Tiempo para llenar: Todo lo que los reclutadores deben saber

El tiempo de ocupación ha alcanzado un promedio de 44 días a nivel mundial. Presenta desafíos significativos para los reclutadores que intentan contratar de manera eficiente. Esta métrica clave ha aumentado en los últimos cuatro años, con grandes diferencias entre industrias.

Aquí está el problema: el 62﹪ de los candidatos pierden interés si no reciben noticias en dos semanas. Encontrar el equilibrio adecuado entre velocidad y calidad sigue siendo crucial para el éxito en el reclutamiento. Un tiempo de ocupación más corto generalmente significa que se lleva a cabo un proceso eficiente y se atraen candidatos rápidamente.

Esta guía cubre todo sobre el tiempo de ocupación en el 2025. Aprenderás la diferencia entre el tiempo de ocupación y el tiempo de contratación. Descubrirás cómo calcular tu promedio utilizando fórmulas probadas. También recibirás orientación práctica sobre cómo reducir esta medida sin comprometer la calidad, así como datos de referencia en diversas industrias para ayudarte a evaluar tu desempeño.

¿Qué es la métrica de tiempo de ocupación?

El tiempo de ocupación mide cuánto tiempo lleva todo tu proceso de contratación. Registra el tiempo desde que se abre una posición hasta que un candidato acepta tu oferta.

El tiempo de ocupación indica el número total de días calendario necesarios para completar tu ciclo completo de reclutamiento. Esta métrica cubre cada paso, desde redactar la descripción del trabajo y publicarla hasta seleccionar candidatos y hacer ofertas. Para los reclutadores y gerentes de contratación, mide qué tan eficientemente contratas talento.

¿Cuándo comienza y termina la medición?

Las organizaciones varían en sus puntos de inicio y finalización para el tiempo de ocupación. Sin embargo, la mayoría sigue reglas similares. El punto de inicio generalmente ocurre cuando:

• RRHH aprueba una requisición de trabajo
• Un gerente de contratación presenta una requisición de trabajo
• La apertura del trabajo se crea oficialmente
• La posición se anuncia en línea

El punto final generalmente marca el momento en que el candidato elegido acepta la oferta de trabajo. Algunas organizaciones extienden la medición hasta el primer día del nuevo empleado.

El cálculo es sencillo. Cuenta los días calendario entre tus puntos de inicio y finalización. El liderazgo aprueba una requisición el 19 de julio, y un candidato acepta tu oferta el 22 de agosto. Tu tiempo de ocupación es de 34 días.

La consistencia es clave. Sea cuales sean los parámetros que elijas, aplícalos de manera consistente en todas las posiciones y departamentos.

Principales diferencias entre tiempo de ocupación y tiempo de contratación

Los reclutadores a menudo usan estos términos indistintamente. Sin embargo, el tiempo de llenado y el tiempo de contratación son métricas diferentes. Muestran diferentes aspectos de tu éxito en reclutamiento.

La diferencia principal radica en sus puntos de inicio. El tiempo de llenado mide todo el ciclo de reclutamiento desde la aprobación del trabajo hasta la aceptación del candidato. El tiempo de contratación comienza cuando tu candidato elegido entra por primera vez en tu proceso y termina cuando aceptan tu oferta.

A nivel mundial, el tiempo de llenado promedio es de 54 días, mientras que el tiempo de contratación promedio es de 44 días. Algunas industrias reportan promedios más cercanos a 24 días.

Estas métricas miden cosas diferentes: 

• El tiempo de llenado muestra la eficiencia de todo tu proceso de reclutamiento, incluyendo la búsqueda, selección, entrevistas e integración
• El tiempo de contratación se centra en la participación del candidato y en la rapidez con la que mueves a los candidatos seleccionados a través del proceso

Cuándo Priorizar Cada Métrica

Qué métrica enfocar depende de tus objetivos y desafíos específicos.

Prioriza el tiempo de llenado cuando: 

• Necesitas una visión completa de todo tu proceso de reclutamiento
• Quieres mejorar la eficiencia general de contratación
• Quieres reducir el costo de las vacantes
• Te enfocas en la planificación de la fuerza laboral y estrategias de contratación

Enfócate en el tiempo de contratación cuando: 

• Quieres mejorar etapas específicas de reclutamiento
• Necesitas mover a los candidatos más rápido a través del proceso
• Pierdes candidatos altamente demandados ante competidores
• Quieres mejorar los tiempos de respuesta y la experiencia del candidato

Ambas métricas ofrecen información valiosa. El tiempo de llenado brinda una visión integral de cuánto tiempo permanecen vacantes los puestos. El tiempo de contratación te ayuda a comprender qué tan eficientemente mueves a los candidatos una vez que aplican.

¿Por Qué Medir el Tiempo de Llenado?

Medir el tiempo de llenado ofrece grandes beneficios más allá del seguimiento básico del rendimiento. Esta métrica crítica proporciona información valiosa que impulsa mejoras en todo tu sistema de contratación.

Eficiencia Organizacional

Seguir el tiempo de llenado te ayuda a encontrar cuellos de botella e ineficiencias específicas en tu flujo de trabajo de reclutamiento. La revisión regular de datos te ayuda a identificar qué roles tardan más en cubrirse y en qué departamentos se enfrentan a problemas de plazos. Esta visibilidad te permite realizar mejoras específicas en lugar de cambios generales que quizás no aborden las causas subyacentes.

Las empresas que sobresalen en la optimización de esta métrica cubren posiciones en tan solo 34 días. Los equipos con dificultades podrían tardar hasta 91 días.

Costo y Planificación de la Fuerza Laboral

Tu tiempo de llenado afecta directamente cómo los candidatos ven a tu organización. La experiencia del candidato moldea tu reputación más allá del éxito en contratación. Estudios muestran que el 72﹪ de los candidatos comparten sus experiencias de contratación en línea, y el 55﹪ evita las empresas con críticas negativas. Incluso los candidatos rechazados pueden convertirse en defensores de la marca. 

Las largas vacantes crean una significativa pérdida financiera a través de la productividad perdida, los costos de publicidad y el exceso de trabajo del personal existente. El impacto total puede alcanzar de tres a cuatro veces el salario del puesto cuando se incluyen las pérdidas por formación y productividad.

El tiempo de contratación también permite una mejor planificación de la fuerza laboral. Con datos precisos sobre el cronograma de contratación, puede programar los esfuerzos de reclutamiento estratégicamente y coordinar de manera más efectiva la integración.

¿Cómo Calcular el Tiempo de Contratación?

Calcular su tiempo de contratación con precisión requiere parámetros claros y métodos consistentes. Una vez que establezca estos cálculos, ofrecerán valiosos conocimientos sobre el reclutamiento.

Fórmula para un Solo Puesto

La fórmula para un puesto es sencilla. Cuente los días calendario entre su punto de inicio y finalización. Primero, determine su punto de inicio:

• Cuando la gerencia aprueba la requisición del puesto
• Cuando RRHH procesa la apertura del puesto
• Cuando se publica el puesto en línea

A continuación, establezca su punto final. La mayoría de las organizaciones consideran que el puesto está ocupado cuando un candidato acepta su oferta laboral.

Su empresa publica un puesto de gerente de marketing el 1 de enero y un candidato lo acepta el 1 de marzo, lo que significa que su tiempo de contratación es de 60 días.

Tiempo de Contratación Promedio

Para evaluar la eficiencia de reclutamiento de manera más amplia, calcule el promedio en múltiples posiciones:

Tiempo Promedio de Contratación = Suma de Tiempo de Contratación de Todos los Puestos / Número de Puestos Ocupados

Ha ocupado cuatro puestos que tomaron 10, 20, 20 y 30 días respectivamente: (10 + 20 + 20 + 30) ÷ 4 = 20 días

Mantenga la consistencia en sus puntos de inicio y finalización en todos los cálculos. Excluya los puestos permanentemente abiertos de sus cálculos. Estos inflarían artificialmente sus promedios.

Puntos de Referencia para el Tiempo de Contratación en 2025

Los datos actuales de reclutamiento global revelan patrones sorprendentes. Comprender estos puntos de referencia le ayuda a evaluar la efectividad de su reclutamiento.

Las organizaciones que utilizan herramientas de reclutamiento impulsadas por IA contratan un 26﹪ más rápido. Ahorran alrededor de 11 días en comparación con aquellas sin soporte de IA.

Variaciones por Industria y Región

El tiempo de contratación varía dramáticamente en las industrias en 2025:

• Energía y Defensa: 67+ días
• Ingeniería: 62 días
• Salud: 56 días
• TI: 41 días
• Venta Minorista: 38 días
• Hospitalidad: 14 días

También existen diferencias regionales. Las empresas estadounidenses promedian de 35 a 36 días. Esto las hace un 8﹪ más rápidas que la mediana global. Los equipos australianos son aún más eficientes y contratan un 16﹪ más rápido. Los empleadores alemanes tardan aproximadamente 55 días, en parte debido a la participación de los consejos de trabajadores.

Factores Clave que Influyen en el Tiempo de Contratación

Varios factores críticos determinan qué tan rápido puede ocupar los puestos vacantes.

Tipo de Rol y Jerarquía

Los puestos de liderazgo y roles técnicos consistentemente requieren plazos de contratación más largos. Los puestos de dirección ejecutiva y gerencial sénior tardan un 40 a 50﹪ más en ocuparse que los trabajos de nivel de entrada. Los puestos técnicos requieren más tiempo en todos los sectores.

Los roles de investigación promedian 48 días, las posiciones financieras requieren 46 días y las posiciones de TI requieren 44 días. Los roles no técnicos se mueven más rápido. Las posiciones de servicio al cliente se llenan en aproximadamente 34 días.

Marca del Empleador y Complejidad del Proceso

Tu marca del empleador tiene un impacto significativo en la velocidad de reclutamiento. Las organizaciones con una sólida marca del empleador llenan posiciones de 1 a 2 semanas más rápido. Una marca del empleador respetada puede reducir los costos de reclutamiento hasta un 50﹪. Atrae naturalmente a los candidatos, en lugar de requerir publicidad costosa.

La complejidad del proceso crea otra variable crucial. Los procesos de aprobación largos, verificaciones de antecedentes complejas y una participación limitada del gerente de contratación extienden tu tiempo de contratación.

Oferta de Mercado y Uso de Tecnología

Las condiciones del mercado laboral dan forma fundamental a tus plazos de reclutamiento. Los mercados laborales ajustados con candidatos calificados limitados naturalmente extienden el tiempo de contratación. La tecnología ofrece soluciones. Las empresas que utilizan herramientas de reclutamiento impulsadas por IA contratan un 26﹪ más rápido. Ahorran unos 11 días en comparación con aquellas que no tienen esa tecnología.

¿Cómo Reducir el Tiempo de Contratación?

Reducir el tiempo de contratación requiere intervenciones estratégicas en todo tu proceso de reclutamiento. Puedes acelerar significativamente la contratación sin comprometer la calidad.

Utiliza Tecnología de Reclutamiento (ATS y AI)

Utiliza tecnología moderna de reclutamiento para automatizar tareas que consumen mucho tiempo. Las empresas que utilizan herramientas impulsadas por IA contratan un 26﹪ más rápido que aquellas que no las tienen. Un efectivo Sistema de Seguimiento de Solicitantes puede reducir el ciclo de contratación promedio en un 60﹪. El 86﹪ de los reclutadores confirman un tiempo más corto para llenar después de la implementación. La selección impulsada por IA puede filtrar al 88﹪ de los solicitantes que suelen no estar calificados para los roles.

Elimina Obstáculos Comunes

Comienza mapeando todo tu flujo de trabajo de contratación para encontrar dónde ocurren los retrasos. Simplifica los procesos de aprobación internos, especialmente las aprobaciones de requisiciones de trabajo, para reducir los retrasos iniciales. Considera limitar a los tomadores de decisiones involucrados. Demasiados interesados a menudo detienen las decisiones finales de contratación. Los procesos de entrevista complejos a menudo resultan en tiempos de espera innecesarios. Considera entrevistas en panel en lugar de múltiples rondas secuenciales.

Crea Pipelines de Talento y Referencias

Desarrolla pipelines de talento de manera proactiva para que puedas actuar de inmediato cuando surjan vacantes. Concéntrate en construir relaciones con candidatos calificados antes de que se abran posiciones. Los programas de referencias de empleados dan resultados notables. Los candidatos referidos se contratan en promedio en solo 29 días en comparación con 39 a 55 días para los solicitantes de bolsas de trabajo. El 84﹪ de las empresas identifican las referencias de empleados como su canal de reclutamiento más rentable.

Optimiza la Marca del Empleador y los Anuncios de Empleo

Una marca del empleador sólida acelera el reclutamiento. Las mejores empresas llenan posiciones de 1 a 2 semanas más rápido. Crea descripciones de trabajo atractivas y específicas que permitan a los candidatos auto-calificarse. Las organizaciones con marcas de empleador poderosas experimentan tanto un 28﹪ menos de rotación como una disminución del 50﹪ en el costo por contratación.

Conclusión

Comprender y optimizar el tiempo de contratación es fundamental para el éxito en la contratación en 2025. Esta métrica afecta la experiencia del candidato, la marca del empleador y los costos de contratación. Los candidatos suelen perder el interés después de dos semanas de silencio. Los puntos de referencia proporcionan contexto: los puestos minoristas pueden ocuparse en 14 días, mientras que los puestos de energía y defensa pueden tardar más de 67 días. Más que solo un número, el tiempo de contratación refleja la salud de su sistema de contratación y, cuando se rastrea consistentemente, se convierte en un impulsor de la mejora continua.

Preguntas frecuentes (FAQs)

1. ¿Qué se considera un buen tiempo de contratación?

La mayoría de los reclutadores tienen como objetivo mantener su tiempo de contratación en o por debajo del promedio de su industria. En la mayoría de los sectores, el promedio ronda los 44 días. Un buen objetivo es reducir su tiempo de contratación a unos 20 días. Realice un seguimiento de esta métrica frente a los puntos de referencia de la industria en lugar de objetivos arbitrarios.

2. ¿Cómo difiere el tiempo de contratación para empresas pequeñas frente a empresas grandes?

El tamaño de la empresa impacta drásticamente en los plazos de contratación. Las organizaciones grandes con más de 5.000 empleados típicamente necesitan 58 días para cubrir puestos, en comparación con el promedio nacional de 25 días. Esta diferencia a menudo se debe a procesos de aprobación complejos y pasos adicionales de selección.

3. ¿Reducir el tiempo de contratación puede perjudicar la calidad de la contratación?

Una contratación excesivamente apresurada ciertamente corre el riesgo de comprometer la calidad. Sin embargo, optimizar su proceso de contratación no significa necesariamente recortar esquinas. Equilibrar la eficiencia con una evaluación exhaustiva sigue siendo crucial para mantener la calidad de la contratación.

4. ¿Con qué frecuencia se debe informar sobre el tiempo de contratación?

Los informes mensuales o trimestrales ofrecen el equilibrio ideal entre información oportuna y análisis de tendencias significativas. Las revisiones anuales ayudan a identificar patrones estacionales.

5. ¿Qué industrias tienen el tiempo de contratación más corto y más largo?

Los puestos de energía y defensa requieren más tiempo, con 67 días, seguidos por ingeniería con 58 días. Los puestos minoristas se ocupan más rápido en aproximadamente 14 días, mientras que los roles de limpieza requieren solo 29.1 días.