Comment rejeter poliment un candidat a un poste ?

Refuser poliment un candidat à un poste est aussi délicat que dire à un ami que sa nouvelle coupe de cheveux ne fonctionne pas tout à fait. 

Vous avez sûrement déjà vécu cela, non ? Vous avez une pile de CV, et certains ne passent tout simplement pas. Mais comment les refuser gentiment sans brûler les ponts ni blesser les sentiments ? 

Refuser un candidat peut donner l'impression de marcher sur des œufs. Vous ne voulez pas paraître insensible, mais vous ne voulez pas non plus donner de faux espoirs. C’est un équilibre délicat, comme essayer d’attraper un cochon savonné.

Alors comment faire sans leur donner envie de pleurer ou, pire, de mettre le feu à votre bureau ? 

C’est là que ce blog entre en jeu. Ce blog va vous dévoiler comment rejeter un candidat poliment, sans le laisser se sentir complètement rejeté. 

À la fin de cette lecture, vous saurez transformer vos lettres de refus en mini-séances de thérapie. Promis.

C’est particulièrement important dans les secteurs où les professionnels sont rares ou où les employés changent fréquemment de poste.

Dans cet article, nous vous proposons un guide utile pour rejeter poliment les candidats tout en leur témoignant respect et considération, quel que soit le résultat.

Comment établir des relations positives avec les candidats refusés ?

L’une des manières les plus simples de rejeter poliment une candidature ou un candidat est d’utiliser un modèle d’e-mail de refus qui inclut les éléments suivants.

Il est essentiel de montrer que vous appréciez leur démarche et que vous êtes reconnaissant de leur candidature, tout en fournissant un retour spécifique et en conservant un ton positif.

1. Remercier et reconnaître les efforts

Lors d’un refus poli, il est essentiel d’exprimer de la gratitude et de reconnaître la bonne expérience candidat.

Commencez votre e-mail de refus en remerciant sincèrement le candidat pour sa candidature et son intérêt pour le poste.

Soulignez les points forts et les qualifications qu’il a démontrés pendant le processus de sélection. Partager un livret des avantages sociaux peut aussi laisser une impression positive et l’encourager à postuler à de futurs postes.

Cela lui montrera que ses efforts ont été reconnus et valorisés. De plus, insistez sur les aspects positifs de sa candidature et donnez un retour spécifique sur l’entretien si nécessaire, pour l’aider à mieux comprendre ses forces et ses axes d’amélioration.

Faire preuve de gratitude laissera une impression positive aux candidats, les incitant à rester engagés avec votre organisation et à considérer de futures opportunités. 

Cela montre que votre entreprise valorise tous les candidats et apprécie le temps et les efforts investis dans leur candidature. Cela améliore votre image d’employeur.

2. Offrir des conseils constructifs

Lorsque vous devez informer quelqu’un qu’il n’a pas obtenu le poste, il est important de lui offrir un retour constructif. Soyez bienveillant et encourageant. Remerciez-les pour leurs efforts et mettez en avant leurs compétences.

Expliquez aussi pourquoi ils n’ont pas été retenus : concurrence importante, manque d’expérience ou certaines lacunes.  

• Soyez respectueux dans l’annonce
• Laissez une impression positive
• Donnez des conseils utiles
• Renforcez leur confiance en eux

3. Reconnaître les qualités positives 

Il est important de reconnaître les aspects positifs que le candidat a montrés.

Remerciez-le et mettez en avant ses forces, comme la communication, la connaissance du secteur ou l’esprit d’équipe. 

Par exemple, si vous recrutiez un agent immobilier, vous pourriez féliciter un candidat pour sa bonne connaissance du secteur, mais souligner que ses compétences en communication ne sont peut-être pas idéales pour justifier les frais d’agence auprès des clients. Ce qui en fait un moins bon choix pour le poste.

Expliquez pourquoi il n’a pas été retenu, tout en gardant un ton positif. Cela évitera qu’il ne se sente démoralisé et lui laissera un bon souvenir de votre entreprise.

4. Laissez la porte ouverte

Même si la personne ne peut pas obtenir le poste aujourd’hui, rassurez-la sur le fait qu’il pourrait y avoir d’autres opportunités à l’avenir. Remerciez-la pour ses efforts et dites-lui que vous la tiendrez informée des prochaines offres d’emploi.

Si vous avez une page carrière sur votre site, orientez-la vers celle-ci et souhaitez-lui bonne chance dans ses recherches. 

Être accessible et bienveillant laisse toujours une bonne impression, même si la candidature n’est pas retenue.

5. Répondre aux questions des candidats 

Quand un candidat souhaite avoir des précisions après un refus, il est important de répondre avec tact et respect. 

Commencez par le remercier pour sa candidature et son intérêt. Soyez honnête sur la décision sans être trop critique. Si possible, offrez des conseils utiles pour l’aider dans sa recherche. 

Terminez sur une note positive en l'encourageant à postuler à nouveau ou à rester en contact pour d'autres opportunités. Cela montre du professionnalisme et du respect, et peut même en faire un ambassadeur de votre marque. Bonne impression garantie.

6. Relire et corriger votre message de refus

Pour un message poli et professionnel, la relecture est indispensable. Une erreur peut vous faire paraître négligent et donner une mauvaise image à votre entreprise.

Lorsque vous rédigez un refus, soyez attentif aux détails. Vérifiez les fautes, la grammaire, et assurez-vous d’avoir bien écrit le nom du candidat. 

Adoptez un ton poli et empathique du début à la fin. 

Un message bien écrit reflète le sérieux de votre entreprise et votre volonté de traiter tous les candidats avec respect.

7. Soyez honnête et diplomate

L’honnêteté et la politesse sont essentielles pour laisser une bonne impression aux candidats et valoriser votre image de marque. 

Être transparent aide les candidats à comprendre les raisons du refus, ce qui instaure un climat de confiance.

Commencez par les remercier sincèrement.

Ensuite, communiquez clairement les raisons de la décision, en vous concentrant sur les compétences et critères requis. Évitez les critiques dures ou inutiles.

Restez bienveillant tout au long du message. Encouragez-les et exprimez votre confiance en leurs capacités. Même si ce n’est pas le bon moment, restez respectueux.

En laissant la porte ouverte à de futures opportunités et en remerciant à nouveau, vous montrez que vous traitez chaque candidat avec dignité. Et vous leur laissez une impression positive malgré le refus.

L’art de dire non : modèles d’e-mails de refus

Parfois, il est préférable de faire simple. Découvrez les modèles d’e-mails de recrutement ci-dessous pour refuser un candidat facilement. N’oubliez pas d’y insérer vos informations. 

1. Modèle d’e-mail de refus après candidature

Objet : Mise à jour de votre candidature – [Titre du poste]

Bonjour [Nom du candidat],

J’espère que vous allez bien. Nous vous remercions pour votre intérêt pour le poste de [Titre du poste] chez [Nom de l’entreprise].

Après un examen approfondi des candidatures, nous avons décidé d’avancer avec des profils correspondant davantage à nos besoins actuels. Bien que vos compétences soient appréciables, nos places étant limitées, nous devons faire des choix difficiles.

Nous comprenons que cette réponse puisse être décevante, mais nous vous encourageons à poursuivre votre recherche et à considérer d’autres opportunités dans notre entreprise.

Votre candidature restera dans notre base de données et nous vous contacterons si un poste correspondant se présente.

Encore merci d’avoir envisagé [Nom de l’entreprise] dans votre parcours professionnel. Nous vous souhaitons beaucoup de succès dans vos projets futurs.

Cordialement,

[Votre nom]

[Votre poste/fonction]

[Nom de l’entreprise]

[Coordonnées]

2. Modèle d'e-mail de rejet après présélection

Objet : Mise à jour de la candidature - [Titre du poste]

Cher/Chère [Nom du candidat],

Merci d'avoir pris le temps de postuler pour le poste de [Titre du poste] chez [Nom de l'entreprise]. Nous vous remercions sincèrement de l'intérêt que vous portez à notre équipe.

Après avoir examiné attentivement votre candidature, nous avons décidé de poursuivre avec des candidats dont les qualifications correspondent davantage à nos besoins actuels.

Nous comprenons que la recherche d'emploi peut être difficile, et nous apprécions réellement les efforts que vous avez déployés pour postuler à ce poste. Sachez que votre candidature reste dans notre base de données et que nous l’examinerons pour toute ouverture pertinente à l’avenir.

Nous vous encourageons à consulter régulièrement nos offres d’emploi et à postuler à nouveau si une opportunité adaptée se présente.

Merci encore pour l'intérêt que vous portez à [Nom de l'entreprise]. Nous vous souhaitons beaucoup de succès dans votre carrière.

Cordialement,

[Votre nom]

[Votre poste/fonction]

[Nom de l'entreprise]

[Coordonnées]

3. Modèle d'e-mail de rejet après entretien

Objet : Mise à jour de la candidature - [Titre du poste]

Cher/Chère [Nom du candidat],

J'espère que vous allez bien. Nous souhaitons vous remercier pour l’intérêt que vous avez manifesté pour le poste de [Titre du poste] chez [Nom de l'entreprise]. Nous apprécions le temps et les efforts que vous avez consacrés au processus d'entretien.

Après mûre réflexion et examen de tous les candidats, nous avons décidé de poursuivre avec un autre candidat dont les qualifications correspondent davantage à nos besoins actuels.

Sachez que cette décision n'a pas été facile, car nous reconnaissons les compétences et l'expérience que vous possédez. Nous vous encourageons à continuer à chercher des opportunités correspondant à votre expertise, car nous croyons que vous avez des qualités précieuses à offrir à d'autres organisations.

Nous conserverons votre candidature dans nos dossiers pour référence future, et si une opportunité se présente, nous pourrions vous contacter. En attendant, nous vous souhaitons plein succès dans votre recherche d'emploi et vos projets professionnels.

Merci encore pour l'intérêt que vous portez à [Nom de l'entreprise]. Nous espérons que nos chemins se croiseront à nouveau à l’avenir.

Cordialement,

[Votre nom]

[Votre poste/fonction]

[Nom de l'entreprise]

[Coordonnées]

Avantages d'informer rapidement les candidats rejetés

Rejeter rapidement les candidats est bénéfique à la fois pour eux et pour les employeurs sur le long terme. De nombreux candidats à des postes très demandés refuseront les offres de toute façon, il est donc essentiel de trouver rapidement de nouveaux candidats. Le délai moyen pour recruter le bon talent est en augmentation, atteignant environ 46 jours en 2024.

De plus, dans certains secteurs, la moitié des candidats refusent les offres d'emploi.

Ainsi, en rejetant les candidats rapidement, l'entreprise démontre son professionnalisme, son efficacité et son respect pour leur temps et leurs efforts.

Cela aide également à maintenir un solide vivier de talents potentiels, car les candidats rejetés peuvent envisager l'entreprise pour de futures opportunités ou recommander d'autres profils qualifiés.

En outre, informer les candidats rapidement permet à l'entreprise de respecter les obligations légales et d’éviter des problèmes juridiques potentiels. Cela permet aussi de collecter des données pour analyser le processus de recrutement et améliorer les biais éventuels.

Comment rester en contact avec les candidats rejetés ?

Maintenir une marque employeur positive et favoriser les opportunités futures nécessitent de créer une relation à long terme avec les candidats rejetés. Fournissez des retours personnalisés pour mettre en avant leurs points forts et les axes d’amélioration.

Invitez-les à rejoindre votre communauté de talents ou à s’abonner aux mises à jour de l’entreprise. Connectez-vous avec eux sur des plateformes professionnelles comme LinkedIn et contactez-les régulièrement avec du contenu ou des opportunités pertinentes.

Réflexions finales sur la manière de rejeter poliment un candidat

En résumé, il est important d’être transparent et diplomate lors du rejet d’un candidat afin de préserver une image employeur positive et de laisser une impression respectueuse.

La transparence renforce la confiance et la crédibilité en permettant au candidat de comprendre la raison de la décision.

Pour ce faire, commencez par exprimer une véritable gratitude pour son intérêt et ses efforts. Communiquez la décision de manière honnête, en vous concentrant sur les exigences spécifiques du poste sans utiliser un langage dur ni de critique inutile.

Adopter un ton compatissant et empathique tout au long de la réponse est essentiel. Offrez des encouragements et exprimez votre confiance en ses compétences, même s’il n’est pas le meilleur choix pour le poste.

Laisser la porte ouverte à de futures opportunités démontre du respect et du professionnalisme. Traiter tous les candidats avec courtoisie crée une expérience positive et améliore la réputation de l'entreprise.

La leçon à retenir est qu'une communication réfléchie et attentionnée lors du processus de rejet peut générer de la bonne volonté et renforcer l'image de l’employeur auprès des candidats.

FAQ : Comment rejeter poliment une candidature ?

Voici quelques questions fréquemment posées sur la manière de rejeter poliment un candidat.

1. Puis-je informer un candidat par téléphone d’un rejet ?

Oui, informer un candidat par téléphone est une approche attentionnée et professionnelle. Cela permet une communication directe et montre du respect pour son temps et ses efforts.

2. Dois-je demander un retour du candidat par e-mail de rejet ?

Demander un retour via un e-mail de rejet est une excellente pratique qui montre que vous valorisez leur opinion et que vous êtes engagé dans une démarche d’amélioration continue.

3. Comment informer les candidats non retenus ?

Pour informer les candidats non retenus, envoyez un e-mail de rejet rapide et poli, exprimant votre gratitude pour leur intérêt et offrant un message d’encouragement. Vous pouvez aussi leur proposer de donner leur avis pour maintenir une marque employeur positive.

4. Comment rédiger un message de rejet respectueux mais clair ?

Utilisez un langage positif, remerciez le candidat pour l’intérêt qu’il a manifesté envers votre entreprise et communiquez votre décision avec tact et clarté.

5. Dois-je personnaliser chaque lettre de rejet ?

Oui, personnaliser la lettre de rejet montre du respect pour les efforts du candidat et aide à maintenir une relation positive pour de futures opportunités.

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