Kosten pro Einstellung erklärt: Von der Definition bis zur Optimierung

Im globalen Maßstab zeigen Analysen für 2025, dass die durchschnittlichen Kosten für die Einstellung eines Mitarbeiters etwa 3.500 $ betragen (obwohl diese Zahl je nach Region und Art der Stelle stark variiert). Dies verdeutlicht die große Spannweite der Rekrutierungsausgaben in verschiedenen Organisationen und Branchen.

 Für viele Unternehmen können die Gesamtkosten für die Einstellung eines neuen Mitarbeiters das 3- bis 4-Fache des Gehalts der Position erreichen. Darüber hinaus geben etwa 20﹪ der Unternehmen mehr als 60﹪ ihres HR-Budgets für die Talentakquise aus.

 Das Verständnis dieser Einstellungskosten ist entscheidend für eine effektive Planung des Rekrutierungsbudgets. Dieser umfassende Leitfaden hilft Ihnen, alles über die Kosten pro Einstellung als Kennzahl zu verstehen.

 Von der Definition und Aufschlüsselung der CPH-Formel über die Analyse der Faktoren, die Ihre Rekrutierungskosten beeinflussen, bis hin zu praktischen Strategien zu deren Optimierung erhalten Sie alle wichtigen Grundlagen, die Sie benötigen, um diesen kritischen Aspekt Ihrer HR-Aktivitäten zu steuern.

Wichtige Erkenntnisse

 Das Verständnis und die Optimierung der Kosten pro Einstellung sind entscheidend für ein effektives Rekrutierungsbudgetmanagement und die strategische Personalplanung.

• Kosten pro Einstellung genau berechnen: Verwenden Sie die Formel (interne Kosten + externe Kosten) ÷ Gesamtanzahl der Einstellungen, um die tatsächlichen Rekrutierungsausgaben zu verfolgen und Optimierungsmöglichkeiten zu identifizieren.

• Komplexität der Rolle treibt die Kosten: Führungskräfte kosten bis zu 28.000 $ pro Einstellung, während Einstiegspositionen zwischen 1.588 $ und 2.382 $ liegen, was unterschiedliche Budgetstrategien erfordert.

• Mitarbeiterempfehlungen liefern außergewöhnlichen ROI: Empfohlene Kandidaten werden 55﹪ schneller eingestellt und sparen etwa 3.000 $ pro Einstellung, während sie gleichzeitig bessere Bindungsraten aufweisen.

• Automatisierung senkt die Kosten um 30﹪: Der Einsatz von ATS-Tools und Rekrutierungsautomatisierung kann die Einstellungskosten erheblich senken und gleichzeitig die Prozesseffizienz verbessern.

• Starkes Onboarding verhindert teure Fluktuation: Organisationen mit effektivem Onboarding verbessern die Mitarbeiterbindung um 82﹪ und reduzieren teure Wiederbesetzungszyklen.

Der Schlüssel liegt in der Balance zwischen Kosteneffizienz und Qualität der Einstellungen. Die konsequente Verfolgung der CPH ermöglicht datenbasierte Entscheidungen, die Ihre Rekrutierungsinvestitionen optimieren und gleichzeitig Top-Talente anziehen.

Was ist Kosten pro Einstellung und warum ist es wichtig?

Kosten pro Einstellung (CPH) gehören zu den grundlegendsten Rekrutierungskennzahlen, die Unternehmen verfolgen. Dieses Konzept zu verstehen, ist für ein effektives Talentmanagement unerlässlich.

Definition von Kosten pro Einstellung (CPH)

Kosten pro Einstellung stellen den durchschnittlichen Betrag dar, der für die Rekrutierung und Integration eines neuen Mitarbeiters in ein Unternehmen ausgegeben wird. Die Kennzahl umfasst alle Kosten, die während des gesamten Rekrutierungsprozesses anfallen – von der ersten Suche bis zum ersten Arbeitstag. Die Society of Human Resource Management (SHRM) und das American National Standards Institute (ANSI) haben eine Standardformel zur Berechnung der CPH festgelegt:

CPH = (Interne Rekrutierungskosten + Externe Rekrutierungskosten) / Gesamtanzahl der Einstellungen

Interne Kosten umfassen Ausgaben im Zusammenhang mit internen Rekrutierungsmaßnahmen, einschließlich Recruiter-Gehälter, Zeitaufwand von Einstellungsmanagern und Schulungen des Talentakquisitionsteams. Externe Kosten beinhalten Ausgaben außerhalb des Unternehmens, wie z. B. Jobbörsengebühren, Agenturkosten, Eignungstests vor der Einstellung und Employer Branding-Aktivitäten.

Warum ist CPH eine wichtige Kennzahl für Einstellungskosten?

Die Verfolgung der Kosten pro Einstellung bietet zahlreiche strategische Vorteile über die reine Kostenüberwachung hinaus. Vor allem hilft sie Unternehmen, die Effizienz ihrer Rekrutierungsprozesse zu bewerten und die Ausgaben zu optimieren. Diese Transparenz ermöglicht es HR-Teams, Ressourcen effektiver zuzuweisen und sicherzustellen, dass Investitionen in die produktivsten Kanäle fließen.

Darüber hinaus dient CPH als Leistungsbenchmark, mit dem Unternehmen ihre Rekrutierungseffektivität mit Branchenstandards vergleichen können. Die SHRM gibt die durchschnittlichen CPH mit etwa £3.514 an, obwohl dies je nach Branche, Unternehmensgröße und Position stark variiert.

CPH zeigt auch die finanziellen Auswirkungen von Rekrutierungsstrategien. Ericsson reduzierte beispielsweise seine Kosten pro Einstellung um 70﹪ durch Social Media und Mitarbeiterempfehlungen und verbesserte gleichzeitig die Bindungsraten. Dies zeigt, wie CPH direkt mit der Gesamtleistung des Unternehmens verknüpft ist.

Wie unterstützt die Kosten pro Einstellung die Budgetplanung für die Rekrutierung?

Das Verständnis Ihrer Kosten pro Einstellung ist entscheidend für die Erstellung genauer Rekrutierungsbudgets. Insbesondere ermöglichen CPH-Daten HR-Fachleuten, zukünftige Einstellungskosten präziser vorherzusagen.

Um ein Rekrutierungsbudget zu erstellen, berechnen Sie zunächst Ihre aktuellen Kosten pro Einstellung, indem Sie vergangene Rekrutierungsausgaben analysieren. Arbeiten Sie dann mit Abteilungsleitern und Einstellungsmanagern zusammen, um den zukünftigen Einstellungsbedarf basierend auf Qualifikationslücken, Wachstumsplänen und erwarteter Fluktuation zu prognostizieren. Multiplizieren Sie Ihre geplanten Einstellungen mit Ihrem aktuellen CPH, um ein Basisbudget für den kommenden Zeitraum zu ermitteln.

Darüber hinaus hilft dieser Ansatz Organisationen, die tatsächlichen finanziellen Auswirkungen ihrer Rekrutierungsbemühungen zu verstehen. Durch die Aufschlüsselung jeder Ausgabenkomponente können Unternehmen Möglichkeiten zur Umverteilung von Ressourcen für maximale Effektivität identifizieren.

Folglich ermöglichen CPH-Daten eine strategischere Personalplanung und helfen Unternehmen, fundierte Entscheidungen darüber zu treffen, wann und wie sie ihre Teams erweitern, ohne unerwartete Budgetüberschreitungen.

Aufschlüsselung der Kosten-pro-Einstellung-Formel

Die CPH-Formel mag auf den ersten Blick einfach erscheinen, aber das Verständnis ihrer Komponenten erfordert eine sorgfältige Analyse sowohl interner als auch externer Rekrutierungskosten. Lassen Sie uns jedes Element aufschlüsseln, um zu verstehen, wie sich Rekrutierungskosten wirklich summieren.

Was sind interne Rekrutierungskosten?

Interne Rekrutierungskosten umfassen alle Ausgaben, die innerhalb Ihres Unternehmens während des Einstellungsprozesses anfallen. Dazu gehören in erster Linie Vergütungspakete des Rekrutierungsteams (Gehälter, Boni, Sozialleistungen), Zeitkosten der Einstellungsmanager, Gemeinkosten und Verwaltungsgebühren, Schulungs- und Entwicklungskosten für Ihr Rekrutierungsteam sowie Prämien für Mitarbeiterempfehlungen. 

Selbst Ressourcen, die von einem Team zu einem anderen für Rekrutierungszwecke zugewiesen werden, zählen als interne Kosten, auch wenn das Geld im Unternehmen bleibt.

Was sind externe Rekrutierungskosten?

Externe Kosten umfassen alle Ausgaben, die an externe Dienstleister oder Services während der Rekrutierung gezahlt werden. Dazu gehören typischerweise Gebühren für Jobbörsenanzeigen, externe Agenturgebühren (oft 20–25﹪ des Jahresgehalts), Eignungstests vor der Einstellung, Hintergrundüberprüfungen, Drogentests, Teilnahmegebühren für Jobmessen, Abonnements für Applicant Tracking Systeme und Umzugskosten. 

Darüber hinaus stellen Einstellungsprämien und Reisekosten der Kandidaten erhebliche externe Rekrutierungsinvestitionen dar.

Wie berechnet man die Kosten pro Einstellung Schritt für Schritt?

Definieren Sie zunächst Ihren Messzeitraum als monatlich, vierteljährlich oder jährlich. Sammeln Sie als Nächstes alle internen Rekrutierungskosten für diesen Zeitraum und summieren Sie sie. Ermitteln und summieren Sie anschließend Ihre externen Rekrutierungskosten. Dann bestimmen Sie, wie viele Personen Sie in diesem Zeitraum eingestellt haben, ohne interne Versetzungen einzubeziehen. Wenden Sie schließlich die Formel an: 

Kosten pro Einstellung = (interne Kosten + externe Kosten) ÷ Gesamtanzahl der Einstellungen.

Beispiel: Wenn interne Kosten 50.000 $ betragen, externe Kosten 30.000 $ und Sie 20 Mitarbeiter eingestellt haben: CPH = (50.000 $ + 30.000 $) ÷ 20 = 4.000 $ pro Einstellung.

Häufige Fehler bei der Berechnung der Rekrutierungskosten

Viele Organisationen unterschätzen versteckte Kosten, wie Produktivitätsverluste durch längere Vakanzzeiten. Ein weiterer Fehler besteht darin, die Zeitkosten der Einstellungsmanager während der Interviews nicht einzubeziehen. Darüber hinaus führen das Ignorieren von Onboarding-Kosten oder Verwaltungsaufwand zu ungenauen Berechnungen. Wichtig ist, dass Kosten nach der Einstellung, wie z. B. Weiterbildungskosten, ausgeschlossen werden sollten.

Faktoren, die Ihre Kosten pro Einstellung beeinflussen

Mehrere Schlüsselfaktoren beeinflussen die Kosten pro Einstellung erheblich und führen oft zu deutlichen Unterschieden zwischen Organisationen innerhalb desselben Marktes.

Rollenkomplexität und Seniorität

Die Positionsebene ist wohl der einflussreichste Faktor bei Rekrutierungsausgaben. Laut Branchendaten können Führungskräfte etwa 30.467 $ pro Einstellung kosten, während Einstiegspositionen typischerweise nur 2.150 bis 3.226 $ erfordern. Dieser auffällige Unterschied spiegelt die aufwändigen Suchprozesse, spezialisierten Assessments und umfassenden Bewertungen wider, die für Führungspositionen erforderlich sind. Bemerkenswert ist, dass eine Fehlbesetzung auf mittlerer Managementebene (56.886 $ Gehalt) ein Unternehmen letztlich über 178.796 $ kosten kann.

Führungskräfteinstellungen sind deutlich teurer als nicht leitende Einstellungen. Das Diagramm zeigt eine klare Lücke bei den Einstellungskosten, wobei die Rekrutierung von Führungskräften insgesamt eine wesentlich höhere Investition erfordert. [Quelle: LinkedIn]

Branchenspezifische Einstellungskosten

Verschiedene Branchen verzeichnen aufgrund der Verfügbarkeit von Talenten und regulatorischer Anforderungen deutlich unterschiedliche Rekrutierungsausgaben. Im Jahr 2023 investierten Technologieunternehmen zwischen 6.457,77 $ und 8.606,33 $ pro Einstellung, während Gesundheitsberufe sogar noch höhere Beträge von 9.680 bis 12.917 $ erforderten. 

Insbesondere stark regulierte Branchen sehen erhöhte Kosten aufgrund umfangreicher Hintergrundüberprüfungen, Lizenzprüfungen und Compliance-Anforderungen. In den Bereichen professionelle Dienstleistungen liegen die Kosten typischerweise bei rund 6.668 $ pro Einstellung, im Vergleich zu nur 1.150 $ im Gastgewerbe und in der Gastronomie.

Unternehmensgröße und Einstellungsvolumen

Die Unternehmensgröße wirkt sich direkt auf die Rekrutierungseffizienz aus. Größere Unternehmen erzielen in der Regel niedrigere Kosten pro Einstellung durch dedizierte Rekrutierungsteams, etablierte Prozesse und Rabatte bei Anbietern. Im Gegensatz dazu fehlt kleineren Unternehmen oft ein definiertes Einstellungsbudget, was ihre Rekrutierung verhältnismäßig teurer macht. Unternehmen mit komplexen, mehrstandortigen Operationen können besonders von der Standardisierung ihrer Talentakquisemodelle profitieren.

Geografische Lage und Marktbedingungen

Regionale Unterschiede beeinflussen die Einstellungskosten erheblich durch unterschiedliche Gehaltserwartungen und Wettbewerbsniveaus. Organisationen in großen Ballungsgebieten sehen sich typischerweise höheren Rekrutierungskosten gegenüber, bedingt durch intensiven Talentwettbewerb. Darüber hinaus sind die Rekrutierungsgebühren in Nordamerika und Europa im Allgemeinen höher als in Schwellenländern. Im Vereinigten Königreich haben die jüngsten Erhöhungen der Sozialversicherungsbeiträge die Einstellungskosten für 84﹪ der Unternehmen erheblich beeinflusst.

Wie Sie Ihre Kosten pro Einstellung optimieren und senken

Die Senkung Ihrer Kosten pro Einstellung erfordert nicht, dass Sie bei der Qualität Abstriche machen. Mit strategischer Optimierung können Sie die Rekrutierungsausgaben deutlich reduzieren und dennoch Top-Talente anziehen.

Optimieren Sie Ihren Einstellungsprozess

Entwickeln Sie in erster Linie einen strukturierten Rekrutierungsablauf mit klar definierten Anforderungen. Unternehmen mit gut definierten Prozessen haben kürzere Time-to-Fill-Zeiten und geringere Kosten. Vereinfachte Stellenbeschreibungen verringern ungeeignete Bewerbungen und sparen damit Screening-Zeit. Für maximale Effizienz sollten Sie SMART-Einstellungsziele festlegen, wie z. B. das 7-Tage-Angebotsziel von Cedar Fair in Hochsaisonzeiten.

Nutzen Sie Mitarbeiterempfehlungen

Mitarbeiterempfehlungen bieten konstant außergewöhnlichen Wert. Wenn Mitarbeiter Kandidaten empfehlen, haben sie diese bereits hinsichtlich Fähigkeiten und kultureller Passung vorgeprüft. Empfohlene Kandidaten werden 55﹪ schneller eingestellt als Bewerber von Jobbörsen und sparen den Organisationen typischerweise etwa 3.226 $ pro Einstellung. 

Interessanterweise zeigen empfohlene Mitarbeiter höhere Bindungsraten, was die Ersatzkosten weiter reduziert.

Verwenden Sie kostengünstige Rekrutierungskanäle

Mehrfachschaltungen auf großen Jobbörsen können so wenig wie 337 $ für einen ganzen Monat kosten. Eine gut optimierte Karriereseite wiederum bringt durch SEO organischen Traffic mit minimalem Investment. 

Ebenso übertrifft das von Mitarbeitern geteilte Social Sharing traditionelles Recruiting-Marketing, da potenzielle Kandidaten Peer-Empfehlungen mehr vertrauen als Unternehmensbotschaften.

Investieren Sie in Rekrutierungsautomatisierung und ATS-Tools

Rekrutierungsautomatisierung-Tools senken die Kosten pro Einstellung um bis zu 30﹪, indem sie die Time-to-Hire um 40–60﹪ reduzieren. Fortschrittliche ATS-Plattformen wie iSmartRecruit bieten erheblichen ROI durch optimierte Workflows und geringere Verwaltungsaufwände.

Verbessern Sie das Onboarding zur Senkung der Fluktuation

Organisationen mit starken Onboarding-Prozessen verbessern die Bindung neuer Mitarbeiter um 82﹪ und die Produktivität um über 70﹪. In Kombination mit der Tatsache, dass Mitarbeiter mit starkem Zugehörigkeitsgefühl 50﹪ weniger wahrscheinlich im ersten Jahr kündigen, führt eine Investition ins Onboarding letztlich zu geringeren Wiederbesetzungskosten.

Fazit

Das Verständnis und die Optimierung Ihrer Kosten pro Einstellung stellen einen entscheidenden Aspekt eines effektiven Rekrutierungsmanagements dar. 

Die Kosten-pro-Einstellung-Formel bietet einen strukturierten Ansatz zur genauen Berechnung Ihrer Rekrutierungsausgaben. Daher verschafft Ihnen die Beherrschung sowohl interner Kosten (Recruiter-Gehälter, Zeit der Einstellungsmanager) als auch externer Kosten (Jobbörsen, Agenturgebühren) vollständige Transparenz darüber, wohin Ihr Rekrutierungsbudget tatsächlich fließt.

Mehrere Faktoren beeinflussen zweifellos Ihre Einstellungskosten. Die Rollenkomplexität ist dabei die bedeutendste Variable, da Führungspositionen erheblich teurer sind als Einstiegsrollen. 

Darüber hinaus spielen branchenspezifische Anforderungen, Unternehmensgröße und geografische Lage eine entscheidende Rolle bei der Bestimmung Ihrer endgültigen CPH-Zahl.

Denken Sie daran: Kosten pro Einstellung sind mehr als nur eine finanzielle Kennzahl; sie zeigen die Effizienz Ihrer gesamten Rekrutierungsprozesse. 

Wenn Sie die Kosten pro Einstellung konsequent verfolgen, erhalten Sie die Möglichkeit, datenbasierte Entscheidungen zur Ressourcenzuweisung zu treffen, unnötige Ausgaben zu identifizieren und Ihre Leistung mit Branchenstandards zu vergleichen.

Letztlich geht es nicht nur darum, diese Zahl zu senken, sondern das optimale Gleichgewicht zwischen Kosteneffizienz und Qualität der Einstellungen zu finden. Schließlich bestimmt die Gewinnung der richtigen Mitarbeiter den zukünftigen Erfolg Ihres Unternehmens – unabhängig davon, wie viel Sie für deren Gewinnung ausgeben.

Häufig gestellte Fragen (FAQs)

1. Was genau sind Kosten pro Einstellung und warum sind sie wichtig? 

Kosten pro Einstellung (CPH) sind der durchschnittliche Betrag, der für die Rekrutierung und Einarbeitung jedes neuen Mitarbeiters ausgegeben wird. Es handelt sich um eine wichtige Kennzahl, die Unternehmen hilft, ihre Rekrutierungseffizienz zu bewerten, Ressourcen effektiv zuzuweisen und Budgets genau zu planen.

2. Wie berechnet man die Kosten pro Einstellung? 

Um die Kosten pro Einstellung zu berechnen, addieren Sie alle internen Rekrutierungskosten (z. B. Recruiter-Gehälter) und externen Kosten (z. B. Jobbörsengebühren) und teilen Sie diese durch die Gesamtzahl der Einstellungen in einem bestimmten Zeitraum. Die Formel lautet: CPH = (interne Kosten + externe Kosten) ÷ Gesamtanzahl der Einstellungen.

3. Welche Faktoren beeinflussen die Kosten pro Einstellung erheblich?

Mehrere Faktoren wirken sich auf die Kosten pro Einstellung aus, darunter Rollenkomplexität und Seniorität, branchenspezifische Anforderungen, Unternehmensgröße, Einstellungsvolumen, geografische Lage und Marktbedingungen. Führungspositionen sind zum Beispiel typischerweise deutlich teurer zu besetzen als Einstiegsrollen.

4. Wie können Unternehmen ihre Kosten pro Einstellung senken, ohne die Qualität zu beeinträchtigen?

Unternehmen können ihre Kosten pro Einstellung optimieren, indem sie den Einstellungsprozess verschlanken, Mitarbeiterempfehlungen nutzen, kostengünstige Rekrutierungskanäle einsetzen, in Automatisierung und Applicant Tracking Systeme (ATS) investieren und das Onboarding verbessern, um Fluktuation zu reduzieren.

5. Warum ist es für Unternehmen wichtig, die Kosten pro Einstellung zu verfolgen?

Die Verfolgung der Kosten pro Einstellung hilft Unternehmen, die Effektivität der Rekrutierung zu bewerten, Ausgaben zu optimieren, Ressourcen effizient zuzuweisen und datenbasierte Entscheidungen über Talentakquisestrategien zu treffen. Außerdem ermöglicht es Unternehmen, ihre Leistung mit Branchenstandards zu vergleichen und zukünftige Einstellungsausgaben genauer vorherzusagen.