¿Cómo los Sistemas de Seguimiento de Candidatos Garantizan el Cumplimiento del GDPR?

Introducción: Por qué la Cumplimiento del GDPR Importa en el Reclutamiento (2025)

El reclutamiento siempre ha tratado sobre las personas, pero en el panorama digital actual de contratación, también se trata de datos. Cada CV o currículum cargado, cada solicitud de trabajo enviada y cada entrevista programada genera datos personales. Nombres, detalles de contacto, historial laboral, cualificaciones, expectativas salariales, referencias: todo esto cae dentro del ámbito de las regulaciones de protección de datos. Desde la introducción del Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) en mayo de 2018, las organizaciones que procesan información de candidatos deben asegurar que cada paso de su proceso de reclutamiento respete los derechos de privacidad de datos. A partir de junio de 2025, las multas acumulativas de GDPR superaron los €5.88 mil millones, subrayando un fuerte aumento en la actividad de cumplimiento y resaltando los riesgos de la falta de cumplimiento.

Para los reclutadores, esto es tanto un desafío como una oportunidad. Un desafío, porque el incumplimiento puede resultar en multas de hasta €20 millones o el 4﹪ de la facturación anual. Una oportunidad, porque construir confianza a través de procesos transparentes y compatibles con el GDPR mejora la marca del empleador y fortalece las relaciones con los candidatos.

Aquí es donde los Sistemas de Seguimiento de Candidatos (ATS) juegan un papel crucial. Lejos de ser simplemente archivadores digitales, las plataformas ATS modernas están diseñadas con la protección de datos y el cumplimiento en su núcleo. Ayudan a los reclutadores a gestionar el consentimiento, rastrear el uso de datos, hacer cumplir políticas de retención y responder a las solicitudes de los candidatos, todo en línea con el GDPR.

Pero, ¿cómo se ve esto en la práctica? ¿Y cómo exactamente los sistemas de seguimiento de candidatos aseguran el cumplimiento del GDPR en el reclutamiento? Vamos a analizarlo.

¿Qué es un Sistema de Seguimiento de Candidatos y Cómo Maneja los Datos de los Candidatos?

Un Sistema de Seguimiento de Candidatos (ATS) es un software diseñado para agilizar el reclutamiento mediante la automatización de publicaciones de trabajos, procesamiento de solicitudes, programación de entrevistas y gestión de datos de candidatos. Para muchos reclutadores, actúa como el centro neurálgico de su actividad de contratación.

A diferencia de las hojas de cálculo tradicionales o carpetas de correo electrónico, un ATS no solo almacena CVs de candidatos. Los procesa, analiza los CVs en perfiles buscables, etiqueta habilidades, clasifica candidatos y facilita la colaboración entre los gerentes de contratación. Al hacerlo, inevitablemente recopila, almacena y comparte datos personales: el tipo exacto de datos que cae bajo la protección del GDPR.

¿Qué Datos de Candidatos Maneja un ATS?

• Detalles de contacto (nombre, teléfono, correo electrónico, dirección)
• Historial profesional (empleo, educación, habilidades)
• Identificadores sensibles (permisos de trabajo, datos de diversidad, revelaciones de discapacidad)
• Interacciones de reclutamiento (correos electrónicos, entrevistas, evaluaciones)
• Comentarios y notas de los gerentes de contratación

Esta amplitud de información hace que el reclutamiento sea una de las áreas de mayor riesgo para violaciones del GDPR. Los datos de los candidatos a menudo se comparten ampliamente, se almacenan en múltiples sistemas y se conservan más tiempo del necesario. Un ATS resuelve este problema al centralizar la gestión de datos y al incrustar reglas de cumplimiento en el flujo de trabajo.

¿Cuáles son las Reglas Fundamentales del GDPR que los Reclutadores Deben Seguir?

Antes de explorar cómo ayuda un ATS, es esencial entender los principios del GDPR que afectan más directamente a los reclutadores. En su esencia, el GDPR se trata de dar a los individuos más control sobre sus datos personales mientras se responsabiliza a las organizaciones por su uso.

Requisitos clave de GDPR en reclutamiento:

• Base legal y consentimiento

  Los reclutadores deben tener un motivo legal para procesar los datos de los candidatos. En la mayoría de los casos, esto significa consentimiento explícito, que debe ser otorgado libremente, específico, informado y revocable.

• Derecho de acceso y portabilidad

  Los candidatos pueden solicitar una copia de todos los datos que se tengan sobre ellos y esperar recibirlos en un formato portable.

• Derecho de rectificación y supresión (“Derecho al olvido”)

  Si un candidato encuentra un error o desea que se elimine su perfil, los reclutadores deben cumplir de manera rápida.

• Minimización de datos

  Solo se deben recopilar datos relevantes, ni más ni menos. Por ejemplo, solicitar estado civil o nacionalidad sin necesidad puede infringir el GDPR.

• Limitación de almacenamiento

  Los datos de los candidatos no pueden almacenarse indefinidamente. Por ejemplo, los CV no deben conservarse durante años sin justificación.

• Seguridad y confidencialidad

  Los reclutadores deben implementar medidas como encriptación, acceso restringido y transferencias seguras para proteger la información de los candidatos.

• Responsabilidad y auditabilidad

  Las organizaciones deben poder demostrar cumplimiento, no solo afirmarlo. Eso implica registros de auditoría, políticas y procesos documentados.

¿Por qué esto es importante para los reclutadores?

El incumplimiento no es solo un riesgo legal; daña la confianza. A los candidatos cada vez les importa más cómo se gestionan sus datos. Un empleador que respeta la privacidad transmite integridad y profesionalismo, cualidades que mejoran la experiencia del candidato y la reputación del empleador.

Por eso, muchas organizaciones buscan ahora plataformas ATS listas para GDPR para hacer que el cumplimiento sea menos oneroso y más automatizado.

¿Cómo ayudan los sistemas de seguimiento de solicitantes a garantizar el cumplimiento del GDPR?

Un ATS es más que una herramienta de contratación: es una salvaguarda de cumplimiento cuando se configura correctamente. Así es como las plataformas ATS aseguran el cumplimiento del GDPR en diferentes etapas de reclutamiento.

1. Gestión del consentimiento del candidato bajo GDPR

Las plataformas ATS modernas incluyen herramientas de gestión del consentimiento que permiten a los reclutadores:

• Recopilar el consentimiento del candidato a través de formularios de aplicación personalizados.
• Hacer un seguimiento de cuándo y cómo se otorgó el consentimiento.
• Ofrecer a los candidatos la opción de retirar el consentimiento fácilmente.

En lugar de registros manuales, un ATS mantiene un rastro de auditoría claro y con marca de tiempo del consentimiento.

2. Automatización de políticas de retención de datos

El GDPR requiere que los reclutadores eliminen los datos de los candidatos después de un período de retención legal. Un ATS automatiza esto mediante:

• Configurar reglas de retención específicas por país (por ejemplo, 6 meses en Alemania, 12 meses en el Reino Unido).
• Enviar recordatorios antes de las fechas límite de eliminación.
• Eliminar automáticamente perfiles de candidatos caducados.

Esto garantiza el cumplimiento sin depender de que los reclutadores realicen un seguimiento manual de fechas.

3. Facilitar los derechos del candidato: acceso, rectificación y eliminación

Las plataformas ATS a menudo incluyen portales de autoservicio para candidatos, donde los solicitantes pueden:

• Descargar todos sus datos (solicitudes DSAR).
• Corregir errores en su perfil.
• Solicitar la eliminación con un solo clic.

Esto reduce la carga administrativa y garantiza un cumplimiento oportuno del GDPR.

4. Seguridad en el almacenamiento de datos de candidatos

La seguridad es innegociable. Un ATS protege los datos de los candidatos mediante:

• Encriptación en reposo y en tránsito.
• Controles de acceso basados en roles (solo el personal autorizado puede ver los datos).
• Autenticación multifactor.
• Pruebas regulares de vulnerabilidad.

Esto reduce significativamente el riesgo de brechas que podrían resultar en multas y daños a la reputación.

5. Mantener la preparación para auditorías de GDPR

Las plataformas de ATS generan automáticamente registros de auditoría, que muestran:

• Quién accedió a los datos del candidato
• Qué cambios se realizaron
• Cuándo se exportaron o eliminaron los datos

Esto permite a los reclutadores demostrar responsabilidad en caso de una revisión de cumplimiento.

Funciones de ATS Que Apoyan Directamente el Cumplimiento del GDPR

Aunque las explicaciones generales son útiles, los reclutadores a menudo preguntan: “¿Qué funciones específicas en un ATS nos ayudan a cumplir con el GDPR?” Vamos a desglosarlo función por función.

1. Recopilación de Consentimiento en la Etapa de Aplicación

La mayoría de las plataformas de ATS compatibles con el GDPR proporcionan casillas de verificación de consentimiento personalizables en la etapa de solicitud. Los candidatos deben optar activamente por la recopilación de datos, y el texto del consentimiento puede adaptarse para reflejar la política organizativa. Por ejemplo:

• Un reclutador en el Reino Unido podría agregar: “Mantendremos los datos de su solicitud durante 12 meses para considerarlo para futuros puestos. Puede retirar el consentimiento en cualquier momento.”
• El ATS registra automáticamente esta aceptación con una marca de tiempo, asegurando la prueba de un procesamiento legal.

2. Portales de Auto-Servicio para Candidatos

En lugar de que los reclutadores manejen manualmente cada solicitud de candidato, los portales de autoservicio permiten a los candidatos:

• Acceder a su perfil en cualquier momento.
• Descargar su CV e historial de solicitudes.
• Solicitar la eliminación de datos directamente.

Esto no solo reduce el tiempo administrativo, sino que asegura el cumplimiento de los Artículos 15-20 del GDPR que cubren los derechos de acceso, portabilidad y eliminación.

3. Programas de Retención Automatizados

Los períodos de retención difieren según las jurisdicciones, lo que hace imposible el seguimiento manual a escala. Las plataformas de ATS preparadas para el GDPR permiten a los administradores:

• Definir plazos de retención por región o tipo de puesto.
• Permitir la eliminación automática o anonimización de perfiles de candidatos una vez que expire el período de retención.
• Notificar a los reclutadores antes de la eliminación para que puedan justificar extensiones si es necesario.

Esto asegura que no queden CV o registros personales "olvidados" en la base de datos.

4. Registro de Auditoría e Informes

Para cumplir con el principio de responsabilidad del GDPR, un ATS debe registrar cada acción:

• ¿Quién visualizó los datos del candidato?
• ¿Cuándo se exportaron los datos?
• ¿Quién eliminó o modificó la información del candidato?

En auditorías o controles regulatorios, estos informes actúan como evidencia de cumplimiento proactivo.

5. Infraestructura de Seguridad de Datos

Muchos de los principales proveedores de ATS invierten considerablemente en seguridad, incluyendo:

• Encriptación de datos (tanto en tránsito como en reposo).
• Acceso basado en roles (solo el personal autorizado ve datos sensibles).
• Alojamiento en la nube en servidores compatibles con el GDPR (a menudo dentro del EEE).
• Pruebas regulares de penetración para identificar vulnerabilidades.

Esto protege contra una de las mayores amenazas del GDPR: las brechas de datos.

Riesgos de Usar un ATS No Compatible con el GDPR

Aunque las plataformas de ATS preparadas para el GDPR simplifican el cumplimiento, los riesgos de usar sistemas obsoletos o no compatibles son significativos.

1. Sanciones Financieras

Las multas del GDPR no son teóricas. En los últimos años, las agencias de reclutamiento y los proveedores de servicios de recursos humanos han sido multados por manejar de manera incorrecta los datos de los candidatos. La multa máxima es de €20 millones o el 4﹪ del volumen de negocio global, lo que sea mayor.

2. Daño Reputacional

Incluso si se evitan las multas, el conocimiento público de una falla de cumplimiento puede dañar la marca del empleador. Los candidatos difícilmente confiarán en una empresa que maneje de forma incorrecta datos sensibles.

3. Ineficiencia Operativa

Sin funciones de cumplimiento, los reclutadores deben realizar un seguimiento manual del consentimiento, monitorear las fechas de retención y responder a las solicitudes de datos. Esto es una tarea que consume tiempo y propensa a errores humanos.

4. Responsabilidad Legal

Los reclutadores o agencias pueden ser considerados personalmente responsables si se les encuentra negligentes en el manejo de los datos de los candidatos. Un ATS listo para GDPR reduce significativamente esta exposición.

Mejores Plataformas ATS Listas para GDPR en 2025

Los reclutadores a menudo buscan: "¿Qué ATS es compatible con GDPR?" Exploremos algunas de las plataformas más confiables.

1. iSmartRecruit

iSmartRecruit es un sistema de seguimiento de solicitantes de próxima generación construido con la privacidad de datos en su núcleo, ayudando a los reclutadores a simplificar el cumplimiento normativo mientras mejoran la eficiencia de contratación. Su diseño intuitivo garantiza que cada etapa del viaje de reclutamiento, desde la recopilación de solicitudes hasta la gestión de registros de candidatos, cumpla con los estándares de GDPR sin agregar complejidad para los usuarios.

Por qué se destaca:

• Totalmente listo para GDPR con flujos de trabajo automatizados de retención de datos.
• Portales de autoservicio para candidatos para acceso, rectificación y eliminación.
• La gestión del consentimiento está integrada en cada etapa de la aplicación.
• Alojamiento seguro con cifrado y controles de acceso.
• Confiado por agencias de colocación globales y equipos de RRHH empresariales.

Ventaja: A diferencia de los ATS heredados, iSmartRecruit fue diseñado teniendo en cuenta el cumplimiento normativo, no adaptado posteriormente.

2. Greenhouse

• Sólido seguimiento de consentimiento y funciones de eliminación de datos.
• Ampliamente utilizado en reclutamiento tecnológico y de SaaS.
• Configuraciones personalizables de retención de datos.

3. Lever

• Interfaz fácil de usar con controles de GDPR.
• Integración con HRIS para continuidad de cumplimiento.
• Enfoque en experiencia y privacidad del candidato.

4. Workable

• Conocido por sus funciones de cumplimiento en varios países.
• Recordatorios automatizados para la expiración de datos.
• Infraestructura segura basada en la nube.

5. SmartRecruiters

• Ofrece flujos de trabajo compatibles con GDPR para contratación global.
• Soporte multilingüe para avisos de derechos de candidatos.
• Ampliamente utilizado por clientes empresariales.

Aunque todas estas plataformas admiten GDPR, iSmartRecruit ofrece la combinación más equilibrada de cumplimiento, automatización de reclutamiento y diseño amigable para reclutadores, lo que la convierte en una opción sólida tanto para agencias como para equipos de RRHH internos.

Cómo Auditar su ATS para el Cumplimiento de GDPR

Incluso si su ATS afirma estar listo para GDPR, los reclutadores deben realizar una auditoría de cumplimiento para evitar riesgos ocultos. Así es cómo.

1. Revisar los Mecanismos de Consentimiento

• ¿Registra su ATS cuándo y cómo se otorgó el consentimiento?
• ¿Pueden los candidatos retirar el consentimiento fácilmente?

2. Verificar las Políticas de Retención

• ¿Se pueden configurar los plazos de eliminación automáticos?
• ¿Notifica su ATS antes de la eliminación?

3. Probar las Solicitudes de los Candidatos

• ¿Puede un candidato descargar todos sus datos en 30 días?
• ¿Qué tan rápido puede eliminar a un candidato tras una solicitud?

4. Evaluar la Seguridad de los Datos

• ¿Los datos están encriptados en reposo y en tránsito?
• ¿Existen controles de acceso basados en roles?

5. Confirmar los Registros de Auditoría

• ¿Puede producir registros detallados para los reguladores con poco aviso?

Al probar estas funciones de manera proactiva, los reclutadores evitan el pánico de cumplimiento de último minuto.

Mejores prácticas para el reclutamiento conforme al GDPR

Tener un ATS listo para el GDPR es solo la mitad de la solución. Los reclutadores también deben seguir las mejores prácticas:

1. Educar a los reclutadores y gerentes de contratación - La conformidad no es solo una característica del ATS, requiere que las personas entiendan los derechos de los candidatos.
2. Minimizar la recopilación de datos - Solo recopilar lo necesario (por ejemplo, no solicitar identificadores personales innecesarios).
3. Utilizar avisos de privacidad claros - Los anuncios de trabajo y las páginas de carreras deben explicar cómo se utiliza los datos de los candidatos.
4. Documentar procesos - Mantener políticas por escrito sobre consentimiento, retención y solicitudes de acceso.
5. Actualizar regularmente la configuración del ATS - Las regulaciones evolucionan, y así también deberían hacerlo las configuraciones de conformidad.

Pensamientos finales: Construyendo confianza con un reclutamiento listo para el GDPR

El GDPR no es un ejercicio de conformidad único, es un compromiso continuo con la protección de datos, transparencia y respeto por los derechos de los candidatos. Un Sistema de Seguimiento de Solicitantes (ATS), cuando está configurado correctamente, es una de las herramientas más efectivas para garantizar la conformidad a gran escala.

Al elegir un ATS listo para el GDPR como iSmartRecruit, los reclutadores no solo reducen el riesgo legal, sino que también fortalecen la confianza de los candidatos y la reputación del empleador. En una era donde la privacidad de datos es tan importante como el salario o los beneficios, la conformidad con el GDPR ya no es opcional, es una ventaja competitiva.

Preguntas frecuentes (FAQs)

1. ¿Los reclutadores necesitan el consentimiento de los candidatos para almacenar CVs?

Sí. Según el GDPR, se requiere consentimiento explícito para procesar y retener los CVs de los candidatos, a menos que se pueda justificar otra base legal (como el interés legítimo).

2. ¿Por cuánto tiempo pueden los reclutadores mantener los datos de los candidatos en un ATS?

Normalmente, de 6 a 12 meses, dependiendo de las leyes locales. Un ATS automatiza la eliminación después de este período para mantener la conformidad.

3. ¿Los candidatos pueden solicitar que se eliminen sus datos de un ATS?

Absolutamente. El GDPR otorga el derecho al olvido, y la mayoría de las plataformas de ATS ofrecen solicitudes de eliminación de autoservicio.

4. ¿Qué sucede si un ATS sufre una violación de datos?

Los reclutadores deben notificar a los reguladores dentro de las 72 horas e informar a los candidatos afectados si hay un alto riesgo para sus derechos.

5. ¿Cuál es el mejor ATS para la conformidad con el GDPR?

Aunque varias plataformas ofrecen funciones de conformidad, iSmartRecruit es particularmente fuerte en equilibrar la automatización de la conformidad con la usabilidad del reclutador.