Proaktives vs Reaktives Recruiting: Was ist der Unterschied?

Ihre aktuelle Rekrutierungsstrategie ist dafür verantwortlich, die Identität der Belegschaft Ihres Unternehmens zu gestalten. Ob es sich um eine qualitativ hochwertige Einstellung oder eine überstürzte Entscheidung handelt, hängt ganz davon ab, wie Sie Ihren Rekrutierungsworkflow planen.

Proaktive und reaktive Rekrutierung sind zwei unterschiedliche Ansätze zur Deckung des Personalbedarfs. Proaktive Rekrutierung konzentriert sich darauf, Bewerber zu finden, anzusprechen und für sich zu gewinnen, noch bevor eine konkrete Vakanz entsteht. Reaktive Rekrutierung hingegen beschreibt das Vorgehen, neue Mitarbeiter für aktuell offene Stellen zu finden.

Top-Kandidaten sind im Schnitt innerhalb von zehn Werktagen vermittelt. Wenn Sie also die besten Talente für Ihr Unternehmen gewinnen möchten, sollten Sie verstehen, welcher Ansatz besser zu den Anforderungen Ihrer Organisation passt: proaktive oder reaktive Rekrutierung. Finden wir es in diesem Blog heraus.

Was ist proaktive Rekrutierung?

Was versteht man unter proaktiver Rekrutierung? Der Prozess, Bewerber zu finden, mit ihnen zu interagieren und sie anzusprechen, noch bevor ein konkreter Bedarf besteht, wird als proaktive Rekrutierung bezeichnet.

Bei der proaktiven Rekrutierung suchen Sie aktiv nach Kandidaten, um einen Talentpool aufzubauen, aus dem Sie bei Bedarf schöpfen können. Kandidaten für eine Stelle zu interviewen, die noch nicht vakant ist, mag willkürlich erscheinen, doch dieser Ansatz schafft eine Verbindung zwischen Recruitern und potenziellen Mitarbeitern.

Was ist reaktive Rekrutierung?

Im Gegensatz zur proaktiven Rekrutierung reagiert die reaktive Rekrutierung auf einen aktuellen Bedarf. Sie ist die traditionellste und grundlegendste Rekrutierungsmethode. Reaktive Rekrutierung ist bedarfsgetrieben und somit häufig mit Stress und Unorganisiertheit verbunden. Der Prozess startet erst, wenn intern ein Bedarf an Ersatzpersonal gemeldet wird. Aufgrund des Zeitdrucks bei der Besetzung offener Stellen stehen Arbeitgeber unter enormem Druck, schnell geeignete Talente zu finden.

Maßnahmen für proaktive Rekrutierung

Eine Umfrage ergab, dass über 70 ﹪ der Kandidaten passiv auf Jobsuche sind (HR Cloud). Das bedeutet, dass sie zwar offen für neue Möglichkeiten sind, aber nicht aktiv danach suchen. Angesichts steigender Kosten pro Einstellung und längerer Einstellungsprozesse ist es sinnvoll, potenzielle Kandidaten proaktiv anzusprechen und Personalbedarf frühzeitig zu erkennen. Die folgenden Maßnahmen helfen Ihnen bei der proaktiven technischen Rekrutierungsplanung:

• Priorisieren Sie Marktanalysen. Verstehen Sie aktuelle Trends und Anforderungen.

• Führen Sie Interviews unter Berücksichtigung zukünftiger Unternehmensbedarfe durch.

• Bewerten Sie neu: Was wird benötigt, was kann angepasst oder gestrichen werden?

• Behalten Sie die Entwicklungen und Aktivitäten des Unternehmens im Blick.

• Vermarkten Sie das Potenzial und das Arbeitgeberimage Ihres Unternehmens aktiv gegenüber potenziellen Kandidaten.

Maßnahmen für reaktive Personalbeschaffung

Reaktive Rekrutierungspraktiken konzentrieren sich ausschließlich auf das Besetzen offener Stellen und sind nicht im Voraus strukturiert. Daher führen sie selten zu Top-Talenten. Auch wenn der Arbeitsmarkt manchmal unsicher ist, wird ein Team, das vollständig auf aktuelle Personalbedürfnisse aufgebaut ist, wahrscheinlich keine langfristigen Ressourcen für das Unternehmen schaffen. Dennoch können die folgenden Maßnahmen schnelle Lösungen für eilige Einstellungen sein:

• Beobachten Sie kurzfristige Trends auf dem Arbeitsmarkt. 

• Führen Sie Überprüfungen durch und hinterfragen Sie krankheitsbedingte Ausfälle kritisch. 

• Überwachen Sie den Personalbestand: steigt, sinkt oder stagniert er? 

Strategien für proaktive Personalbeschaffung

Die ideale proaktive Rekrutierungsstrategie kann je nach Branche, gesuchter Position und Teamgröße variieren. Dennoch gibt es eine Reihe von aktiven Sourcing-Techniken, die Sie anwenden können. Das sollten Sie tun: 

• Identifizieren Sie die besten Talentquellen in Zusammenarbeit mit Ihrem Hiring-Team. Dies kann durch Online-Anzeigen, eine interne Datenbank oder Mundpropaganda erfolgen.

• Nehmen Sie Kontakt mit den besten Kandidat*innen auf Ihrer Shortlist auf. Lernen Sie deren Stärken kennen, bevor Sie entscheiden, ob sie zum Profil passen.

• Bleiben Sie mit potenziellen Kandidat*innen in Kontakt. Verwenden Sie Telefon, E-Mail oder soziale Medien, um Ihre Kommunikation aufrechtzuerhalten.

• Laden Sie geeignete Talente aktiv zur Bewerbung ein. Heben Sie Vorteile und Entwicklungsmöglichkeiten hervor, um Ihre Rekrutierungsziele schneller zu erreichen. 

• Verbessern Sie die Candidate Experience, indem Sie nur wirklich notwendige Informationen abfragen und lange Formulare vermeiden. 

Vorteile der proaktiven Personalbeschaffung

1. Verbesserte Candidate Experience

Proaktive Rekrutierung fördert Kommunikation und Vertrauen. Kandidat*innen teilen offener mit, was sie in einer Position suchen – das verbessert die Erfahrung insgesamt.

2. Zeitersparnis

Da proaktive Rekrutierung ganzjährig stattfindet, entfallen aufwendige Prozesse wie das Erstellen und Veröffentlichen von Stellenanzeigen oder CV-Screening. Sie verkürzen die Time-to-Hire erheblich.

3. Größere Reichweite bei Kandidat*innen

Langfristige Talentplanung hilft, hastige Entscheidungen zu vermeiden. Sie lernen potenzielle Kandidat*innen besser kennen, verstehen deren Werdegang und Erwartungen, um ein starkes Team aufzubauen.

4. Geringere Einstellungskosten

Durch vorbereitende Rekrutierung entfallen teure Boni oder Prämien für spontane Neueinstellungen. Sie vermeiden Einkommens- und Motivationsverluste bei Teammitgliedern und sparen langfristig Kosten. 

5. Bessere Unternehmenskultur

Hiring Manager und Recruiter haben durch proaktive Prozesse mehr Zeit, Kandidat*innen kennenzulernen. Dies stärkt die Passung zur Unternehmenskultur und verbessert die Teamzufriedenheit sowie -leistung.

Vorteile der reaktiven Personalbeschaffung

Die reaktive Rekrutierung beginnt nach dem Freiwerden einer Stelle. Hier einige Vorteile dieser Methode:

1. Schnelle Bedarfserfüllung: Bei plötzlichem Personalbedarf können Sie schnell reagieren und Ausfälle im Team kompensieren.

2. Flexibilität: Sie rekrutieren nur bei tatsächlichem Bedarf, was Kosten senkt und Ressourcen schont.

3. Aktualisierte Anforderungen: Jedes Mal können Sie das Jobprofil an aktuelle Unternehmensbedürfnisse anpassen.

4. Einfachheit: Die Vorgehensweise ist direkt – eine Lücke wird erkannt und umgehend geschlossen.

5. Kosteneffizienz: Durch gezielte Einstellungen bei Bedarf sparen Sie langfristig Rekrutierungskosten.

6. Schnelle Reaktion auf Veränderungen: Bei Kündigungen oder neuen Projekten können Sie sofort neue Talente suchen.

Diese Methode ist zwar reaktiv, kann aber bei unerwarteten Veränderungen im Unternehmen genau das Richtige sein.

Nachteile der proaktiven Personalbeschaffung 

Vorausschauendes Rekrutieren bietet viele Vorteile, bringt aber auch Herausforderungen mit sich:

1. Hoher Ressourcenaufwand: Proaktive Rekrutierung kostet viel Zeit und Geld – insbesondere für kleine Unternehmen mit begrenztem HR-Personal.

2. Abnehmendes Interesse bei Kandidat*innen: Langfristige Kommunikation ohne konkrete Jobangebote kann das Interesse verringern.

3. Überschätzung des Personalbedarfs: Es besteht das Risiko, Positionen zu antizipieren, die dann doch nicht entstehen – ein möglicher Ressourcenverlust.

4. Fokus auf ideale Kandidat*innen: Eine zu enge Vorstellung kann gute, aber nicht perfekte Talente ausschließen, die dennoch wertvolle Perspektiven mitbringen würden.

Es geht darum, das richtige Gleichgewicht zwischen Vorbereitung und Anpassungsfähigkeit zu finden. Manchmal ist eine Mischung aus proaktiven Strategien und reaktiven Ansätzen notwendig, um alle Bereiche effektiv abzudecken.

Nachteile der reaktiven Personalbeschaffung

1. Verlängerte Vakanzzeiten

Reaktive Rekrutierung erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Stellen über einen längeren Zeitraum unbesetzt bleiben. Angesichts der aktuellen Arbeitsmarktsituation gibt es viele offene Stellen, aber es ist schwierig, qualitativ hochwertige Talente zu finden. Zudem zögern viele Kandidat*innen, ihren aktuellen Job zu wechseln, wenn nicht bessere Angebote und Gehälter vorliegen. 

2. Übermäßiger Druck auf bestehende Mitarbeitende

Ihr aktuelles Team könnte überlastet werden – in einigen Fällen verdreifacht sich die Arbeitsbelastung oder das berufliche Wachstum jüngerer Mitarbeiter*innen wird gebremst. Zudem können Aufgaben übersehen oder auf andere Teammitglieder verteilt werden, während nach passenden Kandidat*innen gesucht wird, was zu einer allgemeinen Überlastung führt.

3. Keine Top-Talente

In angespannten Situationen besteht die Gefahr, die erstbeste Person einzustellen, ohne den Prozess sorgfältig durchzuführen. Das kann zu nicht bestandenen Probezeiten, einem schlechten Team-Fit oder einer Fehlanpassung zwischen Fähigkeiten und Stellenanforderungen führen.

4. Zeitintensiv

Reaktive Einstellungen beanspruchen viel Zeit. Abhängig von Position und benötigter Qualifikation kann der Einstellungsprozess von der Veröffentlichung der Stelle bis zur Einstellung 6 bis 12 Wochen dauern.

5. Höhere Einstellungskosten möglich

Um dringende Anforderungen zu erfüllen, müssen Unternehmen unter Umständen hohe Summen für Zeitarbeitskräfte ausgeben. Der Druck, die Stelle schnell zu besetzen, kann zu schlechten Einstellungsentscheidungen und höheren Kosten führen. 

Unterschied zwischen proaktiver und reaktiver Rekrutierung

Zusammenfassend finden Sie hier drei zentrale Unterschiede zwischen proaktiver und reaktiver Personalbeschaffung: 

• Proaktive Rekrutierung bedeutet, sich im Voraus auf vakante Stellen vorzubereiten. Reaktive Rekrutierung beginnt erst, wenn der akute Bedarf besteht, eine Stelle zu besetzen. 

• Bei der proaktiven Rekrutierung verfügen Sie bereits über einen Talentpool qualifizierter Kandidat*innen, was die Bindung erhöht und die Candidate Experience verbessert. Bei der reaktiven Rekrutierung bleiben Stellen oft längere Zeit unbesetzt – was Verluste verursachen kann. 

• Eine proaktive Überwachung des Rekrutierungsprozesses reduziert sowohl die Zeit bis zur Einstellung als auch die Kosten, während die reaktive Rekrutierung Druck aufbaut und fehleranfälliger ist.  

Was ist besser: proaktiv oder reaktiv?

Abschließend lässt sich sagen: Proaktive Personalbeschaffung ist der ideale Weg, um den Anforderungen der Talentgewinnung gerecht zu werden. Sie ermöglicht es Recruitern, mit den besten Talenten branchenübergreifend in Kontakt zu treten – bei geringeren Kosten, kürzerer Einstellungszeit und besserer Kommunikation. Zahlreiche Beispiele aus der Praxis zeigen, dass Unternehmen von veralteten Methoden Abstand nehmen und auf geplante, gut umgesetzte Rekrutierungsstrategien setzen sollten, um reibungslose Abläufe sicherzustellen.