Rekrutierungs-Trichter: Alles, was Recruiter wissen müssen

Wenn es zu viele Bewerber gibt, ist es schwierig, den richtigen zu finden – oder?

Was ist die Lösung dafür? Der Recruiting-Funnel.

Stellen Sie sich den Recruiting-Funnel wie eine leckere Eistüte vor. Oben befindet sich eine große Kugel voller potenzieller Kandidaten. Je weiter Sie nach unten gehen, desto weniger Eis bleibt übrig (Kandidaten scheiden aus), bis am Ende nur noch der perfekte Schokoladenbiss übrig bleibt – Ihre ideale Einstellung!

Der Recruiting-Funnel ist eine Art Fahrplan, der Kandidaten vom ersten Kontakt mit Ihrer Stellenausschreibung bis zur endgültigen Einstellung begleitet.

In diesem Beitrag lernen Sie die 7 Phasen kennen – von der ersten Wahrnehmung Ihrer Marke über die Interessens- und Überlegungsphase bis hin zur endgültigen Entscheidung und Einstellung.

Wenn Sie also den perfekten Schokoladenbiss (idealen Kandidaten) haben möchten, dann lesen Sie jetzt weiter.

Was ist ein Recruiting-Funnel & warum ist er wichtig?

Der Recruiting-Funnel ist ein strukturelles Modell, mit dem Sie den Weg der Kandidaten vom ersten Kontakt bis zur Einstellung visualisieren können. Es handelt sich um ein visuelles Modell, das die verschiedenen Phasen des Bewerbungsprozesses darstellt – beginnend mit vielen Kandidaten (breit) bis hin zur Auswahl der geeignetsten (schmal). Ziel ist es, die Kandidaten durch die Phasen zu führen und die qualifiziertesten herauszufiltern.

Der Recruiting-Funnel ist entscheidend, weil er den Einstellungsprozess organisiert und Ihnen hilft, eine große Anzahl an Bewerbungen effizient zu managen. Durch das Filtern in jeder Phase können Sie sich schneller auf die besten Talente konzentrieren – das spart Zeit und Aufwand.

Er hilft zudem dabei, wichtige Kennzahlen wie Time-to-Hire oder Kandidatenqualität zu analysieren. So lassen sich Engpässe oder Schwächen erkennen und beheben. Das führt zu schnelleren Einstellungen und besseren Ergebnissen. Kurz gesagt: Der Recruiting-Funnel macht Ihre Personalsuche effizienter und verbessert die Qualität Ihrer Einstellungen.

Standard-Phasen im Recruiting-Funnel

Die Unterphasen des Recruiting-Funnels können je nach Organisation variieren.

Dies hängt von folgenden 3 Kriterien ab:

• Art der Einstellung (befristet oder unbefristet)
• Positionsebene (Führungs- oder Einstiegsposition)
• Standard- oder Massenrekrutierung

Lernen wir also die folgenden Standardphasen kennen, um die idealen Kandidaten aus Ihrem Talentpool zu finden.

1. Aufmerksamkeit (Awareness)

Markenbekanntheit ist die erste entscheidende Phase, um mehr Kandidaten zu erreichen. Ziel in dieser Phase ist es, möglichst viele Menschen anzusprechen. Auch wenn sie aktuell nicht aktiv nach einem Job suchen, soll Ihre Marke in Erinnerung bleiben – als ein großartiger Arbeitgeber.

Der Fokus liegt auf dem Stärken der Arbeitgebermarke, um viele qualifizierte Kandidaten anzuziehen. Zur Steigerung der Bekanntheit eignen sich Kanäle wie die Unternehmenswebsite, Social-Media-Plattformen oder Jobbörsen.

Auf diesen Kanälen können Sie die positiven Aspekte Ihres Unternehmens präsentieren.
Dies ist ein Kernelement des Recruitment Marketings. Je mehr Aufmerksamkeit Sie erzeugen, desto größer wird Ihre Reichweite und Attraktivität als Arbeitgeber.

Bewährte Profi-Tipps für HR

• Nutzen Sie Inhalte von Mitarbeitenden: Lassen Sie Ihre Mitarbeitenden ihre Geschichten in Form von Blogbeiträgen, Videos oder Social-Media-Übernahmen erzählen – das wirkt authentisch.
  
  
• Sponsern Sie branchenspezifische Events: Unterstützen Sie spezielle Branchenveranstaltungen oder Meetups (z. B. virtuelle Coding-Events für Entwickler), um gezielt die richtigen Kandidaten anzusprechen.
  
  
• Starten Sie gezielte Awareness-Kampagnen: Schalten Sie Social-Media-Anzeigen, um Ihre Unternehmenskultur oder offene Stellen gezielt an Ihre Wunschzielgruppe zu kommunizieren.

2. Anziehung (Attraction)

In der Anziehungsphase geht es darum, die Aufmerksamkeit potenzieller Kandidaten auf Ihre Stellenangebote zu lenken. Es geht darum, Ihr Unternehmen und Ihre offenen Stellen so zu präsentieren, dass sie für die richtigen Talente ansprechend sind. Anstatt nur auf Jobbörsen zu posten, sollten Sie Plattformen wie LinkedIn oder Instagram nutzen, um Kandidaten dort zu erreichen, wo sie sich aufhalten. Heben Sie Ihre Unternehmenskultur hervor, teilen Sie Mitarbeitendengeschichten und nutzen Sie ansprechende Inhalte, um Interesse zu wecken.

Ihre Arbeitgebermarke spielt dabei eine zentrale Rolle. Achten Sie darauf, dass Ihre Stellenbeschreibungen klar und präzise sind und zeigen Sie, was Ihr Unternehmen einzigartig macht – wie zum Beispiel Karrierechancen oder Work-Life-Balance. Ziel dieser Phase ist es, einen starken ersten Eindruck zu hinterlassen und Interesse bei qualifizierten Kandidaten zu wecken.

Bewährte Profi-Tipps für HR

• Erstellen Sie ein klares EVP (Employee Value Proposition): Heben Sie hervor, was Ihr Unternehmen besonders macht – sei es Flexibilität, Entwicklungsmöglichkeiten oder Unternehmenskultur – und integrieren Sie es in alle Ihre Stellenanzeigen.
  
  
• Nutzen Sie interaktive Stellenanzeigen: Erstellen Sie ansprechende Inserate mit Videos, Mitarbeitendenstimmen oder einem „Lernen Sie das Team kennen“-Abschnitt, um sich von klassischen Textanzeigen abzuheben.
  
  
• Erreichen Sie passive Kandidaten mit Retargeting-Ads: Verwenden Sie Retargeting-Anzeigen, um Kandidaten erneut anzusprechen, die Ihre Karriereseite besucht, aber sich nicht beworben haben.

3. Interesse (Interest)

In der Interessensphase geht es darum, Kandidaten nach dem ersten Kontakt weiterhin zu begeistern. Es ist wie der Aufbau einer Beziehung – Sie haben das Interesse geweckt, jetzt müssen Sie es aufrechterhalten.

Das Hauptziel ist es, Kandidaten zu zeigen, dass sie geschätzt werden und dass Ihr Unternehmen ein spannender Arbeitsplatz ist, um sie näher an eine Bewerbung heranzuführen.

Bewährte Profi-Tipps für HR

• Erstellen Sie ansprechende Stellenbeschreibungen: Gestalten Sie Ihre Beschreibungen klar und überzeugend, mit Fokus auf flexible Arbeitsmodelle, Entwicklungsmöglichkeiten und Ihre Unternehmenskultur.
  
  
• Teilen Sie ansprechende Inhalte: Nutzen Sie Team-Testimonials, Videos und Blogbeiträge, um Kandidaten einen Einblick in Ihre Unternehmenskultur zu geben.
  
  
• Setzen Sie Chatbots im Recruiting ein: Lassen Sie Chatbots rund um die Uhr häufige Fragen beantworten – so bleiben Kandidaten auch außerhalb Ihrer Geschäftszeiten engagiert.

4. Bewerbung (Application)

Nachdem Sie das Interesse geweckt haben und Kandidaten sich bewerben möchten, folgt die Bewerbungsphase im Recruiting-Funnel.

In dieser Phase bringen Bewerber offiziell ihr Interesse an der Stelle zum Ausdruck. Hier ist Einfachheit entscheidend.

Bewährte Profi-Tipps für HR

• Vereinfachen Sie den Bewerbungsprozess: Halten Sie das Formular kurz und mobilfreundlich. Eine 1-Klick-Bewerbung (z. B. via LinkedIn oder Indeed) reduziert Hürden, besonders bei passiven Kandidaten.
  
  
• Geben Sie Rückmeldung in Echtzeit: Implementieren Sie KI-gestützte Chatbots, die Bewerbenden direkt nach der Einreichung den Status ihrer Bewerbung anzeigen. Das sorgt für Transparenz und hält sie engagiert.
  
  
• Optimieren Sie den mobilen Bewerbungsprozess: Stellen Sie sicher, dass der gesamte Prozess auch mobil reibungslos funktioniert – viele Bewerbungen erfolgen unterwegs.

5. Vorauswahl oder Bewertung (Pre-selection or evaluating)

In dieser Phase des Recruiting-Funnels filtern Sie die qualifizierten Bewerber heraus. Ungeeignete Kandidaten werden aussortiert. Sobald Bewerbungen eingegangen sind, beginnen Recruiter mit der Bewertung von Lebensläufen und Qualifikationen. Hier kommt Technologie ins Spiel. Nutzen Sie Lebenslaufparser und Bewertungstools zur Unterstützung.

So automatisieren Sie das manuelle Screening von Tausenden Bewerbungen und Tests. Diese Phase liefert Ihnen einen echten Überblick über die Stärken und Schwächen der Kandidaten.

Verwenden Sie außerdem Interviewplanungstools und Interviewmanagement-Software, um Einladungen automatisch zu versenden. Diese Systeme liefern auch Feedback zu den Soft Skills der Bewerber.

Bewährte Profi-Tipps für HR

• Nutzen Sie Blind-Recruiting-Methoden: Vermeiden Sie unbewusste Vorurteile, indem Sie persönliche Angaben wie Name, Alter oder Ausbildung während der Bewertung ausblenden.
  
  
• Definieren Sie klare Bewertungskriterien: Nutzen Sie konsistente Benchmarks, um Bewerber fair und effizient beurteilen zu können.

6. Vorstellungsgespräch (Interview)

In dieser Phase erhalten Sie tiefere Einblicke in die Stärken und Schwächen der Kandidaten. Vorstellungsgespräche helfen dabei, Soft Skills, Kommunikationsfähigkeit und kulturelle Passung zu beurteilen – Aspekte, die ein Lebenslauf nicht immer zeigt.

Diese Phase ist das Herzstück des Recruiting-Funnels. Hier geht es nicht mehr nur um technische Qualifikationen, sondern darum, ob jemand gut ins Team passt und Ihre Unternehmenswerte teilt.

Bewährte Profi-Tipps für HR

• Führen Sie strukturierte Interviews: Stellen Sie allen Kandidaten dieselben Fragen, um Vergleichbarkeit und Objektivität zu gewährleisten.
  
  
• Nutzen Sie One-Way-Videointerviews: Lassen Sie Bewerber ihre Antworten zeitlich flexibel als Video aufnehmen. Das spart beiden Seiten Zeit. Tools wie Spark Hire oder myInterview eignen sich hervorragend.
  
  
• Stellen Sie verhaltensorientierte Fragen: Erfahren Sie, wie Bewerber in der Vergangenheit Herausforderungen gemeistert haben. Beispiel: „Erzählen Sie von einem schwierigen Projekt, das Sie geleitet haben.“

7. Einstellung (Hiring)

Die Einstellung ist die letzte und entscheidende Phase des Recruiting-Funnels – hier laufen alle bisherigen Bemühungen zusammen. Sie haben Ihre Kandidaten interviewt und den besten für die Stelle identifiziert. Jetzt ist es an der Zeit, ein offizielles Angebot zu unterbreiten. Doch auch diese Phase erfordert Feingefühl, um einen reibungslosen Ablauf sicherzustellen.

Nur weil Sie es bis zu diesem Schritt geschafft haben, heißt das nicht, dass die Arbeit getan ist. Ein schlecht durchgeführter Einstellungsprozess kann dazu führen, dass Kandidaten Ihr Angebot ablehnen oder Zweifel bekommen. Hier ein paar Tipps, um diese Phase erfolgreich zu meistern:

Bewährte Profi-Tipps für HR

• Reagieren Sie schnell mit dem Angebot: Warten Sie nicht zu lange nach dem letzten Vorstellungsgespräch. Kandidaten haben oft mehrere Optionen – Verzögerungen könnten bedeuten, dass sie sich für ein anderes Unternehmen entscheiden.
  
  
• Unterstützen Sie beim Verhandlungsprozess: Bieten Sie Kandidaten Transparenz bei Gehaltsverhandlungen. Geben Sie ihnen Orientierung mit Gehaltsbenchmarks oder Benefit-Übersichten, damit sie informierte Entscheidungen treffen können.
  
  
• Setzen Sie auf schnelles und nahtloses Onboarding: Nutzen Sie Onboarding-Software (z. B. Sapling oder BambooHR), um Dokumentation, Schulung und Einführung zu automatisieren.

Welche Kennzahlen sollten Sie in jeder Phase des Recruiting-Funnels verfolgen?

Wenn Sie einen Recruiting-Funnel managen, ist das Verfolgen der richtigen Kennzahlen entscheidend, um jede Phase zu optimieren und Verbesserungspotenziale zu erkennen. Diese Metriken helfen Ihnen dabei, die Effektivität Ihrer Strategien zu bewerten und gezielte Anpassungen vorzunehmen. Hier sind einige wichtige Kennzahlen, die Sie in jeder Phase im Blick behalten sollten:

Durch das Verfolgen dieser Metriken in jeder Phase erhalten Sie wertvolle Einblicke in Ihren Recruiting-Prozess. Sie können datenbasierte Entscheidungen treffen, um jeden Schritt zu optimieren und schnellere sowie effektivere Einstellungen zu ermöglichen.

Wie verwalten Sie Ihren Recruiting-Funnel effektiv?

Ein Recruiting-Funnel mag zunächst komplex erscheinen – aber in klare Schritte unterteilt, lässt er sich gut managen. Hier sind fünf einfache Schritte, mit denen Sie Ihren Funnel optimieren und Top-Talente gewinnen.

1. Kandidatenpool erweitern

Um die besten Talente zu finden, sollten Sie über klassische Jobbörsen hinausblicken. Nutzen Sie LinkedIn, um passive Kandidaten zu erreichen. Für technische Rollen sind Plattformen wie Stack Overflow ideal. Je breiter Ihre Suche, desto stärker Ihr Talentpool.

2. Definieren Sie genau, wen Sie einstellen möchten

Klare Kriterien sparen Zeit. Erarbeiten Sie gemeinsam mit Fachabteilungen, welche Fähigkeiten und Qualitäten unbedingt erforderlich sind. Wenn Sie etwa eine Vertriebsleitung suchen, benötigen Sie womöglich jemanden mit über 5 Jahren Führungserfahrung und ausgeprägten Verhandlungskompetenzen. Diese Kriterien lassen sich im ATS hinterlegen, um Kandidaten effizient zu screenen.

3. Bewerten Sie Soft Skills ebenso wie Fachkenntnisse

Gehen Sie im Vorstellungsgespräch über den Lebenslauf hinaus. Stellen Sie Fragen, die Soft Skills offenlegen. Amazon fragt zum Beispiel: „Erzählen Sie von einem Konflikt, den Sie am Arbeitsplatz gelöst haben.“ So erkennen Sie, wie gut die Person ins Team passt.

4. Analysieren Sie jede Phase Ihres Funnels

Behalten Sie jede Funnel-Stufe im Auge. Wenn Bewerber nach dem Ausfüllen der Bewerbung abspringen, ist Ihr Prozess womöglich zu kompliziert. Shopify vereinfachte beispielsweise den Bewerbungsprozess – mit deutlich besseren Konversionsraten.

5. Nutzen Sie Metriken zur Effizienzmessung

Verfolgen Sie Kennzahlen wie Time-to-Hire oder Cost-per-Hire, um Engpässe zu erkennen. Ist Ihre Time-to-Hire überdurchschnittlich, sollten Sie die Interviewprozesse beschleunigen. Tools wie ATS liefern Echtzeitdaten zur Leistungskontrolle. Nutzen Sie diese Erkenntnisse, um Ihren Funnel kontinuierlich zu verbessern.

Wenn Sie diese Schritte anwenden, wird Ihr Recruiting-Funnel effizienter. Sie finden schneller passende Talente und verbessern Ihre Prozesse durch datenbasierte Entscheidungen und smarte Tools.

Recruiting-Funnel vs. traditionelle Einstellung

Lassen Sie uns den Unterschied zwischen dem Einsatz eines Recruiting-Funnels und dem traditionellen Einstellungsprozess beleuchten.

Im traditionellen Hiring wirken viele Schritte unkoordiniert. Man postet eine Stellenanzeige, prüft Lebensläufe, führt Interviews und hofft auf das Beste – oft ohne klaren Plan. Das wirkt wie ein ständiges Reagieren auf Probleme, was zu Verzögerungen und verpassten Chancen führt.

Ein Recruiting-Funnel hingegen ist strategisch aufgebaut. Jede Phase – vom Anziehen von Talenten bis zur Einstellung – ist klar definiert und optimiert. Der Fokus liegt darauf, Kandidaten reibungslos durch den Prozess zu führen, ohne gute Bewerber zu verlieren.

Deshalb ist ein Recruiting-Funnel effektiver:

• Höhere Effizienz: Jede Phase ist durchdacht, was die Time-to-Hire verkürzt.
• Bessere Candidate Experience: Durch gezielte Kommunikation bleiben Kandidaten involviert und zufrieden.
• Datengetriebene Entscheidungen: Ihre Strategien werden anhand von Metriken fortlaufend optimiert.

Kurz gesagt: Ein Recruiting-Funnel bringt Struktur, Schnelligkeit und Strategie in Ihren Einstellungsprozess – viel effektiver als traditionelle, oft reaktive Ansätze.

Welche typischen Fehler im Recruiting-Funnel sollten Sie vermeiden?

Bei der Verwaltung eines Recruiting-Funnels gibt es einige typische Fallstricke, denen Recruiter begegnen. Diese können zu Ineffizienz, verpassten Chancen oder Fehlbesetzungen führen. Hier sind drei häufige Fehler, die Sie vermeiden sollten:

1. Nicht die richtige Zielgruppe in der Awareness-Phase ansprechen

Einer der häufigsten Fehler ist es, gleich zu Beginn die falsche Zielgruppe anzusprechen. Wenn Ihre Stellenanzeigen zu allgemein sind oder Ihre Zielgruppe nicht erreichen, erhalten Sie zwar viele Bewerbungen – aber nicht die richtigen. Gestalten Sie Ihre Anzeigen gezielt für die jeweiligen Rollen und veröffentlichen Sie sie auf Plattformen, auf denen sich Ihre Wunschkandidaten aufhalten.

2. Zu viele Hürden im Bewerbungsprozess

Ein komplizierter oder zu umfangreicher Bewerbungsprozess führt häufig dazu, dass Kandidaten frühzeitig abbrechen. Halten Sie den Prozess einfach, intuitiv und mobilfreundlich, um die Abbruchrate zu reduzieren.

3. Den Funnel nicht überwachen und optimieren

Ein großer Fehler ist es, die Leistung des Funnels nicht in jeder Phase zu überwachen. Wenn Sie keine Kennzahlen wie Konversionsraten, Verweildauer oder Drop-off-Punkte messen, entgehen Ihnen wertvolle Optimierungschancen. Durch regelmäßige Analyse und Anpassung Ihres Funnels können Sie Engpässe beheben und die Effizienz steigern.

Indem Sie diese Fehler vermeiden, halten Sie Ihren Recruiting-Funnel effizient, sprechen die richtigen Talente an und verbessern den gesamten Einstellungsprozess. Denken Sie daran: Schon kleine Veränderungen machen oft einen großen Unterschied!

Welche Tools verbessern Ihren Recruiting-Funnel?

Ein effizienter Recruiting-Funnel erfordert die richtigen Tools in jeder Phase. Hier sind einige wichtige Lösungen, die Sie bei der Kandidatensuche bis hin zur Einstellung unterstützen:

1. Recruitment-Marketing-Plattformen: Tools wie SmashFly oder Beamery helfen Ihnen, Markenbekanntheit aufzubauen und gezielt Talente anzusprechen – ideal für den oberen Funnel-Bereich.

2. Tools zur Optimierung der Karriereseite: Plattformen wie Phenom People oder Jibe verbessern die Candidate Experience mit personalisierten Jobvorschlägen und Chatbots und steigern so die Conversionrate.

3. Candidate Relationship Management (CRM): Tools wie Avature oder iSmartRecruit unterstützen den Beziehungsaufbau durch Job-Alerts, Newsletter und Updates, ideal für die Interest-Phase.

4. Bewertungs- und Screening-Tools: Plattformen wie Pymetrics oder Codility automatisieren Assessments und helfen, die Fähigkeiten und Eignung der Kandidaten objektiv zu bewerten.

5. Funnel-Analyse-Tools: Mit Tools wie Google Analytics erhalten Sie datenbasierte Einblicke in jede Funnel-Phase, identifizieren Engpässe und steigern die Effizienz.

Mit diesen Tools optimieren Sie jede Funnel-Phase, sorgen für einen reibungslosen Kandidatenfluss und verbessern den Recruiting-Prozess nachhaltig.

Wie baut man 2025 einen modernen Recruiting-Funnel auf?

Ein moderner Recruiting-Funnel für 2025 setzt auf intelligente Technologie und datenbasierte Strategien. So geht’s:

• KI-gestützte Ansprache: Nutzen Sie KI, um vorherzusagen, welche passiven Kandidaten offen für Veränderungen sind, und versenden Sie personalisierte Nachrichten, die auf ihre Karriereziele abgestimmt sind.
  
  
• Automatisiertes Kandidaten-Engagement: Bleiben Sie mit Chatbots und automatisierten SMS im Kontakt – rund um die Uhr, für eine nahtlose Candidate Experience.
  
  
• Predictive Analytics für Bewerbungen: Verkürzen Sie die Bewerbung, indem Sie Felder automatisch ausfüllen und passende Stellen vorschlagen – für eine bessere Passung.
  
  
• KI in der Vorauswahl: Nutzen Sie KI zum Screening von Lebensläufen, um Hard- und Soft-Skills zu analysieren, Vorurteile zu reduzieren und den Fokus auf Top-Talente zu legen.
  
  
• Gamifizierte Interviews: Verwenden Sie spielerische Assessments und KI-gestützte Interviewtools, um Einblicke in Problemlösungsfähigkeiten und Verhalten zu erhalten.
  
  
• Automatisierte Einstellung & Einarbeitung: Automatisieren Sie Vertragsunterlagen und Onboarding via virtuelle Plattformen – für einen gelungenen Einstieg neuer Mitarbeitender.

Durch die Kombination aus KI, Automatisierung und datenbasierter Optimierung wird Ihr Recruiting-Funnel im Jahr 2025 effizienter, persönlicher und schneller – und Sie gewinnen die besten Talente.

Abschließende Gedanken zum Recruiting-Funnel

Und da haben Sie es – der Recruiting-Funnel ist mehr als ein Buzzword. Er ist ein klar strukturierter Fahrplan, der Ihr Einstellungsverfahren effizienter und effektiver macht. Indem Sie den Weg von Awareness bis Onboarding in Phasen unterteilen, erkennen Sie, wo Sie Kandidaten verlieren – und wie Sie diese Lücken schließen können.

Ein gut geplanter Funnel sorgt dafür, dass Bewerbende sich durchgehend angesprochen fühlen. Haben Sie keine Scheu davor, Ihren Funnel anzupassen – jedes Unternehmen ist anders, und Ihr Recruiting-Funnel sollte das widerspiegeln.

Denken Sie abschließend immer daran: Eine starke Candidate Experience ist das Herzstück Ihrer Funnel-Strategie. Zufriedene Bewerbende werden zu engagierten Mitarbeitenden – ein Gewinn für alle Beteiligten. Also: Zeigen Sie Ihrem Funnel etwas Liebe und beobachten Sie, wie sich Ihre Einstellungsstrategie zum Positiven wandelt.