Entretiens structures: Guide complet pour bien recruter

L'entretien est une étape cruciale du processus de recrutement, qui vous en dit plus sur les candidats que leurs CV. Fondamentalement, il existe trois types d'entretiens, non structurés, semi-structurés et structurés. Parmi ces trois types, les entretiens structurés sont les plus efficaces pour réduire les biais dans le processus de recrutement. 

Les entretiens structurés parmi les différents types d'entretiens sont traditionnels et largement utilisés par de nombreuses organisations. Ils nécessitent que l'équipe de recrutement établisse un objectif clairement défini pour chaque entretien mené. Ainsi, chaque candidat est posé les mêmes questions, et les réponses seront évaluées selon les mêmes critères. Ce blog parle de tout ce que vous devez savoir sur les entretiens structurés. Alors, commençons !

Qu'est-ce qu'un entretien structuré ?

Un entretien structuré est défini comme une forme d'entretien de candidat avec une série de questions standardisées utilisées pour interviewer tous les candidats. La signification d'un entretien structuré peut également être considérée comme un entretien standardisé. 

Les questions posées suivent une séquence, et aucune autre question n'est ajoutée à l'entretien à part celles répertoriées. La signification d'un entretien structuré réside dans son nom. Cela signifie que les questions d'entretien sont organisées et structurées. Avec une liste de questions, vous, en tant qu'intervieweur, ne perdriez pas de vue l'objectif de l'entretien et resteriez cohérent dans vos interrogations.

Conseil professionnel : Le cadre de l'entretien structuré est un atout indispensable pour les recruteurs afin de rationaliser le processus d'entrevue. Par exemple, Google a constaté qu'un entretien structuré permet d'économiser en moyenne 40 minutes à leurs responsables du recrutement par entretien.  

Types d'entretiens structurés

Les types d'entretiens structurés dépendent de vos rôles, positions et du type de connaissances, compétences, attitudes, comportements et autres attributs requis pour le poste. Les exemples d'entretiens structurés incluent les entretiens comportementaux et situationnels. Un entretien structuré contient deux types de questions en lui-même. Ces types sont les suivants.

1. Questions ouvertes

Dans cette forme d'entretien, les questions restent séquentielles. Cependant, les réponses doivent être développées. Le candidat peut continuer à répondre jusqu'à ce qu'il estime avoir dit tout ce qu'il voulait dire pour la question posée. L'entretien permet au candidat d'approfondir ses réponses. Si vous recherchez une réponse détaillée, vous pouvez poser des questions ouvertes pendant le processus. 

2. Questions fermées

Dans cette forme d'entretien structuré, vous posez des questions « oui ou non » aux candidats. Ce sont des questions point par point où vous n'avez pas besoin de réponses développées de vos candidats. 

Par exemple, si vous voulez leur demander s'ils sont des ressortissants britanniques, la réponse attendue est soit oui soit non. Pour de telles questions, la réponse complète se trouve dans un seul mot. Cela fait gagner du temps, et vous pouvez passer à la question suivante pour terminer votre entretien en temps voulu.

3. Combinaison des deux types d'entretiens structurés

Votre entretien structuré est une combinaison de questions ouvertes et fermées. Un entretien n'est pas basé uniquement sur des questions fermées, mais nécessite plutôt une meilleure compréhension du candidat. Les intervieweurs ne posent pas seulement des questions, mais observent également les candidats lorsqu'ils y répondent.

Ils notent des éléments tels que le ton, le langage corporel et la confiance. Vous devez préparer un questionnaire adapté pour un entretien structuré avec les bonnes proportions de questions ouvertes et fermées.

Comment mener un entretien structuré ?

Un entretien structuré nécessite une préparation pour être mené à bien. Ce n'est pas seulement une liste de questions, mais est soutenu par de nombreux autres processus. Ensuite, nous vous présenterons les étapes qui vous prépareront à mener un entretien structuré.

Astuce : Élaborez une liste de questions prédéfinies que vous pouvez télécharger ou copier dans votre Système de suivi des candidats. Cela vous aidera à suivre les questions posées.

Étape 1 : Analyse du poste

Une analyse du poste comprend une description de poste et une spécification de poste. Lors d'une analyse de poste, vous devez étudier attentivement l'offre d'emploi, ses exigences et ses processus. Vous devez également identifier le type de candidats adaptés au poste. Cela devrait inclure les connaissances, les compétences, les capacités et autres attributs nécessaires pour occuper le poste. Une fois que vous savez qui et quoi vous recherchez, passez à l'étape suivante.

Étape 2 : Noter vos besoins

Une fois que vous connaissez les qualifications et les compétences des candidats, ainsi que les tâches qu'ils doivent accomplir, notez-les. Cela vous aidera à faire correspondre le poste et le candidat, et à concevoir vos questions d'entretien. De plus, si vous avez une clarté sur vos besoins, vous pouvez préparer des annonces d'emploi en conséquence. En écrivant les exigences, vous pouvez également analyser les comportements, l'intelligence émotionnelle et les attitudes requises pour le poste.

Étape 3 : Créer des questions d'entretien

Concevez des questions en gardant à l'esprit les évaluations situationnelles et comportementales des candidats, ainsi que l'évaluation de leurs connaissances et de leur intelligence. Cela vous aidera à ajouter la bonne quantité de questions d'approfondissement et de compétences. Si vous souhaitez évaluer différentes compétences lors de l'entretien, ajoutez des questions pour chaque compétence.

Vous pouvez ajouter autant ou aussi peu de questions que vous le souhaitez. Cela dépend de vos besoins, de la durée de vos entretiens et du nombre de questions que vous souhaitez ajouter pour répondre à vos critères pour l'entretien structuré.

Assurez-vous de faire appel à un expert qui possède les connaissances, l'expérience et les compétences liées au domaine du poste. Cela vous aidera à analyser et évaluer les candidats avec des spécifications plus précises.

Étape 4 : Préparer une échelle de notation

Une échelle de notation est très importante pour votre entretien structuré. Elle vous aide à analyser vos candidats selon les critères établis. Par exemple, votre échelle de notation de 5 à 7 points peut inclure trois niveaux nommés bas, moyen ou élevé. La personne obtenant le score le plus bas peut être catégorisée comme un mauvais qualifié avec une faible confiance et des exigences comportementales. Cela aide à réduire les biais dans le recrutement, et vous pouvez facilement identifier les meilleurs candidats en fonction de leurs scores.

Étape 5 : Conduire l'entretien structuré

Les recruteurs doivent utiliser des outils en ligne d'acquisition de talents tels que le Système de Suivi des Candidatures, qui dispose de fonctionnalités automatisées telles que la planification des entretiens qui automatise le processus de planification manuelle et l'envoi d'e-mails aux candidats pour gagner du temps précieux pour les recruteurs.

Une fois la planification terminée, menez l'entretien et évaluez les candidats. Il est difficile de résister à poser des questions aléatoires, mais entraînez-vous. De plus, faites intervenir un expert pour vous aider à mieux comprendre les réponses. Prenez également des notes des points essentiels pour vous rappeler des réponses des candidats pour une référence ultérieure.

Assurez-vous de ne pas précipiter le processus et accueillez chaleureusement le candidat pour qu'il se sente à l'aise. Entraînez-vous sur les attributs que vous devez posséder pour mener un processus d'entretien efficace.

Exemple d'entretien structuré

L'incident suivant illustre comment le processus d'entretien structuré est exécuté et le type de questions qui pourraient être posées lors du processus d'entretien :

Rachel est la responsable du recrutement dans une start-up en informatique et elle recherche les candidats les plus adaptés pour occuper le poste de marketing au sein de l'organisation. Ainsi, avant de mener l'entretien avec les candidats, Rachel a décidé de poser des questions spécifiques aux candidats.

Elle a décidé du lieu de rencontre et a planifié les entretiens. Fondamentalement, Rachel a préparé les deux types de questions, des questions ouvertes et des questions fermées, pour obtenir des informations sur les compétences techniques du candidat, son expérience passée et sa personnalité. Les questions qu'elle a préparées suivaient un certain ordre :

• Comment avez-vous entendu parler de cette opportunité ?

• Depuis combien de temps travaillez-vous dans le domaine de l'informatique ou êtes-vous intéressé par ce domaine ?

• Quels sont vos avis personnels sur les avantages et les inconvénients de l'industrie informatique ?

• Quelle a été votre expérience la plus enrichissante dans l'industrie informatique ?

• Quelles expériences ou idées précieuses et uniques apporterez-vous à cette organisation ?

• Quel est votre processus pour accomplir (une tâche particulière) ?

Une fois Rachel a terminé d'interviewer les candidats avec le même format standardisé, elle a analysé et comparé les réponses des candidats pour trouver le candidat le plus approprié pour le poste vacant. Finalement, elle peut choisir et embaucher le candidat idéal et lui faire une offre d'emploi.

Avantages d'un entretien structuré

Les entretiens structurés sont plus fiables que les entretiens non structurés. Il existe de nombreux avantages à mener un entretien structuré. Ces avantages sont les suivants.

1. Réduire les préjugés

Un entretien structuré est un excellent moyen de réduire les préjugés lors d'un entretien. Souvent, un candidat est un bon orateur ou a une belle apparence. Cela fascine l'intervieweur, et malgré de nombreux signaux d'alarme, ils les embauchent. Un entretien structuré fournit une direction et spécifie les questions et leurs réponses. Il est plus facile de choisir un candidat en fonction de questions pertinentes que de s'écarter du sujet et d'embaucher de mauvais éléments.

2. Plus de crédibilité

Les entretiens structurés sont plus crédibles et fiables que les entretiens non structurés. Souvent, le but de l'entretien est perdu lors d'un entretien non structuré, et les intervieweurs peuvent avoir une conversation aléatoire.

Pensez, par exemple, si un candidat que vous interviewez a un intérêt similaire pour la natation que vous. Pendant l'entretien, vous lisez son expérience en natation sur son CV, puis discutez de son entraîneur, du club où il va, etc. Jusqu'à présent, vous avez pris la mauvaise direction, et sur la base de cette discussion, vous prenez une décision d'embauche.

Cela crée non seulement des préjugés mais est également moins crédible. Vous pourriez ne pas analyser ou évaluer correctement les candidats, mais avec des entretiens structurés, vous disposez d'un guide de notation, et vous pouvez facilement évaluer la performance du candidat en vous référant à leurs notes.

3. Encourage la diversité

Comme nous l'avons discuté, les entretiens structurés sont moins biaisés. Cela signifie que lorsque vous interviewez des candidats de différents horizons, vous pouvez facilement choisir n'importe quel candidat avec l'aide d'entretiens structurés. Donc, si vous prévoyez de performer mieux, un entretien structuré est votre fondement.

Entretiens Structurés VS Non Structurés

La différence entre les entretiens structurés et non structurés réside dans l'ordre des questions. Contrairement à un entretien structuré qui comprend une liste de questions prédéterminées, un entretien non structuré n'a pas de questions particulières. Au lieu de cela, les questions sont spontanées, et les questions suivantes émergent des réponses aux questions précédentes.

Un entretien non structuré est désorganisé et non séquentiel. Il comporte de nombreux inconvénients, comme s'écarter du sujet, poser des questions inutiles, être plein de préjugés envers les candidats, prendre des décisions d'embauche inexactes, et plus encore. Selon Shortlist, il y a moins de 25% de chances qu'un entretien non structuré prédise correctement la performance du candidat. Vous pouvez désormais décider de la fiabilité des entretiens non structurés pour embaucher de nouveaux employés.

Réflexion finale sur les Entretiens Structurés

Un entretien structuré est une série de questions organisées et séquentielles soutenues par une échelle de notation pour analyser les performances des candidats. Les entretiens structurés sont très fiables par rapport aux entretiens non structurés, où vous avez de fortes chances de perdre le fil et de poser des questions hors sujet à vos candidats.

De plus, les entretiens structurés sont un moyen indirect de faire croître les revenus de votre organisation. Vous devez être bien préparé pour élaborer des questions d'entretien structurées pour obtenir les résultats attendus.

Analysez le poste, préparez une échelle de notation, évaluez les candidats et prenez une décision d'embauche. Voici un conseil pour un entretien structuré, avoir un expert du domaine à bord en tant qu'interviewer, car il peut vous aider à améliorer vos résultats positifs.

Pour une plus grande crédibilité de votre processus d'entretien et pour recruter les bons candidats, vous devriez opter pour des entretiens structurés pour votre recrutement. L'importance des entretiens structurés est reflétée par leur large mise en œuvre par de nombreuses organisations, vous ne devriez donc pas les ignorer.

Bonne simplification des entretiens !