Externalisation du processus de recrutement (RPO) : Guide pour les recruteurs

Des enquêtes ont prouvé que le RPO réduit les dépenses annuelles de recrutement de 38 ﹪, avec 69 ﹪ des nouveaux employés déclarant un haut niveau d'engagement. 

De nombreuses entreprises ont été confrontées à une grave crise économique pendant la période COVID. En revanche, il y a eu une augmentation de la demande de main-d'œuvre dans des secteurs tels que la santé et l’hôtellerie. Les entreprises ont eu recours à l’externalisation RPO pour les aider à répondre aux besoins croissants en matière de recrutement et à minimiser la difficulté de trouver des candidats appropriés dans un marché du travail tendu. En exploitant au maximum la technologie et le soutien professionnel, cela a permis aux entreprises d’améliorer leur évolutivité et leur rentabilité. Si vous souhaitez également améliorer votre pratique actuelle d’acquisition de talents avec le RPO, ce guide pour recruteurs vous accompagnera tout au long du processus ! 

Signification du RPO

Forme complète du RPO : Externalisation du processus de recrutement (Recruitment Process Outsourcing).

Qu'est-ce que le recrutement RPO ?

Le RPO est une action menée par une entreprise qui externalise ses responsabilités de recrutement à une société externe spécialisée dans les fonctions et tâches liées au recrutement. 

Comment fonctionne le RPO ?

Le RPO est une sous-branche du BPO, c’est-à-dire l’externalisation des processus métier. Il fonctionne comme une extension du service RH interne de l’entreprise pour améliorer l’efficacité, réduire les coûts, accélérer le processus d’embauche et offrir un accès à un vivier de talents diversifié.

La relation entre l’entreprise RPO et l’employeur est contractuelle. Les RPO rationalisent le processus de recrutement en prenant en charge des tâches telles que la recherche, la présélection et l’évaluation des candidats qualifiés. 

Rôles et responsabilités du RPO

Le rôle des entreprises RPO est de fournir une assistance en recrutement sur site et hors site aux organisations, et d’assumer la responsabilité de la planification et de l’exécution efficace de l’ensemble de la procédure d’embauche. Voici quelques responsabilités supplémentaires : 

• Les RPO doivent se concentrer sur l’engagement des talents et des responsables du recrutement.

• La gestion des candidats est essentielle pour les RPO afin de recruter des talents de qualité. 

• Les recruteurs RPO travaillent sur le sourcing stratégique pour attirer les meilleurs talents.

• La conformité et la gestion des risques sont assurées par les RPO. 

• Les prestataires RPO proposent des services de conseil en marque employeur pour développer une bonne image de marque et améliorer l’expérience candidat.  

• Les RPO fournissent des rapports d’analyse du recrutement et effectuent également des contrôles préalables à l’embauche. 

• Le partenariat avec les fournisseurs et la gestion de la chaîne d’approvisionnement font partie des responsabilités back-office des RPO.

• Ils développent un réseau de jeunes diplômés pour intégrer les candidats sous-représentés dans le vivier de talents. 

Types de solutions RPO disponibles sur le marché

1. RPO de bout en bout

Il s’agit d’une solution RPO continue qui comprend tous les services liés à l'externalisation du processus de recrutement pour les postes permanents, y compris les investissements dans la technologie de recrutement. En raison de sa complexité, l'approche du RPO complet est un peu difficile à mettre en œuvre. Cependant, vous pouvez vous attendre aux meilleures économies, efficacité, résultats de recrutement, satisfaction et conformité. Votre fournisseur RPO effectuera des tâches allant de la planification stratégique des effectifs à la recherche, la sélection, l’évaluation, la gestion des offres et l’intégration. 

2. RPO axé sur un projet

Le RPO axé sur un projet, tout comme le RPO de bout en bout, fournit une gestion complète du cycle de recrutement, mais pour un projet ou une durée déterminée. Cette solution convient aux entreprises confrontées à une pénurie de talents en raison d’une expansion ou de la création de nouvelles activités. Le RPO projet permet de conserver les capacités internes de recrutement pour les embauches de routine tout en bénéficiant des avantages du RPO complet pour une initiative spécifique. 

3. RPO à la demande

Les petites entreprises peuvent voir leur processus de recrutement perturbé lorsqu'elles font face à une hausse soudaine des besoins en embauche. Cela peut être dû au lancement de nouveaux produits ou à l’introduction de projets créatifs. Pour répondre à la demande saisonnière de talents de qualité et gérer le flux de recrutement pendant ces pics, les entreprises optent pour un RPO à la demande. Les professionnels du RPO augmentent la capacité de l'équipe interne sans modifier le processus d’embauche existant. 

4. RPO modulaire

Les entreprises d’externalisation de recrutement proposent le RPO modulaire ou sélectif aux sociétés souhaitant renforcer certains aspects spécifiques de leur processus de recrutement interne. Il s’agit d’une approche basée sur la demande, apportant une expertise dans des tâches de grande ampleur nécessitant une main-d’œuvre importante. En général, les entreprises externalisent la recherche et la présélection des candidats aux fournisseurs RPO pour accélérer les premières étapes du processus. Toutefois, vous pouvez également externaliser l’administration, la gestion des candidats ou tout autre composant spécifique. 

Que sont les services RPO ?

Le domaine du recrutement évolue pour répondre au paysage dynamique de l’industrie de l’embauche. Le sourcing de candidats adopte désormais une approche centrée sur l’humain. Avec l’émergence de nouveaux canaux de sourcing, la concurrence a explosé. Les tâches à grand volume sont automatisées et les stratégies de recrutement sont désormais intégrées dans la stratégie globale de l’entreprise. 

Les services RPO sont l’ensemble des prestations fournies par les entreprises RPO dans le domaine du recrutement. Les prestataires RPO suivent les tendances du marché et adaptent leurs stratégies de service pour fournir des solutions efficaces aux employeurs. Voici les domaines où l'externalisation du recrutement peut être bénéfique :

• Vous pouvez rechercher des candidats et effectuer des tâches de présélection avec l'aide d'experts en RPO et des technologies de recrutement et outils de nouvelle génération.

• Le RPO est un outil précieux pour la cartographie du marché, la réévaluation des tendances actuelles et l’élaboration de stratégies pour battre la concurrence.

• La recherche de cadres et le headhunting font partie de nombreux services RPO. 

• Vous pouvez augmenter votre évolutivité et réduire le gaspillage de ressources en bénéficiant du soutien administratif et en conformité des prestataires RPO. 

• Les services RPO incluent également la gestion des bases de données de candidats, la gestion de portails et la vérification de références.

• Vous pouvez confier la responsabilité de pourvoir les postes vacants et de maintenir le cycle complet de recrutement de votre entreprise aux prestataires RPO. 

• Vous pouvez externaliser la gestion des finances et de la comptabilité de votre entreprise. Les services RPO couvrent la facturation et les paiements, la gestion des comptes, la gestion du temps et des dépenses, les personnes et les logiciels de gestion de la paie, ainsi que le contrôle de crédit. 

Avantages du RPO pour les entreprises

1. Meilleur accès aux meilleurs talents

Les entreprises RPO disposent d’un vivier de talents diversifié pour les compétences et domaines en forte demande. De plus, de nombreux prestataires RPO ont des réseaux étendus d’écoles et de cabinets de recrutement qui leur permettent d’attirer des candidats qualifiés mais sous-représentés. 

2. Meilleure expérience candidat

Les services RPO offrent une flexibilité grâce à l'automatisation et à une optimisation des processus de recrutement basée sur les besoins. Les prestataires RPO personnalisent les portails d’emploi pour accroître l’engagement des candidats, rédigent des descriptions de poste claires et pertinentes, éliminent les obstacles au bon déroulement du processus de recrutement, et facilitent la procédure de candidature. 

De plus, ils rendent la communication entre employeur et candidat accessible, répondent rapidement aux questions des postulants et assurent une transparence dans le processus d'embauche. Ainsi, ils construisent une image de marque employeur reconnue et offrent une meilleure expérience candidat. 

3. Réduction des coûts de recrutement

Le RPO est évolutif. Il réduit la dépendance d’une entreprise aux agences externes et tire parti des avantages d’un système d’embauche unifié. En outre, en offrant une approche optimisée à chaque étape du recrutement, le RPO permet de réduire le coût par embauche. Vous pouvez choisir le modèle RPO adapté aux besoins de votre entreprise. Il permet ainsi de gérer efficacement le budget de recrutement global et de rendre le processus plus rentable. 

4. Atténuation des risques d'embauche

Avec le RPO, les risques liés au recrutement diminuent. Les entreprises spécialisées dans l’externalisation du processus de recrutement suivent des pratiques d’embauche conformes pour réduire les risques à toutes les étapes du recrutement. Elles respectent l’évolution des règles du marché de l’acquisition de talents et offrent un soutien en matière de conformité à l’employeur. 

Grâce aux données et analyses en temps réel, les services RPO identifient les candidats les plus adaptés, qui sont familiers avec des environnements d'entreprise similaires. Cela augmente les taux de rétention et réduit les ouvertures de postes inattendues. 

5. Réduction du temps de recrutement

En effet, l’externalisation du processus de recrutement peut permettre d’économiser jusqu’à 55 ﹪ du temps du recruteur. De plus, le RPO améliore l’ensemble du flux de recrutement. Les prestataires RPO disposent d’équipes expérimentées, familiarisées avec le marché concurrentiel de l’acquisition de talents. Ils recrutent donc plus rapidement des profils de qualité en utilisant des technologies avancées comme le Chatbot de recrutement et des stratégies actualisées. 

Facteurs de succès pour la mise en œuvre du RPO 

Une mise en œuvre réussie du RPO crée un équilibre entre la demande de résultats rapides et la durabilité à long terme du processus de recrutement. Examinons les facteurs qui en sont responsables.

1. Analyse et observations critiques

Pour mieux comprendre le processus de recrutement interne existant, les prestataires RPO réalisent une enquête détaillée. Cela leur permet de développer une stratégie de mise en œuvre efficace en identifiant la solution métier existante et l’environnement global de l’entreprise. 

2. Obtenir le soutien de l'organisation

Après avoir analysé le modèle de recrutement actuel de l'entreprise, les RPO se concentrent sur l’obtention du soutien de l’équipe RH afin d’apporter les changements nécessaires. Il est crucial d’obtenir la confiance de l’équipe RH interne pour déployer les méthodes d’amélioration. 

3. Formation et collaboration

Dans un partenariat RPO, le rôle de l’équipe RH interne est essentiel. Pour mettre en œuvre les meilleures pratiques de recrutement, les professionnels RPO peuvent former les recruteurs internes à l’utilisation des technologies de recrutement modernes et des outils d’automatisation du recrutement. Ils collaborent avec le personnel RH pour comprendre les politiques et la culture d’entreprise et ainsi créer un vivier de talents adapté à l’organisation. 

4. Intégration de la technologie

Les recruteurs et les employeurs partagent une opinion commune sur l’intégration technologique dans le recrutement. Ils reconnaissent que l’automatisation et la technologie simplifient et accélèrent l’ensemble du processus. Par conséquent, les prestataires RPO évaluent les besoins de recrutement de l’entreprise et recommandent les technologies adaptées pour répondre aux besoins actuels et futurs. 

5. Résolution des failles

Comment le logiciel RPO aide-t-il dans l'externalisation du processus de recrutement ?

La mise en œuvre d’un RPO est un succès lorsque le programme de recrutement conçu répond aux besoins à long terme de l’entreprise. L’équipe RPO s’efforce de résoudre tout problème ou obstacle pouvant survenir lors du processus de lancement. Elle assure également la formation de l’équipe pour favoriser l’adhésion aux nouvelles procédures et ressources.  

Le logiciel d’externalisation du processus de recrutement (RPO) joue un rôle crucial dans l’amélioration de l’efficacité et de la productivité du processus de recrutement de plusieurs façons :

Rationalisation des opérations de recrutement : Le logiciel RPO automatise et rationalise les différentes étapes du processus de recrutement, telles que la recherche, la présélection, les entretiens et l’intégration. Cela conduit à un flux de travail plus organisé et efficace, permettant d’économiser du temps et des ressources.

Amélioration de la recherche de candidats : Il permet d’accéder à un vivier de talents plus large en exploitant les bases de données intégrées et les plateformes de médias sociaux. Les capacités de recherche avancées et les outils basés sur l’IA permettent d’identifier les candidats potentiels plus efficacement.

Amélioration de la présélection et de l’évaluation des candidats : Le logiciel comprend souvent des algorithmes sophistiqués et des outils d’intelligence artificielle pour analyser les CV et évaluer les qualifications des candidats. Cela réduit le temps consacré à la présélection manuelle et améliore la qualité de la sélection.

Prise de décisions basée sur les données : Le logiciel RPO est généralement accompagné d’outils analytiques fournissant des informations sur divers aspects du processus de recrutement, tels que l’efficacité des sources, le délai d’embauche et le coût par embauche. Ces analyses aident à prendre des décisions éclairées et fondées sur des données.

Meilleure expérience candidat : En automatisant les tâches répétitives, le logiciel RPO permet aux recruteurs de se concentrer sur l’engagement des candidats, améliorant ainsi leur expérience. Des réponses rapides, des mises à jour régulières et des interactions fluides contribuent à une image positive de l’entreprise.

Conformité et tenue des dossiers : Le logiciel aide à respecter les exigences légales liées au recrutement. Il facilite également la conservation des enregistrements, garantissant que toutes les interactions et décisions concernant les candidats soient suivies et stockées.

Évolutivité et flexibilité : Le logiciel RPO peut s’adapter aux besoins changeants de l’entreprise en matière de recrutement, qu’il s’agisse de périodes de forte activité ou de périodes creuses.

Réduction des coûts : En automatisant et en optimisant divers aspects du processus de recrutement, le logiciel RPO peut considérablement réduire le coût par embauche et les coûts opérationnels globaux.

Collaboration améliorée : Il facilite une meilleure collaboration entre les membres de l’équipe grâce à des fonctionnalités telles que des tableaux de bord partagés, des notes sur les candidats et des outils de communication.

Qualité des embauches : Grâce à des outils avancés de présélection et d’évaluation, le logiciel contribue à améliorer la qualité des embauches, en s’assurant que les candidats répondent non seulement aux exigences du poste, mais s’intègrent aussi à la culture de l’entreprise.

Différence entre RPO et agence de recrutement

Beaucoup confondent une entreprise RPO avec une agence de recrutement. Cependant, bien que les deux visent à répondre aux besoins en recrutement des organisations, leurs objectifs de recrutement sont différents. 

Les entreprises délèguent tout ou partie de leurs fonctions de recrutement à une autre société dans le cadre d’un RPO. Ces sociétés sont spécialisées dans le recrutement et sont censées aider l’entreprise à atteindre ses objectifs de recrutement à long terme. 

En revanche, les agences de recrutement répondent aux besoins d’embauche à court terme des entreprises. Elles interviennent souvent aux étapes intermédiaires ou finales du processus d’embauche. Voici quelques autres différences clés entre les deux :

• En général, le rôle d’une entreprise RPO est de fournir un recrutement de bout en bout, tandis que les agences de recrutement se contentent du rôle habituel de pourvoir les postes. 

• Les fournisseurs RPO se concentrent sur la gestion des SLA. À l’inverse, les agences de recrutement limitent leurs tâches à l’atteinte d’objectifs définis. 

• Les RPO utilisent des approches basées sur les données et les analyses pour suggérer des recrutements, tandis que les agences de recrutement s’appuient principalement sur des processus manuels. 

• Un fournisseur RPO travaille à accroître l’engagement de l’employeur et du candidat potentiel, alors que les agences de recrutement contribuent peu, voire pas du tout, à la marque employeur et à l’engagement des talents. 

• La qualité des recrutements peut ne pas répondre aux exigences de l’entreprise lorsqu’elle passe par une agence de recrutement. Ces agences mettent davantage l’accent sur le fait de pourvoir le poste que sur la recommandation de candidats correspondant aux politiques de l’entreprise. Les RPO, quant à eux, proposent des talents de haut niveau qui répondent précisément aux besoins de l’entreprise.

• Les RPO sont plus fiables et rentables que les agences de recrutement. Les RPO facturent des frais de gestion fixes, tandis que les agences perçoivent des honoraires de type contingence. 

• L’objectif principal d’un fournisseur RPO est la planification de la main-d’œuvre, tandis que l’agence de recrutement vise principalement à fournir des talents.  

Étude de cas RPO réussie

La période du COVID-19 a vu une augmentation significative de la demande de travailleurs hospitaliers et d’experts en santé, c’est à ce moment-là que l’étude de cas RPO a eu lieu. Le client dans le secteur de la santé a contacté un fournisseur RPO pour externaliser le recrutement et l’intégration de milliers de candidats pour plusieurs postes. Le client devait pourvoir des postes pour du personnel de soutien administratif, des spécialistes médicaux et d’autres rôles dans des hôpitaux de campagne temporaires.

Le client a reçu deux solutions RPO basées sur des projets de la part du fournisseur, chacune livrée en moins de 48 heures.

• Les experts et professionnels du recrutement de l’entreprise ont travaillé en équipes de 12 heures. 

• Ils ont travaillé sept jours sur sept à l’évaluation des candidatures, à la conformité et aux vérifications PES. 

• Ils ont géré les processus, les entretiens vidéo, les réponses aux questions et les actions groupées, avec plus de 55 membres du personnel impliqués.

L’équipe du fournisseur RPO a réussi à intégrer 17 500 recrues de qualité pour soutenir 45 nouveaux établissements de santé en seulement quelques semaines. 

Dernières réflexions sur le RPO

Les rapports indiquent que le marché mondial du RPO devrait atteindre 20,8 milliards de dollars d’ici 2027. Il est donc essentiel pour les clients de bien comprendre le potentiel de leurs partenariats. Le succès du RPO dans votre entreprise dépendra du choix du bon prestataire. Commencez par identifier les besoins de votre entreprise. Ensuite, déterminez les raisons qui vous poussent à adopter un RPO, puis établissez une stratégie efficace et respectez-la. Après avoir trouvé des solutions à ces étapes, vous pouvez contacter les meilleures entreprises RPO pour répondre à vos besoins en recrutement.