Systeme de suivi des candidatures : Guide complet 2025

Êtes-vous un professionnel du recrutement qui a du mal à rationaliser et gérer efficacement l'ensemble de votre processus de recrutement ? Alors, préparez-vous à découvrir la solution idéale pour surmonter tous vos obstacles en matière de recrutement.  

Présentation du Système de Suivi des Candidatures (ATS), votre passerelle pour découvrir, attirer et embaucher rapidement les esprits les plus brillants du marché du travail.  

Vous vous demandez sûrement pourquoi l’ATS est récemment devenu un sujet brûlant dans le paysage du recrutement.  

Comment l’ATS résoudra-t-il tous vos problèmes d’embauche ?  

Pourquoi l’importance d’un ATS grandit-elle si rapidement ?  

Pour dissiper tous vos doutes, nous avons mené une recherche approfondie et préparé un guide complet sur le système de suivi des candidatures.  

Dans ce guide, vous trouverez tout ce que vous devez savoir avant d’acheter un ATS. Alors, qu’attendez-vous ? Rationalisons votre processus d’embauche de bout en bout en plongeant dans un océan de connaissances qui vous permettra de tirer le meilleur parti de l’utilisation de l’ATS. 

Qu’est-ce qu’un système de suivi des candidatures (ATS) ? 

Un système de suivi des candidatures est un logiciel de recrutement utilisé par les professionnels du recrutement et les agences de placement pour rationaliser et gérer les processus et flux de travail de recrutement de bout en bout. 

En gros, un logiciel ATS sert d’outil numérique pour collecter, organiser et suivre les candidatures et les informations des candidats. Il est également connu sous le nom de Système de Suivi des Candidats.  

Imaginez l’ATS comme un gardien numérique qui vous aide à sourcer, attirer, évaluer et intégrer les meilleurs talents pour pourvoir les postes vacants de votre organisation. 

Comment l’ATS a-t-il évolué au fil du temps ?

Recrutement traditionnel : Avant l’ère numérique, le recrutement reposait principalement sur des CV papier et la tenue de registres manuels, ce qui était extrêmement chronophage.  

Passage aux bases de données numériques : Les professionnels du recrutement ont commencé à utiliser des bases de données en ligne pour enregistrer les données des candidats après l’invention de l’ordinateur.  

ATS en 1990 : Cette première génération de logiciels ATS a permis aux recruteurs de stocker, rechercher et gérer les CV plus efficacement.  

ATS basé sur le Web : La plateforme ATS est devenue populaire au début des années 2000, améliorant l’accessibilité, la collaboration et l’évolutivité, les recruteurs et RH pouvant y accéder depuis n’importe quel endroit disposant d’une connexion Internet. 

Intégration ATS avec les sites d’emploi : Progressivement, les sites d’offres d’emploi en ligne et les sites carrières sont devenus la norme. L’intégration ATS avec ces plateformes a permis une publication fluide des offres et un traitement efficace des candidatures. 

Recherche et correspondance avancées : Les ATS modernes incluent des fonctionnalités avancées pour analyser et faire correspondre les CV aux offres d’emploi en fonction des mots-clés, compétences et autres critères pertinents, rationalisant ainsi le processus de sélection des candidats.

ATS mobile-friendly : Les plateformes ATS sont désormais conçues pour être accessibles sur mobile, ce qui permet aux recruteurs de gérer les données des candidats en déplacement. 

Comment fonctionne un système de suivi des candidatures ? 

Les systèmes ATS sont conçus pour aider les recruteurs et les RH à gérer le recrutement de A à Z. Voyons comment un logiciel ATS rationalise et automatise le flux de travail du recrutement.

Voici une infographie étape par étape des fonctions de l’ATS. 

Publication facile des offres

Les recruteurs peuvent créer des descriptions de poste directement dans l’ATS en précisant l’intitulé, la description, les exigences et d’autres détails clés. Une fois cela fait, le système permet de publier automatiquement les offres sur divers sites d’emploi, sites carrières et réseaux sociaux en un seul clic. 

Soumission des candidatures

Les candidats postulent aux offres ouvertes en soumettant leur CV et leur candidature via l’interface ATS ou le portail carrière de l’entreprise. L’ATS stocke ensuite ces soumissions dans une base de données candidats. 

Filtrage des CV 

Une fois qu’un candidat soumet son CV ou sa candidature en ligne, l’ATS analyse et extrait les informations clés telles que les coordonnées, l’expérience professionnelle, la formation, les compétences et autres qualifications. Ce processus utilise des algorithmes et le traitement du langage naturel (NLP) pour créer un profil en ligne organisé pour chaque candidat. 

Pré-sélection automatique

L’ATS filtre automatiquement les candidats ne répondant pas à des critères essentiels prédéfinis, comme certaines qualifications, expériences ou compétences. 

Grâce à cette fonctionnalité, les recruteurs peuvent définir des questions — souvent sous forme de cases à cocher ou de réponses courtes — permettant d’écarter tout candidat ne correspondant pas au profil recherché. Si un candidat ne répond pas aux standards de votre organisation, son CV est automatiquement mis de côté. 

De cette manière, vous pouvez réduire efficacement le vivier de talents aux profils les plus pertinents pour le poste.

Stockage dans la base de données 

Les données analysées du candidat sont ensuite stockées dans une base de données consultable, ce qui permet aux recruteurs et responsables RH d’accéder facilement aux informations des candidats et de les gérer efficacement. 

Planification des entretiens 

La plateforme ATS s’intègre aux calendriers pour planifier les entretiens et envoyer des liens d’invitation aux candidats et aux responsables du recrutement. Le logiciel permet ainsi de coordonner facilement les horaires d’entretien. 

Suivi des candidatures 

Avec un ATS dans votre pile technologique, le suivi du parcours de chaque candidat devient un jeu d’enfant. De la candidature initiale à la décision finale, l’ATS suit les progrès de chaque candidat via le pipeline de recrutement visuel. Ce suivi garantit qu’aucun candidat ne soit oublié et aide les équipes de recrutement à rester organisées.

Gestion de la communication avec les candidats 

Les systèmes ATS facilitent une communication efficace entre les recruteurs et les candidats. À chaque étape du processus, les recruteurs peuvent envoyer des e-mails automatisés, des mises à jour et des invitations à des entretiens. Cela permet de maintenir l’engagement et l’information des candidats. 

Collaboration fluide en équipe 

Le logiciel ATS permet à plusieurs membres de l’équipe de collaborer facilement tout au long du processus d’embauche. Recruteurs, managers et autres parties prenantes peuvent consulter les profils des candidats, donner leur avis et prendre des décisions éclairées via l’interface ATS.

Gestion de la conformité 

Le logiciel ATS comprend des fonctionnalités pour aider à la gestion de la conformité. En gérant les documents comme les lettres d’offre et les formulaires de consentement, le logiciel garantit le respect des exigences légales du processus de recrutement.

Top 10 des fonctionnalités essentielles que votre ATS doit absolument inclure  

Un logiciel ATS est un outil essentiel pour les professionnels RH et les recruteurs. Il est donc crucial, lors de la sélection d’un ATS, de s’assurer qu’il intègre des fonctionnalités clés permettant de rationaliser le processus d’embauche.  

Voici la liste des fonctionnalités techniques et non techniques les plus importantes :

1. Capacités de recherche avancées dans la base de données

• La recherche de requêtes complexes pour les candidats devient plus facile grâce à l'utilisation de plusieurs paramètres tels que les compétences, l'expérience et la localisation.
• Elle propose une recherche en texte intégral pour une analyse complète des CV et des lettres de motivation.
• Vous pouvez créer des filtres personnalisés pour répondre à des besoins de recrutement spécifiques.

2. Flux de travail personnalisable 

• Cette fonctionnalité vous permet de créer des flux de travail personnalisés et des étapes de recrutement adaptées à vos besoins spécifiques.
• Vous pouvez ajouter, supprimer et modifier les étapes du processus (par exemple : présélection, entretien, intégration).
• Créez des modèles personnalisés pour les e-mails, les formulaires d’évaluation et les offres d’emploi. 

3. Appariement IA entre les candidats et les postes

• Cette fonctionnalité utilise des algorithmes d’intelligence artificielle pour faire correspondre les candidats aux offres d’emploi et inversement, en se basant sur les compétences, l’expérience et d’autres critères pertinents.
• La fonctionnalité d'appariement de profils et d'offres par IA analyse les descriptions de poste et les profils des candidats pour identifier les meilleures correspondances.
• Obtenez une liste de candidats classés pour chaque offre d’emploi et gagnez du temps dans le processus de présélection. 

4. Marketing de recrutement 

• Cette fonctionnalité vous aide à renforcer votre image employeur grâce à l’intégration personnalisable du site carrière et aux fonctions de publication d’offres en un clic.
• Vous pouvez cibler des viviers de talents spécifiques à l’aide de campagnes marketing sur mesure et de stratégies de recrutement sur les réseaux sociaux.
• Exploitez les fonctionnalités d’e-mail marketing pour entretenir la relation avec des candidats potentiels.
• Obtenez également des analyses précises pour comprendre l’efficacité de différentes stratégies de marketing de recrutement.
• Grâce à cette fonctionnalité, vous pouvez engager des candidats passifs en créant une communauté de talents et en les tenant informés des opportunités pertinentes au sein de votre organisation.

5. Gestion des entretiens de bout en bout

• Intégrez-vous aux calendriers (comme Google Calendar ou Outlook) et planifiez les entretiens en coordonnant les disponibilités des candidats et des recruteurs. Ainsi, vous évitez les conflits de planification.
• Cette fonctionnalité permet de reprogrammer et d’annuler facilement les entretiens avec des notifications automatiques envoyées aux parties concernées.
• Elle permet de créer et gérer des entretiens avec des agendas et des check-lists pour assurer un déroulement structuré et efficace.
• L’intégration avec des plateformes de visioconférence permet d’organiser facilement des entretiens virtuels. 

6. Outils de collaboration

• La fonctionnalité de collaboration d’équipe facilite la communication en temps réel et la coopération entre les recruteurs et les responsables du recrutement. 
• Elle offre une plateforme partagée pour consulter et commenter les profils des candidats, garantissant ainsi une évaluation collective.
• Les responsables peuvent facilement déléguer et suivre les tâches de leur équipe de recrutement.
• La fonctionnalité propose des calendriers partagés et des outils de planification pour organiser efficacement les entretiens et réunions.
• Vous pouvez partager, modifier et optimiser la création des descriptions de poste et des scripts d’entretien.

7. Rapports et analyses

• Créez des rapports d’analytique en temps réel sur divers aspects du processus de recrutement (par exemple : délai d’embauche, qualité des embauches, coût par embauche).
• Utilisez des tableaux de bord personnalisables pour suivre les indicateurs clés de performance (KPI du recrutement) liés à votre processus.
• Obtenez des insights sur la démographie des candidats pour mieux comprendre la diversité de votre vivier de talents.
• Cette fonctionnalité inclut des options avancées comme l’analyse prédictive, qui permet d’anticiper les besoins en recrutement futurs à partir de données historiques.

8. Pipeline de recrutement visuel

• Il propose une représentation visuelle et dynamique du processus de recrutement, en cartographiant chaque étape, de la candidature à l’embauche.
• Ainsi, vos recruteurs et responsables peuvent rapidement visualiser l’avancement des candidats dans le pipeline.
• Vous pouvez même activer la fonctionnalité de glisser-déposer pour déplacer les candidats entre les étapes et faciliter les mises à jour.
• Obtenez une vue d’ensemble sur la santé du pipeline : combien de candidats à chaque étape et les éventuels goulots d’étranglement.
• En conséquence, vous pouvez identifier les talents à fort potentiel et prioriser vos actions.

9. Capacités d'intégration 

• L'intégration transparente d'un ATS avec d'autres systèmes logiciels RH tels que la paie, l'intégration et la gestion des performances est essentielle pour un flux de données fluide.
• Il s'intègre aux sites d'emploi et aux plateformes de médias sociaux pour simplifier la publication des offres et attirer un plus large éventail de candidats.
• L'ATS se synchronise avec les applications de messagerie et de calendrier pour une planification efficace et une communication fluide.
• Cette fonction prend en charge l'intégration d'outils avancés tels que l'analytique basée sur l'IA ou les chatbots pour améliorer les processus de recrutement et l'engagement des candidats.

10. Compatible avec les appareils mobiles 

• Vous devez vérifier que l'ATS propose une interface adaptée aux mobiles afin de garantir une expérience fluide et conviviale sur les petits écrans.
• Il permet à vos recruteurs et candidats d’interagir avec le système à tout moment, où qu’ils soient.
• Il permet d’envoyer des notifications et mises à jour instantanées sur les appareils mobiles, pour que recruteurs et candidats restent informés en temps réel.
• Avec un logiciel ATS adapté aux mobiles, il devient plus facile pour les candidats de postuler directement depuis leurs appareils.

11. Centralisation des données 

• La centralisation des données regroupe toutes les informations liées au recrutement sur une seule et même plateforme accessible.
• Elle fournit une base de données unifiée pour les profils candidats, les CV, les notes d’entretien et l’historique des communications.
• Ainsi, elle permet une récupération et une gestion faciles des informations sur les candidats, améliorant l'efficacité globale.

Voici donc les fonctionnalités que vous devez rechercher pour rendre le processus de recrutement plus efficace, précis et convivial. Vous pouvez améliorer le processus d'embauche de toute organisation en sélectionnant un ATS avec les fonctionnalités mentionnées ci-dessus. 

Gérer le flux de recrutement avec un ATS 

L'utilisation des logiciels de suivi du recrutement connaît une forte croissance en raison de leurs fonctionnalités essentielles qui facilitent le travail des recruteurs et des responsables RH. Environ 75 ﹪ des recruteurs et responsables utilisent le meilleur logiciel de suivi des candidatures pour leurs activités quotidiennes. 

En général, toutes les candidatures reçues passent par un processus de recrutement composé de plusieurs étapes, comme indiqué ci-dessous.

1. Lors de l'étape de PRÉ-SÉLECTION, une première analyse est réalisée, y compris un appel téléphonique et des questions de présélection. 

2. La deuxième étape est la SOUMISSION, où le recruteur transmet les candidatures au responsable RH pour un examen plus approfondi.

3. Lors de l'étape d'ENTRETIEN, le responsable RH effectue diverses phases d’entretiens avec le candidat.

4. À l'étape de L’OFFRE, le responsable RH propose une opportunité d’emploi au candidat.

5. EMBAUCHE & INTÉGRATION, où le candidat accepte l'offre et exprime sa volonté de rejoindre l’entreprise.

6. INTÉGRATION, où les formalités initiales d’embauche sont réalisées.

Pourquoi les recruteurs ont-ils besoin d’un système de suivi des candidatures ?

Le niveau de concurrence pour attirer les bons talents s’intensifie, et il devient de plus en plus complexe pour les recruteurs de trouver les meilleurs profils pour leur organisation. De plus, un recruteur fait face à de nombreuses difficultés d'embauche pour recruter le bon candidat.  

Si vous souhaitez sortir de cette situation, en tant que bon recruteur, l’ATS peut être l’une des meilleures options. En adoptant un ATS, vous pouvez rationaliser votre approche de recrutement en éliminant certaines erreurs critiques. Vous réduisez ainsi le temps et les coûts d'embauche par rapport à vos concurrents. De nombreux recruteurs ont déclaré que le logiciel ATS avait renforcé leur activité et stimulé leur croissance. 

Quels sont les avantages d’un système de suivi des candidatures ?

Un proverbe populaire dit : « Les vieilles méthodes n’ouvrent pas de nouvelles portes. » De la même manière, vous devez moderniser vos processus métiers pour rester compétitif et devenir leader sur le marché. 

Il existe de nombreux avantages à adopter un système de suivi en ligne pour votre entreprise, au lieu de processus manuels. Cela permet d’accroître la productivité de votre activité.

Réduction du délai de recrutement

Un avantage clé du meilleur système de suivi des candidatures en ligne est qu’il permet de gagner beaucoup de temps pendant le processus de recrutement. Grâce à toutes ses fonctionnalités uniques et performantes, l’ATS rationalise les tâches manuelles telles que la publication d’offres d’emploi, la gestion de la planification des entretiens, la recherche de la meilleure correspondance entre le poste et le candidat, et bien plus encore. 

Ainsi, par rapport à la méthode de recrutement traditionnelle, les employeurs peuvent gagner un temps précieux en adoptant un logiciel de recrutement. 

Selon une enquête, 86,1 ﹪ des répondants affirment que l’ATS accélère le processus de recrutement.

Réduire le coût par embauche

Les entreprises ne souhaitent pas dépenser beaucoup d’argent pour embaucher un mauvais talent. Plus le processus de recrutement est long, plus il devient coûteux. En analysant les choses, on se rend compte que l’on investit beaucoup dans la publication d’annonces, la publicité et les agences de recrutement. Et l’on découvre que l’ATS est une solution rentable. Même les petites entreprises comptant moins de 10 employés peuvent économiser jusqu’à 6000 £ après avoir commencé à utiliser un ATS en ligne.

Améliorer la qualité des recrutements

Selon une étude, 78,3 ﹪ des utilisateurs d’ATS déclarent que cela a amélioré la qualité des candidats recrutés. Cela est dû à certaines fonctionnalités clés du logiciel de suivi des candidatures, telles que les tests d’évaluation pré-emploi, l’appariement automatique des profils, la fonctionnalité de matching des candidats, les fiches d’évaluation, etc.

Il est important de noter que les meilleurs talents ne restent en moyenne que 10 jours sur le marché ; accélérer le processus de recrutement grâce à un ATS permet donc aux employeurs de capter rapidement ces profils de haute qualité.

Renforcer la marque employeur

La marque employeur est l’image perçue de votre entreprise sur le marché. Grâce au logiciel de suivi des candidatures, vous pouvez renforcer votre marque employeur. L’ATS permet un engagement constant avec les candidats tout au long du processus de recrutement ; le portail en libre-service facilite et entretient la relation avec les candidats, tout en rendant la candidature plus simple pour eux.

Notre recherche montre que 75,1 ﹪ des candidats affirment que la marque employeur et la culture d’entreprise sont importantes lorsqu’ils postulent. Ainsi, une marque bien valorisée attire automatiquement davantage de talents de qualité.

Améliorer l’expérience candidat

Qu’un candidat soit embauché ou non, l’impression laissée par le processus de recrutement est précieuse, notamment en termes de réputation et de bénéfices à long terme. Une approche de recrutement basée sur l’ATS garantit une expérience équitable et optimale pour tous les candidats.

Par exemple, les mises à jour régulières du statut de candidature, l’utilisation de chatbots, la planification autonome des entretiens, les e-mails automatisés, etc., améliorent considérablement l’expérience candidat. 

Selon les recherches, entre 80 et 90 ﹪ des candidats changent d’avis sur une entreprise après une mauvaise expérience de recrutement.

Rationaliser le processus de recrutement

Le logiciel de suivi des candidatures rend le processus de recrutement plus facile à gérer et à exécuter. L’ATS permet à l’équipe RH d’identifier tous les candidats correspondants en moins d’une heure, contre au moins une journée sans logiciel. 

Il améliore également le taux de précision tout en accélérant le rythme des embauches. Au lieu d’utiliser plusieurs logiciels pour chaque tâche, tout est centralisé dans un seul outil grâce à l’ATS. Cela rend le processus de recrutement plus simple à gérer.

Fonctionnalités d’un système de suivi des candidatures en ligne

Les recruteurs devraient opter pour une technologie plutôt qu’un processus manuel afin d’automatiser le processus de recrutement sans erreurs humaines. Cela augmente également l’efficacité d’un recruteur donné.

Ainsi, l’objectif principal du recruteur en adoptant un logiciel de suivi des candidatures est d’automatiser le processus de recrutement et d’organiser la base de données candidats, grâce à des fonctionnalités classiques et avancées qui rendent cela possible.

Les différents ATS proposent une variété de fonctionnalités, notamment les suivantes :

Hébergement de la page carrière

La page carrière est l’endroit où les entreprises peuvent afficher les postes à pourvoir sur leur site web. De nombreux systèmes de suivi des candidatures permettent de le faire directement depuis l’ATS.

L’ATS simplifie tout le processus, comme la configuration facile, et offre des espaces pour ajouter des photos, descriptions, logos, boutons de partage, et bien plus encore selon les besoins du marketing de recrutement.

Un éventail de sites d’emploi

Publier des postes vacants sur divers sites d’emploi augmente automatiquement la portée et renforce les chances de trouver le bon talent.

De nombreux sites de recrutement comme Indeed, Monster, CareerBuilder, etc., sont partenaires des ATS. Ainsi, lorsque vous créez une nouvelle offre, vous pouvez la publier instantanément sur plusieurs sites en un seul clic.

Gestion de la planification des entretiens

La planification des entretiens est un processus fastidieux. L’ATS, avec une programmation automatique des entretiens, rend le processus plus rapide et plus simple. 

De nombreux ATS proposent une planification autonome des entretiens, permettant aux candidats de choisir eux-mêmes la date et l’heure selon leur disponibilité. Différents plugins de calendrier comme Outlook et Google ajoutent à la commodité. Cette fonctionnalité permet de gagner du temps aux employeurs, recruteurs et candidats.

Rapports et analyses

Chaque recruteur et responsable RH souhaite connaître les performances globales du processus de recrutement afin d’améliorer son approche. La plupart des ATS proposent des fonctionnalités de rapports et d’analyses qui offrent une vue d’ensemble du processus de recrutement. Cette fonctionnalité fournit aux recruteurs des informations pertinentes sous forme visuelle. 

Des rapports et analyses conviviaux font partie des grandes fonctionnalités du système de gestion du recrutement. Les ATS offrent des rapports interactifs et en temps réel, personnalisables et faciles d’accès. 

Automatisation des communications par e-mail

L’engagement des candidats est devenu un élément central du processus de recrutement. Communiquer manuellement avec plus de 100 candidats prend beaucoup de temps. 

Grâce à un logiciel de suivi des candidatures en ligne, les recruteurs et responsables RH peuvent envoyer des e-mails groupés à tous les candidats en même temps. 

L’e-mail automatisé permet aux entreprises de maintenir un contact régulier avec les candidats, ce qui améliore l’expérience candidat et renforce également la marque employeur.

Analyse de CV

C’est une autre fonctionnalité importante et courante que chaque ATS propose. La fonction d’analyse de CV permet aux candidats de postuler plus rapidement tout en créant une base de données candidats bien structurée. Cette fonctionnalité permet également aux recruteurs d’importer les CV des candidats depuis différentes plateformes telles que LinkedIn, Monster, Indeed, et bien d’autres.

Système de suivi des candidatures compatible mobile

Le mobile est devenu un outil universel. Près de tous les chercheurs d’emploi utilisent leur téléphone pour postuler. Selon une étude, 77 ﹪ des candidatures sont soumises via mobile. Plus l’ATS est facile à utiliser sur mobile, plus les recruteurs recevront de candidatures, car les candidats peuvent effectuer tout le processus de candidature. C’est une fonctionnalité primordiale pour les employeurs comme pour les candidats.

Aspects importants du système de suivi des candidatures en ligne

Lorsque vous commencez à utiliser un ATS, vous devez vérifier certains aspects critiques qui peuvent améliorer votre processus de recrutement quotidien et vous offrir une toute nouvelle perspective sur votre méthode de recrutement. Que vous soyez une petite entreprise ou une start-up, vous devez choisir votre logiciel de recrutement ou votre ATS en fonction des aspects suivants.

• Fonctionnalités

• Modèle de tarification

• Conformité

• Support

• Migration de données
  

Comment fonctionne un système de suivi des candidatures en ligne ?

Le système de suivi des candidatures (ATS) collecte et stocke les informations figurant sur les CV dans une base de données de candidats. Les CV sont rassemblés à partir de différentes sources. À partir de ce vaste vivier de CV, les responsables du recrutement recherchent les candidats en fonction de différents critères, puis poursuivent le processus avec les CV sélectionnés.

1. Sourcing des candidats

La publication d'offres d'emploi sur une page carrière et différents sites de recrutement est une première étape du processus ATS. En atteignant un large public, les employeurs cherchent à attirer un grand nombre de candidats. 

Les systèmes de suivi des candidatures vous aident à créer une offre d'emploi attrayante afin que le recruteur puisse sourcer de nombreux candidats.

2. Test d'évaluation pré-emploi

Les tests d'évaluation préalables à l'embauche peuvent être réalisés à l'aide du logiciel ATS. C'est l'une des fonctionnalités les plus utiles et les plus demandées des systèmes de gestion du recrutement en ligne. 

L'employeur peut définir un test de compétences pour ne recevoir que les candidatures de candidats qualifiés. Ce test permet aux employeurs d'éviter les mauvais recrutements.

3. Stocker et gérer les CV

Le stockage et l’analyse des CV est la troisième étape du flux de travail d’un ATS. Après réception de toutes les candidatures provenant de différentes sources et plateformes, le système ATS analyse les CV et crée un profil détaillé pour chacun.

L’employeur peut importer efficacement les CV depuis n’importe quel site web dans la base de données candidats. Un système de suivi des candidatures permet de maintenir cette base de données de manière fluide et organisée.

4. Assigner un poste grâce à la fonctionnalité de correspondance

Après avoir collecté et analysé un grand nombre de CV, le recruteur assigne les postes aux candidats. Les recruteurs peuvent utiliser la fonction de score de correspondance de l’ATS pour assigner les bonnes offres aux bons candidats. De plus, un recruteur peut attribuer un poste selon des critères de recherche.

5. Suivi et sélection des candidats pour l’entretien

Une fois les candidats ciblés pour un poste, les recruteurs peuvent les suivre tout au long du processus de recrutement. Un logiciel de suivi des candidatures permet de suivre les candidats en fonction de leur statut : nouveau, sélectionné, rejeté, en entretien, etc.

Quel est le rôle de l’IA dans un système de suivi des candidatures en ligne ?

L’intégration de l’intelligence artificielle dans l’ATS facilite et accélère le travail du recruteur tout en augmentant son efficacité avec une précision de 100﹪. Grâce à l’IA, la majorité du processus est automatisée.

Selon des études, il faut en moyenne 17 minutes pour postuler manuellement, alors qu’avec l’IA, cela ne prend que 3 minutes. Parallèlement, environ 92 ﹪ des candidats se disent satisfaits du recrutement automatisé.

Voici les domaines clés dans lesquels l’IA joue un rôle central dans un ATS :

Correspondance des profils

L’étape la plus complexe et chronophage du recrutement est de trier des milliers de CV et d’identifier les meilleurs candidats. L’IA peut présélectionner automatiquement tous les CV reçus et identifier les profils pertinents, ce qui simplifie le processus et le rend plus précis.

Correspondance des emplois

Comme pour les profils, l’IA peut également aider à identifier les offres les plus adaptées aux candidats.

Analyse de CV

Extraire toutes les informations clés d’un CV est une tâche fastidieuse qui peut être simplifiée grâce à un analyseur de CV. En utilisant des algorithmes et techniques d’IA, vous pouvez améliorer considérablement cette fonctionnalité.

Chatbot de recrutement

C’est une excellente technologie pour offrir une expérience fluide aux candidats en leur fournissant une assistance virtuelle 24h/24 et 7j/7. Le Chatbot de recrutement propose aussi d'autres fonctionnalités comme le sourcing, le pré-dépistage, la communication sur le statut de la candidature et l’amélioration de l’expérience candidat. 

Comment optimiser ses chances avec un ATS ?

Le système de suivi des candidatures analyse les CV en fonction d’un algorithme. Pour passer l’ATS et atteindre le niveau de l’entretien, les candidats doivent rédiger un CV structuré et clair. Il n’existe donc pas de solution miracle pour "battre" un ATS.

Voici quelques conseils pour optimiser votre CV afin qu’il soit bien interprété par un ATS :

• Le rôle d’un ATS est d’analyser le contenu du CV et de le comparer à l’offre d’emploi pour trouver la meilleure correspondance. Adaptez donc votre CV à chaque description de poste.

• L’ATS utilise les titres de section pour analyser les CV. Assurez-vous donc d’utiliser des titres simples et compréhensibles.

• N’essayez pas de tromper le système en utilisant un design trop sophistiqué. Gardez un format clair et sobre.

• Le système ATS compare les CV en fonction des mots-clés. Utilisez donc à la fois les versions longues et les acronymes des mots-clés, c’est-à-dire MCA ainsi que Master en Applications Informatiques.

• N’utilisez jamais de tableaux, colonnes ou tout autre type de graphique, car cela entraîne souvent des erreurs lors de l’analyse.

• Utilisez toujours une police de caractère classique dans votre CV comme Helvetica, Garamond ou Georgia.

• Essayez d’enregistrer le CV au format PDF.

Meilleures étapes pour mettre en œuvre un système de suivi des candidatures en ligne

La mise en œuvre d’un système de suivi des candidatures est une décision majeure, et elle sera réussie si les bonnes méthodes ou étapes sont suivies lors de sa mise en œuvre.

Les étapes suivantes pourraient être appropriées à suivre. Identifiez vos besoins commerciaux actuels et futurs potentiels. Voici les principales étapes à suivre pour mettre en œuvre votre ATS.

• Préparez une liste des fonctionnalités indispensables et une liste des fonctionnalités souhaitables.

• Établissez une liste de critères liés aux fournisseurs tels que les heures de support, l’emplacement des bureaux, etc.

• Définissez votre budget, le nombre d’utilisateurs et la date de démarrage prévisionnelle.

• Créez une liste, puis sélectionnez des fournisseurs en utilisant les options suivantes :

  • Effectuez une recherche sur Google avec des mots-clés pertinents.

  • Visitez des plateformes d’avis telles que Capterra, G2 Crowd, GetApp, etc.

  • Demandez des références à votre réseau qui utilise un système similaire.

  • Publiez une annonce sur les réseaux sociaux indiquant que vous recherchez un ATS. 

• Demandez des démonstrations ou des essais en fonction de vos préférences.

• Un essai est idéal si vous souhaitez explorer le système par vous-même et que vous avez suffisamment de temps pour l’examiner.

• Une démo est idéale si vous souhaitez avoir une vue d’ensemble du système et poser vos questions. C’est aussi le choix parfait si vous avez peu de temps pour évaluer le logiciel.

• Si votre liste de fournisseurs est longue, vous pouvez demander des démos et effectuer un essai basé sur les ATS présélectionnés.

• Une discussion finale avec le fournisseur sélectionné. Négociation des prix si ceux-ci ne rentrent pas dans le budget.

• Confirmation de la commande, signature du contrat et accès au système.

• Processus d’onboarding des utilisateurs et formation de l’équipe.

Qui peut choisir un système de suivi des candidatures ?

Toute personne ou entreprise cherchant à réduire la charge de travail et à accroître l’efficacité de son équipe devrait envisager un système de suivi des candidatures.

De manière générale, les types d’entreprises suivants peuvent opter pour un ATS :

• RH d’entreprise / responsables du recrutement
• Agences de placement
• Startups
• Cabinets de recrutement
• Cabinets de chasse de têtes
• Cabinets de recrutement de cadres
• Recruteurs indépendants

RGPD dans les systèmes de suivi des candidatures RH

Le RGPD est une réforme européenne qui réglemente la manière dont les données personnelles des citoyens de l’UE sont utilisées et stockées en ligne, partout dans le monde. Étant donné que le logiciel de suivi des candidatures stocke des informations précieuses sur les candidats, les offres d’emploi et les clients, votre ATS doit être pleinement conforme aux normes du RGPD.

Voici quelques fonctions clés qu’un système de suivi des candidatures doit inclure pour être conforme au RGPD :

• Envoyer des demandes de consentement aux candidats

• Gestion de l’historique des consentements

• Permettre au candidat de télécharger ses informations

• Permettre au candidat d’envoyer une demande de suppression

• Suivi de l’expiration du consentement

• Afficher et accepter les conditions générales avant la soumission de la candidature

Chaque système de suivi des candidatures comprend l’importance d’un responsable du traitement des données. L’objectif principal d’un ATS est de fournir une technologie permettant de gérer le processus de recrutement avec un traitement et une collecte des données appropriés.

Réflexion finale sur le système de suivi des candidatures en ligne

À l’ère technologique actuelle, le système de suivi des candidatures est devenu un élément central du processus de recrutement. Ses fonctionnalités courantes et avancées offrent de nombreux avantages aux utilisateurs. Par conséquent, de plus en plus de recruteurs, responsables du recrutement et équipes RH adoptent un logiciel de suivi des candidatures.

Si vous êtes également à la recherche du meilleur système de suivi des candidatures, iSmartRecruit est la solution la plus adaptée pour vous.