Cómo planificar tu presupuesto de reclutamiento 2025

El plan financiero que una organización adopta antes de llevar a cabo cualquier tipo de proceso de contratación se denomina presupuesto de reclutamiento. La organización lo hace colaborando con su equipo de recursos humanos para que todos los gastos que conlleva organizar la campaña de contratación se gestionen sin problemas y con mínimas complicaciones. Algunas de las consideraciones básicas para el ejemplo de presupuesto de reclutamiento pueden ser un sistema de seguimiento de candidatos, compra de servicios, publicación de empleos, publicidad de vacantes, entrevistas por vídeo y más. 

Como se observa en la mayoría de las organizaciones, es el equipo de recursos humanos el que asume toda la responsabilidad de elaborar un presupuesto de contratación. La empresa asigna una cantidad determinada de dinero al responsable de contratación, cuya responsabilidad es llevar a cabo el proceso y, mientras tanto, dar actualizaciones sobre cada centavo que se utiliza en la campaña de reclutamiento. Por ello, el equipo de RR. HH. desempeña un papel crucial en el proceso de reclutamiento. 

Desglose de categorías de gastos del presupuesto de contratación

Normalmente, el presupuesto contiene el gasto de todas las actividades de contratación de principio a fin y los recursos utilizados durante el proceso. Por tanto, el presupuesto de contratación se divide en dos tipos: costes fijos y costes variables. Comprendamos a fondo qué etapas y actividades de contratación están asociadas con cada categoría. 

1. Costes fijos

El coste fijo es el gasto asociado al proceso de contratación que ocurre anualmente y se gestiona de manera ordenada, como los salarios del personal a tiempo completo, asociaciones, tecnología de reclutamiento y costes de agencias de reclutamiento o selección. Veamos los componentes de reclutamiento que requieren un gasto fijo. 

Cuotas de suscripción a portales de empleo (es decir, LinkedIn Premium)

Las organizaciones utilizan portales de empleo para realizar eficazmente funciones de marketing de reclutamiento como publicar vacantes, buscar candidatos potenciales para añadir a su reserva de talento y compartir contenido sobre un entorno laboral positivo para atraer candidatos. 

Por lo tanto, los responsables de contratación deben revisar los datos del año anterior sobre sus contrataciones y determinar el mejor canal que proporcione el mejor talento para distintos roles. Invierta las cuotas de suscripción solo en esos canales y planifique el presupuesto en consecuencia. Por ejemplo, Indeed puede haber sido eficaz para contratar candidatos de ventas, mientras que Stack Overflow fue más adecuado para roles técnicos. 

Salarios del equipo de reclutamiento

Los responsables de contratación deben calcular los salarios internos del equipo de reclutamiento al planificar un presupuesto de contratación. Añada el equipo de RR. HH., y la regla es tener 1 miembro de RR. HH. por cada 50 empleados. También se debe considerar el coste si la empresa planea añadir nuevos miembros al equipo de reclutamiento y presupuestar las remuneraciones internas en consecuencia. 

Cuotas o comisiones de asociaciones con centros de carrera

Establecer asociaciones con una universidad o institución es una buena forma de encontrar candidatos adecuados. Los responsables de contratación deben calcular cualquier asociación anual que estén planeando establecer. Esto incluye asociaciones con agencias de eventos, todo tipo de afiliaciones pagadas, promotores, agencias externas de reclutamiento y centros de carrera universitarios.  

Gastos de tecnología de reclutamiento

En el reclutamiento, la tecnología puede ser una aliada del reclutador para contratar candidatos adecuados rápidamente. Con el software de reclutamiento adecuado, el equipo de contratación puede trabajar de forma colaborativa y ahorrar tiempo y esfuerzo valiosos.

Herramientas de reclutamiento online como los sistemas de seguimiento de candidatos, software de gestión de relaciones con candidatos y software de adquisición de talento son salvavidas para los reclutadores. Este software automatiza el proceso de contratación de principio a fin. Al planificar un presupuesto, hay que incluir las tarifas de suscripción de estas herramientas online. Para explicarlo más, utilizar estas herramientas para hacer seguimiento de los gastos de reclutamiento es tan crucial como usar los mejores diarios de trading para gestionar inversiones financieras en el comercio.

Si está considerando otras herramientas para distintas etapas del proceso, como herramientas de gestión de entrevistas, software de gestión de currículums, herramientas de evaluación técnica y software de verificación de antecedentes, entonces incluya también sus cargos por suscripción. 

Honorarios de reclutadores externos

Los reclutadores externos cobran a la empresa por buscar candidatos, evaluarlos y proporcionar el talento más adecuado según los requisitos de las vacantes. Generalmente, los pagos por reclutamiento por contingencia varían entre el 15﹪ y el 20﹪ del salario anual del empleado, mientras que el reclutamiento por retención puede costar hasta el 40﹪ del salario base del contratado. 

Supongamos que un candidato es contratado por una empresa con un salario de $50,000, y la agencia de reclutamiento cobra el 18﹪ en el momento de la contratación; entonces, la empresa pagaría $9,000 a la agencia por dicha contratación. 

Esta colaboración del equipo podría consistir en reclutadores por contrato de forma anual. Por lo tanto, es necesario incluir este gasto en la hoja de presupuesto de reclutamiento. 

2. Costes variables

Los costes variables de contratación están relacionados con la contratación de un empleado específico para un puesto concreto, como publicidad, bonificaciones por referencias, asistencia a eventos de networking, verificación de antecedentes, etc. 

Publicidad de empleos

Las empresas pagan para mostrar sus vacantes en varias plataformas en línea y publicaciones para atraer a una amplia gama de candidatos potenciales. Para anunciar vacantes en portales de empleo, la empresa debe pagar tarifas anuales de suscripción para utilizar el servicio. 

Este es un coste adicional; sin embargo, puede ser ventajoso, ya que estos servicios te ayudan a llegar al mayor número posible de candidatos. Así que, al calcular el gasto, multiplica el número de publicaciones por portal por el precio de cada publicación.

Verificación de antecedentes

La verificación de antecedentes es un servicio importante que las organizaciones utilizan para comprobar la credibilidad de los candidatos. Muchas empresas trabajan en este campo y cobran cantidades elevadas por comprobar cada detalle relevante. 

Sin embargo, con el uso creciente de plataformas de redes sociales y sitios de networking, la contratación por referencias es una forma eficaz de ahorrar gastos en verificación de antecedentes. Calcule el gasto en consecuencia. 

Actividades de evaluación de candidatos (pruebas de habilidades, revisión de currículums, entrevistas)

Las actividades de evaluación de candidatos incluyen la realización de diversas pruebas previas, como psicométricas, de comportamiento situacional y habilidades técnicas. La organización puede utilizar un ATS o herramientas de evaluación online disponibles en el mercado para evaluar a los candidatos más rápidamente. 

Una inversión sólida en herramientas de evaluación permitirá a los reclutadores evaluar a los candidatos de manera efectiva y oportuna. Además, las organizaciones pueden comprar pruebas a consultoras u otras empresas para utilizarlas durante el proceso de selección.  

Campañas de employer branding

Todo, desde campañas de employer branding y vídeos hasta la optimización del sitio de carreras, debe aplicarse para comprender mejor el coste de reclutamiento. Incluye los fondos que una empresa necesita para establecer una marca empleadora positiva creando contenido atractivo para publicar en redes sociales, participando en eventos y el material de marca que proporciona a los candidatos durante esos eventos de contratación. 

Eventos de reclutamiento

Planifique previamente el presupuesto creando una lista de todos los próximos eventos de reclutamiento, ferias de empleo y conferencias profesionales en los que la empresa planea participar próximamente, e inclúyalos en la hoja de presupuesto de contratación. Calcule tarifas, entradas y alojamiento para esos eventos. 

Utilice como referencia la hoja de presupuesto de eventos del año anterior. 

Haga seguimiento del número de candidatos de calidad que conoce en cada evento de contratación, para que pueda planificar participar en los eventos más eficientes en el futuro. 

Bonificaciones por referencias de empleados

El principal objetivo del Programa de Referencias de Empleados es ofrecer incentivos a los empleados actuales que recomienden nuevos talentos. También incluye viajes, vales, regalos, tiempo libre y otras recompensas. Es una forma económica de llegar a candidatos potenciales. Generalmente, la bonificación promedio por referencias suele oscilar entre $1,000 y $5,000. Sin embargo, las demás recompensas que ofrece la empresa varían, por lo que el responsable de contratación puede tomar referencias de los datos del año anterior y presupuestar en consecuencia. 

Incorporación y formación

Al asignar el presupuesto, los responsables de contratación deben considerar los costes de incorporación y formación. Prácticamente, no es posible establecer con precisión el coste promedio de incorporación y formación de un nuevo empleado. Incluye papeleo y gastos administrativos, configuración del espacio de trabajo, kit de bienvenida, viajes y reubicación, formación y soporte al empleado. 

Con programas de formación rigurosos y accesibles, será posible para la organización perfeccionar las habilidades de los candidatos. Por lo tanto, debe considerarse un gasto activo en programas de formación. Algunas de las herramientas de formación en las que la organización debe invertir son seminarios, materiales de lectura, talleres, cursos en línea, etc. 

Costes de programas de formación y desarrollo

Con programas de formación rigurosos y accesibles, será posible para la organización perfeccionar las habilidades de los candidatos. Por lo tanto, debe considerarse un gasto activo en programas de formación. Algunas de las herramientas de formación en las que la organización debe invertir son seminarios, materiales de lectura, talleres, cursos en línea, etc. 

¿Cómo planificar un presupuesto de reclutamiento?

El proceso de nuevas contrataciones puede llevar tiempo y ser costoso. Sin embargo, puedes optimizar tus esfuerzos de reclutamiento y obtener mejores resultados con un presupuesto bien planificado. Explora los siguientes pasos que debes seguir para planificar un presupuesto de reclutamiento exitoso. 

1. Determinar las necesidades de contratación de la empresa

El primer paso para planificar un presupuesto de reclutamiento es definir tus objetivos de reclutamiento. Identifica el número de puestos a cubrir, sus niveles y salarios, y las habilidades y experiencia requeridas para cada rol. Especifica el número y tipo de empleos y el tipo de contratación (alta demanda, estacional, headhunting, reclutamiento universitario). 

Los responsables de contratación pueden hacerse las siguientes preguntas para definir los objetivos: ¿Qué puestos necesitas cubrir? ¿Cuántos empleados deseas contratar? ¿Cuáles son las cualificaciones y habilidades necesarias para cada rol? Responder a estas preguntas te ayudará a determinar los recursos necesarios para encontrar a los candidatos adecuados.

2. Analizar los costes del año anterior

Analiza los costes más y menos eficaces del año anterior y establece tus proyecciones de costes para el año en curso. Desglosa los costes para obtener una visión clara de los gastos trimestrales y mensuales recurrentes, tácticas ineficientes de referencia y costes inesperados.

3. Determinar el coste de reclutamiento

El coste de reclutamiento puede variar significativamente según el tipo de puesto que se quiera cubrir y los métodos utilizados para encontrar candidatos. Por ejemplo, anunciar un empleo en un portal de empleo puede costar entre $50 y $500, dependiendo de la plataforma y la duración del anuncio. 

Por otro lado, contratar a un reclutador o una empresa de búsqueda ejecutiva puede costar miles de dólares. Es esencial considerar todos los gastos involucrados en el proceso de contratación, incluidos publicidad, agencias de empleo, bonificaciones por referencias y gastos de viaje de los candidatos, para determinar con precisión el coste de reclutamiento.

4. Estimar el número de contrataciones anuales

Empieza por lo básico estimando el número de contrataciones, sin importar el tamaño de la organización. Una de las consideraciones clave antes de calcular este número es contar con la colaboración de todos los gerentes para comprender sus necesidades y requisitos. 

Al reclutar, la organización debe tener claro si quiere contratar pasantes, gerentes senior o responsables para un puesto específico. El motivo detrás de esta estimación es calcular los gastos tanto anuales como trimestrales. Por otro lado, si surge la necesidad de colaborar con agencias externas, tener un esquema general de las habilidades necesarias para el puesto puede ser muy útil. 

5. Añadir un margen para gastos imprevistos

Por supuesto, los responsables de contratación pueden tomar como referencia la hoja de presupuesto del año anterior. Sin embargo, deben incluir un margen adicional para gastos imprevistos en el proceso de contratación. Este monto puede utilizarse para abordar problemas como fallos tecnológicos o salidas de personal. 

Los fondos adicionales te dan la libertad de tomar decisiones que mejoren el proceso de contratación y aprovechar oportunidades espontáneas. 

6. Considerar los KPIs de reclutamiento

Una vez tengas claros todos los parámetros anteriores, lo último que necesitas hacer es crear una plantilla de presupuesto de reclutamiento que ilustre los costes frente a los KPIs de reclutamiento. Por tanto, el presupuesto debe incluir coste proyectado vs coste real, KPIs proyectados vs reales y métricas de eficiencia como el coste por contratación. Así podrás avanzar durante todo el año. 

7. Utilizar una plantilla de presupuesto de reclutamiento

Puedes utilizar una plantilla de presupuesto para varios periodos consecutivos. Esto te permitirá mantenerte organizado y comparar las métricas de contratación de un periodo a otro en un solo lugar. Así, podrás tomar decisiones basadas en datos y mucho más precisas. 

Además, será más fácil presentar tus conclusiones a los responsables de contratación o asesores financieros cuando el presupuesto esté organizado de forma clara. 

¿Quién decide? Principales partes interesadas en la planificación del presupuesto de reclutamiento

A la hora de planificar tu presupuesto de reclutamiento, es esencial saber quién debe estar presente en la toma de decisiones. Piénsalo como reunir a todos los actores clave que tienen interés en incorporar nuevo talento a la empresa.

1. Ejecutivos de RR. HH.: Son tus aliados principales en todo lo relacionado con la contratación. Tienen una visión clara de lo que se necesita en cuanto a nuevas contrataciones según el crecimiento de la empresa y la rotación de personal. 

2. Responsables de departamento: Cada jefe de departamento sabe exactamente qué habilidades y roles necesita en su equipo. Aportan conocimientos valiosos sobre los requisitos específicos y el momento adecuado para contratar en sus áreas.

3. Responsables financieros: Obviamente, no se puede planificar un presupuesto sin incluir al equipo financiero. Son cruciales, ya que ayudan a asegurar que los planes de contratación estén alineados con las capacidades financieras y el marco presupuestario general de la empresa.

4. Alta dirección: Incluir a algunos ejecutivos de nivel superior puede ser beneficioso. Ellos tienen la última palabra en la dirección estratégica de la empresa, lo que influye directamente en las necesidades y prioridades de contratación.

Reunir a todas estas personas ayuda a garantizar que tu presupuesto de reclutamiento no solo sea realista, sino que también esté alineado con los objetivos estratégicos y las necesidades operativas de tu empresa. 

¿Cómo gestionar y ahorrar en costes de reclutamiento?

Planificar y gestionar el presupuesto de reclutamiento lleva tiempo. No debe tomarse a la ligera y el presupuesto debe asignarse con cuidado. A continuación, se presentan algunos consejos para gestionar el presupuesto de contratación. 

• Utiliza métodos de reclutamiento rentables: Considera el uso de referencias de empleados, portales de empleo en línea y redes sociales para llegar a una audiencia más amplia con un coste mínimo.

• Simplifica el procedimiento de contratación: Para optimizar el proceso, automatiza la función de reclutamiento tanto como sea posible para reducir el trabajo manual y hacer el proceso más eficiente.

• Planifica con antelación: La planificación y presupuestación a largo plazo para la contratación te ayudará a asignar recursos de forma eficaz y evitar costes inesperados.

• Negocia con las agencias de reclutamiento: Si utilizas una agencia de reclutamiento, negocia las tarifas y sé transparente con tu presupuesto para obtener la mejor oferta posible.

• Ofrece paquetes de compensación competitivos: Atrae al talento adecuado ofreciendo salarios y beneficios competitivos que se ajusten a los estándares del sector. Esto puede reducir el tiempo y el coste de encontrar al candidato ideal.

• Contrata internamente: Fomenta la movilidad interna y promueve desde dentro para reducir los gastos de contratación y aumentar la moral de los empleados.

• Evalúa regularmente el proceso de reclutamiento: Revisa y evalúa el proceso de contratación con regularidad para identificar áreas de mejora y ahorro de costes.

Aplica los consejos mencionados anteriormente para ahorrar y gestionar los costes de reclutamiento. 

Reflexión final sobre el presupuesto de contratación

Sin embargo, llevar el control del presupuesto de contratación puede parecer una tarea algo compleja. Por eso, una planificación eficaz del presupuesto de reclutamiento es crucial para el éxito de tu organización, definiendo tus objetivos de contratación, determinando el coste de reclutamiento, evaluando tus gastos actuales, asignando tu presupuesto y supervisándolo para hacer ajustes. De esta forma, puedes lograr el equilibrio adecuado entre coste y calidad para alcanzar tus objetivos de contratación.

Es importante contar con un presupuesto de contratación realista y flexible que te permita atraer y retener al mejor talento sin superar las limitaciones presupuestarias.