Wie stellen Bewerber-Tracking-Systeme die DSGVO-Konformitat sicher?

Einführung: Warum die Einhaltung der DSGVO im Recruiting wichtig ist (2025)

Recruiting drehte sich schon immer um Menschen, aber in der heutigen digitalen Einstellungslandschaft geht es auch um Daten. Jeder hochgeladene Lebenslauf, jede Bewerbung und jedes geplante Vorstellungsgespräch generieren personenbezogene Daten. Namen, Kontaktdaten, Berufserfahrung, Qualifikationen, Gehaltsvorstellungen, Referenzen - all dies fällt unter den Geltungsbereich der Datenschutzbestimmungen. Seit der Einführung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) im Mai 2018 müssen Organisationen, die Informationen von Bewerbern verarbeiten, sicherstellen, dass jeder Schritt ihres Recruiting-Prozesses die Datenschutzrechte respektiert. Bis Juni 2025 überstiegen kumulierte DSGVO-Strafen 5,88 Milliarden Euro, was auf einen deutlichen Anstieg der Durchsetzungsaktivitäten hinweist und die Risiken bei Nichteinhaltung verdeutlicht.

Für Recruiter ist dies sowohl eine Herausforderung als auch eine Chance. Eine Herausforderung, da Nichteinhaltung zu Strafen in Höhe von bis zu 20 Millionen Euro oder 4﹪ des Jahresumsatzes führen kann. Eine Chance, da der Aufbau von Vertrauen durch transparente, DSGVO-konforme Prozesse die Arbeitgebermarke stärkt und die Beziehungen zu Bewerbern festigt.

Hier kommen Bewerber-Tracking-Systeme (ATS) ins Spiel. Moderne ATS-Plattformen sind weit mehr als nur digitale Ablagesysteme. Sie sind darauf ausgelegt, Datenschutz und Einhaltung von Vorschriften in den Mittelpunkt zu stellen. Sie helfen Recruitern, Einwilligungen zu verwalten, Datenverwendung zu verfolgen, Aufbewahrungspolicies durchzusetzen und auf Anfragen von Bewerbern zu reagieren - alles im Einklang mit der DSGVO.

Aber wie sieht das in der Praxis aus? Und wie gewährleisten Bewerber-Tracking-Systeme die Einhaltung der DSGVO im Recruiting? Lassen Sie uns das genauer betrachten.

Was ist ein Bewerber-Tracking-System und wie behandelt es Bewerberdaten?

Ein Bewerber-Tracking-System (ATS) ist eine Software, die darauf ausgelegt ist, das Recruiting zu optimieren, indem sie Stellenanzeigen automatisiert, Bewerbungen verarbeitet, Vorstellungsgespräche plant und Bewerberdaten verwaltet. Für viele Recruiter fungiert es als zentrale Drehscheibe ihrer Einstellungsaktivitäten.

Im Gegensatz zu traditionellen Tabellenkalkulationen oder E-Mail-Ordnern speichert ein ATS nicht einfach Bewerber-Lebensläufe. Es verarbeitet sie - analysiert Lebensläufe in durchsuchbare Profile, markiert Fähigkeiten, bewertet Kandidaten und ermöglicht die Zusammenarbeit zwischen Einstellungsmanagern. Dabei sammelt, speichert und teilt es zwangsläufig personenbezogene Daten - genau die Art von Daten, die unter den Schutz der DSGVO fallen.

Welche Bewerberdaten verwaltet ein ATS?

• Kontaktdaten (Name, Telefon, E-Mail, Adresse)
• Beruflicher Werdegang (Beschäftigung, Ausbildung, Fähigkeiten)
• Sensible Identifikatoren (Arbeitserlaubnisse, Diversitätsdaten, Angaben zu Behinderungen)
• Recruiting-Interaktionen (E-Mails, Vorstellungsgespräche, Bewertungen)
• Feedback und Notizen von Einstellungsmanagern

Diese Vielzahl an Informationen macht das Recruiting zu einem der risikoreichsten Bereiche für DSGVO-Verstöße. Bewerberdaten werden oft weitläufig geteilt, in mehreren Systemen gespeichert und länger als nötig aufbewahrt. Ein ATS löst dieses Problem, indem es das Datenmanagement zentralisiert und Einhaltungsvorschriften in den Arbeitsablauf integriert.

Welche grundlegenden DSGVO-Regeln müssen Recruiter befolgen?

Bevor wir untersuchen, wie ein ATS hilft, ist es wichtig, die GDPR-Grundsätze zu verstehen, die Recruiter am direktesten betreffen. Im Kern geht es bei der DSGVO darum, Einzelpersonen mehr Kontrolle über ihre personenbezogenen Daten zu geben, während Organisationen für deren Nutzung verantwortlich gemacht werden.

Wichtige GDPR-Anforderungen im Recruiting:

• Rechtmäßige Grundlage & Einwilligung

  Recruiter müssen einen rechtlichen Grund haben, um Kandidatendaten zu verarbeiten. In den meisten Fällen bedeutet dies explizite Einwilligung, die freiwillig, spezifisch, informiert und widerrufbar sein muss.

• Recht auf Zugang & Übertragbarkeit

  Kandidaten können eine Kopie aller über sie gespeicherten Daten anfordern und diese in einem portablen Format erwarten.

• Recht auf Berichtigung & Löschung (“Recht auf Vergessenwerden”)

  Wenn ein Kandidat einen Fehler findet oder sein Profil gelöscht haben möchte, müssen Recruiter prompt reagieren.

• Datenminimierung

  Es sollten nur relevante Daten erfasst werden - nicht mehr, nicht weniger. Zum Beispiel könnte die Anfrage nach Familienstand oder Nationalität ohne Notwendigkeit gegen die GDPR verstoßen.

• Speicherbegrenzung

  Kandidatendaten dürfen nicht unbegrenzt gespeichert werden. Zum Beispiel sollten Lebensläufe nicht jahrelang ohne Begründung aufbewahrt werden.

• Sicherheit & Vertraulichkeit

  Recruiter müssen Maßnahmen wie Verschlüsselung, eingeschränkten Zugriff und sichere Übertragungen implementieren, um Kandidateninformationen zu schützen.

• Rechenschaftspflicht & Nachweisbarkeit

  Organisationen müssen die Einhaltung nachweisen können - nicht nur behaupten. Das bedeutet Audit-Logs, Richtlinien und dokumentierte Prozesse.

Warum das für Recruiter wichtig ist?

Nicht-Konformität birgt nicht nur ein rechtliches Risiko, sondern schädigt auch das Vertrauen. Kandidaten legen zunehmend Wert darauf, wie mit ihren Daten umgegangen wird. Ein Arbeitgeber, der die Privatsphäre respektiert, signalisiert Integrität und Professionalität - Eigenschaften, die die Kandidatenerfahrung und den Ruf des Arbeitgebers verbessern.

Deshalb suchen viele Organisationen jetzt nach GDPR-fähigen ATS-Plattformen, um die Einhaltung weniger belastend und automatisierter zu gestalten.

Wie helfen Bewerber-Tracking-Systeme bei der Sicherstellung der GDPR-Konformität?

Ein ATS ist mehr als nur ein Einstellungswerkzeug - es ist eine Compliance-Sicherung, wenn es richtig konfiguriert ist. Hier erfahren Sie, wie ATS-Plattformen die GDPR-Konformität in verschiedenen Phasen des Recruitings sicherstellen.

1. Verwaltung der Kandidateneinwilligung gemäß GDPR

Moderne ATS-Plattformen umfassen Tools zur Einwilligungsverwaltung, mit denen Recruiter:

• Kandidateneinwilligungen über individuelle Bewerbungsformulare sammeln können.
• Nachverfolgen können, wann und wie die Einwilligung erteilt wurde.
• Kandidaten die Möglichkeit geben können, Einwilligungen einfach zurückzuziehen.

Anstatt manueller Aufzeichnungen führt ein ATS eine klare, zeitgestempelte Audit-Trail der Einwilligung.

2. Automatisierung von Datenretentionsrichtlinien

Die GDPR verlangt von Recruitern, Kandidatendaten nach einer rechtmäßigen Aufbewahrungsfrist zu löschen. Ein ATS automatisiert dies durch:

• Konfigurieren von länderspezifischen Aufbewahrungsregeln (z. B. 6 Monate in Deutschland, 12 Monate im Vereinigten Königreich).
• Erinnerungen vor Löschfristen zu senden.
• Automatisches Löschen abgelaufener Kandidatenprofile.

Dies gewährleistet die Einhaltung, ohne dass sich Recruiter auf die manuelle Verfolgung von Daten verlassen müssen.

3. Ermöglichen von Kandidatenrechten: Zugriff, Berichtigung & Löschung

ATS-Plattformen enthalten oft Portale für Selbstbedienung von Kandidaten, wo Bewerber:

• Alle ihre Daten herunterladen können (DSAR-Anfragen).
• Fehler in ihrem Profil korrigieren können.
• Die Löschung mit einem Klick anfordern können.

Dies reduziert den Verwaltungsaufwand und gewährleistet eine zeitnahe GDPR-Konformität.

4. Sicherung der Kandidatendatenspeicherung

Sicherheit ist unverzichtbar. Ein ATS schützt Kandidatendaten durch:

• Verschlüsselung im Ruhezustand und während der Übertragung
• Rollenbasierte Zugriffskontrollen (nur autorisiertes Personal kann Daten einsehen)
• Mehrstufige Authentifizierung
• Regelmäßige Schwachstellentests

Dies reduziert das Risiko von Verstößen, die zu Geldstrafen und Rufschäden führen könnten.

5. Aufrechterhaltung der GDPR-Prüfbereitschaft

ATS-Plattformen generieren automatisch Prüfprotokolle, die anzeigen:

• Wer auf Kandidatendaten zugegriffen hat
• Welche Änderungen vorgenommen wurden
• Wann Daten exportiert oder gelöscht wurden

Dies ermöglicht es Recruitern, im Falle einer Überprüfung der Einhaltung Rechenschaft abzulegen.

ATS-Funktionen, die die GDPR-Konformität direkt unterstützen

Allgemeine Erklärungen sind hilfreich, aber Recruiter fragen oft: „Welche spezifischen Funktionen in einem ATS helfen uns, die DSGVO einzuhalten?“ Lassen Sie uns das Funktion für Funktion aufschlüsseln.

1. Einholung der Einwilligung im Bewerbungsstadium

Die meisten DSGVO-konformen ATS-Plattformen bieten anpassbare Einwilligungs-Kontrollkästchen im Bewerbungsstadium an. Kandidaten müssen aktiv in die Datensammlung einwilligen, und der Einwilligungstext kann an die organisatorische Richtlinie angepasst werden. Zum Beispiel:

• Ein Recruiter in Großbritannien könnte hinzufügen: „Wir werden Ihre Bewerbungsdaten 12 Monate lang aufbewahren, um Sie für zukünftige Positionen in Betracht zu ziehen. Sie können die Einwilligung jederzeit widerrufen.“
• Das ATS zeichnet diese Zustimmung automatisch mit einem Zeitstempel auf und stellt so den Nachweis der rechtmäßigen Verarbeitung sicher.

2. Kandidaten-Self-Service-Portale

Anstatt dass Recruiter jede Kandidatenanfrage manuell bearbeiten, ermöglichen Self-Service-Portale den Kandidaten:

• Zu jeder Zeit auf ihr Profil zuzugreifen.
• Ihren Lebenslauf und ihren Bewerbungsverlauf herunterzuladen.
• Direkt die Löschung von Daten anzufordern.

Dies reduziert nicht nur den Verwaltungsaufwand, sondern gewährleistet auch die Einhaltung der Artikel 15–20 der DSGVO, die Zugriffs-, Portabilitäts- und Löschrechte abdecken.

3. Automatische Aufbewahrungsfristen

Aufbewahrungsfristen unterscheiden sich je nach Rechtsprechung, was eine manuelle Verfolgung im großen Maßstab unmöglich macht. GDPR-bereite ATS-Plattformen ermöglichen es Administratoren:

• Aufbewahrungsfristen pro Region oder Rollentyp zu definieren.
• Die automatische Löschung oder Anonymisierung von Kandidatenprofilen nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist zu aktivieren.
• Recruiter vor der Löschung zu benachrichtigen, damit sie bei Bedarf Verlängerungen rechtfertigen können.

Dies stellt sicher, dass keine Lebensläufe oder persönlichen Aufzeichnungen im System „vergessen“ werden.

4. Prüfpfad & Berichterstattung

Um dem Rechenschaftsprinzip der DSGVO gerecht zu werden, muss ein ATS jede Aktion protokollieren:

• Wer hat die Kandidatendaten eingesehen?
• Wann wurden die Daten exportiert?
• Wer hat Kandidateninformationen gelöscht oder geändert?

Während Prüfungen oder behördlichen Überprüfungen dienen diese Berichte als Nachweis für proaktive Einhaltung.

5. Daten-Sicherheitsinfrastruktur

Viele führende ATS-Anbieter investieren stark in Sicherheit, einschließlich:

• Datenverschlüsselung (sowohl während der Übertragung als auch im Ruhezustand).
• Rollenbasierten Zugriff (nur autorisiertes Personal sieht sensible Daten).
• Cloud-Hosting auf DSGVO-konformen Servern (oft innerhalb des EWR).
• Regelmäßige Penetrationstests zur Identifizierung von Schwachstellen.

Dies schützt vor einer der größten GDPR-Bedrohungen: Datenverletzungen.

Risiken bei der Verwendung eines nicht-GDPR-konformen ATS

Obwohl GDPR-bereite ATS-Plattformen die Einhaltung erleichtern, sind die Risiken bei der Verwendung veralteter oder nicht konformer Systeme erheblich.

1. Finanzielle Strafen

GDPR-Bußgelder sind keine theoretische Angelegenheit. In den letzten Jahren wurden Personalvermittlungsagenturen und HR-Dienstleister für den Umgang mit Kandidatendaten bestraft. Die Höchststrafe beträgt 20 Millionen Euro oder 4 ﹪ des weltweiten Umsatzes - je nachdem, welcher Betrag höher ist.

2. Rufschädigung

Auch wenn Bußgelder vermieden werden, kann das öffentliche Wissen über ein Einhaltungsversagen das Arbeitgeberimage schädigen. Kandidaten werden einem Unternehmen, das sensible Daten falsch behandelt, kaum vertrauen.

3. Betriebliche Ineffizienz

Ohne Compliance-Funktionen müssen Recruiter Einwilligungen manuell nachverfolgen, Aufbewahrungsfristen überwachen und auf Datenanfragen reagieren. Dies ist zeitaufwändig und fehleranfällig.

4. Rechtliche Haftung

Recruiter oder Agenturen können persönlich haftbar gemacht werden, wenn sie nachlässig im Umgang mit Kandidatendaten sind. Ein GDPR-fähiges ATS reduziert diese Exposition erheblich.

Die besten GDPR-fähigen ATS-Plattformen im Jahr 2025

Recruiter suchen oft nach: "Welches ATS ist GDPR-konform?" Lassen Sie uns einige der zuverlässigsten Plattformen erkunden.

1. iSmartRecruit

iSmartRecruit ist ein Bewerber-Tracking-System der nächsten Generation, das mit Datenschutz als Kernpunkt entwickelt wurde und Recruitern hilft, die Compliance zu vereinfachen und die Einstellungseffizienz zu verbessern. Das intuitive Design gewährleistet, dass jeder Schritt der Rekrutierungsreise - von der Erfassung von Bewerbungen bis zur Verwaltung von Kandidatenakten - den GDPR-Standards entspricht, ohne für die Benutzer komplex zu sein.

Warum es herausragt:

• Vollständig GDPR-fähig mit automatisierten Daten-Aufbewahrungs-Workflows.
• Kandidaten-Self-Service-Portale für Zugriff, Berichtigung und Löschung.
• Einwilligungsmanagement ist in jedem Stadium der Bewerbung integriert.
• Sicheres Hosting mit Verschlüsselung und Zugriffskontrollen.
• Vertrauenswürdig bei globalen Personalvermittlungsagenturen und Unternehmens-HR-Teams.

Vorteil: Im Gegensatz zu Legacy-ATS wurde iSmartRecruit von Anfang an mit Compliance im Sinn entwickelt, nicht später nachgerüstet.

2. Greenhouse

• Starke Einwilligungsverfolgung und Datenlöschfunktionen.
• Weit verbreitet im Technologie- und SaaS-Rekrutierungsbereich.
• Anpassbare Datenaufbewahrungseinstellungen.

3. Lever

• Benutzerfreundliche Oberfläche mit GDPR-Steuerungen.
• Integration mit HRIS für Compliance-Kontinuität.
• Fokus auf Kandidatenerlebnis + Datenschutz.

4. Workable

• Bekannt für seine Compliance-Funktionen in mehreren Ländern.
• Automatisierte Erinnerungen für Datenablauf.
• Sichere, cloud-basierte Infrastruktur.

5. SmartRecruiters

• Bietet GDPR-konforme Workflows für globale Einstellungen.
• Mehrsprachige Unterstützung für Kandidatenrechte-Hinweise.
• Weit verbreitet bei Unternehmenskunden.

Obwohl all diese Plattformen GDPR unterstützen, bietet iSmartRecruit die ausgewogenste Kombination aus Compliance, Rekrutierungsautomatisierung und benutzerfreundlichem Design, was es zu einer guten Wahl für Agenturen und unternehmenseigene HR-Teams macht.

Wie Sie Ihr ATS auf GDPR-Konformität prüfen

Auch wenn Ihr ATS behauptet, GDPR-bereit zu sein, sollten Recruiter eine Compliance-Prüfung durchführen, um versteckte Risiken zu vermeiden. Hier ist wie.

1. Überprüfen Sie die Einwilligungsmechanismen

• Zeichnet Ihr ATS auf, wann und wie die Einwilligung erteilt wurde?
• Können Kandidaten die Einwilligung einfach widerrufen?

2. Überprüfen Sie die Aufbewahrungspolitiken

• Sind automatisierte Löschzeitpläne konfigurierbar?
• Benachrichtigt Ihr ATS vor dem Löschen?

3. Testen Sie Kandidatenanfragen

• Kann ein Kandidat innerhalb von 30 Tagen alle seine Daten herunterladen?
• Wie schnell können Sie auf Anfrage eines Kandidaten diesen löschen?

4. Evaluieren Sie die Datensicherheit

• Werden Daten in Ruhe und in Bewegung verschlüsselt?
• Gibt es rollenbasierte Zugriffskontrollen?

5. Bestätigen Sie die Audit Trails

• Können Sie Regulierungsbehörden kurzfristig detaillierte Protokolle vorlegen?

Indem Recruiter diese Funktionen proaktiv testen, vermeiden sie Last-Minute-Compliance-Panik.

Best Practices for GDPR-Compliant Recruitment

Ein GDPR-bereites ATS zu haben ist nur die halbe Lösung. Recruiter müssen auch Best Practices befolgen:

1. Recruiter & Hiring Manager schulen - Compliance ist nicht nur eine Funktion des ATS - es erfordert, dass Personen die Rechte der Kandidaten verstehen.
2. Datensammlung minimieren - Sammeln Sie nur, was notwendig ist (z. B. fordern Sie keine unnötigen persönlichen Identifikatoren an).
3. Klare Datenschutzhinweise verwenden - Stellenanzeigen und Karriereseiten sollten erklären, wie Kandidatendaten verwendet werden.
4. Prozesse dokumentieren - Bewahren Sie schriftliche Richtlinien zu Einwilligung, Aufbewahrung und Zugriffsanfragen auf.
5. ATS-Einstellungen regelmäßig aktualisieren - Vorschriften entwickeln sich weiter, und damit sollten auch Ihre Compliance-Konfigurationen.

Letzte Gedanken: Vertrauen durch GDPR-bereite Rekrutierung aufbauen

GDPR ist keine einmalige Compliance-Übung - es ist ein fortlaufendes Engagement für den Datenschutz, die Transparenz und den Respekt der Rechte der Kandidaten. Ein Bewerber-Tracking-System (ATS), wenn es ordnungsgemäß konfiguriert ist, ist eines der effektivsten Werkzeuge, um die Compliance im großen Maßstab sicherzustellen.

Indem Recruiter ein GDPR-bereites ATS wie iSmartRecruit wählen, reduzieren sie nicht nur rechtliche Risiken, sondern stärken auch das Vertrauen der Kandidaten und das Arbeitgeberimage. In einer Ära, in der der Datenschutz so wichtig ist wie Gehalt oder Leistungen, ist die GDPR-Compliance nicht mehr optional - sie ist ein Wettbewerbsvorteil.

Häufig gestellte Fragen (FAQs)

1. Benötigen Recruiter die Einwilligung der Kandidaten, um Lebensläufe zu speichern?

Ja. Nach der GDPR ist eine ausdrückliche Einwilligung erforderlich, um Kandidaten-Lebensläufe zu verarbeiten und zu speichern, es sei denn, es kann eine andere rechtmäßige Grundlage (wie berechtigtes Interesse) gerechtfertigt werden.

2. Wie lange können Recruiter Kandidatendaten in einem ATS aufbewahren?

Normalerweise 6-12 Monate, abhängig von den örtlichen Gesetzen. Ein ATS automatisiert die Löschung nach diesem Zeitraum, um konform zu bleiben.

3. Können Kandidaten darum bitten, dass ihre Daten aus einem ATS gelöscht werden?

Auf jeden Fall. Die GDPR gewährt das Recht auf Vergessenwerden, und die meisten ATS-Plattformen bieten Selbstbedienungslöschungsanfragen an.

4. Was passiert, wenn ein ATS von einem Datenleck betroffen ist?

Recruiter müssen die Aufsichtsbehörden innerhalb von 72 Stunden informieren und betroffene Kandidaten benachrichtigen, wenn deren Rechte in hohem Maße gefährdet sind.

5. Welches ATS ist am besten für die GDPR-Compliance geeignet?

Obwohl mehrere Plattformen Compliance-Funktionen anbieten, zeichnet sich iSmartRecruit besonders durch die Balance zwischen Compliance-Automatisierung und Benutzerfreundlichkeit für Recruiter aus.