Externalización del Proceso de Reclutamiento (RPO): Guía para Reclutadores

Las encuestas han demostrado que el RPO reduce los gastos anuales de contratación en un 38%, con un 69% de empleados recién contratados reportando altos niveles de compromiso.

Muchas empresas estaban lidiando con una severa crisis económica durante la era COVID. Por otro lado, hubo un aumento en la demanda de trabajo en industrias como la salud y la hospitalidad. Las empresas buscaron los servicios de externalización de RPO para ayudarles a satisfacer las crecientes necesidades de contratación y minimizar el desafío de encontrar reclutas adecuados en el mercado laboral ajustado. Al utilizar la tecnología y el apoyo profesional al máximo, permitió a las empresas mejorar su escalabilidad y rentabilidad. Si también deseas mejorar tu práctica de adquisición de talento existente con RPO, ¡esta guía de reclutadores te ayudará!

Significado de RPO

Forma completa de RPO: Externalización de Procesos de Contratación.

¿Qué es el reclutamiento RPO?

RPO es una acción realizada por una empresa para externalizar las responsabilidades de reclutamiento a una empresa externa que realiza específicamente funciones y tareas relacionadas con el reclutamiento.

¿Cómo funciona el RPO?

RPO es una subrama de BPO, que es la Externalización de Procesos de Negocio. Funciona como una extensión del departamento interno de recursos humanos de la empresa para aumentar la eficiencia, reducir costos, acelerar el proceso de contratación y llevar exposición a un grupo de talentos diversificado.

La relación entre el negocio de RPO y el empleador es contractual. Los RPO simplifican el proceso de reclutamiento al encargarse de tareas como localizar, seleccionar y evaluar candidatos calificados.

Roles y Responsabilidades de RPO

El papel de las empresas de RPO es proporcionar asistencia en reclutamiento en el lugar y fuera del lugar a las organizaciones y asumir la responsabilidad de la planificación y ejecución eficientes del procedimiento completo de contratación. Aquí hay algunas más en la lista:

• Los RPO deben centrarse en el compromiso con el talento y el gerente de contratación.

• La gestión de candidatos es crucial para los RPO para traer talento de calidad a bordo.

• El personal de RPO trabaja en reclutamiento estratégico para atraer a los mejores talentos.

• El cumplimiento y la gestión de riesgos son útiles con los RPO.

• Los proveedores de RPO ofrecen consultoría de RPO de marca de empleador para desarrollar una buena imagen de marca y mejorar la experiencia del candidato.

• Los RPO proporcionan informes de análisis de reclutamiento y también realizan screening previo al empleo.

• La asociación con proveedores y la gestión de la cadena de suministro son responsabilidades de respaldo de los proveedores de RPO.

• Desarrollan una red de graduados tempranos y personas recién egresadas de la universidad para mantener a los candidatos no representados dentro del grupo de talentos. 

Tipos de Soluciones de RPO Disponibles en el Mercado

1. RPO de Extremo a Extremo

Es una solución de RPO continua que incluye todos los servicios de Externalización de Procesos de Contratación relacionados con la contratación permanente, incluyendo inversiones en tecnología de contratación. Debido a su complejidad, el enfoque completo de RPO es un poco exigente de ejecutar. Sin embargo, puedes esperar los mejores ahorros, eficiencia, resultados de contratación, satisfacción y cumplimiento. Tu proveedor de RPO llevará a cabo tareas que van desde la planificación estratégica de la fuerza laboral hasta la búsqueda, selección, evaluación, gestión de ofertas e integración. 

2. RPO Centrado en Proyectos

El RPO centrado en proyectos, al igual que el RPO de extremo a extremo, proporciona gestión completa del ciclo de contratación pero para un proyecto o duración específicos. Esta solución de RPO se adapta a empresas que experimentan escasez de talento debido a la expansión del negocio o al establecimiento de nuevas empresas. El RPO centrado en proyectos te permite continuar con las capacidades internas de contratación para contrataciones de rutina. Y también disfrutar de los beneficios del RPO de extremo a extremo para una iniciativa de contratación específica. 

3. RPO a Demanda

Puede haber interrupciones en el proceso de contratación de las pequeñas empresas cuando experimentan aumentos repentinos en la contratación. Puede ser debido al lanzamiento de nuevos productos o la introducción de iniciativas creativas. Para satisfacer la demanda de contratación estacional de talentos de calidad y manejar el flujo de trabajo de contratación en tales picos, las empresas optan por el RPO a demanda. Los profesionales de RPO aumentan la capacidad del equipo interno sin realizar ningún cambio en el proceso de contratación. 

4. RPO Modular

Las empresas de externalización de contratación ofrecen RPO modular o selectivo a empresas que desean fortalecer dominios específicos de su proceso interno de contratación. Es un enfoque basado en la demanda que proporciona experiencia en tareas enormes que requieren una fuerza laboral masiva. Generalmente, las empresas subcontratan la búsqueda y selección de candidatos a proveedores de RPO para acelerar el proceso de contratación en su etapa inicial. Sin embargo, también puedes recibir soporte administrativo, ayuda en la gestión de candidatos u otro componente específico. 

¿Qué son los Servicios de RPO?

El área de contratación se está remodelando para adaptarse al panorama dinámico de la industria de contratación. La búsqueda de candidatos ahora ha adoptado un enfoque centrado en las personas. Con la introducción de los últimos canales de búsqueda, la competencia ha aumentado. Las tareas de alto volumen están automatizadas y las estrategias de contratación se han incorporado al ámbito de la estrategia empresarial. 

Los servicios de RPO son la asistencia ofrecida por las empresas de RPO en el sector de contratación. Los proveedores de RPO se mantienen al día con las tendencias del mercado y supervisan su estrategia de servicio para proporcionar soluciones efectivas de contratación de RPO a los empleadores. Aquí están las áreas donde la externalización de la contratación puede ser beneficiosa:

• Puedes buscar candidatos y realizar tareas de selección con la ayuda de expertos en RPO y nuevas tecnologías y herramientas de reclutamiento.

• RPO es una herramienta valiosa para mapear el mercado, reevaluar las tendencias actuales del mercado y deducir estrategias para vencer a la competencia.

• La Búsqueda Ejecutiva y el reclutamiento directo son parte de muchos servicios de RPO.

• Puedes aumentar tu escalabilidad y reducir el desperdicio de recursos aprovechando el soporte de cumplimiento y administrativo de los proveedores de RPO.

• Los servicios de RPO también cubren la gestión de bases de datos de candidatos, gestión de portales y seguimiento de referencias.

• Puedes transferir la responsabilidad de cubrir las vacantes y mantener todo el ciclo de contratación de tu empresa a los proveedores de RPO.

• Puedes externalizar la gestión financiera y de cuentas de tu empresa. Los servicios de RPO cubren facturas y pagos, gestión de cuentas, gestión de tiempo y gastos, personal y software para la gestión de nóminas, y control de crédito.

Beneficios de RPO para Empresas

1. Alcance Ampliado a los Mejores Talentos

Las empresas de RPO tienen un amplio pool de talentos para habilidades y dominios demandados. Además, muchos proveedores de RPO tienen redes ampliadas de universidades y empresas de colocación que les permiten atraer candidatos calificados pero subrepresentados.

2. Mejor Experiencia del Candidato

Los servicios de RPO brindan la flexibilidad de la automatización y la optimización basada en requisitos en los procedimientos de contratación. Los proveedores de RPO personalizan los portales de empleo para aumentar la participación de los candidatos, crear descripciones de trabajo bien definidas y relevantes, eliminar barreras que interrumpen el flujo de contratación y facilitar el procedimiento de aplicación para los candidatos.

Además, hacen que la comunicación entre empleador y contratado sea accesible, responden rápidamente a las consultas de los solicitantes y mantienen la transparencia en el proceso de contratación. Por lo tanto, construyen una imagen de marca empleadora reputable y proporcionan una mejor experiencia al candidato.

3. Reducción de Costos de Contratación

RPO es escalable. Reduce la dependencia de una empresa en agencias de terceros y aprovecha las ventajas de un sistema de contratación unificado. Además, al proporcionar una mirada optimizada en cada paso de la contratación, RPO también reduce el costo por contratación. Puedes seleccionar tu modelo de RPO según las necesidades de tu empresa. Y así, eventualmente puede gestionar el presupuesto de contratación en general y hacer el proceso de contratación más rentable.

4. Mitigación de riesgos en contratación

Con RPO, los riesgos asociados con la contratación se reducen. Las empresas de Externalización de Procesos de Contratación siguen prácticas de contratación conformes para mitigar riesgos en todos los pasos del proceso de contratación. Se ajustan a las reglas cambiantes del mercado de adquisición de talento y ofrecen soporte de cumplimiento al empleador.

Con datos y análisis en tiempo real, los servicios de RPO obtienen contrataciones más adecuadas que están familiarizadas con culturas empresariales similares. De este modo, aumentan las tasas de retención de los candidatos y minimizan la posibilidad de aperturas inesperadas.

5. Reducción del tiempo de contratación

De hecho, la Externalización de Procesos de Contratación puede ahorrar hasta un 55% del tiempo de los gerentes de contratación. Además, RPO impulsa todo el flujo de trabajo de contratación. Los proveedores de RPO cuentan con un equipo experimentado de profesionales de contratación que están familiarizados con el competitivo mercado de adquisición de talento. Así, atraen contrataciones de calidad más rápido utilizando integraciones tecnológicas avanzadas como el Chatbot de Contratación y estrategias de contratación actualizadas.

Factores de éxito en la implementación de RPO

Una implementación exitosa de RPO crea un equilibrio entre la demanda de resultados rápidos y la sostenibilidad a largo plazo del proceso de contratación. Reconozcamos los factores responsables de lo mismo.

1. Encuesta y observaciones críticas

Para comprender mejor el proceso de contratación existente del equipo interno de adquisición de talento, los proveedores de RPO realizan una encuesta detallada. Les permite desarrollar una estrategia de implementación efectiva al reconocer la solución empresarial existente y el entorno empresarial general.

2. Obtener apoyo organizativo

Después de conocer el modelo de contratación prevaleciente en la empresa, los RPO se centran en obtener el apoyo del equipo de adquisición de talento para realizar los cambios necesarios. Es crucial ganar la confianza del equipo interno de RRHH para implementar métodos de mejora.

3. Formación y colaboración

En una asociación de RPO, el papel del equipo interno de RRHH es crucial. Para implementar las mejores prácticas de contratación, los profesionales de RPO pueden capacitar a los gerentes de contratación internos para introducir tecnología de contratación actualizada y herramientas de automatización de contratación. Colaboran con el personal de contratación para conocer las políticas y la cultura empresarial y así crear un pool de talento adecuado para la empresa.

4. Integración de tecnología

Los reclutadores y empleadores tienen una opinión unánime sobre la integración tecnológica en la contratación. Están de acuerdo en que la automatización y la tecnología simplifican y aceleran toda la escena de contratación. Por lo tanto, los proveedores de RPO reconocen la demanda de contratación de la empresa y recomiendan la tecnología adecuada para satisfacer las necesidades presentes y futuras.

5. Solución de lagunas

¿Cómo ayuda el software de RPO en la Externalización de Procesos de Contratación?

La implementación de un RPO es un éxito cuando el programa de reclutamiento diseñado sirve a las necesidades a largo plazo de la empresa. El equipo de RPO intenta resolver cualquier problema u obstáculo que pueda surgir durante el proceso de lanzamiento. Además, mantienen la capacitación del equipo para promover la adhesión a los nuevos procedimientos y recursos.

El software de Externalización del Proceso de Contratación (RPO) juega un papel crucial en mejorar la efectividad y eficiencia del proceso de reclutamiento de varias maneras:

Optimización de las Operaciones de Reclutamiento: El software de RPO automatiza y optimiza diversas etapas del proceso de reclutamiento, como la búsqueda, selección, entrevistas e integración. Esto conduce a un flujo de trabajo más organizado y eficiente, ahorrando tiempo y recursos.

Mejora de la Búsqueda de Candidatos: Permite acceder a un grupo de talentos más amplio al aprovechar bases de datos integradas y plataformas de redes sociales. Las capacidades de búsqueda avanzadas y las herramientas impulsadas por IA pueden identificar candidatos potenciales de manera más efectiva.

Mejora de la Selección y Evaluación de Candidatos: El software a menudo incluye algoritmos sofisticados y herramientas de IA para filtrar currículums y evaluar las calificaciones de los candidatos. Esto reduce el tiempo dedicado a la selección manual y mejora la calidad de la selección de candidatos.

Toma de Decisiones Basada en Datos: El software de RPO generalmente incluye herramientas de análisis que proporcionan información sobre varios aspectos del proceso de reclutamiento, como la efectividad de la búsqueda, el tiempo de contratación y el costo por contratación. Estos análisis ayudan a tomar decisiones informadas basadas en datos.

Mejora de la Experiencia del Candidato: Al automatizar tareas rutinarias, el software de RPO permite a los reclutadores centrarse en interactuar con los candidatos, mejorando así la experiencia del candidato. Respuestas rápidas, actualizaciones regulares e interacciones más fluidas contribuyen a una impresión positiva de la organización contratante.

Cumplimiento y Registro: El software ayuda a mantener el cumplimiento de varios requisitos legales relacionados con el reclutamiento. También ayuda en el registro, asegurando que todas las interacciones y decisiones de los candidatos se registren y almacenen para futuras referencias.

Escala y Flexibilidad: El software de RPO puede adaptarse a las necesidades cambiantes de reclutamiento de la organización, apoyando períodos de contratación de alto volumen, así como momentos de poca actividad de reclutamiento.

Reducción de Costos: Al automatizar y optimizar varios aspectos del proceso de reclutamiento, el software de RPO puede reducir significativamente el costo por contratación y los costos operativos generales.

Mejora de la Colaboración: Facilita una mejor colaboración entre los miembros del equipo con funciones como paneles compartidos, notas de candidatos y herramientas de comunicación.

Calidad de la Contratación: A través de herramientas avanzadas de selección y evaluación, el software ayuda a mejorar la calidad de las contrataciones, asegurando que los candidatos no solo cumplan con los requisitos del trabajo, sino que también encajen en la cultura de la empresa.

Diferencia entre RPO y Agencia de Empleo

Muchos malinterpretan una empresa de RPO como una agencia de empleo. Sin embargo, aunque ambas sirven para cumplir con las necesidades de contratación de las organizaciones, sus objetivos y metas de reclutamiento son diferentes.

Las empresas delegan algunas o todas sus funciones de reclutamiento a otra empresa en RPO. Estas empresas son especialistas en contratación y se supone que ayudan a la empresa a alcanzar sus objetivos de reclutamiento a largo plazo.

Por otro lado, las agencias de contratación satisfacen las demandas de contratación a corto plazo de las organizaciones. Y a menudo están involucradas en las etapas intermedias o finales del proceso de contratación. Aquí hay algunas otras diferencias clave entre ambas:

• En general, el papel de una empresa de RPO es proporcionar contratación de principio a fin. Mientras que las agencias de contratación se limitan al papel habitual de contratación y suministro.

• Los proveedores de RPO se centran en la gestión de SLA. Por el contrario, las agencias de contratación limitan sus tareas al logro de objetivos definidos.

• Los RPO utilizan enfoques basados en datos y análisis para sugerir contrataciones, mientras que las agencias de contratación dependen principalmente de procesos manuales.

• Un proveedor de RPO trabaja en aumentar la participación tanto del empleador como del empleado potencial. Mientras que las agencias de contratación contribuyen poco o nada a la marca del empleador y la participación del talento.

• La calidad de las contrataciones puede no ser la mejor para cumplir con los requisitos de la empresa si se contrata a través de una agencia de contratación. Se centran más en cubrir el puesto que en recomendar contrataciones que se adhieran a las políticas de la empresa. Mientras que los RPO sugieren talentos destacados de la industria que se ajustan con precisión a las necesidades de la empresa.

• Los RPO son más confiables y rentables que las agencias de contratación. Los RPO cobran una tarifa de gestión fija, y las agencias de contratación cobran una tarifa de contingencia.

• El objetivo principal de un proveedor de RPO es la planificación de la fuerza laboral. Mientras que la agencia de contratación se enfoca principalmente en el suministro de talento.

Estudio de caso exitoso de RPO

La era de COVID-19 vio un aumento significativo en la demanda de trabajadores hospitalarios y expertos en salud, momento en el que tuvo lugar el estudio de caso de RPO. El cliente del sector de la salud contactó a un proveedor de RPO para externalizar la contratación y la incorporación de miles de candidatos para múltiples posiciones. El cliente necesitaba cubrir vacantes para personal de apoyo administrativo, especialistas médicos y otras posiciones en hospitales de campaña temporales.

El cliente recibió dos soluciones de RPO basadas en proyectos del proveedor de RPO, cada una de las cuales se entregó en menos de 48 horas.

• Los expertos y profesionales de contratación asociados con la empresa trabajaron turnos de 12 horas.

• Pasaron siete días a la semana en evaluación de aplicaciones, cumplimiento y PES.

• Realizaron gestión de procesos, entrevistas por video, respuesta a consultas y acciones en lotes con más de 55 empleados involucrados.

El equipo proveedor de externalización de procesos de contratación pudo incorporar a 17,500 contrataciones de calidad para trabajar y apoyar a 45 nuevos fideicomisos de salud en solo unas pocas semanas.

Reflexión final sobre RPO

Los informes sugieren que se espera que la industria global de RPO alcance los $20.8 mil millones para 2027. Por lo tanto, es crucial que los clientes comprendan plenamente el potencial de sus alianzas. Si el RPO mejorará la escena de contratación de su negocio o no depende de cómo seleccione a su RPO de recursos humanos. En primer lugar, debe comprender los requisitos de su negocio. A continuación, debe identificar los factores que lo llevaron a optar por el RPO y, por último, deducir una estrategia efectiva y ceñirse a ella. Después de encontrar soluciones para los pasos anteriores, puede contactar a las principales empresas de RPO para cumplir con las demandas de contratación de su empresa.