Guide Complet des Cartes de pointage des entretiens pour les RH

Réfléchissons à la façon dont nous choisissons qui obtient un emploi. Une méthode que nous utilisons s'appelle « entretien structuré ». C'est simplement une façon sophistiquée de dire que nous posons à chaque personne les mêmes questions. 

C'est juste, n'est-ce pas ?

Après chaque entretien, nous remplissons une « fiche d’évaluation ». C’est comme lorsque vous jouez à un jeu et que vous attribuez des points pour différentes choses. Dans ce cas, les points correspondent à la qualité des réponses de la personne ou à ses compétences pour le poste.

Ces fiches d’évaluation aident l’équipe de recrutement à choisir la meilleure personne pour le poste. Ils peuvent examiner les fiches et comparer les performances de chaque candidat. C’est comme regarder les scores d’un jeu pour voir qui a gagné !

Parfois, trier manuellement devient assez difficile, et une longue pile d’entretiens d’embauche peut être intimidante. C’est là que les fiches d’évaluation des entretiens sont cruciales pour évaluer les compétences et qualifications des candidats. 

Plongeons-nous et comprenons ce qu’est une fiche d’évaluation de candidat et comment les professionnels du recrutement peuvent l’utiliser efficacement. 

Qu’est-ce qu’une fiche d’évaluation d’entretien ?

Une fiche d’évaluation d’entretien est un outil utilisé par les équipes de recrutement pour évaluer les candidats selon un ensemble de critères et de compétences. Elle aide à simplifier le processus d’embauche, en garantissant que chaque intervieweur évalue les candidats selon un cadre standardisé. 

En utilisant une fiche d’évaluation d’entretien, les équipes de recrutement peuvent prendre des décisions mieux informées, minimiser les biais de recrutement et sélectionner les candidats les plus adaptés au poste. 

Comment utiliser efficacement les fiches d’évaluation d’entretien ?

Les fiches d’évaluation sont comme un bulletin scolaire pour votre entretien d’embauche. Les entreprises les utilisent pour voir à quel point vous pourriez réussir dans le poste.

Quel est l’objectif ?

L’objectif est que le score sur votre fiche d’évaluation corresponde à votre performance réelle si vous êtes embauché. Cela signifie que les questions posées lors de l’entretien sont bonnes pour prédire si vous réussirez.

Les entreprises vérifient si leurs prédictions sont correctes en comparant la fiche d’évaluation et la performance de la personne embauchée. Si les scores correspondent à la performance au travail, c’est parfait !

Et si ce n’est pas le cas ? Si les scores ne correspondent pas à la performance au travail, ce n’est pas grave non plus. Il est normal d’avoir quelques cas qui ne concordent pas, mais gérer ce mélange peut être difficile.  Un logiciel de boîte de réception email partagée peut être utilisé pour organiser les emails des candidats et peut être personnalisé en les étiquetant ou en les classant selon leur statut.

Mais si beaucoup de scores ne correspondent pas à la performance au travail, c’est comme se tromper encore et encore sur une question à un examen. Cela signifie que l’entreprise pourrait devoir modifier la fiche d’évaluation, les questions d’entretien ou même leur façon de recruter.

Cela aide à améliorer le processus d’embauche et permet à l’entreprise de choisir plus souvent les bonnes personnes pour le poste.

Rappelez-vous, l’objectif est de rendre le processus d’embauche aussi juste et précis que possible, comme un examen bien rédigé à l’école.

Comment créer la fiche d’évaluation idéale pour un entretien ?

Voici comment créer une fiche d’évaluation idéale, expliquée en points simples :

1. Identifier les compétences clés : Commencez par définir les compétences et qualités essentielles requises pour le poste. Ce seront les bases de vos critères d’évaluation.

2. Développer des questions : Pour chaque compétence, créez des questions spécifiques qui évaluent efficacement ces compétences. Assurez-vous que ces questions sont claires et directement liées aux exigences du poste.

3. Mettre en place un système de notation : Utilisez une méthode de notation cohérente, comme une échelle numérique (1-5), pour évaluer les réponses des candidats. Définissez ce que chaque note représente pour garantir la cohérence entre les entretiens.

4. Inclure l’adéquation culturelle : Ajoutez des critères pour évaluer à quel point le candidat correspond à la culture et aux valeurs de votre entreprise. Cela peut inclure des questions sur le travail en équipe, la communication et l’adaptabilité.

5. Évaluer les compétences comportementales : Intégrez des éléments pour juger des compétences comportementales comme la résolution de problèmes, le leadership et l’intelligence émotionnelle. Ces compétences sont souvent aussi importantes que les capacités techniques.

6. Structurer la fiche d’évaluation : Organisez votre fiche d’évaluation de manière logique, en regroupant les compétences similaires pour faciliter le processus d’évaluation lors des entretiens.

7. Permettre de la flexibilité : Tout en conservant une approche structurée, soyez assez flexible pour explorer les points intéressants qui surgissent pendant la conversation. Cela peut révéler des informations plus profondes sur les capacités et la personnalité du candidat.

8. Réviser et affiner : Après chaque entretien, prenez le temps de revoir l’efficacité de votre fiche d’évaluation et ajustez-la selon ce qui a fonctionné ou non.

En suivant ces points, vous créerez une fiche d’évaluation pratique et efficace qui améliorera votre processus d’entretien, aidant votre équipe à prendre des décisions d’embauche éclairées et justes.

Modèle de fiche d’évaluation d’entretien

La création d'une grille d'évaluation pour les entretiens doit être simple. Commencez avec environ cinq critères d'évaluation et utilisez un système de notation facile à calculer. Le système de suivi des candidatures offre des ressources utiles pour la création personnalisée de grilles, et vous pouvez trouver un modèle d'exemple de la Harvard Business Review ici.

Une fois que vous avez noté tous les candidats, comparez vos scores avec le reste de l'équipe de recrutement. S'il existe des différences significatives entre les candidats, il est essentiel d'en discuter davantage. En utilisant une grille d'entretien, vous pouvez établir et vous concentrer sur les qualités et compétences spécifiques que vous recherchez chez les candidats.

De plus, les grilles d'entretien vous permettent d'évaluer l'efficacité de vos responsables du recrutement et intervieweurs. Grâce à l'analyse, vous pourriez découvrir qu'un responsable du recrutement est trop indulgent ou strict sur une question ou une catégorie spécifique. 

De même, vous pouvez identifier un intervieweur qui a besoin d'un soutien ou d'une formation supplémentaire pour évaluer certains critères. Les grilles offrent une opportunité d'évaluer à la fois les candidats et la performance de vos responsables du recrutement.

Comment les grilles d’entretien évaluent-elles les candidats auprès de l’équipe de recrutement ?

1. Critères d’évaluation clairs

Les grilles d’entretien fournissent un ensemble de critères d’évaluation prédéfinis, incluant des compétences spécifiques liées au poste, la vérification des traits de personnalité souhaités et l’adéquation culturelle. Vous pouvez concevoir ces grilles à l’aide des brosses Procreate de votre choix.

Ces critères servent de cadre permettant aux intervieweurs d’évaluer les candidats de manière cohérente et objective.

2. Questions d’entretien structurées

La grille d’entretien aide les intervieweurs à créer un entretien avec un ensemble standardisé de questions. Ces questions sont conçues pour obtenir des informations et des points de vue pertinents pour le poste à pourvoir. 

En utilisant les mêmes questions pour tous les candidats, les intervieweurs peuvent comparer les réponses et effectuer des évaluations équitables.

3. Évaluation du contact visuel et de la communication non verbale

Les grilles d’entretien peuvent inclure des points d’évaluation spécifiques pour la communication non verbale, comme le contact visuel, le langage corporel et la présence générale. 

Ces éléments donnent un aperçu de la confiance, de l’engagement et des compétences interpersonnelles du candidat.

4. Alignement avec la culture d’entreprise

Les grilles d’entretien offrent un moyen d’évaluer à quel point un candidat s’intègre dans la culture de l’entreprise. Cela peut se faire en incluant des questions ou des échelles d’évaluation qui abordent spécifiquement la compatibilité culturelle, l’alignement des valeurs et l’orientation vers le travail en équipe. 

Le logiciel d’acquisition de talents, riche en fonctionnalités, aide beaucoup à envisager toutes les caractéristiques nécessaires pour recruter le meilleur candidat qui s’aligne parfaitement avec l’entreprise. 

5. Documentation des grilles des candidats

Les grilles fournissent un enregistrement documenté de chaque évaluation pré-emploi du candidat. Les intervieweurs peuvent consigner directement leurs évaluations, observations et impressions sur la grille. 

La base de connaissances aide à conserver ces documents intacts, car ils constituent une référence précieuse pour l’équipe de recrutement lors de la comparaison des candidats et de la prise de décisions finales. 

6. Facilitation de la collaboration

Les grilles d’entretien favorisent une collaboration efficace entre les membres de l’équipe de recrutement. En tenant compte de la collaboration des membres, la fonctionnalité Boîte de réception partagée garantit que tous vos collaborateurs sont sur la même longueur d’onde.

En utilisant les mêmes critères d’évaluation, les intervieweurs peuvent facilement partager leurs points de vue, discuter des candidats et évaluer collectivement leur adéquation au poste.

7. Cohérence dans l’évaluation des candidats

Les grilles d’entretien garantissent une évaluation cohérente entre plusieurs intervieweurs et membres de l’équipe de recrutement. En utilisant la même grille, chacun suit un processus d’évaluation standardisé, ce qui minimise les biais subjectifs et permet des évaluations plus fiables et équitables.

8. Évaluation objective

Les grilles d’entretien offrent une approche objective pour évaluer les candidats. Les échelles de notation prédéfinies ou les notes numériques sur la grille fournissent une base cohérente pour comparer les candidats et déterminer leurs qualifications ainsi que leur adéquation potentielle au poste. 

9. Concentration sur les compétences et qualifications pertinentes

Les grilles d’entretien garantissent que les intervieweurs évaluent les candidats en fonction des exigences spécifiques du poste. La structure de la grille guide les intervieweurs pour se concentrer sur les compétences, qualifications et expériences les plus pertinentes durant l’entretien, ce qui mène à des évaluations plus précises.

10. Mesurer le succès selon des exigences spécifiques

Les grilles d’entretien aident à mesurer le succès des candidats en fonction des exigences spécifiques du poste à pourvoir. En alignant les critères d’évaluation avec la description de poste, les grilles offrent un moyen clair d’évaluer dans quelle mesure les candidats répondent à ces exigences.

En utilisant des grilles d’entretien, les équipes de recrutement peuvent évaluer les candidats plus efficacement, recueillir des informations précieuses et prendre des décisions éclairées basées sur un processus d’évaluation standardisé et objectif.

Avantages de l’utilisation des grilles d’entretien

1. Améliorer la cohérence et l'équité dans l'évaluation des candidats

• Fiches d'évaluation : Les fiches d'évaluation sont comme un bulletin scolaire pour un entretien d'embauche. Elles aident à déterminer qui a été le meilleur.

• Équité : Les fiches d'évaluation rendent le processus de recrutement équitable car tout le monde est évalué selon les mêmes règles.

• Un guide pour les intervieweurs : Les fiches d'évaluation aident les personnes qui réalisent les entretiens. Elles s'assurent que tous les points importants sont couverts.

• Utilisation d'un logiciel d'assistance : Un logiciel d'assistance est un programme informatique qui aide à organiser toutes les informations sur les candidats.

• Éviter les biais : Les fiches d'évaluation garantissent que le processus ne repose pas uniquement sur des opinions personnelles. C'est comme avoir un règlement qui maintient le jeu juste et impartial.

N'oubliez pas que l'objectif principal du recrutement avec les fiches d'évaluation est de garantir un processus équitable, comme un jeu bien joué ou un examen bien conduit à l'école.

2. Favoriser des processus d'entretien structurés et systématiques

• Créer une fiche d'évaluation : Une fiche d'évaluation est comme un plan de jeu pour un entretien. Elle indique à l'équipe de recrutement quelles questions poser et quels éléments observer.

• Rester organisé : Les fiches d'évaluation aident l'équipe de recrutement à rester organisée. C'est comme avoir une liste de contrôle pour un voyage - cela garantit que rien d'important n'est oublié.

• Guide étape par étape : La fiche d'évaluation est comme un guide étape par étape pour l'entretien. Elle met en évidence les domaines importants à examiner, tels que les compétences, l'intégration à l'équipe et l'expérience passée. 

• Meilleurs choix : Utiliser des fiches d'évaluation aide à faire de meilleurs choix car cela donne une image complète du candidat.

N'oubliez pas qu'une fiche d'entretien est comme une feuille de route pour le processus de recrutement. Elle garantit que le parcours se déroule sans encombre et que la meilleure personne obtient le poste.

3. Permettre une meilleure comparaison des forces et faiblesses des candidats

Les fiches d'entretien fournissent un cadre standardisé pour évaluer les candidats, ce qui facilite la comparaison objective de leurs forces et faiblesses. 

Les échelles de notation ou systèmes de score prédéfinis permettent une comparaison plus systématique, aidant les équipes de recrutement à identifier les candidats les plus adaptés au poste.

En évaluant les candidats selon des critères cohérents, les fiches permettent aux équipes de recrutement de comparer directement la performance de différents candidats. 

Cette comparaison facilite des discussions et prises de décision mieux informées, en mettant en lumière les forces et faiblesses relatives de chaque candidat pour le poste.

4. Faciliter la collaboration et l’alignement au sein de l’équipe de recrutement

Référence partagée : Les fiches d’entretien sont comme un plan de jeu partagé pour l’équipe de recrutement. Tout le monde peut voir les notes et les utiliser pour prendre des décisions ensemble.

Favorise le travail d’équipe : Le logiciel de recrutement IA aide l’équipe à rester synchronisée grâce à la Boîte de réception partagée.

Capture les opinions : Les fiches sont un bon endroit pour noter les impressions sur chaque candidat. C’est comme prendre des notes en classe pour se souvenir des points importants plus tard.

Aide à la communication : Les fiches donnent à tous un langage commun pour parler des candidats. C’est comme si tout le monde parlait la même langue, ce qui facilite la décision sur la meilleure adéquation au poste.

En bref, les fiches sont comme le règlement et le marqueur dans un jeu, assurant que tout le monde peut collaborer pour décider du gagnant.

5. Rationaliser le processus de prise de décision

Facilite la prise de décision : Les fiches sont comme une aide-mémoire pour les équipes de recrutement. Elles donnent un aperçu rapide de la performance de chaque candidat lors de l’entretien.

Comparer les candidats : Les fiches facilitent la visualisation de qui a le mieux réussi. C’est comme comparer les scores dans un jeu pour voir qui a gagné.

Trouver les meilleurs profils : Les fiches aident à repérer les candidats les plus prometteurs - ceux qui ont le mieux performé et qui correspondent au poste.

Documenter les évaluations : Les fiches permettent aussi de garder une trace des entretiens. Cela est utile lorsque l’équipe doit revenir sur les évaluations pour prendre la décision finale.

Recrutement équitable : Utiliser des fiches aide à garantir un recrutement équitable. C’est comme un arbitre dans un jeu, veillant à ce que tout le monde respecte les règles et que le meilleur gagne.

Avantages immédiats des fiches d'entretien

Choisir les critères et compétences adaptés à l’évaluation : Identifiez les compétences clés, qualifications et attributs requis pour le poste à pourvoir. Prenez en compte à la fois l’expertise technique et les compétences interpersonnelles telles que la communication et le travail en équipe. Assurez-vous que les critères correspondent à la description du poste et reflètent ce que vous recherchez chez un candidat.

Définir des échelles de notation claires : Établissez des échelles ou systèmes de notation qui fournissent un cadre clair pour l’évaluation des candidats. Cela peut inclure des échelles numériques, des évaluations descriptives ou un format de liste de contrôle. Veillez à ce que ces échelles correspondent aux critères et offrent suffisamment de détails pour différencier efficacement les candidats.

Inclure un mélange d’indicateurs comportementaux, techniques et d’adéquation culturelle : Concevez des questions d’entretien et des critères d’évaluation qui mesurent les compétences comportementales, les connaissances techniques et l’adéquation culturelle d’un candidat. Cela garantit une évaluation complète et vous aide à recueillir des informations significatives sur l’adéquation du candidat au poste et à l’entreprise.

Personnaliser la fiche selon le poste et les besoins organisationnels : Adaptez la fiche aux exigences spécifiques du poste et au contexte organisationnel. Prenez en compte les particularités de la culture de votre entreprise, du secteur et de la dynamique d’équipe. Modifiez les critères d’évaluation et leur pondération en conséquence.

Assurer la flexibilité et l’adaptabilité pour les différentes étapes d’entretien : Concevez la fiche pour qu’elle s’adapte aux différentes phases de l’entretien, comme les entretiens initiaux, les évaluations techniques en recrutement technique et les tours finaux. Ajustez les critères d’évaluation pour refléter l’objectif spécifique de chaque étape tout en maintenant la cohérence globale du processus d’évaluation.

En suivant ces étapes, vous pouvez créer une fiche d’entretien qui vous aidera à prendre de meilleures décisions de recrutement, à évaluer efficacement les candidats et à garantir un processus d’évaluation équitable et cohérent. 

N’oubliez pas de recueillir les avis des parties prenantes concernées, telles que les intervieweurs et les membres de l’équipe de recrutement, pour assurer une évaluation complète et équilibrée de chaque candidat. 

Comment exploiter les fiches d'entretien dans un ATS ?

L’intégration des fiches d’entretien dans un système de suivi des candidatures (ATS) permet de suivre et gérer facilement les évaluations des candidats. L’ATS peut stocker et organiser les fiches, ce qui facilite leur consultation par les équipes de recrutement tout au long du processus.

Les fiches dans un ATS offrent-elles une plateforme centralisée ? 

Les fiches dans un ATS offrent une plateforme centralisée pour évaluer et comparer les candidats. Elles proposent des critères standardisés, une collaboration simplifiée, une collecte efficace des données, des analyses comparatives et des capacités de reporting, améliorant ainsi l’efficacité du processus de recrutement.

Inconvénients potentiels des fiches d'entretien

1. Potentiel de rigidité

L’utilisation des fiches d’entretien peut introduire un certain niveau de rigidité dans le processus d’entretien. Le respect strict des critères et des échelles de notation prédéfinis peut limiter la capacité de l’intervieweur à explorer des domaines inattendus ou à s’adapter aux circonstances uniques d’un candidat.

2. Suraccentuation de l’évaluation quantitative

Les fiches d’entretien reposent souvent sur des notes numériques ou des échelles prédéfinies, ce qui peut entraîner une suraccentuation de l’évaluation quantitative. Cette approche peut négliger des facteurs qualitatifs importants, tels que les compétences interpersonnelles ou l’adéquation culturelle, qui peuvent fortement influencer l’aptitude du candidat au poste.

3. Manque de flexibilité

Les fiches peuvent ne pas convenir à toutes les situations ou types d’entretien. Par exemple, les entretiens non structurés ou les discussions nécessitant des échanges ouverts peuvent ne pas s’intégrer aisément dans le format prédéfini d’une fiche, limitant la capacité de l’intervieweur à explorer pleinement le potentiel du candidat.

4. Potentiel de biais

Bien que les fiches d’entretien visent à promouvoir l’équité et la cohérence, elles ne sont pas à l’abri des biais. Les intervieweurs peuvent involontairement introduire des biais lors de l’interprétation et de la notation des réponses des candidats, ce qui peut affecter la précision et l’objectivité des évaluations.

5. Portée limitée de l’évaluation

Les fiches se concentrent généralement sur des critères spécifiques au poste, ce qui peut limiter l’évaluation du potentiel global du candidat. Des qualités importantes ou des compétences transférables non explicitement abordées dans la fiche peuvent être négligées, faisant passer à côté de candidats polyvalents.

6. Temps et efforts requis

Concevoir et mettre en œuvre efficacement des fiches d’entretien demande du temps et des efforts de la part de l’équipe de recrutement. Créer des fiches complètes, former les intervieweurs à leur utilisation et assurer une application cohérente peut être gourmand en ressources, surtout pour les organisations avec un grand volume d’entretiens.

7. Standardisation versus contexte individuel

Les fiches d’entretien visent la standardisation, mais cette approche peut négliger les circonstances uniques ou le contexte de chaque candidat. Il peut être difficile de saisir les nuances du parcours, de l’expérience ou du potentiel d’un candidat dans un cadre d’évaluation prédéfini.

8. Risque de simplification excessive

Les fiches réduisent le processus d’évaluation à un ensemble de critères et d’échelles prédéfinis, ce qui peut simplifier à l’excès la complexité de l’évaluation des candidats. Cela peut limiter la profondeur et la richesse de l’évaluation, conduisant à une compréhension moins complète des compétences et du potentiel du candidat.

Façons d’utiliser la fiche de notation d’entretien 

• Créer la fiche de notation : Commencez par créer une fiche pour chaque entretien d’embauche. C’est comme préparer un plan de jeu. Elle contient tous les éléments que vous souhaitez évaluer lors de l’entretien.

• Utiliser les mêmes questions : Posez les mêmes questions à chaque entretien. C’est plus équitable, non ? Tout le monde passe le même test.

• Noter les réponses : Après l’entretien, attribuez des points aux réponses. C’est comme corriger un devoir à l’école. Plus la réponse est bonne, plus le score est élevé.

• Suivre les scores : Utilisez la fiche pour garder une trace des performances de chaque candidat. C’est comme tenir le score lors d’un jeu.

• Comparer les scores : Consultez toutes les fiches ensemble pour voir qui a obtenu le meilleur score. C’est comme vérifier le tableau des scores à la fin d’un match.

• Choisir le meilleur : Utilisez les scores pour aider à sélectionner la meilleure personne pour le poste.

Prendre de meilleures décisions d’embauche grâce à la fiche de notation d’entretien 

Utiliser des fiches de notation lors des entretiens d’embauche, c’est un peu comme avoir un guide. Elles aident l’équipe de recrutement à choisir la meilleure personne pour le poste de manière plus intelligente, car tous les détails importants sont notés et faciles à consulter. Les fiches permettent de s’assurer que chaque aspect essentiel, comme les compétences ou la compatibilité avec l’équipe, est évalué.

Comme envoyer un message à un ami pour clarifier un doute, l’équipe de recrutement peut aussi communiquer rapidement avec le candidat pour éclaircir certains points.

Ce qui est vraiment important, c’est que tout le monde ait une chance équitable d’obtenir le poste. Les fiches aident à garantir un traitement juste et que chaque candidat ait la même opportunité de convaincre l’équipe. Ainsi, les fiches sont comme le règlement d’un jeu d’embauche, veillant à ce que la meilleure personne décroche le poste.

Bonne chance pour vos entretiens !

FAQ liées aux fiches de notation d’entretien

1. Faut-il informer les candidats des fiches de notation d’entretien ?

Il n’est pas nécessaire d’informer les candidats des fiches de notation spécifiques. Toutefois, il est important de communiquer les critères d’évaluation et le processus afin d’assurer transparence et équité.

2. Comment déterminer les questions à inclure dans les fiches de notation ?

Pour déterminer les questions, tenez compte des exigences du poste, des compétences et des aptitudes requises. Consultez les parties prenantes concernées, comme les responsables du recrutement ou les experts métiers, et sélectionnez des questions qui évaluent efficacement les qualifications du candidat.

3. Que ne faut-il pas inclure dans les fiches de notation d’entretien ?

Évitez d’inclure des questions discriminatoires ou biaisées. Écartez également les questions non liées aux exigences ou qualifications du poste. L’évaluation doit se concentrer sur les compétences pertinentes et la pertinence pour le rôle.