Herausforderungen beim Aufbau Ihres Talentpools

Der Aufbau von Talentpools könnte eine der effektivsten und verlässlichsten Rekrutierungsstrategien sein, die Sie bisher übersehen haben. Dabei ist es heutzutage ein Schlüssel zur Einstellung passender Talente für Ihre Position. Allein die Existenz eines Talentpools ist ein Zeichen für ein wachstumsstarkes und erfolgreiches Unternehmen.

Eine der größten Herausforderungen im Recruiting ist die Geschwindigkeit. Jedes Mal, wenn eine neue Stelle ausgeschrieben wird oder ein Mitarbeitender das Unternehmen verlässt, entsteht eine Lücke, die schnell geschlossen werden muss. Schnelles und qualitativ hochwertiges Einstellen ist ohne einen vorab aufgebauten Talentpool kaum möglich.

In diesem Artikel tauchen wir tiefer in das Thema Talentpools ein. Lassen Sie uns damit beginnen, zu verstehen, was ein Talentpool ist, welche Vorteile er Ihrem Unternehmen bringen kann und welchen Herausforderungen Sie dabei begegnen könnten.

Was ist ein Talentpool?

Ein Talentpool ist eine Datenbank mit Informationen über vielversprechende Kandidat:innen. Meistens haben diese Personen bereits Interesse an Ihrem Unternehmen als Arbeitgeber gezeigt.

Ein gut aufgebauter Talentpool beschränkt sich jedoch nicht nur auf Namen, Kontaktdaten und LinkedIn-Profile. Ein professionell gepflegter Talentpool enthält zudem:

• Berufserfahrung
• Fähigkeiten
• Karriereziele
• Aktueller Arbeitsplatz (sofern vorhanden)
• Daten zur kulturellen Passung
• Mögliche passende Positionen für jede:n Kandidat:in

Die Kandidat:innen in einem Talentpool sind in der Regel sofort einsatzbereit. Natürlich besteht immer die Möglichkeit, dass ein perfekter Kandidat aus Ihrem Pool letztlich doch nicht passt. Aber zumindest verlieren Sie keine wertvolle Zeit bei der weiteren Suche.

Vorteile des Aufbaus eines Talentpools

Gerade bei der Entscheidungsfindung stehen Sie oft vor mehreren fast perfekten Kandidat:innen – es wäre ein großer Fehler, die zweitbeste Option nach der finalen Entscheidung zu verlieren. Genau dann benötigen Sie einen Talentpool.

Wenn ein Talentpool zu einem festen Bestandteil Ihrer Recruiting-Strategie wird, ergeben sich klare Vorteile:

• Sie sparen Zeit bei der Kandidatensuche
• Das Recruiting beginnt nicht jedes Mal bei null
• Zweitplatzierte Kandidat:innen sind schnell verfügbar
• Mehr engagierte Kandidat:innen stehen zur Verfügung
• Vorauswahl ist möglich
• Das Risiko einer Fehlbesetzung sinkt
• Die Recruiting-Kosten verringern sich

Ein Talentpool steht also ganz im Zeichen von Vorbereitung und Potenzial. Wenn Sie heute Kandidat:innen zu Ihrem Talentpool hinzufügen, sparen Sie sich und Ihrer HR-Abteilung morgen Zeit und Aufwand. Wie bereits erwähnt, kann der Aufbau eines Talentpools jedoch eine mühsame Aufgabe sein. Daher empfehlen wir, sich stets von Branchenexpert:innen inspirieren zu lassen und sich auf mögliche Herausforderungen vorzubereiten.

Welche Mitarbeitenden gehören in einen Talentpool?

Natürlich kann ein Talentpool sowohl interne Mitarbeitende als auch potenzielle externe Kandidat:innen beinhalten. Je vielfältiger die Kandidatenauswahl, desto besser die Auswahlmöglichkeiten. Ein guter Talentpool enthält daher in der Regel –

• Vom Recruiting-Team gesourcte Kandidat:innen
• Zweitplatzierte Bewerber:innen
• Potenzielle Kandidat:innen aus sozialen Medien und Karrieremessen
• Mitarbeitendenempfehlungen
• Qualifizierte ehemalige Mitarbeitende und Praktikant:innen

Ein guter Talentpool ist somit eine zentrale Datenbank potenzieller Teammitglieder, deren Fähigkeiten und Erfahrungen für Ihr Unternehmen in Zukunft wertvoll sein könnten.

Warum sollten Recruiter einen Talentpool aufbauen?

Alle Unternehmen brauchen Notfallpläne. Unerwartetes passiert – und dann muss schnell eine Stelle besetzt werden. In vielen Fällen führt Zeitmangel zu Einstellungen unqualifizierter Mitarbeitender, die unter Stressbedingungen keine gute Leistung erbringen. Laut einer aktuellen Umfrage erfüllen 42 ﹪ der Bewerber:innen nicht die erforderlichen Qualifikationen.

Zudem hatten im Jahr 2019 ganze 69 ﹪ der Unternehmen in den USA Schwierigkeiten, offene Stellen neu zu besetzen. Der Aufbau und die Pflege eines Talentpools kann hier eine verlässliche Lösung darstellen. Vorbereitung ist besser als zu hoffen, dass es das eigene Unternehmen nicht betrifft.

Herausforderungen beim Aufbau eines Talentpools

Laut HR- & Recruiting-Statistiken von Glassdoor geben 76 ﹪ der Personalverantwortlichen an, dass es ihre größte Herausforderung sei, Top-Talente zu gewinnen. Daher ist auch der Aufbau eines Talentpools kein leichter Prozess.

Recruiter stehen somit beim Aufbau und der Verwaltung von Talentpools für verschiedene Unternehmen vor mehreren Herausforderungen.

1. Qualifizierte Kandidat:innen definieren

Qualifizierte Kandidat:innen inmitten einer Vielzahl unpassender Bewerbungen zu erkennen, ist oft aufwendig. Zudem sind Ihre Optionen begrenzt. Den perfekten Kandidaten im Pool zu haben, bedeutet nicht automatisch, dass er für die aktuelle Position ideal geeignet ist.

Eine gute Einstellung basiert nicht auf Quantität. Wichtiger ist es, gezielte Interviewfragen zu entwickeln, um die geeignetste Person zu finden.

2. Den Talentpool füllen

Gute Kandidat:innen befinden sich oft gleichzeitig in den Talentpools mehrerer Unternehmen. Andere Recruiter kontaktieren sie ebenfalls. Daher ist es wichtig, stetig neue Talente in Ihren Pool aufzunehmen und nicht nur auf bestehende Optionen zu setzen.

Hier sind 7 effektive Wege, den Talentpool stetig zu erweitern –

1. Einsatz von Sourcing-Tools

2. Nutzung von Mitarbeitendenempfehlungen

3. Anwendung von Social-Recruiting-Strategien

4. Inbound-Recruiting einsetzen

5. Durchführung von Social-Media-Kampagnen

6. Separate Karriereseite einrichten

7. Talentnetzwerk-Veranstaltungen organisieren

Alle diese Methoden wirken am besten in Kombination. Zudem können Sie Qualitätsstandards und Tests festlegen, bevor Sie neue Kandidat:innen dem Pool hinzufügen.

3. Talentpool-Management

Um aus einer Liste potenzieller Kandidat:innen eine aktive Talent-Community zu machen, ist professionelles Management notwendig. Ohne richtige Segmentierung, Kommunikation und Erwartungsmanagement bleibt der Pool lediglich ein Adressverzeichnis.

Klar zu machen, was Kandidat:innen durch die Teilnahme am Talentpool erwarten dürfen, ist nicht einfach. Der Talentpool ist keine Warteliste – es reicht nicht, nur auf einen Anruf zu warten. Nur durch aktives Management entsteht echter Mehrwert für Ihr Unternehmen.

4. Der Talentmangel

Externe Faktoren wie politische Krisen, Marktveränderungen, demografischer Wandel oder Pandemien verstärken den Talentmangel, und viele davon sind nicht beeinflussbar.

In einigen Branchen ist der Fachkräftemangel besonders gravierend. So zeigt etwa eine ESG-Studie, dass 53 ﹪ der Unternehmen einen akuten Mangel an Cybersicherheits-Fachkräften erleben.

5. Regelmäßige Datenpflege

Wie jede andere Datenbank benötigt auch ein Talentpool regelmäßige und sorgfältige Pflege. Bewerbungen von vor Jahren sind wahrscheinlich nicht mehr aktuell oder relevant. Daher sind die Daten in Ihrem Talentpool zeitkritisch.

Zum Glück gibt es Automatisierungstools wie Pre-Cleanse-E-Mails, die diesen Prozess erleichtern. Doch letztlich ist es Ihre interne Verantwortung. Ohne regelmäßige Pflege wird der Pool schnell nutzlos.

Tipps zur Aufnahme hochwertiger Kandidat:innen in den Talentpool

Nun, da Sie mit dem Konzept des Talentpools und den damit verbundenen Herausforderungen vertraut sind, ist es an der Zeit, konkrete Tipps zur Qualitätssicherung zu geben. Die Datenbank ist nur so gut wie die Kandidat:innen darin.

Tipp 1 – Fokus auf Unternehmenskultur

Bereits vor der Pandemie investierten Führungskräfte viel in eine unterstützende Unternehmenskultur. Im Zeitalter von Remote- und Hybridarbeit ist diese noch schwerer zu gestalten und aufrechtzuerhalten.

Daher sollten Sie Bewerber:innen ansprechen, die zur Unternehmenskultur passen. Fügen Sie Fragen zu Werten, Weltanschauung und situativem Verhalten sowie kognitive Tests in den Bewerbungsprozess ein.

Tipp 2 – Strukturieren Sie Ihre Daten

Damit Sie geeignete Kandidat:innen schnell finden, sollten die Profile klar strukturiert und durchsuchbar sein. Ein Tagging-System und ein Bewertungssystem zur Einstufung helfen bei der Effizienz.

Zudem sparen gespeicherte Suchkriterien Zeit – vor allem bei regelmäßig zu besetzenden Rollen mit definierten Anforderungen.

Tipp 3 – Setzen Sie Löschregeln für Daten

Wenn Sie personenbezogene Daten speichern, müssen Sie DSGVO-konform arbeiten. Das heißt: Sie sollten alle Informationen zu einer Person einfach identifizieren und auf Wunsch löschen können. Datenschutzregelungen sind einzuhalten.

Legen Sie automatisierte Löschfristen fest, um keine veralteten Daten zu speichern. Alternativ können Sie Daten nach einem definierten Zeitraum löschen – je nach Unternehmensrichtlinie.

Fazit: Den perfekten Talentpool aufbauen

Eine der größten Herausforderungen für Recruiter ist es, in kurzer Zeit passende Talente zu finden. Die Time-to-Hire beeinflusst die Gesamtkosten erheblich – eine gut gepflegte Datenbank mit Top-Kandidat:innen ist daher Gold wert.

Der Aufbau eines Talentpools ist nur ein Teil einer erfolgreichen Recruiting-Strategie – aber die Vorteile lohnen sich definitiv.