Comment les systèmes de suivi des candidatures garantissent la conformité au RGPD?

Introduction: Pourquoi la conformité au RGPD est importante dans le recrutement (2025)

Le recrutement a toujours été une affaire de personnes, mais dans le paysage actuel du recrutement numérique, il s'agit également de données. Chaque CV ou curriculum vitae téléchargé, chaque candidature soumise et chaque entretien programmé génère des données personnelles. Noms, coordonnées, historique professionnel, qualifications, attentes salariales, références - tout cela relève du champ des réglementations sur la protection des données. Depuis l'entrée en vigueur du Règlement général sur la protection des données (RGPD) en mai 2018, les organisations qui traitent les informations des candidats doivent veiller à ce que chaque étape de leur processus de recrutement respecte les droits à la vie privée des données. En juin 2025, les amendes cumulées du RGPD ont dépassé 5,88 milliards d'euros, soulignant une forte augmentation de l'activité de contrôle et mettant en évidence les risques de non-conformité.

Pour les recruteurs, c'est à la fois un défi et une opportunité. Un défi, car la non-conformité peut entraîner des amendes pouvant atteindre 20 millions d'euros ou 4 % du chiffre d'affaires annuel. Une opportunité, car établir la confiance grâce à des processus transparents et conformes au RGPD renforce la marque de l'employeur et renforce les relations avec les candidats.

C'est là que les systèmes de suivi des candidatures (ATS) jouent un rôle crucial. Bien loin d'être de simples armoires de classement numériques, les plateformes ATS modernes sont conçues avec la protection des données et la conformité comme priorités. Elles aident les recruteurs à gérer le consentement, suivre l'utilisation des données, appliquer des politiques de conservation et répondre aux demandes des candidats - le tout en conformité avec le RGPD.

Mais à quoi cela ressemble-t-il concrètement? Et comment les systèmes de suivi des candidatures assurent-ils précisément la conformité au RGPD dans le recrutement? Décortiquons cela.

Qu'est-ce qu'un système de suivi des candidatures et comment gère-t-il les données des candidats?

Un système de suivi des candidatures (ATS) est un logiciel conçu pour rationaliser le recrutement en automatisant la publication d'offres d'emploi, le traitement des candidatures, la programmation des entretiens et la gestion des données des candidats. Pour de nombreux recruteurs, il sert de pivot central à leur activité de recrutement.

Contrairement aux tableurs traditionnels ou aux dossiers de messagerie, un ATS ne se contente pas de stocker les CV des candidats. Il les traite - en analysant les CV pour en faire des profils consultables, en balisant les compétences, en classant les candidats et en permettant la collaboration entre les responsables du recrutement. Ce faisant, il collecte, stocke et partage inévitablement des données personnelles - le type exact de données relevant de la protection du RGPD.

Quelles données de candidats un ATS gère-t-il?

• Coordonnées (nom, téléphone, e-mail, adresse)
• Historique professionnel (emploi, éducation, compétences)
• Identifiants sensibles (permis de travail, données de diversité, déclarations de handicap)
• Interactions de recrutement (e-mails, entretiens, évaluations)
• Retours et notes des responsables du recrutement

Cette diversité d'informations fait du recrutement l'un des domaines les plus à risque de violations du RGPD. Les données des candidats sont souvent largement partagées, stockées dans plusieurs systèmes et conservées plus longtemps que nécessaire. Un ATS résout ce problème en centralisant la gestion des données et en intégrant les règles de conformité dans le flux de travail.

Quelles sont les règles de base du RGPD que les recruteurs doivent respecter?

Avant d'explorer comment un ATS aide, il est essentiel de comprendre les principes du RGPD qui affectent le plus directement les recruteurs. Au cœur du RGPD, il s'agit de donner aux individus plus de contrôle sur leurs données personnelles tout en rendant les organisations responsables de leur utilisation.

Exigences clés du RGPD en matière de recrutement :

• Base légale et consentement

  Les recruteurs doivent avoir une raison légale de traiter les données des candidats. Dans la plupart des cas, cela signifie un consentement explicite, qui doit être donné librement, spécifique, éclairé et révocable.

• Droit d'accès et de portabilité

  Les candidats peuvent demander une copie de toutes les données les concernant et s'attendre à les recevoir dans un format portable.

• Droit de rectification et d'effacement ("Droit à l'oubli")

  Si un candidat trouve une erreur ou souhaite que son profil soit supprimé, les recruteurs doivent se conformer rapidement.

• Minimisation des données

  Seules les données pertinentes doivent être collectées - ni plus, ni moins. Par exemple, demander le statut marital ou la nationalité sans nécessité peut être contraire au RGPD.

• Limitation du stockage

  Les données des candidats ne peuvent pas être stockées indéfiniment. Par exemple, les CV ne doivent pas être conservés pendant des années sans justification.

• Sécurité et confidentialité

  Les recruteurs doivent mettre en place des mesures telles que le chiffrement, l'accès restreint et les transferts sécurisés pour protéger les informations des candidats.

• Responsabilité et traçabilité

  Les organisations doivent être en mesure de démontrer leur conformité - pas seulement de le revendiquer. Cela signifie des journaux d'audit, des politiques et des processus documentés.

Pourquoi cela est important pour les recruteurs ?

La non-conformité n’est pas seulement un risque juridique ; elle nuit à la confiance. Les candidats se préoccupent de plus en plus de la manière dont leurs données sont traitées. Un employeur qui respecte la confidentialité démontre de l’intégrité et du professionnalisme – des qualités qui améliorent l’expérience candidat et la réputation de l’employeur.

C'est pourquoi de nombreuses organisations recherchent désormais des plateformes ATS conformes au RGPD pour rendre la conformité moins contraignante et plus automatisée.

Comment les systèmes de suivi des candidatures aident-ils à garantir la conformité au RGPD ?

Un ATS est plus qu'un outil de recrutement - c'est une garantie de conformité lorsqu'il est configuré correctement. Voici comment les plateformes ATS assurent la conformité au RGPD à différentes étapes du recrutement.

1. Gestion du consentement des candidats dans le cadre du RGPD

Les plateformes ATS modernes incluent des outils de gestion du consentement qui permettent aux recruteurs de :

• Collecter le consentement des candidats via des formulaires de candidature personnalisés.
• Suivre quand et comment le consentement a été donné.
• Offrir aux candidats la possibilité de retirer facilement leur consentement.

Au lieu d'enregistrements manuels, un ATS conserve une piste d'audit claire et horodatée du consentement.

2. Automatisation des politiques de conservation des données

Le RGPD exige que les recruteurs suppriment les données des candidats après une période de conservation légale. Un ATS automatise cela en :

• Configurant des règles de conservation spécifiques à chaque pays (par exemple, 6 mois en Allemagne, 12 mois au Royaume-Uni).
• Envoi de rappels avant les délais de suppression.
• Suppression automatique des profils de candidats expirés.

Cela garantit la conformité sans dépendre des recruteurs pour suivre manuellement les dates.

3. Faciliter les droits des candidats : accès, rectification et suppression

Les plateformes ATS incluent souvent des portails en libre-service pour les candidats, où ces derniers peuvent :

• Télécharger toutes leurs données (demandes de DSAR).
• Corriger les erreurs dans leur profil.
• Demander la suppression d'un simple clic.

Cela réduit la charge administrative et garantit une conformité au RGPD en temps opportun.

4. Sécurisation du stockage des données des candidats

La sécurité est non négociable. Un ATS protège les données des candidats grâce à :

• Chiffrement au repos et en transit
• Contrôles d'accès basés sur les rôles (seul le personnel autorisé peut consulter les données)
• Authentification multi-facteurs
• Tests réguliers de vulnérabilité

Cela réduit considérablement le risque de violations pouvant entraîner des amendes et des dommages à la réputation.

5. Maintien de la conformité à l'audit du RGPD

Les plateformes ATS génèrent automatiquement des journaux d'audit, montrant:

• Qui a consulté les données des candidats
• Quels changements ont été apportés
• Quand les données ont été exportées ou supprimées

Cela permet aux recruteurs de démontrer leur responsabilité en cas de vérification de conformité.

Fonctionnalités ATS qui soutiennent directement la conformité au RGPD

Alors que les explications générales sont utiles, les recruteurs demandent souvent : "Quelles fonctionnalités spécifiques dans un ATS nous aident à respecter le RGPD ?" Analysons cela fonction par fonction.

1. Collecte du consentement au stade de la candidature

La plupart des plateformes ATS conformes au RGPD fournissent des cases à cocher de consentement personnalisables au stade de la candidature. Les candidats doivent opter activement pour la collecte de données, et le libellé du consentement peut être adapté pour refléter la politique organisationnelle. Par exemple :

• Un recruteur au Royaume-Uni pourrait ajouter : "Nous conserverons vos données de candidature pendant 12 mois pour vous considérer pour des rôles futurs. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment."
• L'ATS enregistre automatiquement cette acceptation avec une horodatage, assurant la preuve d'un traitement licite.

2. Portails en libre-service des candidats

Au lieu que les recruteurs gèrent manuellement chaque demande de candidat, les portails en libre-service permettent aux candidats de :

• Accéder à leur profil à tout moment.
• Télécharger leur CV et leur historique de candidature.
• Demander la suppression des données directement.

Cela non seulement réduit le temps administratif, mais garantit la conformité avec les articles 15 à 20 du RGPD couvrant les droits d'accès, de portabilité et d'effacement.

3. Calendriers de conservation automatisés

Les périodes de conservation varient selon les juridictions, ce qui rend le suivi manuel impossible à grande échelle. Les plateformes ATS prêtes pour le RGPD permettent aux administrateurs de :

• Définir des délais de conservation par région ou par type de rôle.
• Activer la suppression automatique ou l'anonymisation des profils de candidats une fois la période de conservation expirée.
• Notifier les recruteurs avant la suppression afin qu'ils puissent justifier des prolongations si nécessaire.

Cela garantit qu'aucun CV ou dossier personnel n'est laissé "oublié" dans la base de données.

4. Journal d'audit et rapports

Pour se conformer au principe de responsabilité du RGPD, un ATS doit enregistrer chaque action :

• Qui a consulté les données du candidat ?
• Quand les données ont été exportées.
• Qui a supprimé ou modifié les informations du candidat ?

Lors d'audits ou de vérifications réglementaires, ces rapports servent de preuve de conformité proactive.

5. Infrastructure de sécurité des données

De nombreux principaux fournisseurs d'ATS investissent massivement dans la sécurité, notamment :

• Chiffrement des données (en transit et au repos).
• Accès basé sur les rôles (seuls les membres du personnel autorisés consultent les données sensibles).
• Hébergement sur des serveurs conformes au RGPD (souvent au sein de l'EEE).
• Tests réguliers de pénétration pour identifier les vulnérabilités.

Cela protège contre l'une des plus grandes menaces du RGPD : les violations de données.

Risques liés à l'utilisation d'un ATS non conforme au RGPD

Alors que les plateformes ATS prêtes pour le RGPD simplifient la conformité, les risques liés à l'utilisation de systèmes obsolètes ou non conformes sont importants.

1. Amendes financières

Les amendes du RGPD ne sont pas théoriques. Ces dernières années, des agences de recrutement et des prestataires de services RH ont été condamnés pour une mauvaise gestion des données des candidats. L'amende maximale est de 20 millions d'euros ou 4 % du chiffre d'affaires mondial - selon le montant le plus élevé.

2. Dommages à la réputation

Même si les amendes sont évitées, la connaissance publique d'un échec de conformité peut nuire à la marque de l'employeur. Les candidats sont peu susceptibles de faire confiance à une entreprise qui gère mal des données sensibles.

3. Inefficacité opérationnelle

Sans fonctionnalités de conformité, les recruteurs doivent suivre manuellement le consentement, surveiller les dates de conservation et répondre aux demandes de données. Cela prend du temps et est sujet aux erreurs humaines.

4. Responsabilité légale

Les recruteurs ou agences peuvent être tenus personnellement responsables s'ils sont jugés négligents dans le traitement des données des candidats. Un ATS prêt pour le RGPD réduit considérablement cette exposition.

Meilleures plateformes ATS conformes au RGPD en 2025

Les recruteurs recherchent souvent : "Quel ATS est conforme au RGPD ?" Explorons quelques-unes des plateformes les plus fiables.

1. iSmartRecruit

iSmartRecruit est un système de suivi des candidatures de nouvelle génération construit avec la confidentialité des données au cœur de ses préoccupations, aidant les recruteurs à simplifier la conformité tout en améliorant l'efficacité du recrutement. Son design intuitif garantit que chaque étape du parcours de recrutement - de la collecte des candidatures à la gestion des dossiers des candidats - respecte les normes du RGPD sans ajouter de complexité pour les utilisateurs.

Pourquoi il se distingue :

• Totalement prêt pour le RGPD avec des flux de travail automatisés de conservation des données.
• Portails libre-service des candidats pour l'accès, la rectification et la suppression.
• La gestion du consentement est intégrée à chaque étape de l'application.
• Hébergement sécurisé avec chiffrement et contrôles d'accès.
• Fait confiance par les agences de recrutement mondiales et les équipes RH d'entreprise.

Avantage : Contrairement aux anciens ATS, iSmartRecruit a été conçu en tenant compte de la conformité, et non adapté plus tard.

2. Greenhouse

• Suivi solide du consentement et fonctionnalités de suppression des données.
• Utilisé largement dans le recrutement technologique et SaaS.
• Paramètres de conservation des données personnalisables.

3. Lever

• Interface conviviale avec des contrôles RGPD.
• Intégration avec les SIRH pour la continuité de la conformité.
• Accent mis sur l'expérience et la confidentialité des candidats.

4. Workable

• Connu pour ses fonctionnalités de conformité multi-pays.
• Rappels automatisés pour l'expiration des données.
• Infrastructure sécurisée basée sur le cloud.

5. SmartRecruiters

• Propose des flux de travail conformes au RGPD pour le recrutement à l'échelle mondiale.
• Prise en charge multilingue des avis des droits des candidats.
• Très utilisé par les clients d'entreprise.

Alors que toutes ces plateformes prennent en charge le RGPD, iSmartRecruit offre la combinaison la plus équilibrée de conformité, automatisation du recrutement et une conception conviviale pour les recruteurs, en en faisant un choix solide pour les agences et les équipes RH internes.

Comment auditer votre ATS pour la conformité au RGPD ?

Même si votre ATS prétend être prêt pour le RGPD, les recruteurs devraient effectuer un audit de conformité pour éviter les risques cachés. Voici comment procéder.

1. Examiner les mécanismes de consentement

• Votre ATS enregistre-t-il quand et comment le consentement a été donné ?
• Les candidats peuvent-ils retirer facilement leur consentement ?

2. Vérifier les politiques de conservation

• Les délais de suppression automatisés sont-ils configurables ?
• Votre ATS prévient-il avant la suppression ?

3. Tester les demandes des candidats

• Un candidat peut-il télécharger toutes ses données dans les 30 jours ?
• À quelle vitesse pouvez-vous supprimer un candidat sur demande ?

4. Évaluer la sécurité des données

• Les données sont-elles chiffrées au repos et en transit ?
• Y a-t-il des contrôles d'accès basés sur les rôles ?

5. Confirmer les pistes de vérification

• Pouvez-vous produire des journaux détaillés pour les régulateurs en peu de temps ?

En testant ces fonctions de manière proactive, les recruteurs évitent la panique de conformité de dernière minute.

Meilleures pratiques pour le recrutement conforme au RGPD

Avoir un logiciel de suivi des candidatures (ATS) prêt pour le RGPD n'est que la moitié de la solution. Les recruteurs doivent également suivre les meilleures pratiques :

1. Éduquer les recruteurs et les responsables du recrutement - La conformité n'est pas seulement une fonctionnalité d'ATS - elle nécessite que les personnes comprennent les droits des candidats.
2. Minimiser la collecte de données - Ne collectez que ce qui est nécessaire (par exemple, ne demandez pas d'identifiants personnels inutiles).
3. Utiliser des avis de confidentialité clairs - Les annonces d'emploi et les pages de carrière doivent expliquer comment les données des candidats sont utilisées.
4. Documenter les processus - Conservez des politiques écrites sur le consentement, la conservation et les demandes d'accès.
5. Mettre régulièrement à jour les paramètres de l'ATS - Les réglementations évoluent, tout comme vos configurations de conformité.

Idées finales : Instaurer la confiance avec un recrutement prêt pour le RGPD

Le RGPD n'est pas un exercice de conformité ponctuel - c'est un engagement continu envers la protection des données, la transparence et le respect des droits des candidats. Un système de suivi des candidatures (ATS), lorsqu'il est correctement configuré, est l'un des outils les plus efficaces pour garantir la conformité à grande échelle.

En choisissant un ATS prêt pour le RGPD tel que iSmartRecruit, les recruteurs réduisent non seulement les risques juridiques, mais renforcent également la confiance des candidats et la réputation de l'employeur. À une époque où la confidentialité des données est aussi importante que le salaire ou les avantages, la conformité au RGPD n'est plus facultative - c'est un avantage concurrentiel.

Questions fréquemment posées (FAQ)

1. Les recruteurs ont-ils besoin du consentement des candidats pour stocker des CV ?

Oui. En vertu du RGPD, un consentement explicite est requis pour traiter et conserver les CV des candidats, à moins qu'un autre fondement légal (comme l'intérêt légitime) puisse être justifié.

2. Pendant combien de temps les recruteurs peuvent-ils conserver les données des candidats dans un ATS ?

Généralement, 6 à 12 mois, selon les lois locales. Un ATS automatise la suppression après cette période pour rester conforme.

3. Les candidats peuvent-ils demander la suppression de leurs données d'un ATS ?

Absolument. Le RGPD accorde le droit à l'oubli, et la plupart des plates-formes ATS offrent des demandes de suppression en libre-service.

4. Que se passe-t-il en cas de violation des données d'un ATS ?

Les recruteurs doivent informer les régulateurs dans les 72 heures et informer les candidats concernés s'il y a un risque élevé pour leurs droits.

5. Quel ATS est le meilleur pour la conformité au RGPD ?

Alors que plusieurs plateformes offrent des fonctionnalités de conformité, iSmartRecruit se distingue particulièrement par son équilibre entre l'automatisation de la conformité et la facilité d'utilisation pour les recruteurs.