¿Cuáles son las 7 mejores prácticas de verificación de antecedentes antes de contratar?

Introducción

Contratar al talento adecuado es una gran inversión para el negocio y un paso crucial para cualquier organización. Por lo tanto, para saber si un candidato es adecuado para la organización, se llevan a cabo procesos de verificación de antecedentes y referencias. Para asegurarse de que un candidato sea adecuado, las empresas a menudo realizan controles para verificar sus antecedentes y referencias.

Estas verificaciones ayudan a revelar información importante que podría no ser clara solo con entrevistas o currículums. Si también estás llevando a cabo el proceso de contratación y necesitas conocer la metodología de verificación de antecedentes previos al empleo, estás en el lugar correcto.

Aquí aprenderás qué es una verificación de antecedentes previos al empleo, por qué es esencial y cuál es la mejor práctica para ello.

Proporcionan información sobre la historia de un candidato, permitiendo a los empleadores tomar decisiones informadas y proteger su inversión en nuevos empleados. Este proceso ayuda a las organizaciones a construir una fuerza laboral confiable y de confianza.

Siempre que las empresas llevan a cabo el proceso de reclutamiento, su objetivo principal es contratar a un gran empleado que se quede con ellos durante mucho tiempo y añada un valor significativo a la organización.

Desafortunadamente, algunos de los nuevos empleados resultan ser malas contrataciones. Estas malas contrataciones le cuestan mucho a la empresa en términos de dinero, tiempo y otros recursos.

Las verificaciones de antecedentes previos al empleo juegan un papel clave en la reducción del riesgo de errores de contratación. Es uno de las mejores formas de evitar malas contrataciones. A través de una verificación de antecedentes previos al empleo, las empresas pueden descubrir fácilmente detalles o información oculta que el candidato está tratando de mantener en secreto.

Conclusiones clave

• Las verificaciones de antecedentes ayudan a verificar la información y la idoneidad de los candidatos.

• Reducen los riesgos asociados con decisiones de contratación deficientes.

• Las mejores prácticas mejoran la efectividad de los procesos de selección.

¿Qué es una Verificación de Antecedentes?

Los empleadores realizan una verificación de antecedentes de un candidato para confirmar la información proporcionada en la solicitud y el currículum y para revelar posibles problemas. Por lo tanto, una verificación de antecedentes permite a los empleadores investigar varios aspectos de los candidatos, incluidos sus antecedentes penales, historial laboral y otras actividades pasadas, para verificar su validez. El único propósito de una verificación de antecedentes es tomar la mejor decisión de contratación.

¿Cuáles son los Tipos Comunes de Verificaciones de Antecedentes?

1. Verificaciones de antecedentes laborales

2. Verificaciones de antecedentes penales

3. Verificaciones de antecedentes universales

4. Verificaciones de antecedentes OIG

5. Verificaciones de antecedentes E-verify

6. Verificaciones de antecedentes de huellas dactilares

7. Verificaciones de antecedentes internacionales

8. Verificaciones de antecedentes crediticios

9. Verificaciones de antecedentes personales

10. Verificaciones de licencias profesionales

¿Por Qué son Importantes las Verificaciones de Antecedentes Previos al Empleo?

Los empleadores que no investigan el historial de un candidato suelen enfrentar la posibilidad de tomar una decisión de contratación insatisfactoria, especialmente para posiciones sensibles al riesgo.

La verificación del historial previo al empleo se realiza por varias razones clave, principalmente para recopilar información precisa. Veamos otras razones que alientan a los empleadores a realizar verificaciones de antecedentes previas al empleo.

• Suministrar el mejor y más seguro lugar de trabajo para empleados y clientes.

• Ayudar a los empleadores a contratar al candidato adecuado que contribuya al crecimiento del negocio en lugar de destruirlo.

• Disminuir la exposición a la responsabilidad del empleado al funcionar con "diligencia debida" en el proceso de contratación.

• Apreciar la lealtad y honestidad del candidato durante el proceso de reclutamiento.

• Dar una lección a los candidatos con información oculta o deshonestidad.

• Eliminar la incertidumbre del proceso de contratación.

• Proteger la reputación del negocio.

Para prevenir esto, la mayoría de los empleadores realizan una verificación de antecedentes a cada nuevo empleado antes de contratarlo. Aquellos que realizan verificaciones de antecedentes analizan estos aspectos: (Fuente)

7 Mejores Prácticas para Verificaciones de Antecedentes Pre-Empleo

Las verificaciones de antecedentes pre-empleo son un componente crítico del proceso de contratación. Los solicitantes de empleo deben ser evaluados exhaustivamente para determinar si son la mejor opción para el trabajo, y realizar verificaciones de antecedentes es la mejor manera de hacerlo.

Lo que todo empleador debe recordar al realizar una verificación de antecedentes de un posible empleado es que debe hacerse con prudencia. De lo contrario, la empresa corre el riesgo de ser responsable por discriminación en la contratación, violaciones de privacidad, entre otros.

Aquí están las mejores prácticas que todos los empleadores deben seguir para evitar problemas no deseados o asuntos legales:

1. Cumplir con Regulaciones Estatales y Federales

Las leyes estatales y federales regulan la práctica de realizar verificaciones de antecedentes a solicitantes de empleo. Asegúrese de que su proceso cumpla totalmente con estas leyes para protegerse a usted y a su empresa de cualquier responsabilidad.

Los empleadores deben asegurarse de que su proceso de verificación de antecedentes cumpla con las leyes estatales y federales. Esto ayuda a evitar problemas legales y protege a la empresa. Al utilizar un servicio de terceros, es importante cumplir con la Ley de Informes de Crédito Justos (FCRA). Esta ley establece pautas claras sobre cómo deben manejarse las verificaciones de antecedentes.

2. Obtener Consentimiento por Escrito de los Candidatos

La FCRA requiere que los empleadores notifiquen y obtengan el permiso por escrito de los posibles contratados antes de realizar verificaciones de antecedentes. Además, los empleadores deben informar a los solicitantes que la información obtenida a través de la búsqueda puede ser utilizada para decisiones de contratación.

Es necesario informar a los candidatos que la información encontrada puede afectar la decisión de contratación. Sin este permiso, realizar la verificación podría conducir a problemas legales.

3. Definir Claramente el Alcance de las Investigaciones de Antecedentes

Antes de realizar una verificación de antecedentes, es esencial ser específico sobre lo que se está buscando. Una verificación completa de antecedentes puede ser costosa y llevar mucho tiempo, por lo que es mejor enfocarse en áreas clave como historial laboral, educación, antecedentes penales y licencias de conducir, dependiendo de los requisitos del trabajo.

Los empleadores deben decidir qué partes de la historia del candidato desean investigar. Si se realiza un detallado "informe investigativo" que analiza aspectos personales como la reputación y el estilo de vida, los candidatos deben ser informados de esto con antelación.

Esquematice los detalles importantes que necesitará, como el historial laboral del solicitante, antecedentes educativos, antecedentes penales, informe de crédito, cualquier tipo de licencia de conducir, como una licencia de categoría AM, y más.

Además, según la FCRA, los solicitantes deben ser informados de su derecho a una descripción completa de la naturaleza y el alcance de la verificación de antecedentes si se trata de un "informe investigativo", que es una verificación de antecedentes muy detallada que incluye información de carácter más personal que examina el carácter, la reputación general y el estilo de vida del solicitante.

4. Mantener un Proceso de Selección Consistente

El proceso de selección debe ser consistente para todos. Exigir verificaciones de antecedentes para algunos solicitantes mientras que no se exigen para otros es una forma segura de exponer a su empresa a las implicaciones legales de discriminación, especialmente si la base para requerir la verificación de antecedentes en ciertos solicitantes tiene algo que ver con la raza, género, religión, discapacidad o preferencia de edad.

Tratar a los candidatos de manera equitativa durante la selección es esencial. Realizar verificaciones de antecedentes para algunos solicitantes pero no para otros puede llevar a reclamaciones de discriminación. El proceso debe ser justo y aplicarse a todos los que buscan el mismo tipo de puesto. Sin embargo, la profundidad de las verificaciones puede ajustarse según el tipo de trabajo; los roles de mayor riesgo pueden requerir investigaciones más exhaustivas.

Para evitar infringir cualquier ley federal de no discriminación, siempre trate a los solicitantes de empleo de manera justa e igualitaria sometiéndolos al mismo proceso de selección.

Puede ajustar las búsquedas de antecedentes según el puesto disponible, ya que algunos puestos pueden representar un mayor riesgo para su empresa y, por lo tanto, requerir una verificación de antecedentes más exhaustiva.

5. Permítales la Oportunidad de Aclarar las Consecuencias

Si la búsqueda de antecedentes revela información negativa que podría llevarlo a rechazar al solicitante, los empleadores deben permitir que el candidato responda antes de tomar una decisión final y darles la oportunidad de explicar o aclarar antes de tomar una decisión definitiva. 

Esto ayudará a proteger a su empresa de responsabilidades, ya que tomar una decisión de contratación adversa basada en la búsqueda de antecedentes sin discutirla con el solicitante puede tener consecuencias negativas. 

Esta práctica también ayuda a prevenir el rechazo injusto y protege a la empresa de reclamaciones legales. Los candidatos podrían proporcionar contexto o corregir malentendidos, lo que puede afectar el resultado.

Tan exhaustiva como pueda ser una búsqueda de antecedentes, aún puede tener sus limitaciones en cuanto a contar toda la historia.

6. Realice Verificaciones de Antecedentes Penales Exhaustivas

La mayoría de los empleadores suelen estar predispuestos a rechazar a los solicitantes de empleo con antecedentes penales, pero esto no debería ser así. Adoptar una política general que prohíba a todos los solicitantes con antecedentes penales obtener empleo puede ser perjudicial para su empresa, ya que puede dar lugar a acusaciones de discriminación ilegal. Es una práctica recomendable realizar una verificación de antecedentes penales legal a través de un tercero.

Los empleadores no deben aplicar prohibiciones generales a los candidatos con antecedentes penales. Cada caso debe ser considerado individualmente, asegurando que las decisiones se alineen con las leyes que previenen la discriminación. 

Las exclusiones por antecedentes penales deben estar relacionadas con el trabajo y las necesidades comerciales. Esto garantiza que la decisión de rechazar a un candidato se base en riesgos relevantes relacionados con el puesto.

Según la Comisión de Igualdad de Oportunidades en el Empleo de los EE. UU. (EEOC, por sus siglas en inglés), el empleador debe poder demostrar que su decisión de rechazar a los solicitantes basada en su historial criminal es "relacionada con el trabajo y coherente con la necesidad comercial". Esto se explica más detalladamente en la Orientación de Aplicación de la EEOC sobre la Consideración de Antecedentes Penales y Registros de Convicción en Decisiones de Empleo bajo el Título VII: "Para establecer que una exclusión por conducta criminal que tiene un impacto dispar es relacionada con el trabajo y coherente con la necesidad comercial bajo el Título VII, el empleador necesita demostrar que la política opera para vincular efectivamente conductas criminales específicas, y sus peligros, con los riesgos inherentes a las funciones de un puesto en particular".

7. Asegure la Relevancia y Equidad en las Evaluaciones de Antecedentes

Algunas empresas optan por realizar verificaciones de antecedentes internamente, pero la mayoría prefiere subcontratar a proveedores de terceros que realicen investigaciones y compilen informes completos de antecedentes.

Si opta por hacer lo último, trabaje con un proveedor de software de verificación de antecedentes confiable para garantizar que cada informe contenga información relevante, precisa y verificada. Además, es fundamental que su proveedor elegido cumpla con la FCRA.

Muchos empleadores optan por contratar especialistas para realizar verificaciones de antecedentes. El uso de un proveedor externo confiable y conforme ayuda a garantizar que los informes sean correctos y relevantes. Los empleadores deben asegurarse de que los informes sean fiables y cumplan con la ley, especialmente con la FCRA y otras regulaciones.

Al realizar una verificación de antecedentes laborales de un solicitante de empleo, asegúrese de que cada acción y decisión que tome cumpla con todas las leyes y regulaciones aplicables. Siga las mejores prácticas y manténgase informado sobre la legislación relevante para garantizar la seguridad de su empresa ante posibles problemas legales.

¿Cómo manejar si el candidato presenta una bandera roja?

Si una verificación de antecedentes revela banderas rojas, no significa automáticamente que tenga que rechazar al candidato. Es importante abordar la situación con cuidado y equidad. Así es como puede manejarlo:

Primero, considere la naturaleza de la bandera roja. ¿Es un problema grave, como antecedentes penales o credenciales falsificadas, o es algo menos severo, como una infracción de tráfico menor? No todas las banderas rojas son motivo de rechazo, por lo que querrá evaluar la relevancia del problema para el puesto al que están aplicando.

A continuación, dé al candidato la oportunidad de explicarse. A veces, hay más en la historia de lo que aparece en el papel. Por ejemplo, podría haber habido un malentendido o una situación que ya hayan abordado y superado. Una conversación sencilla puede darle una mejor comprensión de su punto de vista.

Si la bandera roja es algo grave, deberá sopesar los riesgos. Para roles que requieran un alto nivel de confianza, como aquellos que manejan información sensible o finanzas, ciertas infracciones pueden ser más preocupantes. En esos casos, es posible que deba pensarlo dos veces antes de seguir adelante.

Finalmente, asegúrese de seguir las pautas legales. Leyes como la Ley de Informes de Crédito Justos (FCRA) requieren que notifique a los candidatos de cualquier acción adversa que tome basada en su verificación de antecedentes. Esto le ayuda a evitar problemas legales y garantiza transparencia.

En resumen, trate las banderas rojas como parte del proceso de toma de decisiones, no como la última palabra. Cada situación es diferente, por lo que es importante ser justo, hacer preguntas y tomar decisiones informadas.

Pensamiento final sobre las verificaciones de antecedentes laborales

Entonces ahí lo tiene: 7 pasos sencillos para asegurarse de que sus verificaciones de antecedentes laborales sean exhaustivas, justas y efectivas.

Recuerde, el objetivo es crear un lugar de trabajo seguro y productivo para todos, y tomarse el tiempo para evaluar adecuadamente a los candidatos es una gran parte de eso.

Siempre obtenga consentimiento, manténgase dentro de la ley y mantenga el proceso justo y consistente para todos. Es crucial profundizar, pero ceñirse a lo que es relevante para el trabajo; no es necesario indagar en asuntos personales.

La comunicación es clave, así que mantenga a los candidatos informados y maneje cualquier hallazgo con cuidado y confidencialidad.

Recuerde, todos cometemos errores, así que considere cada situación de manera justa y brinde a los candidatos la oportunidad de explicarse. Por último, no olvide asegurar adecuadamente los datos recopilados.

Preguntas frecuentes (FAQs)

1. ¿Qué es una verificación de antecedentes previa al empleo y por qué es importante?

Es un proceso para verificar la historia de un candidato y asegurarse de que sea adecuado para el puesto. Ayuda a los empleadores a tomar decisiones de contratación informadas y evitar errores costosos.

2. ¿Qué tipos de verificaciones de antecedentes son comunes?

Las verificaciones comunes incluyen historial laboral, antecedentes penales, educación, identidad, crédito y licencias profesionales.

3. ¿Se requiere el consentimiento del candidato?

Sí, los empleadores deben obtener permiso por escrito antes de realizar una verificación de antecedentes.

4. ¿Cómo se deben manejar las alertas rojas?

Los empleadores deben evaluar la relevancia del problema y dar a los candidatos la oportunidad de explicar antes de tomar una decisión final.

5. ¿Cuáles son las mejores prácticas para las verificaciones de antecedentes?

Seguir las pautas legales, ser consistentes, enfocarse en la relevancia del trabajo y utilizar proveedores de confianza.