15 Beste Recruiting-KPIs zur Erfolgsmessung für Recruiter

Heutzutage entwickelt sich die Recruiting-Branche rasant weiter. Die Zeiten, in denen Recruiter und Personalverantwortliche manuell Kandidaten einstellten, sind vorbei. Recruiting-Automatisierungssoftware wird zum Lebensretter für Einstellungsteams.

Sie hat den Rekrutierungsprozess wie nie zuvor verändert. Die nützlichen Funktionen der Recruiting-Software erleichtern den Einstellungsprozess und verbessern die positive Candidate Experience. 

Mit diesem enormen Wandel hat sich die Bewertung und Optimierung des digitalen Recruitings erhöht, da sie eine Lösung bietet, um den Recruiting-Prozess sowohl für Recruiter als auch Bewerber effizienter und effektiver zu gestalten. Die Analysefunktionen helfen Recruitern, datengestützte und präzise Entscheidungen zu treffen. 

Daher werden Recruiting-KPI-Kennzahlen zu einem unverzichtbaren Bestandteil des Einstellungsprozesses, da sie tiefere Einblicke ermöglichen und Verbesserungspotenziale aufzeigen.

Die Funktionen von Berichten und Recruiting-Analysen im Applicant Tracking System (ATS) und Talent Acquisition System sind entscheidend für Personalverantwortliche und Unternehmens-HRs, um Probleme im Rekrutierungszyklus zu erkennen. 

Lassen Sie uns zunächst verstehen, was Recruiting-KPIs sind und welche davon besonders wichtig sind, um den Recruiting-Prozess zu optimieren.

Was sind Recruiting-KPIs?

KPI steht für Key Performance Indicator (Leistungskennzahl). Personalverantwortliche können Recruiting-KPI-Kennzahlen nutzen, um die Leistung des Einstellungsprozesses zu messen und zu analysieren. Sie zeigen auf, wie effizient der Einstellungsprozess ist. Zudem liefern sie Recruitern und Unternehmens-HRs Daten zu Verbesserungsmöglichkeiten und zeigen den Wert sowie ROI bestimmter Recruiting-Maßnahmen. 

Recruiting-KPIs sind auch bekannt als Talent Acquisition KPIs oder Hiring KPIs. Werfen wir einen Blick auf die 15 wichtigsten Recruiting-KPIs für 2025, die Unternehmens-HRs, Recruiter sowie Personalvermittlungsagenturen nutzen können, um maximalen Nutzen zu erzielen.

Top 15 Recruiting-KPIs für 2025

1. Time to Hire 

Die Time to Hire ist eine wichtige und häufig verwendete KPI, mit der Recruiter messen, wie lange es dauert, eine passende Person im Rekrutierungsprozess einzustellen. 

Time to Hire = Tag der Jobannahme - Tag, an dem der Recruiter den Kandidaten kontaktiert

Angenommen, der Recruiter hat die Position am Tag 1 geöffnet und erreicht den Kandidaten am Tag 11. Wenn der Kandidat am Tag 28 das Angebot annimmt, beträgt die Time to Hire 28-11 = 17 Tage. 

Time-to-Hire-Verhältnis = 11/28 x 100 = 39,28﹪ (am 11. Tag Kontaktaufnahme geteilt durch Tag 28 der Annahme des Angebots, multipliziert mit 100)

Dies ist ein entscheidender Faktor zur Messung der Dauer des Rekrutierungsprozesses. Laut einem Bericht der SHRM dauert es 36 Arbeitstage, um eine Position zu besetzen.

Das Hauptziel dieses Recruiting-KPIs ist es, die Time to Hire zu verkürzen und den Prozess zu verbessern, indem identifiziert wird, welche Aufgaben zeitaufwendig sind, wie man sie durch Automatisierung ersetzen kann und welche Lösungen zur Verkürzung beitragen könnten.

2. Effizienz des Sourcing-Kanals 

Das Unternehmen sollte den effektivsten Sourcing-Kanal erkennen, um die besten Talente einzustellen. Diese KPI liefert Einblicke in die Effektivität jedes Kanals und zeigt, in welchen Kanälen Zeit und Budget am sinnvollsten investiert sind – etwa im Recruitment Marketing. 

Effizienz des Sourcing-Kanals = Anzahl der Einstellungen über den Kanal / Anzahl der Bewerbungen über den Kanal x 100

Wenn z. B. über Glassdoor 100 Bewerbungen eingehen und 9 Personen eingestellt werden, ergibt das eine Effizienz von 9/100 x 100 = 9﹪. 

Das Ziel dieser KPI ist es, die Einstellungskosten zu senken, indem der effektivste Kanal bestimmt und stärker genutzt wird. Gleichzeitig werden Kanäle mit schlechter Leistung identifiziert, in die weniger investiert werden sollte.

3. Verhältnis Einreichung zu Vorstellungsgespräch

Diese Kennzahl bewertet die Qualität des Prescreenings und die Effektivität der Arbeit von Recruitern. In Personalvermittlungsagenturen liegt der Durchschnitt bei 3:1. 

Verhältnis = Anzahl eingereichter Kandidaten / Anzahl tatsächlich geführter Vorstellungsgespräche

Ein hohes Verhältnis kann auf schlechtes Screening oder ein unzureichendes Verständnis der Anforderungen durch den Recruiter hindeuten. Ziel ist es, die Zufriedenheit des Hiring Managers und die Effektivität des Recruiters zu messen sowie ein optimales Verhältnis zu erreichen. 

4. Verhältnis Vorstellungsgespräch zu Angebot 

Diese KPI misst, wie viele Vorstellungsgespräche notwendig sind, um ein Angebot zu unterbreiten. 

Laut NACE (National Association of Colleges and Employers) liegt die durchschnittliche Rate bei 42,1﹪ – das heißt, von 100 befragten Kandidaten erhalten rund 42 ein Angebot.

Verhältnis = Anzahl der erhaltenen Angebote / Anzahl der geführten Vorstellungsgespräche x 100

Wenn der Hiring Manager 37 Kandidaten interviewt und 19 Angebote macht, ergibt das (19 / 37) x 100 = 51,35 ﹪.

5. Angebotsannahmerate

Diese wichtige KPI zeigt, wie viele Bewerber ein Jobangebot annehmen. Eine niedrige Annahmerate kann auf Probleme mit dem Ruf des Unternehmens, Gehalt oder Leistungen hindeuten. 

Angebotsannahmerate = Anzahl angenommener Angebote / Gesamtanzahl der Angebote x 100

Wenn beispielsweise 7 von 16 Bewerbern das Angebot annehmen, ergibt das 7/16 x 100 = 43,75﹪. 

Ziel dieser Recruiting-Kennzahl ist es, die Gründe für niedrige Annahmeraten zu erkennen – z. B. schlechte Candidate Experience, unzureichendes Gehalt oder bessere Angebote. So können Recruiter die Kommunikation und das Engagement im Recruiting-Zyklus verbessern. 

6. Kosten pro Einstellung

Die Kennzahl „Kosten pro Einstellung“ ist eine wichtige KPI für HR-Manager und umfasst interne und externe Ausgaben, wie das Posten von Stellenanzeigen auf Social-Media-Kanälen und Jobbörsen, Prämien für Empfehlungsprogramme, Kosten für Jobmessen oder virtuelle Recruiting-Events, Online-Tests, Interviewplanung sowie Ausgaben für Onboarding und Schulungen neuer Mitarbeiter. 

Kosten pro Einstellung = Interne Recruiting-Kosten + externe Recruiting-Kosten / Gesamtzahl der Einstellungen

Ziel dieser Recruiting-KPI ist es, die Gesamtkosten pro Einstellung zu berechnen und möglichst zu senken – durch die Reduktion nicht notwendiger Ausgaben und gezieltere Investitionen in effektive Quellen. 

7. Qualität der Neueinstellungen

Die Qualität der Neueinstellungen ist eine KPI, die den Beitrag neuer Mitarbeiter im Unternehmen bewertet. Sie misst den Wert, den neue Mitarbeiter für das Unternehmen bringen. Branchenexperten sind sich einig, dass sich die Qualität durch getrennte Betrachtung von Pre-Hire- und Post-Hire-Leistung effektiv messen lässt. 

Die Pre-Hire-Qualität wird anhand des Vorscreenings im Bewerbungsprozess gemessen, z. B. durch Lebenslaufbewertung, Qualifikationsprüfung und das gezielte Ansprechen passender Kandidaten. 

Pre-Hire-Qualität = Anzahl der Mitarbeiter, die innerhalb eines Jahres das Unternehmen verlassen / Gesamtzahl der Mitarbeiter, die im gleichen Zeitraum gehen

Die Post-Hire-Qualität bewertet die Leistung und den Beitrag eingestellter Mitarbeiter und sammelt Daten zur Fluktuation und Mitarbeiterbindung.

Post-Hire-Qualität = Anzahl der Mitarbeiter, die innerhalb eines Jahres das Unternehmen verlassen / Gesamtzahl der Mitarbeiter, die im gleichen Zeitraum gehen

Laut LinkedIn geben 40 ﹪ der Unternehmen an, dass die Qualität der Neueinstellungen ihre höchste Priorität hat. Das Ziel dieser Kennzahl ist es, mitarbeiterfreundliche Arbeitsplätze zu fördern, Produktivität und Zufriedenheit zu steigern und gleichzeitig die Mitarbeiterbindung zu erhöhen. 

8. Einstellungen im Verhältnis zum Ziel

Diese Recruiting-KPI ist entscheidend für Arbeitgeber, um ihre definierten Einstellungsziele zu erreichen. Daher muss das Recruiting-Team die Unternehmensziele für einen bestimmten Zeitraum genau kennen. Diese Kennzahl zeigt, wie viele Neueinstellungen innerhalb des Zeitraums zur Zielerreichung nötig sind.

Einstellungen im Verhältnis zum Ziel = Neueinstellungen im Zeitraum / Einstellungsziel im selben Zeitraum

Ziel ist es, die Zielerreichung durch Einstellungen zu messen und deren Beitrag zum Unternehmen zu bewerten – um bessere Personalentscheidungen zu treffen. 

9. Net Promoter Score (NPS) der Bewerber

Bewerber-NPS = ﹪ der Promotoren - ﹪ der Kritiker

Wie können Arbeitgeber feststellen, ob sie eine gute Candidate Experience bieten? Diese wichtige Recruiting-KPI misst die Erfahrung der Bewerbenden im Einstellungsprozess. Der eNPS hilft zu verstehen, ob Kandidaten das Unternehmen weiterempfehlen würden. 

Regelmäßiger Austausch und aktives Engagement sind entscheidend, um Kandidaten in der Talentpipeline zu halten und sie zu überzeugen, wenn sie gut zum Unternehmen passen. Laut LinkedIn-Umfrage sagen 89 ﹪ der Talente, dass die Kontaktaufnahme durch einen Recruiter sie dazu bewegt, schneller ein Jobangebot anzunehmen. 

Eine typische Frage dieser Art von Umfrage könnte lauten: Auf einer Skala von 1 bis 10 – wie wahrscheinlich ist es, dass Sie unser Unternehmen, Produkt oder unseren Service einem Freund oder Kollegen empfehlen würden? 

Befragte, die das Unternehmen positiv weiterempfehlen, gelten als Promotoren. Diejenigen, die es nicht tun, sind Kritiker. Wenn der Anteil der Promotoren 55 ﹪ beträgt und der der Kritiker 45 ﹪, ergibt sich ein NPS von 10 ﹪. Ziel dieser KPI ist es, den NPS zu steigern, Probleme im Candidate Engagement zu erkennen und mit technologiegestützten Lösungen zu beheben.

10. Analyse der Recruiting-Website und Social Listening

Diese Recruiting-KPI ist anpassbar und variiert je nach Unternehmen. Viele Firmen nutzen Website-Analyse- und Social-Listening-Tools wie Sprout Social oder Hootsuite, um die Effektivität ihrer Kanäle sowie demografische Daten der Besucher zu analysieren.  

Recruiting-Website-Analyse = Anzahl der Kandidaten von einer Plattform / Gesamtzahl der Online-Bewerber x 100

11.  Mitarbeiterbindungsrate

Die Bindungsrate zeigt, dass Mitarbeiter nicht nur langfristig im Unternehmen bleiben, sondern auch produktiv sind und ein hohes Engagement aufweisen – was letztlich den Umsatz steigert. Diese Kennzahl wird oft jährlich berechnet. 

Die Talent-Acquisition-Kennzahl verfolgt die Gesamtzahl der Mitarbeiter, die über einen bestimmten Zeitraum im Unternehmen bleiben, im Vergleich zur Anzahl der Mitarbeiter zu Beginn desselben Zeitraums. Damit lässt sich auch die Fluktuation messen.

Bindungsrate = Mitarbeiteranzahl am Ende des Zeitraums / Mitarbeiteranzahl zu Beginn des Zeitraums x 100

12. Abschlussrate von Bewerbungen 

Diese Recruiting-Kennzahl berechnet die Anzahl der Kandidaten, die den Bewerbungsprozess für eine offene Stelle begonnen und erfolgreich abgeschlossen haben. 

Abschlussrate von Bewerbungen = Anzahl der eingereichten Bewerbungen / Gesamtzahl begonnener Bewerbungen x 100

Wenn z. B. 155 Kandidaten mit der Bewerbung begonnen und 137 sie eingereicht haben, beträgt die Abschlussrate 137 / 155 x 100 = 88,38 ﹪. 

13. Kosten pro Bewerbung

Diese Recruiting-KPI wird berechnet, indem man die Kosten für Stellenanzeigen und Personalmarketing durch die Gesamtanzahl eingegangener Bewerbungen teilt. 

Kosten pro Bewerbung = Kosten der Stellenanzeige + Recruiting-Kosten / Anzahl der eingegangenen Bewerbungen

Wenn Recruiter z. B. 37 Bewerbungen erhalten und die Anzeigekosten 300 $ betragen, ergibt sich ein Verhältnis von 300 $ / 37 Bewerbungen = 8,1. Das bedeutet, jede Bewerbung kostet die Recruiter 8,10 $. 

14. Ablehnungsquote 

Wenn Personalverantwortliche das Verhältnis von Ablehnungen im Einstellungsprozess berechnen möchten, hilft ihnen diese KPI dabei. Sie ist leistungsbezogen und zeigt, wie viele Bewerber von Recruitern als „nicht geeignet“ eingestuft werden. 

Ablehnungsquote = Anzahl abgelehnter Kandidaten / Anzahl der eingegangenen Bewerbungen x 100

Wenn ein Unternehmen 155 Bewerbungen erhält und 68 Kandidaten abgelehnt werden, beträgt die Ablehnungsquote 68 / 155 x 100 = 43,87 ﹪. Diese Kennzahl zeigt, wie gut die Stellenanzeige die Zielgruppe erreicht und welcher Sourcing-Kanal am geeignetsten ist. 

15. Absprungrate pro Stufe

Laut einer von Glassdoor zitierten Studie liegt die Absprungrate bei vielen Unternehmen während des Bewerbungsprozesses bei 80 ﹪. Diese KPI ist entscheidend, um künftige Prozesse besser zu planen. Ziel ist es, zu messen, wie viele Kandidaten in jeder Bewerbungsphase abspringen. 

Absprungrate pro Stufe = Anzahl begonnener Bewerbungen / Anzahl abgeschlossener Bewerbungen x 100

Recruiter sollten alle Phasen des Bewerbungsprozesses genau definieren, den Status jedes Bewerbers regelmäßig aktualisieren und sie entsprechend in die nächste Phase verschieben. Durch das Weiterleiten, Zurückziehen oder Ablehnen einer Bewerbung erhalten Personalverantwortliche wichtige Daten für Analysen.

Strategische Ausrichtung von Recruiting-KPIs an Unternehmenszielen

Strategische Ausrichtung im HR bedeutet, dass alle Aktivitäten auf die wichtigsten Recruiting-Ziele des Unternehmens abgestimmt sind. Key Performance Indicators (KPIs) sind konkrete Messgrößen, vergleichbar mit Meilensteinen, die anzeigen, wie nah man an der Zielerreichung ist.

Wenn z. B. die Verbesserung der Mitarbeiterzufriedenheit ein Ziel ist, könnte eine Mitarbeiterumfrage als KPI dienen. Es ist entscheidend, diese Geschäftsziele genau zu verstehen und die HR-Strategie daran auszurichten. 

Durch die Verknüpfung von HR-Maßnahmen mit Unternehmenszielen über KPIs wird das gesamte Unternehmen auf Erfolgskurs gebracht.

So funktioniert es:

1. Geschäftsziele identifizieren: Definieren Sie klar, was das Unternehmen erreichen will. Zum Beispiel: Umsatzsteigerung um 20 ﹪ im laufenden Jahr.

2. HR-KPIs festlegen: Legen Sie fest, worauf sich HR konzentrieren muss, um dieses Ziel zu erreichen – etwa durch Verbesserung der Schulung und Bindung des Vertriebsteams.

3. Ergebnisse messen und anpassen: Überprüfen Sie den Fortschritt anhand Ihrer KPIs (z. B. wie viele geschulte Vertriebsmitarbeiter im Unternehmen bleiben). Falls nötig, passen Sie die Strategie an – etwa durch ein neues Schulungsprogramm oder attraktivere Anreize.

Die Idee dahinter ist, dass HR-Aktivitäten nicht zufällig ablaufen, sondern strategisch geplant werden, um die übergeordneten Unternehmensziele zu unterstützen. So können bessere Entscheidungen getroffen, Ressourcen effizienter genutzt und letztlich ein bedeutender Beitrag zum Unternehmenserfolg geleistet werden.

Fazit zu Recruiting-KPIs

Die Verfolgung von Recruiting-KPIs kann Unternehmens-HRs und Personalverantwortlichen enorm helfen, um den Einstellungsprozess zu optimieren und Talente im Unternehmen zu halten. Diese Kennzahlen liefern wertvolle Feedback-Einblicke und ermöglichen datengestützte Entscheidungen. 

Sie bieten zudem ein besseres Verständnis dafür, wie sich Entscheidungen und Verhaltensweisen auf den Einstellungsprozess auswirken. Daher sind Recruiting-KPIs von entscheidender Bedeutung, da sie es Arbeitgebern ermöglichen, verschiedene Einstellungsmetriken zu analysieren und Lösungen zur Verbesserung des Prozesses zu identifizieren.

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Häufig gestellte Fragen zu Recruiting-KPIs im Jahr 2025

1. Wie identifiziert man Recruiting-KPIs?

Um Recruiting-KPIs (Key Performance Indicators) zu identifizieren, bestimmen Sie zunächst Ihre Geschäftsziele. Wählen Sie dann messbare Kennzahlen aus, die direkt mit diesen Zielen verknüpft sind und klare Einblicke in Leistung und Fortschritt geben.

2. Was sind die wichtigsten Ergebnisbereiche im Recruiting?

Wichtige Ergebnisbereiche im Recruiting umfassen die Gewinnung qualifizierter Kandidaten, die Durchführung effektiver Vorstellungsgespräche und erfolgreiche Einstellungen. Sie konzentrieren sich darauf, die richtigen Talente zu finden, ihre Eignung zu bewerten und sie erfolgreich ins Unternehmen zu integrieren.

3. Welche KPIs sind für Ihren Erfolg als Recruiter oder Talent Acquisition Specialist am relevantesten? 

Wichtige KPIs für Recruiter sind z. B. Time-to-Fill – also wie schnell offene Stellen besetzt werden – sowie die Qualität der Einstellungen, die Leistung und Bindung neuer Mitarbeiter misst. Auch die Zufriedenheit der Bewerber spielt eine entscheidende Rolle, um eine positive Candidate Experience sicherzustellen.