Zeit Zu Fullen: Alles, was Recruiter 2025 wissen müssen

Die Time-to-Fill hat global durchschnittlich 44 Tage erreicht. Dies stellt erhebliche Herausforderungen für Personalvermittler dar, die versuchen, effizient einzustellen. Dieses wichtige Maß ist in den letzten vier Jahren gewachsen, mit großen Unterschieden zwischen den Branchen.

Hier liegt das Problem: 62 ﹪ der Kandidaten verlieren das Interesse, wenn sie nicht innerhalb von zwei Wochen eine Rückmeldung erhalten. Das Finden des richtigen Gleichgewichts zwischen Geschwindigkeit und Qualität bleibt entscheidend für den Erfolg in der Rekrutierung. Eine kürzere Time-to-Fill bedeutet in der Regel, dass Sie einen effizienten Prozess durchlaufen und schnell Kandidaten anziehen.

Dieser Leitfaden behandelt alles rund um die Time-to-Fill im Jahr 2025. Sie werden den Unterschied zwischen Time-to-Fill und Time-to-Hire erfahren. Sie werden lernen, wie Sie Ihren Durchschnitt mithilfe bewährter Formeln berechnen können. Außerdem erhalten Sie praktische Anleitungen, wie Sie diese Messung reduzieren können, ohne die Qualität zu beeinträchtigen, sowie Benchmark-Daten aus verschiedenen Branchen, um Ihre Leistung zu bewerten.

Was ist die Time-to-Fill-Metrik?

Die Time-to-Fill misst, wie lange Ihr gesamter Einstellungsprozess dauert. Sie verfolgt die Zeit von der Öffnung einer Stellenanzeige bis zur Akzeptanz des Angebots durch einen Kandidaten.

Die Time-to-Fill gibt die Gesamtanzahl der Kalendertage an, die für Ihren gesamten Rekrutierungszyklus benötigt werden. Diese Metrik umfasst jeden Schritt vom Verfassen der Stellenbeschreibung und deren Veröffentlichung bis hin zur Auswahl von Kandidaten und Angeboten. Für Personalvermittler und Einstellungsmanager misst sie, wie effizient Sie Talent einstellen.

Wann beginnt und endet die Messung?

Organisationen unterscheiden sich in ihren Start- und Endpunkten für die Time-to-Fill. Die meisten folgen jedoch ähnlichen Regeln. Der Startpunkt erfolgt in der Regel, wenn:

• HR eine Stellenanforderung genehmigt 
• Ein Einstellungsmanager eine Stellenanforderung einreicht
• Die Stellenanzeige offiziell erstellt wird 
• Die Position online beworben wird

Der Endpunkt markiert in der Regel den Moment, in dem Ihr ausgewählter Kandidat das Jobangebot annimmt. Einige Organisationen verlängern die Messung bis zum ersten Arbeitstag des neuen Mitarbeiters.

Die Berechnung ist einfach. Zählen Sie die Kalendertage zwischen Ihren Start- und Endpunkten. Die Führung genehmigt eine Anforderung am 19. Juli, und ein Kandidat akzeptiert Ihr Angebot am 22. August. Ihre Time-to-Fill beträgt 34 Tage.

Konsistenz ist entscheidend. Was auch immer Parameter Sie wählen, wenden Sie sie konsequent auf alle Positionen und Abteilungen an.

Hauptunterschiede zwischen Time-to-Fill und Time-to-Hire

Personalvermittler verwenden diese Begriffe oft gleichbedeutend. Zeit bis zur Besetzung und Zeit bis zur Einstellung sind jedoch unterschiedliche Kennzahlen. Sie zeigen verschiedene Aspekte Ihres Rekrutierungserfolgs auf.

Der Hauptunterschied liegt in ihren Ausgangspunkten. Die Zeit bis zur Besetzung misst den gesamten Rekrutierungszyklus von der Genehmigung der Stelle bis zur Kandidatenakzeptanz. Die Zeit bis zur Einstellung beginnt, wenn Ihr ausgewählter Kandidat zum ersten Mal in Ihren Bewerbungsprozess eintritt, und endet, wenn er Ihr Angebot annimmt.

Weltweit beträgt die durchschnittliche Zeit bis zur Besetzung 54 Tage, während die durchschnittliche Zeit bis zur Einstellung 44 Tage beträgt. Einige Branchen berichten von Durchschnittswerten, die näher bei 24 Tagen liegen.

Diese Kennzahlen messen unterschiedliche Dinge:

• Die Zeit bis zur Besetzung zeigt die Effizienz Ihres gesamten Rekrutierungsprozesses, einschließlich Beschaffung, Screening, Vorstellungsgesprächen und Einarbeitung
• Die Zeit bis zur Einstellung konzentriert sich auf das Bewerberengagement und wie schnell Sie ausgewählte Kandidaten durch den Bewerbungsprozess führen

Wann jede Kennzahl priorisieren

Welche Kennzahl Sie priorisieren sollten, hängt von Ihren spezifischen Zielen und Herausforderungen ab.

Priorisieren Sie die Zeit bis zur Besetzung, wenn:

• Sie einen umfassenden Überblick über Ihren gesamten Rekrutierungsprozess benötigen
• Sie die allgemeine Einstellungseffizienz verbessern möchten
• Sie die Kosten offener Stellen reduzieren möchten
• Sie sich auf Personalplanung und Einstellungsstrategien konzentrieren

Konzentrieren Sie sich auf die Zeit bis zur Einstellung, wenn:

• Sie bestimmte Rekrutierungsphasen verbessern möchten
• Sie Kandidaten schneller durch den Bewerbungsprozess führen müssen
• Sie hochqualifizierte Kandidaten an Konkurrenten verlieren
• Sie die Reaktionszeiten und das Bewerbererlebnis verbessern möchten

Beide Kennzahlen bieten wertvolle Einblicke. Die Zeit bis zur Besetzung bietet einen umfassenden Überblick darüber, wie lange Stellen unbesetzt bleiben. Die Zeit bis zur Einstellung hilft Ihnen zu verstehen, wie effizient Sie Kandidaten bewegen, sobald sie sich beworben haben.

Warum Zeit bis zur Besetzung messen?

Die Messung der Zeit bis zur Besetzung bietet weitreichende Vorteile jenseits der einfachen Leistungsnachverfolgung. Diese wichtige Kennzahl liefert wertvolle Erkenntnisse, die Verbesserungen in Ihrem gesamten Einstellsystem vorantreiben.

Organisatorische Effizienz

Die Verfolgung der Zeit bis zur Besetzung hilft Ihnen, spezifische Engpässe und Ineffizienzen in Ihrem Rekrutierungsablauf zu identifizieren. Regelmäßige Datenüberprüfungen helfen Ihnen dabei, festzustellen, welche Positionen länger brauchen, um besetzt zu werden, und mit welchen Abteilungen Zeitprobleme auftreten. Diese Transparenz ermöglicht es Ihnen, gezielte Verbesserungen vorzunehmen, anstatt weitreichende Änderungen vorzunehmen, die möglicherweise nicht die Ursachen beheben.

Unternehmen, die diese Kennzahl optimieren, besetzen Positionen in nur 34 Tagen. Teams, die Schwierigkeiten haben, können bis zu 91 Tage benötigen.

Kosten und Personalplanung

Ihre Zeit bis zur Besetzung beeinflusst direkt, wie Kandidaten Ihre Organisation wahrnehmen. Das Bewerbererlebnis prägt Ihren Ruf über den Einstellungserfolg hinaus. Studien zeigen, dass 72﹪ der Kandidaten ihre Einstellungserfahrungen online teilen und 55﹪ Unternehmen mit negativen Bewertungen meiden. Selbst abgelehnte Kandidaten können zu Markenbefürwortern werden.

Langzeit-Vakanzen verursachen einen signifikanten finanziellen Verlust durch Produktivitätsausfälle, Werbekosten und überlastetes vorhandenes Personal. Die Gesamtauswirkung kann das Dreifache bis Vierfache des Gehalts der Position erreichen, wenn Schulungs- und Produktivitätsverluste berücksichtigt werden.

Die Time-to-Fill ermöglicht auch eine bessere Personalplanung. Mit genauen Daten zur Einstellungsdauer können Sie die Rekrutierungsbemühungen strategisch planen und die Einarbeitung effektiver koordinieren.

Wie berechnet man die Time-to-Fill?

Eine genaue Berechnung Ihrer Time-to-Fill erfordert klare Parameter und konsistente Methoden. Sobald Sie diese Berechnungen festgelegt haben, bieten sie wertvolle Einblicke in die Rekrutierung.

Einzelne-Position-Formel

Die Formel für eine Position ist einfach. Zählen Sie die Kalendertage zwischen Ihrem Start- und Endpunkt. Bestimmen Sie zunächst Ihren Startpunkt:

• Wenn das Management die Stellenanforderung genehmigt
• Wenn HR die Stellenausschreibung bearbeitet
• Wenn die Position online beworben wird

Legen Sie als Nächstes Ihren Endpunkt fest. Die meisten Organisationen betrachten die Position als besetzt, wenn ein Kandidat Ihr Jobangebot annimmt.

Ihr Unternehmen schreibt am 1. Januar eine Marketing-Manager-Position aus, und ein Kandidat nimmt am 1. März an, was bedeutet, dass Ihre Time-to-Fill 60 Tage beträgt.

Durchschnittliche Time-to-Fill

Um die allgemeine Rekrutierungseffizienz zu bewerten, berechnen Sie Ihren Durchschnitt über mehrere Positionen:

Durchschnittliche Time to Fill = Summe der Time to Fill für alle Positionen / Anzahl der besetzten Positionen

Sie haben vier Positionen besetzt, die jeweils 10, 20, 20 und 30 Tage gedauert haben: (10 + 20 + 20 + 30) ÷ 4 = 20 Tage

Halten Sie Ihre Start- und Endpunkte bei allen Berechnungen konsistent. Schließen Sie dauerhaft offene Positionen von Ihren Berechnungen aus. Diese würden Ihre Durchschnittswerte künstlich erhöhen.

Richtwerte für Time to Fill im Jahr 2025

Aktuelle globale Rekrutierungsdaten zeigen auffällige Muster. Das Verständnis dieser Richtwerte hilft Ihnen, die Effektivität Ihrer Rekrutierung zu beurteilen.

Organisationen, die KI-gestützte Rekrutierungstools nutzen, stellen 26 ﹪ schneller ein. Sie sparen etwa 11 Tage im Vergleich zu denen ohne KI-Unterstützung.

Branchen- und regionale Unterschiede

Die Time to Fill variiert dramatisch zwischen den Branchen im Jahr 2025:

• Energie & Verteidigung: 67+ Tage
• Ingenieurwesen: 62 Tage
• Gesundheitswesen: 56 Tage
• IT: 41 Tage
• Einzelhandel: 38 Tage
• Gastgewerbe: 14 Tage

Auch regionale Unterschiede bestehen. Amerikanische Unternehmen benötigen im Durchschnitt 35 bis 36 Tage. Dies macht sie 8 ﹪ schneller als den globalen Median. Australische Teams sind noch effizienter und stellen 16 ﹪ schneller ein. Deutsche Arbeitgeber benötigen etwa 55 Tage, teilweise aufgrund der Beteiligung von Arbeitnehmervertretungen.

Hauptfaktoren, die die Time-to-Fill beeinflussen

Mehrere entscheidende Faktoren bestimmen, wie schnell Sie vakante Positionen besetzen können.

Rollenart und Seniorität

Führungspositionen und technische Positionen benötigen durchgehend längere Einstellungszeiten. Führungskräfte- und Senior-Management-Positionen benötigen 40 bis 50 ﹪ länger, um besetzt zu werden als Einstiegsjobs. Technische Positionen erfordern in allen Branchen mehr Zeit.

Forschungspositionen dauern durchschnittlich 48 Tage, Finanzpositionen erfordern 46 Tage und IT-Positionen benötigen 44 Tage. Nichttechnische Positionen werden schneller besetzt. Kundendienstpositionen werden in etwa 34 Tagen besetzt.

Arbeitgebermarke & Prozesskomplexität

Ihre Arbeitgebermarke hat einen erheblichen Einfluss auf die Rekrutierungsgeschwindigkeit. Organisationen mit einer starken Arbeitgebermarke besetzen Positionen 1 bis 2 Wochen schneller. Eine angesehene Arbeitgebermarke kann die Rekrutierungskosten um bis zu 50﹪ reduzieren. Sie zieht natürlich Kandidaten an, ohne teure Werbung zu erfordern.

Die Prozesskomplexität ist ein weiterer entscheidender Faktor. Langwierige Genehmigungsprozesse, komplexe Hintergrundüberprüfungen und begrenzte Beteiligung des Einstellungsmanagers verlängern alle Ihre Time-to-Fill.

Marktangebot und Technologienutzung

Die Arbeitsmarktbedingungen prägen grundlegend Ihre Rekrutierungszeitlinien. Enge Arbeitsmärkte mit begrenzten qualifizierten Kandidaten verlängern naturgemäß die Time-to-Fill. Technologie bietet Lösungen. Unternehmen, die KI-gestützte Rekrutierungstools einsetzen, stellen 26﹪ schneller ein. Sie sparen im Vergleich zu Unternehmen ohne diese Technologie etwa 11 Tage.

Wie kann die Time-to-Fill reduziert werden?

Die Reduzierung der Time-to-Fill erfordert strategische Eingriffe in Ihren Rekrutierungsprozess. Sie können die Einstellung erheblich beschleunigen, ohne die Qualität zu beeinträchtigen.

Verwendung von Rekrutierungstechnologien (ATS & KI)

Verwenden Sie moderne Rekrutierungstechnologien, um zeitaufwändige Aufgaben zu automatisieren. Unternehmen, die KI-gestützte Tools einsetzen, stellen 26﹪ schneller ein als solche ohne sie. Ein effektives Bewerber-Tracking-System kann den durchschnittlichen Einstellungszyklus um 60﹪ verkürzen. 86﹪ der Recruiter bestätigen eine verkürzte Time-to-Fill nach der Implementierung. KI-gesteuertes Screening kann die 88﹪ der Bewerber filtern, die in der Regel für die Positionen ungeeignet sind.

Entfernen von häufigen Engpässen

Beginnen Sie damit, Ihren gesamten Einstellungsworkflow zu analysieren, um herauszufinden, wo Verzögerungen auftreten. Vereinfachen Sie interne Genehmigungsprozesse, insbesondere Genehmigungen von Stellenanforderungen, um anfängliche Verzögerungen zu reduzieren. Erwägen Sie eine Begrenzung der Entscheidungsträger. Zu viele Stakeholder verzögern oft finale Einstellungsentscheidungen. Komplexe Interviewprozesse führen oft zu unnötigen Wartezeiten. Erwägen Sie Panelinterviews anstelle von mehreren aufeinanderfolgenden Runden.

Aufbau von Talentpools und Empfehlungen

Entwickeln Sie Talentpools proaktiv, damit Sie sofort handeln können, wenn Stellen vakant werden. Konzentrieren Sie sich darauf, Beziehungen zu qualifizierten Kandidaten aufzubauen, bevor Positionen frei werden. Mitarbeiterempfehlungsprogramme erzielen bemerkenswerte Ergebnisse. Empfohlene Kandidaten werden im Durchschnitt in nur 29 Tagen eingestellt, verglichen mit 39 bis 55 Tagen für Bewerber über Jobbörsen. 84﹪ der Unternehmen identifizieren Mitarbeiterempfehlungen als ihren kostengünstigsten Rekrutierungskanal.

Optimierung von Arbeitgebermarken und Stellenanzeigen

Eine starke Arbeitgebermarke beschleunigt die Rekrutierung. Top-Unternehmen besetzen Positionen 1 bis 2 Wochen schneller. Erstellen Sie überzeugende, spezifische Stellenbeschreibungen, die es den Kandidaten ermöglichen, sich selbst zu qualifizieren. Organisationen mit einer starken Arbeitgebermarke verzeichnen sowohl 28﹪ niedrigere Fluktuation als auch eine 50﹪ige Senkung der Einstellungskosten.

Fazit

Das Verständnis und die Optimierung der Zeit bis zur Besetzung sind entscheidend für den Erfolg beim Recruiting im Jahr 2025. Diese Metrik beeinflusst die Kandidatenerfahrung, die Arbeitgebermarke und die Einstellungskosten. Kandidaten verlieren oft nach zwei Wochen des Schweigens das Interesse. Benchmarks bieten Kontext: Einzelhandelspositionen können in 14 Tagen besetzt werden, während Stellen im Energie- und Verteidigungssektor mehr als 67 Tage in Anspruch nehmen können. Zeit bis zur Besetzung spiegelt nicht nur eine Zahl wider, sondern auch die Gesundheit Ihres Rekrutierungssystems wider und wird bei kontinuierlicher Verfolgung zu einem Treiber für kontinuierliche Verbesserungen.

Häufig gestellte Fragen (FAQs)

1. Was gilt als eine gute Zeit bis zur Besetzung?

Die meisten Recruiter streben danach, ihre Zeit bis zur Besetzung auf oder unter dem Branchendurchschnitt zu halten. In den meisten Branchen liegt der Durchschnitt bei etwa 44 Tagen. Ein gutes Ziel ist es, Ihre Zeit bis zur Besetzung auf etwa 20 Tage zu reduzieren. Verfolgen Sie diese Metrik im Vergleich zu Branchenbenchmarks anstelle von willkürlichen Zielen.

2. Wie unterscheidet sich die Zeit bis zur Besetzung für kleine gegenüber großen Unternehmen?

Die Unternehmensgröße beeinflusst die Rekrutierungszeiten erheblich. Große Organisationen mit mehr als 5.000 Mitarbeitern benötigen in der Regel 58 Tage, um Positionen zu besetzen, im Vergleich zum nationalen Durchschnitt von 25 Tagen. Dieser Unterschied resultiert oft aus komplexen Genehmigungsprozessen und zusätzlichen Screening-Schritten.

3. Kann die Reduzierung der Zeit bis zur Besetzung die Qualität der Einstellung beeinträchtigen?

Eine übermäßig schnelle Einstellung birgt sicherlich das Risiko von Qualitätskompromissen. Die Optimierung Ihres Rekrutierungsprozesses bedeutet jedoch nicht zwangsläufig, Abstriche zu machen. Das Gleichgewicht zwischen Effizienz und gründlicher Bewertung bleibt entscheidend für die Aufrechterhaltung der Einstellungsqualität.

4. Wie oft sollte über die Zeit bis zur Besetzung berichtet werden?

Monatliche oder vierteljährliche Berichterstattung bietet die ideale Balance zwischen zeitnahen Einblicken und aussagekräftiger Trendanalyse. Jahresberichte helfen dabei, saisonale Muster zu identifizieren.

5. Welche Branchen haben die kürzeste und längste Zeit bis zur Besetzung?

Stellen im Energiesektor und in der Verteidigung dauern mit 67 Tagen am längsten, gefolgt von Ingenieurstellen mit 58 Tagen. Einzelhandelspositionen werden am schnellsten in etwa 14 Tagen besetzt, wobei Hausmeisterpositionen nur 29,1 Tage benötigen.