Bewerbermanagementsysteme Verstehen: Wichtige Erkenntnisse

In der heutigen wettbewerbsintensiven Arbeitswelt erhalten Unternehmen Hunderte, wenn nicht Tausende von Bewerbungen auf eine einzige Stellenausschreibung. Diese Bewerbungen manuell zu sichten, kann zeitaufwendig und ineffizient sein. Hier kommt ein Applicant Tracking System (ATS) ins Spiel. Ein ATS ist eine fortschrittliche Recruiting-Software, die darauf ausgelegt ist, den Einstellungsprozess zu optimieren und zu automatisieren, sodass Personalverantwortliche schneller die passenden Kandidat:innen finden können.

Was ist ein Applicant Tracking System (ATS)?

Ein Applicant Tracking System (ATS) ist eine Softwarelösung, die Recruiter:innen und Personalverantwortlichen dabei hilft, Bewerbungen effizient zu verwalten. Es automatisiert verschiedene Phasen des Einstellungsprozesses, einschließlich Stellenausschreibungen, Lebenslauf-Screening, Kandidatenverfolgung und Interviewplanung. Mit einem ATS können Organisationen Zeit sparen, Einstellungskosten senken und die Qualität der Neueinstellungen verbessern.

Das Applicant Tracking System sammelt und speichert Lebensläufe in einer Datenbank, auf die Personalverantwortliche zugreifen können. Es filtert die Bewerbungen mithilfe von Schlüsselwörtern, und die ausgewählten Lebensläufe werden von einem Teil des Systems zum nächsten weitergeleitet.

Welche Funktionen sollte ein Applicant Tracking System bieten?

Bei der Auswahl eines Applicant Tracking Systems (ATS) ist es wichtig, ein System mit den richtigen und den besten ATS-Funktionen auszuwählen, um den Einstellungsprozess zu optimieren und effizienter zu gestalten. Hier sind die wichtigsten Funktionen, auf die Sie achten sollten:

1. Automatisches CV-Parsen und Screening

Eine der wichtigsten Funktionen eines Applicant Tracking Systems ist die automatische Analyse und das Screening von Lebensläufen. Diese Funktion extrahiert wichtige Informationen wie Berufserfahrung, Fähigkeiten und Ausbildung einer/s Kandidat:in und erspart so die manuelle Dateneingabe. Das ATS bewertet die Kandidat:innen dann nach ihrer Relevanz für die Stellenbeschreibung und stellt sicher, dass nur die qualifiziertesten Bewerber:innen im Prozess weiterkommen.

2. KI-gestütztes Kandidaten-Matching

Fortschrittliche künstliche Intelligenz (KI) ermöglicht es dem ATS, Stellenbeschreibungen mit geeigneten Kandidat:innen anhand von Fähigkeiten, Qualifikationen und bisherigen Erfahrungen abzugleichen. Diese Funktion reduziert menschliche Voreingenommenheit und verbessert die Entscheidungsfindung, sodass sich Recruiter:innen auf Top-Kandidat:innen konzentrieren können und die Effizienz im Recruiting steigt.

3. Multi-Jobbörsen-Posting

Ein leistungsfähiges ATS ermöglicht es Recruiter:innen, Stellenanzeigen mit nur einem Klick auf mehreren Jobbörsen, Karriereseiten und Social-Media-Plattformen zu veröffentlichen. Dies sorgt für eine größere Sichtbarkeit der Stellenanzeige und zieht einen vielfältigen Bewerberpool an, wodurch Zeit und Aufwand beim manuellen Posten eingespart werden.

4. Anpassbare Workflow-Automatisierung

Jede Organisation hat einen einzigartigen Einstellungsprozess, und ein Applicant Tracking System (ATS) sollte flexibel genug sein, um sich an verschiedene Workflows anzupassen. Anpassbare Automatisierung ermöglicht es Recruiter:innen, wiederkehrende Aufgaben wie das Versenden von Intervieweinladungen, das Verfolgen von Bewerberfortschritten und das Aktualisieren des Einstellungsstatus zu optimieren. Diese Funktion hilft, Konsistenz und Effizienz im Recruiting-Prozess zu gewährleisten.

5. Interviewplanung & Video-Interviews

Ein ATS mit integrierten Interviewplanungs-Tools ermöglicht es Recruiter:innen, Vorstellungsgespräche ohne mühsamen E-Mail-Verkehr zu organisieren. Das System kann automatische Erinnerungen senden, sich mit Kalendern integrieren und sogar Video-Interviews ermöglichen – und so eine nahtlose Erfahrung für Kandidat:innen und Personalverantwortliche bieten.

6. Candidate Relationship Management (CRM)

Ein starkes Candidate Relationship Management (CRM) innerhalb eines ATS unterstützt Recruiter:innen beim Aufbau und der Pflege eines Talentpools. Es speichert und organisiert Kandidateninformationen, sodass Unternehmen ehemalige Bewerber:innen für zukünftige Stellen erneut ansprechen können. Diese Funktion ist besonders nützlich für Unternehmen mit regelmäßigem Einstellungsbedarf.

7. Reporting- & Analytics-Dashboard

Datenbasierte Einstellungen sind entscheidend, um die Effizienz des Recruitings zu verbessern. Ein leistungsstarkes ATS bietet detaillierte Berichte und Analysen mit Einblicken in wichtige Kennzahlen wie Time-to-Hire, Cost-per-Hire und Effektivität der Quellen. Diese Erkenntnisse helfen Unternehmen, ihre Recruiting-Strategien zu optimieren und fundiertere Entscheidungen zu treffen.

8. Compliance & Datensicherheit

Ein ATS muss den Vorschriften der DSGVO und anderen Datenschutzbestimmungen entsprechen, um sicherzustellen, dass Bewerberdaten sicher gespeichert und verarbeitet werden. Ein sicheres System verhindert unbefugten Zugriff auf sensible Daten und hilft Unternehmen, gesetzeskonform zu handeln.

Wie funktioniert ein Applicant Tracking System (ATS)?

Applicant Tracking Systeme unterstützen Recruiter:innen bei der Verwaltung von Kandidat:innen vom Erstkontakt bis zum finalen Interview und (idealerweise) zur Jobzusage. Je nach Anwendung kann es auch bei Stellenausschreibungen, Active Sourcing, Analyse und Bewertung von Talenten, Interviews und Angebotserstellung helfen.

Jede Recruiting-Software basiert auf einer Datenbank, in der Bewerberinformationen gespeichert werden. Das Programm verarbeitet eine Bewerbung, die dann über eine benutzerfreundliche Oberfläche angezeigt wird. Tabellenkalkulationen gehören der Vergangenheit an.

Wie profitieren Recruiter:innen von einem Applicant Tracking System?

• Es verfolgt neue Kandidat:innen und Personen, die für zukünftige Stellen geeignet sein könnten.
• Es kann auch bei der Kandidatensuche helfen, indem es sie nach Scores bewertet – etwa durch einen ersten Scan, um die geeignetsten Bewerber:innen zu identifizieren.
• Jobbeschreibungen können für mehrere Ausschreibungen wiederverwendet werden, was die Zeit bis zur Veröffentlichung einer Stelle reduziert.
• Es kann Jobanzeigen auf internen und externen Karriereseiten sowie auf Jobbörsen wie Indeed und Monster und sozialen Medien wie LinkedIn und Twitter veröffentlichen und verwalten.
• Es fasst Informationen zu Kandidat:innen, einschließlich aller Unterhaltungen und vorherigen Bewerbungen, in einem einzigen Profil zusammen.
• Es kann Interviewerinnerungen versenden, automatische Antworten generieren und Nutzer:innen in der Datenbank über neue Stellenangebote informieren.

Fazit

Viele Organisationen stehen vor großen Herausforderungen im Einstellungs- oder Onboarding-Prozess. Ein Applicant Tracking System bietet zahlreiche Vorteile – von der Talentgewinnung über die Einstellung bis zur Bindung der besten Kandidat:innen. Es reduziert die Arbeitsbelastung für Recruiter:innen und Personalverantwortliche.

Wie Sie sehen, bietet ein Applicant Tracking System viele Vorteile und wird auch in Zukunft eine wichtige Rolle spielen. Wenn Sie noch keines verwenden, ist jetzt der richtige Zeitpunkt, damit zu beginnen und die besten Talente einzustellen.