Guía Software Reclutamiento Online Pequeñas Empresas 2025

El software de reclutamiento en línea ayuda a contratar profesionales, gestionar el proceso de contratación y construir relaciones con los candidatos. Este tipo de software facilita y agiliza el proceso de contratación. Elegir el software de reclutamiento adecuado debería ser sencillo. En esta guía de software de reclutamiento en línea 2025, cubrimos todo lo que necesitas saber sobre el software de reclutamiento en línea para startups y pequeñas empresas.

¿Qué es el Software de Reclutamiento en Línea?

El software de reclutamiento es una herramienta utilizada por agencias de contratación, reclutadores, gerentes de contratación y profesionales de adquisición de talento para gestionar y organizar de forma eficiente el flujo de trabajo del proceso de contratación. Simplifica funciones como la selección de candidatos, el cribado de currículums, las entrevistas, la preselección, el mantenimiento de una comunicación fluida y mucho más.

¿En qué se Diferencia el Software de Reclutamiento del ATS?

Durante el proceso de contratación, podrías preguntarte cuál es la diferencia entre un ATS o Sistema de Seguimiento de Candidatos (ATS) y el software de reclutamiento en línea. Pues bien, el ATS se centra principalmente en rastrear aplicaciones y es un software de reclutamiento en línea que también trabaja en la gestión de leads y el seguimiento de relaciones con clientes y candidatos. En cierto modo, el ATS es uno de los módulos clave dentro del software de reclutamiento en línea.

El ATS suele ser utilizado por los responsables de RR.HH. de empresas y startups, mientras que el software de reclutamiento es utilizado por agencias de contratación y profesionales de adquisición de talento.  

¿Cuáles son las Características Clave del Software de Reclutamiento en Línea?

Un buen software de reclutamiento en línea ofrece muchas funciones diversas para obtener los mejores resultados. Aquí tienes algunas de las funciones básicas que ofrece:

Marketing de Reclutamiento

• Promociona tus empleos en redes sociales
• Reclutamiento móvil
• Promociona tus empleos en portales de empleo
• Análisis de tus canales de captación
• Integra tu página de carreras con los sistemas

 Seguimiento de Candidatos (ATS)

• Gestión completa de pedidos de trabajo
• Seguimiento de entrevistas y gestión de comentarios
• Preselección de candidatos mediante un cuestionario y preguntas de descarte
• Construye tu base de talento y utiliza opciones avanzadas de búsqueda de candidatos
• Extensión de sourcing para facilitar tu trabajo

Colaboración en Equipo

• Gestión de tareas
• Calendario para gestionar tu actividad y agenda
• Recordatorios automáticos
• Flujo de actividad para mostrar todos los esfuerzos colaborativos
• Sincronización de correo electrónico bidireccional
• Llamadas VOIP, SMS y chat para mantenerte sincronizado en todo momento

Informes y Cumplimiento

• Cumplimiento del RGPD
• Informes del equipo
• Informes para clientes 

CRM de Reclutamiento

• Gestión de relaciones con candidatos
• Gestión de relaciones con clientes
• Gestión de proveedores de reclutamiento
• Gestión de leads

Portal de Autoservicio

• Portal de autoservicio para candidatos
• Portal de autoservicio para clientes

IA y Automatización

• Sugerir el mejor candidato para el puesto
• Sugerir el mejor empleo para el candidato
• Análisis avanzado de currículums
• Evaluación automatizada de candidatos
• Coincidencia de perfiles con IA

¿Cuáles son los Beneficios del Software de Reclutamiento en Línea?

El software de reclutamiento en línea lidera la lista en el proceso de contratación, y se ha ganado merecidamente esa posición. Proporciona a los reclutadores numerosos beneficios como los siguientes: 

• Ahorra tiempo y dinero
• Mejora la comunicación y la transparencia
• Optimiza los datos recopilados
• Proporciona automatización
• Encuentra a los mejores candidatos
• Mejora las estrategias de captación empresarial
• Crea publicaciones de empleo atractivas
• Atrae a más y mejores postulantes
• Aumenta el alcance en redes sociales
• Mejora la productividad
• Rastrea las postulaciones
• Ofrece el mejor servicio a tus clientes
• Ofrece la mejor experiencia a tus candidatos
• Mantiene los datos seguros
• Reduce el trabajo administrativo
• Disponible 24x7

¿Cuáles son los Aspectos Importantes del Software de Reclutamiento en Línea?

Cuando selecciones un software de reclutamiento en línea, es fundamental revisar algunos aspectos clave para asegurarte de elegir el mejor:

• Características del software
• Modelo de precios del software
• Cumplimiento de las leyes aplicables en tu región
• Proveedores disponibles en el mercado
• Onboarding
• Migración de datos

¿Cuáles son las Preguntas Clave que Debes Hacer al Proveedor de Software de Reclutamiento?

Si estás actualizando tu software de reclutamiento o adquiriendo uno nuevo, aquí tienes algunas preguntas que deberías hacerle al proveedor:

Perfil del Proveedor

• ¿Cómo funciona el soporte?
• ¿Cuántos clientes están utilizando el sistema?
• ¿La mayoría de los clientes son grandes o pequeños?
• ¿En qué se diferencian de sus competidores?
• ¿Con qué frecuencia se lanzan nuevas funcionalidades o características?
• ¿Ha ganado el software de reclutamiento algún premio internacional?
• ¿Qué medidas de seguridad ofrece el proveedor?
• ¿Cómo y dónde se almacenan todos los datos?
• ¿El proveedor ofrece una opción local o basada en la nube?
• ¿El proveedor ofrece servicio de migración de datos?

 Precios

• ¿Cuál es el modelo de precios?
• ¿Hay tarifas de configuración?
• ¿Cuántos usuarios pueden utilizar el software?
• ¿Cuál es el coste por usuario adicional?
• ¿Ofrecen planes empresariales?
• ¿Existe algún descuento para startups o pequeñas empresas?
• ¿Existen cargos ocultos?
• ¿Cuál es el coste de la migración de datos?

 Soporte

• ¿Cómo funciona el soporte?
• ¿El soporte está disponible las 24 horas, los 7 días?
• ¿Qué canales de soporte se ofrecen?
• ¿Existe un sistema de tickets para rastrear problemas y sugerencias?

 Experiencia del Usuario

• ¿Se permite el acceso desde cualquier navegador y ordenador?
• ¿Tiene aplicación móvil para Android e iOS?
• ¿El sistema mantiene un registro de auditoría?
• ¿Qué funciones basadas en IA ofrece?
• ¿Cuáles son los criterios para la comunicación con candidatos y clientes a través del sistema?
• ¿Se puede sincronizar el correo electrónico con el sistema?
• ¿Se ofrecerá una demostración?
• ¿Hay llamadas VOIP disponibles desde el sistema?
• ¿El sistema rastrea automáticamente la comunicación por correo electrónico?
• ¿Se puede importar el currículum desde la bandeja de entrada de Gmail o Outlook?
• ¿Hay APIs disponibles?
• ¿Se ofrece alguna integración lista para usar con otros socios?
• ¿Está disponible el servicio de verificación de antecedentes?
• ¿Está disponible la incorporación de candidatos ?
• ¿Es posible personalizar campos y flujos de trabajo?
• ¿El sistema cumple con el RGPD?
• ¿Está disponible la función de entrevista por video ?

 Incorporación de Usuario

• ¿El sistema es personalizable?
• ¿Cuál es el tiempo de incorporación?
• ¿Se ofrece formación durante el proceso de incorporación?
• ¿Hay tutoriales y vídeos gratuitos para autoaprendizaje?

¿Qué Tipo de Funciones de Integración Puede Tener el Software de Reclutamiento en Línea?

El software de reclutamiento puede integrarse con una o más funciones para mejorar su rendimiento. Esta integración es especialmente útil para grandes organizaciones.

• HRMS
• ERP
• Página de carreras / Sitio web
• Servicio de verificación de antecedentes
• Plataforma de exámenes / pruebas en línea
• Plataforma de firma electrónica
• Plataforma de incorporación de candidatos
• LinkedIn Recruiter
• Campañas de correo electrónico
• Envío masivo de correos
• Servicio de SMS
• Servicio VOIP
• Analítica web

¿Quién Puede Usar el Software de Reclutamiento en Línea?

Normalmente, el software de reclutamiento en línea es útil para los siguientes tipos de empresas.

• Empresas de personal
• Empresas de reclutamiento
• Empresas de headhunting
• Empresas de búsqueda de ejecutivos
• Empresas de consultoría de RR. HH.
• Reclutadores freelance
• Startups

Todas las empresas corporativas también pueden utilizar software de reclutamiento, ya que el ATS es uno de los módulos clave integrados en el software de reclutamiento, lo cual es muy importante para las empresas corporativas.

¿Cuáles son los Mejores Pasos para Implementar un Software de Reclutamiento?

Cuando tomes la decisión de utilizar un software de reclutamiento, primero debes asegurarte de que se integre con todas tus herramientas actuales y revisar información como:

• Funciones como integración de correo electrónico, personalización de flujos de trabajo, etc., son imprescindibles.
• Funciones como entrevistas por video, preguntas de descarte, etc., son muy beneficiosas.
• Lista de criterios relacionados con el proveedor, como horarios de soporte, ubicación de la oficina, etc.
• Presupuesto
• Número de usuarios
• Planificar la fecha para empezar a usar el sistema.
• Crear una lista y seleccionar proveedores
• Realizar una búsqueda en Google con palabras clave relevantes.
• Visitar plataformas de reseñas como Capterra, G2 Crowd, GetApp, etc.
• Consultar referencias en tu red que ya estén usando un sistema similar
• Publicar un anuncio en redes sociales diciendo que estás buscando una opción de ATS
• Realizar una prueba para seleccionar el sistema que mejor se adapte a tus necesidades.
• Solicitar una demo para comprender mejor todas las funciones y características del sistema.
• Una discusión final con el proveedor seleccionado.
• Resuelve todas tus dudas y preguntas con VoIP.
• Negociación de precios en caso de que no se ajuste al presupuesto
• Confirmar el pedido, firmar el contrato y obtener acceso al sistema
• Incorporación de usuarios y formación del equipo

¿Dónde Puedo Encontrar las Reseñas Más Precisas sobre Software de Reclutamiento?

Las siguientes son algunas de las plataformas de reseñas más utilizadas donde puedes consultar opiniones sobre diferentes softwares de reclutamiento:

• Capterra
• Software Advice
• GetApp
• Trustradius
• g2Crowd

¿Qué Opción es Mejor: Software de Reclutamiento en la Nube o Local?

El software basado en la nube se aloja en el servidor del proveedor y se accede a través de un navegador web. El software local es un método tradicional que se instala en los ordenadores y servidores de la empresa.

Hoy en día, la nube es la opción preferida, pero aquí te presentamos los pros y contras de ambas opciones para que decidas cuál se adapta mejor a ti.

Opción en la Nube - Ventajas

• Sin inversión en hardware
• No requiere configuración
• Fácil de usar
• Coste de suscripción predecible
• Actualizaciones rápidas
• Mayor estabilidad

Opción en la Nube - Desventajas

• Puede resultar costoso a largo plazo
• Opciones limitadas de personalización
• Cambios de precio impredecibles

Opción Local - Ventajas

• Menor coste a largo plazo
• Seguridad total de los datos
• Flexibilidad total en la personalización
• Control total sobre la aplicación

Opción Local - Desventajas

• Alta inversión inicial
• Gastos en hardware y administración
• Mayor riesgo de no satisfacer necesidades futuras

¿Es Esencial el RGPD para el Software de Reclutamiento?

El RGPD, o Reglamento General de Protección de Datos, es un conjunto de normas que regulan la privacidad de los datos en la UE. Requiere que toda la organización, especialmente funciones como el reclutamiento que dependen mucho de recopilar datos de candidatos, garantice el consentimiento. Así que, el RGPD es esencial para el software de reclutamiento, y estas son las funciones clave que debe tener:

• Enviar solicitudes de consentimiento a los candidatos.
• Gestión del historial de consentimiento
• Permitir que el candidato descargue su información.
• Permitir que el candidato solicite el borrado de datos
• Seguimiento del vencimiento del consentimiento
• Mostrar y aceptar los términos y condiciones antes de enviar la solicitud

¿Qué Limitaciones de Excel Puedo Superar si Utilizo iSmartRecruit Recruitment Software?

Los reclutadores a menudo creen que pueden gestionar los datos del proceso de contratación mediante Excel y que no necesitan un software de reclutamiento. A continuación, algunas limitaciones de Excel que puedes superar con un software de reclutamiento:

• Pérdida de tiempo
• Imprecisiones
• Falta de seguridad
• Informes ineficientes
• Falta de estandarización
• No escala con grandes volúmenes de datos

Lee nuestro blog Excel vs ATS para obtener más información.

¿Cuál es el Rango de Precios del Software de Reclutamiento?

Normalmente, el software de reclutamiento sigue dos modelos de pago:

1) Pago por Usuario

Pagas una tarifa mensual según el número de usuarios del software. Puedes incluir a gerentes, reclutadores y propietarios como usuarios.

Rango de precios: $50–$300 por usuario al mes

2) Pago por Empresa

Si trabajas con un equipo grande, el plan empresarial es la mejor opción. En lugar de pagar por cada usuario, pagas por toda la empresa. También puede resultar más económico en comparación con la opción de precio por usuario.

Rango de precios: $500–$3000 por empresa al mes

¿Cómo Funciona la Migración de Datos si Cambio desde un Sistema Existente o Excel?

Migrar datos de un sistema a otro puede ser agotador y llevar mucho tiempo. Los siguientes conjuntos de datos pueden formar parte del proceso de migración.

• Candidatos
• Clientes
• Ofertas de trabajo y postulaciones
• Leads
• Entrevistas
• Correos electrónicos
• Todos los registros de actividad del usuario

¡Resumen Final!

Vale la pena probar un software de reclutamiento en línea, ya que Excel ya no permite una gestión centralizada de los datos. Tarde o temprano, deberás avanzar hacia la tecnología de software de reclutamiento en línea. Es hora de conocer más sobre iSmartRecruit y ver si iSmartRecruit es una buena opción para tu organización. Haz clic aquí para reservar una demostración personalizada gratuita.