiert wie eigenständige Tools.

Unternehmen sollten ihre aktuellen Schmerzpunkte, die Größe ihrer Belegschaft und ihre Wachstumsrichtung bewerten, bevor sie sich entscheiden. Das Ziel ist eine nahtlose Verwaltung sowohl der Rekrutierung als auch des Mitarbeiterlebenszyklus ohne Redundanz oder übermäßige Kosten.

Was sind die besten HR-Softwareoptionen, die HRIS und ATS kombinieren?

Modernen HR-Softwareanbietern bieten zunehmend Plattformen, die sowohl HRIS- als auch ATS-Funktionalitäten integrieren und so ein nahtloses Erlebnis für HR-Teams bieten. Die Auswahl der richtigen Software hängt von Faktoren wie Unternehmensgröße, Budget, Skalierbarkeit und den spezifischen erforderlichen Funktionen ab. Einige der beliebtesten Optionen sind:

BambooHR: Bekannt für seine intuitive Benutzeroberfläche und ausgezeichneten HRIS-Fähigkeiten bietet BambooHR auch ATS-Add-Ons an, was es ideal für kleine bis mittelgroße Unternehmen macht. Seine Stärke liegt in der Automatisierung von Routineaufgaben im Personalwesen, während es Managern klare Einblicke in Mitarbeitermetriken bietet.

Workday: Eine führende Unternehmenslösung, die umfassende HRIS- und Rekrutierungsmerkmale kombiniert. Große Organisationen profitieren von seinen fortschrittlichen Analysen, Berichterstellungstools und globalen Compliance-Fähigkeiten.

Rippling: Eine moderne HR-Plattform, die HR- und IT-Funktionen integriert. Rippling ermöglicht es Unternehmen, Onboarding, Gehaltsabrechnung und Rekrutierung an einem Ort zu automatisieren, um Redundanzen und administrativen Overhead zu reduzieren.

Zoho People: Budgetfreundliches HRIS mit ATS-Fähigkeiten, besonders geeignet für kleine Unternehmen oder Start-ups. Es unterstützt grundlegende HR-Funktionen und optimiert Rekrutierungsworkflows.

Bei der Auswahl einer Plattform ist es wichtig, nicht nur die Funktionen, sondern auch die Integrationsfähigkeiten, den Support des Anbieters und die Skalierbarkeit zu bewerten. Ein wachsendes Unternehmen kann mit einem grundlegenden ATS und HRIS beginnen, aber mit steigender Mitarbeiterzahl muss die Plattform komplexe Berichterstattung, Analysen und Compliance-Anforderungen bewältigen können, ohne dass ein kompletter Systemwechsel erforderlich ist.

Wie entwickelt sich die HR-Technologie mit KI, Automatisierung und neuen Innovationen?

Künstliche Intelligenz (KI) transformiert sowohl HRIS als auch Bewerber-Tracking-Systeme in rasantem Tempo und verbessert die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Belegschaft verwalten und Talente einstellen. Bei der Rekrutierung können KI-gesteuerte ATS-Tools automatisch Lebensläufe durchsuchen, Rangkandidaten basierend auf Qualifikationen und sogar potenzielle Voreingenommenheiten im Einstellungsprozess erkennen.

Für HRIS werden prädiktive Analysen immer häufiger. Diese Systeme können Mitarbeiterfluktuation vorhersagen, Mitarbeiter identifizieren, die Gefahr laufen, sich zu entfremden, und sogar gezielte Interventionen vorschlagen, um die Bindung zu verbessern. Die Automatisierung reduziert den administrativen Aufwand weiter, indem sie wiederkehrende Aufgaben wie die Abwicklung der Gehaltsabrechnung, die Einhaltung von Vorschriften und Onboarding-Workflows übernimmt.

Zusätzlich verbessern Innovationen wie der mobile Zugriff und Self-Service-Portale die Mitarbeitererfahrung. Mitarbeiter können jetzt Urlaubsanträge stellen, Gehaltsabrechnungen einsehen oder Feedback zu Leistungsbeurteilungen direkt über mobile Apps geben. Dies verbessert nicht nur die Transparenz, sondern erhöht auch die Beteiligung, da sich die Mitarbeiter gestärkter und verbundener mit ihrer Organisation fühlen.

Die kontinuierliche Weiterentwicklung der HR-Technologie zeigt, dass Unternehmen, die frühzeitig KI und Automatisierung einsetzen, einen signifikanten Wettbewerbsvorteil erlangen können. Durch die Integration intelligenter Analysen in die menschliche Entscheidungsfindung können Unternehmen fundiertere, strategische HR-Entscheidungen treffen und gleichzeitig eine agilere Belegschaft aufrechterhalten.

HRIS vs ATS: Welches passt am besten zu Ihrem Unternehmen?

Letztendlich hängt die Wahl zwischen HRIS und ATS von den spezifischen Anforderungen und der Entwicklungsstufe Ihres Unternehmens ab. Start-ups und kleine Unternehmen setzen möglicherweise ein ATS ein, um das Recruitment effizient zu verwalten, während mittelständische Unternehmen häufig von der Einführung beider Systeme profitieren, wenn sie wachsen. Große Konzerne benötigen in der Regel umfassende HRIS-Lösungen, die mit ATS-Funktionen integriert sind, um ihre umfangreiche Belegschaft effektiv zu verwalten.

Entscheidungsträger sollten ihre aktuellen Schmerzpunkte, Rekrutierungserfordernisse, Compliance-Anforderungen und langfristigen Wachstumspläne bewerten. Eine hybride oder integrierte Lösung kann das Beste aus beiden Welten bieten, indem sie Effizienz bei der Rekrutierung, Personalverwaltung und Berichterstattung ohne Redundanz gewährleistet.

Die Auswahl des richtigen Systems ist mehr als nur eine Softwareentscheidung - es handelt sich um eine strategische Investition, die die Mitarbeiterzufriedenheit, Bindung und die allgemeine Geschäftsleistung beeinflussen kann.

Fazit

Die Auswahl der richtigen HR-Software - ob HRIS, ATS oder eine kombinierte Lösung - ist entscheidend für die Optimierung der HR-Abläufe, die Verbesserung der Rekrutierungseffizienz und die Steigerung des Mitarbeitermanagements. HRIS ermöglicht es Organisationen, die Gehaltsabrechnung, die Einhaltung von Vorschriften und Mitarbeiterdaten zu zentralisieren, während das Bewerber-Tracking-System sicherstellt, dass die besten Kandidaten schnell und effektiv eingestellt werden. Für Unternehmen jeder Größe ist es wichtig, die Unterschiede, Vorteile und Anwendungsfälle jedes Systems zu verstehen, um fundierte Entscheidungen treffen zu können.

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Häufig gestellte Fragen (FAQs)

1. Ist HRIS dasselbe wie ATS?

Nein, HRIS verwaltet bestehende Mitarbeiter und die Einhaltung von Vorschriften, während sich ATS auf die Rekrutierung und das Tracking von Kandidaten konzentriert.

2. Kann ein kleines Unternehmen ATS oder HRIS verwenden?

Ja, auch kleine Teams profitieren von ATS, um die Einstellung zu beschleunigen, während HRIS Gehaltsabrechnungs- und Compliance-Fehler verhindert.

3. Können HRIS und ATS integriert werden?

Ja, viele Plattformen ermöglichen eine Integration, die einen reibungslosen Datentransfer vom Recruiting zum Mitarbeitermanagement ermöglicht.

4. Was ist teurer: HRIS oder ATS?

Die Kosten variieren, aber ATS neigt dazu, anfangs günstiger zu sein, während HRIS aufgrund umfangreicherer Funktionen und Analysemöglichkeiten mehr kosten kann.

5. Sollte ein wachsendes Unternehmen in beide investieren?

Wenn Recruiting und HR-Management gleichermaßen wichtig sind, ist die Adoption beider Lösungen (oder einer Hybridlösung) der effizienteste Weg.