Outsourcing des Rekrutierungsprozesses (RPO): Leitfaden fur Personalvermittler

Umfragen haben ergeben, dass RPO die jährlichen Einstellungskosten um 38 ﹪ senkt, wobei 69 ﹪ der neu eingestellten Mitarbeitenden eine hohe Bindung angeben. 

Viele Unternehmen litten während der COVID-Zeit unter einer schweren Wirtschaftskrise. Gleichzeitig stieg die Nachfrage nach Arbeitskräften in Branchen wie dem Gesundheitswesen und der Gastronomie. Unternehmen nutzten RPO-Outsourcing-Dienste, um den steigenden Einstellungsbedarf zu decken und die Herausforderung zu minimieren, geeignete Talente auf dem engen Arbeitsmarkt zu finden. Durch den maximalen Einsatz von Technologie und professioneller Unterstützung konnten Unternehmen ihre Skalierbarkeit und Kosteneffizienz steigern. Wenn auch Sie Ihre bestehende Talentakquise mit RPO verbessern möchten, hilft Ihnen dieser Leitfaden für Recruiter dabei! 

RPO Bedeutung

RPO ausgeschrieben: Recruitment Process Outsourcing (Auslagerung des Rekrutierungsprozesses).

Was ist RPO-Recruiting?

RPO ist der Vorgang, bei dem ein Unternehmen die Verantwortung für den Rekrutierungsprozess an ein externes Unternehmen überträgt, das sich auf personalbezogene Aufgaben spezialisiert hat. 

Wie funktioniert RPO?

RPO ist ein Teilbereich von BPO (Business Process Outsourcing). Es fungiert als Erweiterung der bestehenden internen HR-Abteilung des Unternehmens, um Effizienz zu steigern, Kosten zu senken, den Einstellungsprozess zu beschleunigen und Zugang zu einem vielfältigen Talentpool zu erhalten.

Die Beziehung zwischen dem RPO-Dienstleister und dem Arbeitgeber basiert auf einem Vertrag. RPOs optimieren den Rekrutierungsprozess, indem sie Aufgaben wie das Finden, Screening und Bewerten qualifizierter Kandidaten übernehmen. 

RPO-Rollen und -Verantwortlichkeiten

Die Rolle von RPO-Unternehmen besteht darin, Organisationen vor Ort und aus der Ferne bei der Rekrutierung zu unterstützen und die Verantwortung für die effiziente Planung und Durchführung des gesamten Einstellungsprozesses zu übernehmen. Hier sind weitere Punkte: 

• RPOs müssen sich auf die Einbindung von Talenten und Einstellungsmanagern konzentrieren.

• Das Kandidatenmanagement ist entscheidend, um qualifizierte Talente zu gewinnen. 

• RPOs setzen auf strategisches Sourcing, um Top-Talente anzuziehen.

• RPOs bringen Fachwissen in Compliance- und Risikomanagement ein. 

• RPO-Anbieter beraten zur Arbeitgebermarke, um ein positives Image aufzubauen und die Candidate Experience zu verbessern.  

• Sie liefern Analysen zur Rekrutierung und führen auch Pre-Employment-Screenings durch. 

• Partnerschaften mit Anbietern und das Supply-Chain-Management gehören ebenfalls zu den Aufgaben von RPOs.

• Sie bauen Netzwerke mit Hochschulabsolventen auf, um unterrepräsentierte Talente in den Talentpool aufzunehmen. 

Arten von RPO-Lösungen auf dem Markt

1. End-to-End-RPO

Dies ist eine kontinuierliche RPO-Lösung, die alle Dienstleistungen rund um die dauerhafte Personalbeschaffung umfasst, einschließlich Investitionen in Einstellungstechnologie. Aufgrund ihrer Komplexität ist die vollständige Umsetzung anspruchsvoll. Dennoch profitieren Unternehmen von maximalen Einsparungen, Effizienz, besseren Einstellungen, Zufriedenheit und Compliance. Der RPO-Anbieter übernimmt Aufgaben von der strategischen Personalplanung bis hin zu Sourcing, Auswahl, Bewertung, Angebotsmanagement und Onboarding. 

2. Projektbasiertes RPO

Wie beim End-to-End-RPO übernimmt das projektbasierte RPO die komplette Verwaltung des Einstellungszyklus, jedoch für ein bestimmtes Projekt oder eine festgelegte Dauer. Diese Lösung eignet sich für Unternehmen mit Fachkräftemangel durch Expansion oder neue Vorhaben. Sie behalten Ihre interne Rekrutierungsfähigkeit für den Alltag bei und profitieren gleichzeitig von End-to-End-RPO für gezielte Projekte. 

3. On-Demand-RPO

Kleinunternehmen erleben bei plötzlichen Rekrutierungswellen oft Störungen im Einstellungsprozess – etwa durch neue Produkte oder innovative Projekte. Um saisonale Einstellungsspitzen zu bewältigen und die Abläufe aufrechtzuerhalten, setzen Firmen auf On-Demand-RPO. Die RPO-Experten erweitern das interne Team temporär, ohne das Verfahren selbst zu ändern. 

4. Modulares RPO

Outsourcing-Anbieter bieten modulare oder selektive RPOs für Unternehmen, die bestimmte Bereiche ihrer internen Rekrutierung stärken möchten. Dieses bedarfsorientierte Modell bringt Fachwissen in besonders aufwändige Aufgaben ein. Häufig wird das Sourcing und Screening von Kandidaten ausgelagert, um den Einstellungsprozess zu beschleunigen. Sie können jedoch auch administrative Unterstützung oder Kandidatenmanagement auslagern. 

Was sind RPO-Dienstleistungen?

Das Recruiting verändert sich, um den dynamischen Anforderungen des Arbeitsmarktes gerecht zu werden. Die Kandidatensuche ist heute stärker menschenzentriert. Durch neue Sourcing-Kanäle ist der Wettbewerb gestiegen. Aufgaben mit hohem Volumen werden automatisiert, und Rekrutierungsstrategien sind heute Teil der Unternehmensstrategie. 

RPO-Dienstleistungen sind Unterstützungsleistungen, die RPO-Anbieter im Bereich Recruiting erbringen. Sie beobachten Markttrends und passen ihre Strategien an, um wirksame Rekrutierungslösungen für Arbeitgeber bereitzustellen. Hier sind Bereiche, in denen RPOs Vorteile bringen können:

• Mit Hilfe von RPO-Experten und modernen Recruiting-Technologien und -Tools können Sie Kandidaten finden und das Screening durchführen.

• RPO ist ein wertvolles Instrument für Marktanalysen, die Neubewertung aktueller Markttrends und die Entwicklung von Strategien zur Überwindung der Konkurrenz.

• Executive Search und Headhunting sind Bestandteil vieler RPO-Dienstleistungen. 

• Sie können Ihre Skalierbarkeit erhöhen und Ressourcenverschwendung reduzieren, indem Sie von der Compliance- und Verwaltungsunterstützung der RPO-Anbieter profitieren. 

• RPO-Dienste umfassen auch das Verwalten von Kandidatendatenbanken, Portalmanagement und das Nachverfolgen von Referenzen.

• Sie können die Verantwortung für das Besetzen offener Stellen und die Verwaltung des gesamten Rekrutierungszyklus Ihres Unternehmens an RPO-Anbieter übertragen. 

• Sie können das Finanz- und Rechnungswesen Ihres Unternehmens auslagern. RPO-Dienste umfassen Rechnungen und Zahlungen, Kontoverwaltung, Zeit- und Ausgabenmanagement, Personal- und Software für Lohnabrechnung sowie Kreditkontrolle. 

Vorteile von RPO für Unternehmen

1. Erweiterter Zugang zu Top-Talenten

RPO-Unternehmen verfügen über einen vielfältigen Talentpool für gefragte Fähigkeiten und Fachbereiche. Darüber hinaus verfügen viele RPO-Anbieter über weitreichende Netzwerke mit Hochschulen und Vermittlungsfirmen, die es ihnen ermöglichen, qualifizierte, aber unterrepräsentierte Kandidaten zu gewinnen. 

2. Bessere Candidate Experience

RPO-Dienstleistungen bieten die Flexibilität von Automatisierung und anforderungsbasierter Optimierung der Rekrutierungsprozesse. Die RPO-Anbieter passen Jobportale an, um die Kandidatenbindung zu erhöhen, erstellen klar definierte und relevante Stellenbeschreibungen, beseitigen Barrieren, die den Rekrutierungsfluss stören, und erleichtern den Bewerbungsprozess für die Kandidaten. 

Außerdem erleichtern sie die Kommunikation zwischen Arbeitgeber und Bewerber, reagieren schnell auf Anfragen von Bewerbern und sorgen für Transparenz im Einstellungsverfahren. So entsteht ein starkes Arbeitgeberimage und eine verbesserte Candidate Experience. 

3. Reduzierung der Einstellungskosten

RPO ist skalierbar. Es verringert die Abhängigkeit eines Unternehmens von Drittanbietern und nutzt die Vorteile eines einheitlichen Einstellsystems. Darüber hinaus reduziert RPO durch eine optimierte Herangehensweise in jeder Phase des Einstellungsprozesses auch die Kosten pro Einstellung. Sie können Ihr RPO-Modell entsprechend den Anforderungen Ihres Unternehmens wählen. Dadurch lässt sich das gesamte Rekrutierungsbudget besser verwalten und der Prozess wird kosteneffizienter. 

4. Risikominderung bei der Einstellung

Mit RPO werden die mit der Einstellung verbundenen Risiken reduziert. Recruitment Process Outsourcing-Unternehmen folgen konformen Einstellungsverfahren, um Risiken in allen Phasen des Rekrutierungsprozesses zu minimieren. Sie halten sich an die sich ändernden Vorschriften im Bereich Talentgewinnung und bieten dem Arbeitgeber Compliance-Unterstützung. 

Durch Echtzeitdaten und Analysen finden RPO-Dienste die am besten geeigneten Kandidaten, die bereits Erfahrung mit ähnlicher Unternehmenskultur haben. Dies erhöht die Mitarbeiterbindung und minimiert unerwartete Vakanzen. 

5. Kürzere Rekrutierungszeit

Recruitment Process Outsourcing kann bis zu 55 ﹪ der Zeit eines Einstellungsmanagers einsparen. RPO beschleunigt zudem den gesamten Einstellungsprozess. RPO-Anbieter verfügen über erfahrene Rekrutierungsexperten, die den Wettbewerb auf dem Talentmarkt gut kennen. Sie gewinnen schnell hochwertige Talente durch den Einsatz fortschrittlicher Technologien wie Recruitment Chatbot und aktueller Einstellungsstrategien. 

Erfolgsfaktoren bei der Implementierung von RPO 

Eine erfolgreiche RPO-Implementierung schafft ein Gleichgewicht zwischen dem Bedarf an schnellen Ergebnissen und der langfristigen Nachhaltigkeit des Rekrutierungsprozesses. Werfen wir einen Blick auf die dafür verantwortlichen Faktoren.

1. Kritische Analyse und Beobachtungen

Um den bestehenden Einstellungsprozess des internen Talentakquisitionsteams besser zu verstehen, führen RPO-Anbieter eine detaillierte Analyse durch. Dies ermöglicht es ihnen, eine wirksame Implementierungsstrategie zu entwickeln, indem sie die bestehende Geschäftslösung und das gesamte Geschäftsumfeld erkennen. 

2. Unterstützung durch die Organisation

Nach dem Verständnis des aktuellen Rekrutierungsmodells konzentrieren sich RPO-Anbieter darauf, die Unterstützung des internen Talentakquisitionsteams zu gewinnen, um notwendige Veränderungen umzusetzen. Es ist entscheidend, das Vertrauen des internen HR-Teams zu gewinnen, um Verbesserungen erfolgreich durchzuführen. 

3. Schulung und Zusammenarbeit

In einer RPO-Partnerschaft spielt das interne HR-Team eine entscheidende Rolle. Um bewährte Rekrutierungspraktiken umzusetzen, schulen RPO-Experten möglicherweise interne Recruiting-Manager im Umgang mit neuen Technologien und Recruiting-Automatisierungstools. Sie arbeiten eng mit dem Personalteam zusammen, um Unternehmensrichtlinien und -kultur zu verstehen und so einen passenden Talentpool aufzubauen. 

4. Integration von Technologie

Rekruter und Arbeitgeber sind sich einig über die Bedeutung technologischer Integration im Einstellungsprozess. Sie stimmen überein, dass Automatisierung und Technologie den gesamten Rekrutierungsprozess vereinfachen und beschleunigen. Daher berücksichtigen RPO-Anbieter die Anforderungen des Unternehmens und empfehlen die passende Technologie für aktuelle und zukünftige Bedürfnisse. 

5. Beseitigung von Schwachstellen

Wie hilft RPO-Software beim Recruitment Process Outsourcing?

Eine RPO-Implementierung ist dann erfolgreich, wenn das entwickelte Rekrutierungsprogramm den langfristigen Anforderungen des Unternehmens gerecht wird. Das RPO-Team versucht, alle Probleme oder Hindernisse während der Einführungsphase zu lösen. Zudem sorgen sie durch kontinuierliche Schulungen für die Einhaltung neuer Prozesse und Ressourcen.  

Recruitment Process Outsourcing (RPO) Software spielt eine entscheidende Rolle bei der Steigerung der Effektivität und Effizienz des Rekrutierungsprozesses auf verschiedene Weise:

Optimierung der Rekrutierungsprozesse: RPO-Software automatisiert und optimiert verschiedene Phasen des Rekrutierungsprozesses wie Sourcing, Screening, Interviews und Onboarding. Dies führt zu einem effizienteren Ablauf, der Zeit und Ressourcen spart.

Erweiterte Kandidatensuche: Sie bietet Zugang zu einem größeren Talentpool durch die Nutzung integrierter Datenbanken und sozialer Medien. Fortschrittliche Suchfunktionen und KI-gestützte Tools identifizieren Kandidaten effektiver.

Verbessertes Screening und Assessment: Die Software nutzt häufig fortschrittliche Algorithmen und KI, um Lebensläufe zu analysieren und Qualifikationen zu bewerten. Das reduziert den manuellen Aufwand und erhöht die Qualität der Kandidatenauswahl.

Datenbasierte Entscheidungen: RPO-Software enthält oft Analysetools, die Einblicke in verschiedene Aspekte des Rekrutierungsprozesses liefern – etwa Effektivität von Quellen, Time-to-Hire und Kosten pro Einstellung. Diese Daten helfen bei fundierten Entscheidungen.

Bessere Candidate Experience: Durch Automatisierung von Routinetätigkeiten können sich Recruiter stärker auf die Kommunikation mit Kandidaten konzentrieren, was zu einer besseren Erfahrung führt. Schnelle Rückmeldungen, regelmäßige Updates und reibungslose Prozesse hinterlassen einen positiven Eindruck.

Compliance und Dokumentation: Die Software hilft bei der Einhaltung gesetzlicher Anforderungen im Rekrutierungsprozess und gewährleistet eine lückenlose Dokumentation aller Bewerberinteraktionen und Entscheidungen.

Skalierbarkeit und Flexibilität: RPO-Software passt sich flexibel an unterschiedliche Rekrutierungsvolumina an – sowohl bei Masseneinstellungen als auch in ruhigeren Phasen.

Kostenreduktion: Durch Automatisierung und Optimierung reduziert RPO-Software signifikant die Kosten pro Einstellung sowie die allgemeinen Betriebskosten.

Verbesserte Zusammenarbeit: Sie fördert die Teamarbeit mit Funktionen wie gemeinsamen Dashboards, Notizen zu Kandidaten und Kommunikationstools.

Höhere Qualität der Einstellungen: Mithilfe fortschrittlicher Tools zur Bewertung und Auswahl sorgt die Software für hochwertige Einstellungen, die nicht nur fachlich, sondern auch kulturell ins Unternehmen passen.

Unterschied zwischen RPO und Personalvermittlungsagentur

Viele verwechseln ein RPO-Unternehmen mit einer Personalvermittlungsagentur. Obwohl beide die Einstellungsbedürfnisse von Organisationen erfüllen, unterscheiden sich ihre Rekrutierungsziele und -absichten. 

Beim RPO delegieren Unternehmen einige oder alle ihre Rekrutierungsfunktionen an ein anderes Unternehmen. Diese Firmen sind auf Rekrutierung spezialisiert und sollen dem Unternehmen helfen, langfristige Rekrutierungsziele zu erreichen. 

Im Gegensatz dazu erfüllen Personalvermittlungsagenturen die kurzfristigen Einstellungsanforderungen von Organisationen und sind oft nur in späteren Phasen des Rekrutierungsprozesses beteiligt. Hier sind einige weitere wichtige Unterschiede zwischen beiden:

• Im Allgemeinen bietet ein RPO-Unternehmen eine End-to-End-Rekrutierung an, während sich Personalagenturen auf das reine Vermitteln und Liefern von Personal beschränken. 

• RPO-Anbieter konzentrieren sich auf SLA-Management, während Personalvermittler ihre Aufgaben auf die Erreichung bestimmter Zielvorgaben beschränken. 

• RPOs verwenden datengestützte und analytische Methoden zur Auswahl von Talenten, während Personalagenturen meist auf manuelle Verfahren setzen. 

• Ein RPO-Anbieter arbeitet daran, die Interaktion zwischen Arbeitgeber und potenziellem Mitarbeiter zu fördern, während Personalvermittler kaum zur Arbeitgebermarke oder Talentbindung beitragen. 

• Die Qualität der Einstellungen kann bei einer Personalagentur unter dem Unternehmensstandard liegen, da eher auf schnelles Besetzen als auf kulturelle Passung geachtet wird. RPOs hingegen empfehlen Top-Talente, die genau zu den Anforderungen des Unternehmens passen.

• RPOs sind zuverlässiger und kosteneffizienter als Personalagenturen. Sie verlangen eine feste Verwaltungsgebühr, während Personalvermittlungen auf Provisionsbasis arbeiten. 

• Das Hauptziel eines RPO-Anbieters ist die Personalplanung, während die Personalagentur sich auf die reine Bereitstellung von Talenten fokussiert.  

Erfolgreiche RPO-Fallstudie

Während der COVID-19-Pandemie stieg die Nachfrage nach Krankenhauspersonal und medizinischen Fachkräften erheblich – und genau hier spielte sich die folgende RPO-Fallstudie ab. Ein RPO-Anbieter wurde beauftragt, die Rekrutierung und Einarbeitung von Tausenden Bewerbern für verschiedene Positionen in temporären Feldkrankenhäusern zu übernehmen – darunter Verwaltungspersonal, medizinisches Fachpersonal und mehr.

Der Anbieter stellte zwei projektbasierte RPO-Lösungen bereit – beide wurden in weniger als 48 Stunden umgesetzt.

• Die Experten und Rekrutierungsspezialisten arbeiteten in 12-Stunden-Schichten. 

• Sie arbeiteten an sieben Tagen pro Woche an Bewerberbewertungen, Compliance und Hintergrundüberprüfungen. 

• Mit über 55 involvierten Mitarbeitenden wurden Prozessmanagement, Videointerviews, Anfragen und Massenaktionen durchgeführt.

Das RPO-Team konnte innerhalb weniger Wochen 17.500 qualifizierte Kandidaten einstellen, die 45 neue Gesundheitsorganisationen unterstützten. 

Fazit zum RPO

Berichten zufolge wird erwartet, dass die globale RPO-Branche bis 2027 ein Volumen von 20,8 Milliarden US-Dollar erreicht. Daher ist es für Kunden entscheidend, das volle Potenzial ihrer Partnerschaften zu verstehen. Ob RPO die Rekrutierung Ihres Unternehmens verbessern kann, hängt davon ab, wie Sie Ihren RPO-Anbieter auswählen. Zuerst müssen Sie die Bedürfnisse Ihres Unternehmens analysieren. Dann identifizieren Sie die Gründe, die Sie zur Wahl eines RPO bewogen haben. Und zuletzt erarbeiten Sie eine effektive Strategie und halten sich daran. Nachdem diese Schritte abgeschlossen sind, können Sie sich an führende RPO-Unternehmen wenden, um Ihre Rekrutierungsziele zu erfüllen.