Portal y Gestor de Onboarding: ¿Realmente los necesitas?

Los nuevos empleados enfrentan numerosos desafíos al prepararse para trabajar. Deben aprender un nuevo flujo de trabajo, entender su nuevo rol, adaptarse a un entorno laboral diferente y formar relaciones con sus colegas. Todo esto ocurre al mismo tiempo, lo que puede resultar abrumador. Por ello, las empresas desarrollan una estrategia de incorporación, ya sea presencial o mediante un proceso digital, para ayudar a los nuevos empleados a adaptarse a su nuevo entorno. 

La incorporación de nuevos empleados es uno de los aspectos más importantes en una empresa bien organizada. Es una actividad clave porque determina cuán productivos serán los nuevos empleados en el futuro y garantiza que no frenen el crecimiento de tu empresa. 

Esta estrategia incluye el uso de un portal de incorporación y la presencia de un responsable de onboarding para ayudar a los nuevos empleados cuando se unen a la empresa. 

¿Pero cómo contribuyen estos elementos al proceso de incorporación? En este artículo analizaremos el portal de onboarding y el responsable de incorporación, y por qué los necesitas.

Definición

¿Qué es un portal de onboarding?

Un portal de onboarding es un sitio o ubicación digital central donde los nuevos empleados pueden acceder a información importante, gestionar tareas, comunicarse, colaborar con su equipo y adaptarse lo más rápido posible. Cuanta más información tenga un nuevo empleado a su disposición, más fácil y rápido alcanzará su productividad máxima. Además, dado que los nuevos empleados suelen ser reticentes a hacer preguntas, el portal debe ser amigable y fácil de usar.

Tu portal de onboarding debe:

1. Tener un sistema estructurado para proporcionar la información

2. Conectar a los nuevos empleados con tu equipo y hacerlos sentir parte de la familia

3. Integrarse bien con tu flujo de trabajo y sistemas actuales

4. Crear una experiencia agradable para el nuevo empleado

5. Contar con capacidad de pre-incorporación

¿Qué es un responsable de onboarding?

Un responsable de onboarding supervisa la incorporación fluida de los nuevos empleados, incluyendo los procesos de pre-onboarding y onboarding. La descripción del trabajo de un responsable de onboarding puede ser bastante amplia, abarcando tareas como crear documentos de la empresa, gestionar el papeleo, dar la bienvenida a los nuevos empleados, presentarlos al equipo y programar tareas, reuniones o sesiones de formación.

¿Cuándo necesitas un portal y un responsable de onboarding?

Estás contratando mucho personal o planeas hacerlo pronto

Si contratar muchos empleados es una parte esencial de tu negocio, deberías considerar tener un responsable de onboarding y un software de onboarding dedicado. Contar con las personas y recursos adecuados es la mejor manera de trabajar con eficiencia y eficacia.

Tu rotación de personal es alta

Según las estadísticas, una buena incorporación puede aumentar la retención de empleados hasta en un 82﹪. 

Además, el 34﹪ de los nuevos empleados dejan un trabajo dentro de los primeros 90 días por una mala experiencia, incluyendo una mala experiencia de onboarding. Por eso, un buen sistema y proceso de onboarding es esencial para que tus empleados se integren rápidamente y se sientan cómodos. Reemplazar empleados cuesta dinero, ya que implica gastos de formación, pérdida de productividad y costes de salida.

Quieres mejorar la productividad

En pocas palabras, deseas que tus nuevos empleados sean productivos lo antes posible. Cuanto más rápido se integren, antes serán eficaces. Si contratas a alguien cada dos meses y tarda tres meses en ser productivo, estás perdiendo mucho tiempo. Implementar procesos de onboarding eficientes mediante un portal de onboarding puede reducir significativamente esa ineficiencia.

Quieres empleados más felices y comprometidos

El onboarding ayuda a que los nuevos empleados se sientan parte de la empresa y alineados con la visión, misión, valores y cultura organizacional. Es una plataforma poderosa para integrar al nuevo talento, haciéndolos sentir cómodos y valorados. Cuando sienten que pertenecen, se comprometen más con la organización y los beneficios son mutuos.

Beneficios

¿Cuáles son los beneficios de un portal de onboarding?

1. Ofrece una transición fácil y fluida para el nuevo empleado

Un portal de onboarding hace que los nuevos empleados se sientan bienvenidos y cómodos mientras aprenden los procedimientos y políticas de la empresa. Ayuda a que la transición a su nuevo entorno laboral sea más sencilla.

2. Se puede personalizar según tu negocio

Puedes ajustar y personalizar tu portal de onboarding para satisfacer las necesidades de tu empresa. A medida que tu negocio evoluciona, también debe hacerlo tu portal, para que siga siendo útil y atractivo.

3. Asegura la máxima productividad lo antes posible

Puedes usar el portal para programar tareas, seguir el progreso, habilitar el chat, mostrar información importante y establecer recordatorios. Así, el nuevo empleado se integrará rápidamente, reduciendo el tiempo improductivo. Menos tiempo y dinero perdido equivale a más beneficios.

¿Cuáles son los beneficios de un responsable de onboarding?

1. Ahorrarás dinero

La rotación de personal cuesta mucho, así que contratar a la persona adecuada desde el inicio te ahorrará gastos. Un onboarding manager mejora tus probabilidades de hacer el proceso correctamente desde el primer intento.

2. Tu equipo trabajará de forma más productiva

Ningún empleado será totalmente productivo desde el inicio, pero el objetivo es que lo sea lo antes posible. El responsable de onboarding coordina este proceso, permitiendo que los nuevos empleados se integren rápidamente sin que el resto del equipo deba involucrarse completamente.

3. Tus empleados estarán más felices

Un responsable de onboarding mejora la experiencia del nuevo talento y evita cargar al resto del equipo, especialmente al área de RRHH. Se encargará de planificar y ejecutar un proceso de incorporación fluido y satisfactorio para todas las partes.

En conclusión, un portal de onboarding permite presentar toda la información y recursos necesarios al nuevo empleado. Los objetivos principales son que se adapte y sea productivo rápidamente. Por su parte, un responsable de onboarding es clave para que el proceso sea fluido y el empleado se sienta bien recibido. 

Ahora que sabemos por qué son tan importantes, surge la siguiente pregunta: ¿cómo elegir el portal y contratar al responsable de onboarding adecuados?

Consejos para elegir un portal y contratar a un responsable de onboarding

¿Cómo elegir el portal de onboarding adecuado?

1. Asegúrate de que ofrece la funcionalidad que necesitas

Piensa en las funciones, la información que necesitas compartir y la funcionalidad de pre-onboarding. ¿Cumple el software con las necesidades de tu empresa?

2. Asegúrate de que se integre con tus herramientas actuales

Debe integrarse con tu flujo de trabajo actual sin obligarte a hacer grandes cambios o adaptaciones al nuevo sistema.

3. Garantiza una experiencia agradable al usuario

Quieres que el nuevo empleado tenga una experiencia positiva. Por tanto, elige software fácil de usar. Si puedes, prueba una demo antes de comprarlo.

¿Cómo contratar al responsable de onboarding adecuado?

1. Tómate tu tiempo

Contratar a un nuevo empleado requiere tiempo y análisis, más aún si es para un rol clave. No apresures el proceso. Si esperas y eliges bien, encontrarás a la persona ideal.

2. Asegúrate de que tenga pasión por el trabajo

Busca a alguien entusiasta. Trabajar con nuevos empleados puede ser un reto, pero una persona motivada lo hará con energía.

3. Evalúa su carácter y habilidades personales

Recomendamos que el onboarding manager tenga las siguientes cualidades:

1. Excelentes habilidades de comunicación oral y escrita para crear plantillas de onboarding

2. Experiencia previa en RRHH

3. Capacidad de planificación meticulosa

4. Experiencia comprobada en trabajo interdepartamental

5. Empático y paciente

Ten en cuenta estos aspectos durante el proceso de selección y aplica pruebas adecuadas para encontrar al candidato ideal.

Reflexión final

Solo tienes una oportunidad para causar una primera impresión, y esta suele perdurar. 

El onboarding es esa primera impresión de tu empresa ante el nuevo empleado. Por eso, es fundamental para mantener un entorno laboral saludable, motivado y eficiente. El portal de onboarding y el responsable de onboarding son dos elementos clave que te ayudarán a ahorrar tiempo y dinero a largo plazo. Así que considera tener ambos. Es una inversión que vale la pena.