Verbessern Sie das Onboarding mit moderner Technologie: HR-Leitfaden

HR- und Rekrutierungstechnologien haben seit den Tagen, als der erste Arbeitstag mit einem Haufen Papierkram und vielen Unterschriften verbunden war, einen langen Weg zurückgelegt. 

Auch heute bleibt das Onboarding ein entscheidender erster Schritt in der Reise eines Mitarbeiters, da es den Ton für seine Zeit im Unternehmen angibt. 

Die gesamte Verbindung von HR und Technologie (HRTech) zielt darauf ab, den Onboarding-Prozess und andere HR-Abläufe zu verbessern. 

Ein reibungsloses, technologiegestütztes Onboarding ist keine Formalität, sondern ein strategischer Vorteil. 

In diesem Artikel besprechen wir, wie man den Onboarding-Prozess mithilfe moderner HR- und Rekrutierungstechnologien verbessern kann und welche Rolle diese zukünftig spielen werden. 

Warum ist Onboarding im HR-Prozess so wichtig? 

Das Onboarding markiert den ersten Schritt in der Reise eines Mitarbeiters innerhalb Ihrer Organisation. 

Ein gut gestalteter Onboarding-Prozess legt den Grundstein für eine produktive und motivierte Arbeitsatmosphäre. 

Es geht über den Papierkram hinaus: Es geht darum, neuen Mitarbeitenden das Gefühl zu geben, willkommen, geschätzt und vorbereitet zu sein. 

Falls Sie sich fragen, ob Onboarding Umsatz und Kundenzufriedenheit beeinflusst, hier ein bemerkenswerter Fakt: 

Eine Studie von Gainsight zeigt, dass Unternehmen durch strukturiertes Onboarding einen Umsatzanstieg von 60 ﹪ YoY und eine Steigerung der Kundenzufriedenheit von 63 ﹪ verzeichnen konnten. 

Rolle der Technologie zur Verbesserung des Onboarding-Prozesses

Technologie hat die Art und Weise verändert, wie sowohl HR-Profis als auch neue Mitarbeitende den Onboarding-Prozess wahrnehmen. Sie bringt nicht nur eine effizientere, engagierendere und personalisierte Erfahrung mit sich, sondern schafft auch ein interaktiveres Umfeld, das für Lernen und Entwicklung entscheidend ist.

Neue Mitarbeitende können so Unternehmensinformationen und Ressourcen effektiver aufnehmen und anwenden. 

Der Einsatz moderner Zusammenarbeitstools und digitaler Plattformen unterstützt den sofortigen Kontakt und die Kommunikation zwischen neuen Mitarbeitenden und bestehenden Teams. 

Neue Teammitglieder können ab dem ersten Tag in die Unternehmenskultur integriert werden. 

Durch die Kombination traditioneller Teamarbeit mit modernen Tools lassen sich die Erwartungen eines modernen Teams besser steuern. 

Dies kann zu höherer Produktivität, besserer Arbeitszufriedenheit und langfristiger Mitarbeiterbindung führen. 

7 bewährte Wege, wie Technologie das Onboarding verbessert

Es gibt verschiedene Rekrutierungstechnologien und Tools, die in unterschiedlichen Phasen des Onboardings zum Einsatz kommen. Sie erfüllen unterschiedliche Zwecke und werden unterschiedlich genutzt.

Hier sind einige der wichtigsten Technologien und Tools zur Verbesserung des Onboardings:

1. Digitale Onboarding-Plattformen 

Mit digitalen Onboarding-Plattformen müssen HR-Teams keine Papierunterlagen mehr versenden, empfangen oder archivieren. 

Diese Plattformen ersetzen klassische Unterlagen wie Arbeitsverträge, Steuerformulare und Richtlinienbestätigungen durch digitale Versionen. 

Dies beschleunigt den papierlosen Onboarding-Prozess und erleichtert den Zugriff sowie die Verwaltung der Dokumente. 

Neue Mitarbeitende können sich dann auf ihre neue Rolle konzentrieren, statt sich durch komplexe Dokumente zu arbeiten. 

Mit Plattformen wie BambooHR und Workday können HR-Teams anpassbare Checklisten und Workflows für jeden Schritt des Onboardings erstellen. Auch Asana kann integriert werden, um Aufgabenverteilung und Fortschritt zu verwalten.

2. E-Learning-Tools

E-Learning-Plattformen wie LinkedIn Learning, Coursera oder eigene Systeme bieten interaktive Schulungen, die auf die Bedürfnisse der neuen Mitarbeitenden abgestimmt sind. 

Sie kombinieren Videos, Quizze und interaktive Inhalte, um Mitarbeitende zu fördern, damit sie ihre Rolle, die Unternehmenskultur und wichtige Fähigkeiten erlernen. 

E-Learning erlaubt individuelles Lerntempo und passt sich verschiedenen Lernstilen an, was zu besserem Wissenserhalt und Leistungssteigerung führt.

3. Virtuelle Realität (VR) für praxisnahes Training 

VR-Technologie ermöglicht praxisnahe Trainings, besonders hilfreich für Aufgaben mit physischen Anforderungen. 

Neue Mitarbeitende können Verfahren simuliert üben, Maschinen virtuell bedienen oder ihre Arbeitsumgebung gefahrlos erkunden.

So wird das Verständnis komplexer Prozesse gefördert und die Einsatzbereitschaft verbessert.

4. KI-gestützte Assistenten 

KI-Assistenten wie Recruiting-Chatbots bieten neuen Mitarbeitenden rund um die Uhr Unterstützung bei Fragen zu Richtlinien, Leistungen oder Aufgaben. 

Sie können in Intranets oder Chatplattformen integriert werden und individuelle Informationen liefern, je nach Rolle und Onboarding-Phase.

Dies entlastet HR-Teams und stellt gleichbleibende Informationen sicher.

5. Tools für soziale Zusammenarbeit

Slack, Microsoft Teams oder Trello fördern Kommunikation und Zusammenarbeit teamübergreifend. 

Sie helfen neuen Mitarbeitenden, ihr Netzwerk aufzubauen, Fragen zu stellen und sich in die Kultur zu integrieren. 

Dedizierte Kanäle für neue Teammitglieder fördern Engagement und Verbundenheit von Beginn an.

6. Tools zur Leistungserfassung 

Tools wie 15Five und Lattice helfen HR und Führungskräften, klare Ziele zu setzen, Fortschritte zu messen und Feedback zu geben. 

So verstehen neue Mitarbeitende ihren Beitrag zum Unternehmen und erhalten gezielte Unterstützung für ihre Entwicklung.

7. Mobile Apps

Mobile Apps ermöglichen ortsunabhängigen Zugriff auf Schulungen, Dokumente und Teamkontakte. Eine medizinische Kurier-App z. B. beschleunigt das Fahrer-Onboarding durch Routen, Protokolle und Kommunikation.

Push-Benachrichtigungen, Karten, Verzeichnisse und gamifiziertes Lernen machen die Integration effektiver.

Dank MDM-Lösungen wie Scalefusion, Miradore und Hexnode erhalten alle Mitarbeitenden die richtigen Ressourcen von Anfang an.

So implementieren Sie moderne Technik beim Onboarding 

A. Bestehende Prozesse analysieren

Bewerten Sie Ihre aktuellen Onboarding-Prozesse, um Schwachstellen zu erkennen. 

Nur wer weiß, was funktioniert und was nicht, kann passende Technologien integrieren.

B. Passenden Tech-Stack auswählen

Wählen Sie Technologien, die Ihre Anforderungen abdecken, zukunftssicher sind und sich leicht einsetzen lassen. 

C. Auf Integrationen achten

Prüfen Sie, wie gut sich neue Tools mit Ihrer bestehenden HR-Software verbinden lassen. 

So gelingt die Umstellung reibungslos.

D. Team schulen

Erstellen Sie Trainingspläne zur Einführung neuer Tools. Kontinuierliche Schulung sichert eine hohe Akzeptanz. 

E. Ergebnisse überwachen und optimieren

Bewerten Sie regelmäßig den Erfolg Ihrer technischen Lösungen. 

Feedback von neuen Mitarbeitenden und HR hilft bei Anpassungen.

Vorteile eines verbesserten Onboarding-Prozesses mit moderner Technik 

Der Einsatz moderner Technologien beim Onboarding bringt viele Vorteile. Hier einige der wichtigsten:

• Mehr Effizienz durch Automatisierung von Routinetätigkeiten. HR kann sich auf strategische Aufgaben konzentrieren.

• DSGVO-Konformität wird einfacher und fristgerecht eingehalten.

• Höhere Motivation, da individuelle Lernpfade zur Verfügung stehen. 

• Stärkung des Employer Branding zur Gewinnung von Top-Talenten.

• Schnelle Integration neuer Mitarbeitender ins Team.

• Höhere Mitarbeiterbindung und bessere Arbeitsatmosphäre.

Zukünftige Trends im Onboarding

Die Zukunft des Onboardings ist personalisierter und effizienter. Neue Technologien vereinfachen besonders das Onboarding in Remote- und Hybridteams.

Trends, die Sie im Auge behalten sollten:

• Vorausschauende Recruiting-Analytik und KI liefern Erkenntnisse zur Erfolgsprognose und gestalten den Onboarding-Prozess.

• Gamification in Lern- und Entwicklungsprogrammen fördert Interaktion. 

• Immersives Lernen via AR, VR, MR und XR wird skalierbar.

iSmartRecruit: Optimieren Sie Ihr Onboarding

iSmartRecruit ist eine moderne KI-basierte Recruiting-Software, die den Einstellungs- und Onboarding-Prozess effizienter gestaltet. 

Sie bietet zahlreiche Tools vom Bewerbermanagement bis zur Recruiting-CRM und automatisiert Abläufe. 

So wird der Onboarding-Prozess effizient, engagierend und kulturorientiert. 

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Fazit

Ein moderner Tech-Stack für Onboarding setzt den Ton für eine erfolgreiche Candidate Experience und eine positive Mitarbeiterreise. 

Bleiben Sie wettbewerbsfähig, halten Sie Top-Talente und schaffen Sie die Basis für nachhaltigen Erfolg.