Comment mener des entretiens virtuels : Conseils d'experts & Avantages

Le développement technologique rapide a transformé la façon dont nous organisons et gérons les entreprises. L'industrie du recrutement ne fait pas exception à ce changement majeur.

De nos jours, les entretiens virtuels et le travail à distance sont devenus la nouvelle norme dans tous les processus de travail, y compris le recrutement. Les chercheurs d'emploi, les professionnels du recrutement et même les leaders de l'industrie n'ont pas d'autre choix que de s'adapter à ces normes.

Les entretiens virtuels offrent commodité et flexibilité aux responsables du recrutement et aux candidats. Les intervieweurs et les interviewés peuvent participer au processus d'entretien depuis n'importe quel coin du monde, ce qui augmente les opportunités pour les entreprises d'embaucher des talents diversifiés.

Cela soulève une question parmi les interviewés sur la manière de mener efficacement des entretiens en ligne et d'offrir la meilleure expérience d'entretien aux candidats.

Essayons de comprendre brièvement les entretiens d'embauche virtuels, ainsi que des conseils pour mener des entretiens virtuels en douceur.

Qu'est-ce que les entretiens virtuels?

Les entretiens d'embauche virtuels, également connus sous le nom d'entretiens en ligne, sont le processus d'entrevue des candidats à distance. Ces types d'entretiens sont généralement menés avec l'aide de la technologie et des plateformes de communication en ligne ou parfois via un téléphone cloud.

Tout le processus de communication se déroule de la même manière que les entretiens en face à face. Cependant, la seule différence est que les intervieweurs virtuels agissent en ligne sans aucune présence physique.

Types d'entretiens virtuels

1. Entretien à distance, bi-directionnel: Ce type d'entretien est mené à l'aide de technologies (par exemple Google Meet) où les responsables du recrutement et les candidats se trouvent à des emplacements différents. L'entretien sera une conversation en direct et en face à face entre les intervieweurs et les interviewés.

2. Entretien en ligne, unidirectionnel: Dans un entretien vidéo unidirectionnel, les responsables du recrutement fournissent des questions pré-sélectionnées aux candidats. Les candidats peuvent enregistrer leurs réponses à leur convenance. Ce type d'entretien permet de gagner du temps non seulement pour les recruteurs, mais aussi d'accélérer le processus d'entretien.

Si un interviewé se débrouille mal sur les 2-3 premières questions, alors les responsables du recrutement peuvent simplement mettre fin à l'entretien en ne regardant pas les autres réponses. Dans un entretien en direct, il n'est pas possible de raccourcir l'entretien de cette manière.

3. Entretien en ligne, unidirectionnel avec option de réenregistrement: Ce type d'entretien est similaire aux entretiens en ligne unidirectionnels. Cependant, la seule différence dans de tels entretiens est que les candidats peuvent réenregistrer leurs réponses s'ils ne sont pas satisfaits la première fois. L'intervieweur ne voit que l'enregistrement final de la réponse du candidat.

Conseils pour mener un entretien virtuel

Un entretien d'embauche permet à un responsable du recrutement d'identifier le candidat idéal possédant les compétences et la vision adéquates qui correspondent à la culture d'entreprise. L'entretien virtuel, tout comme la méthode traditionnelle en face à face, nécessite une planification.

Alors, comment les intervieweurs peuvent-ils mener des entretiens réussis? Découvrons des conseils d'entrevue virtuels pour les responsables de l'embauche et les intervieweurs!

1. Préparez les Questions d'Entretien à l'Avance

Vous avez probablement consacré du temps et rédigé une description détaillée du poste vacant. Utilisez l'annonce pour établir les questions.

Par exemple, pour évaluer les compétences en communication de votre candidat, posez une question spécifique comme "Comment géreriez-vous un mauvais avis en ligne?"

Évitez d'utiliser des questions larges et trop utilisées comme "Quelle est votre plus grande faiblesse?" Avec de telles questions, il est difficile d'évaluer les candidats de manière juste.

2. Choisissez la Meilleure Plateforme de Communication Virtuelle

Une plateforme de communication robuste garantira le bon déroulement des entretiens à distance/virtuels.

Choisissez le meilleur logiciel de visioconférence pour mener les entretiens. Vous pouvez utiliser Google Hangouts, Skype, VidCruiter, Zoom, Spark Hire, et HireVue, entre autres.

Pour un processus fluide, réduisez les distractions environnantes.

3. Structurer l'Entretien Efficacement

L'entretien doit avoir une structure bien prévue pour éviter la confusion et le gaspillage de temps.

Par exemple, décidez du nombre de questions pour chaque candidat, des sujets à aborder, et de l'itinéraire à suivre. Créez un flux de travail d'entretien structuré pour évaluer efficacement et de manière impartiale les candidats.

Créez une première impression positive, Maintenir une bonne première impression est impératif pour les intervieweurs.

Ainsi, l'intervieweur doit maintenir un contact visuel approprié, même si c'est à travers un ordinateur portable. Cela ne signifie pas que les intervieweurs doivent fixer constamment leur écran. Un bon contact visuel aide à favoriser un sentiment de connexion authentique et d'attention.

Une autre façon de montrer que vous êtes réellement intéressé par le candidat et impliqué dans la discussion est de pratiquer l'écoute active. Hochez la tête pour donner des affirmations de compréhension pendant que les candidats parlent et posez des questions de suivi.

De plus, l'intervieweur doit être attentif à l'arrière-plan lors de la conduite d'entretiens virtuels. Ils doivent trouver un endroit propre et calme dans leur espace de vie où ils peuvent passer un appel vidéo.

Se renseigner sur les candidats

Cela commence par consulter la lettre de motivation du candidat et explorer leurs profils en ligne, notamment sur des plateformes professionnelles comme LinkedIn, Indeed et Glassdoor.

Remarquez les particularités, y compris les écarts dans l'historique de l'emploi, les passe-temps qui pourraient promouvoir votre équipe/entreprise, et les fonctions peu claires dans leurs précédentes sociétés.

4. Soyez prêt à répondre aux questions avec confiance

Alors que l'objectif principal d'un entretien est d'évaluer la valeur du candidat potentiel, vous promouvez également votre marque. Le panel d'entretien doit être prêt à donner des réponses sincères sur les opérations de l'entreprise, sa vision, et sa culture d'entreprise pour permettre aux candidats de prendre des décisions éclairées.

 Dans le cas où il y a des informations que vous ne pouvez pas répondre ou divulguer, dites-le tactiquement.

5. Comprendre les droits légaux des candidats

Selon la loi fédérale, les droits des employés commencent avant leur embauche. Les employeurs ne peuvent pas discriminer les candidats à un emploi en fonction de leur race, de leur genre, de leur orientation sexuelle, de leur âge, de leur grossesse, de leur origine nationale, de leur handicap ou de leur religion. Ces lois s'appliquent que vous embauchiez en personne ou en ligne.

Les employeurs doivent sensibiliser leurs responsables de l'embauche aux lois anti-discrimination et veiller à ce qu'ils suivent strictement la loi à chaque étape du processus de recrutement, de la publication d'une offre d'emploi, à l'entretien, en passant par le tri final et la sélection des candidats retenus. 

Il y a toute une série de questions qui devraient être évitées, principalement celles liées aux classes protégées. Cela inclut demander l'âge, la race, la religion, les préférences sexuelles, si le candidat est enceinte ou a l'intention d'avoir un enfant, et l'état civil, entre autres.

Pour vous assurer que votre organisation respecte la loi, vous pouvez contacter un consultant en droits des employés, qui vous guidera de manière experte sur chaque aspect du processus de recrutement.

6. Habillez-vous de manière professionnelle, même pour les entretiens à distance

Il est important que les intervieweurs et les responsables de l'embauche s'assurent d'avoir une apparence soignée et professionnelle - au moins en haut. (L'avantage des entretiens en ligne est que personne ne saura si vous portez un pantalon de jogging avec votre chemise de bureau et votre cravate !) 

Cela laissera une excellente impression à vos candidats, vous donnera plus de confiance et vous aidera à prendre de l'avance dans le jeu. 

Avantages de la conduite d'entretiens virtuels

Le temps ne fait pas que passer ; il court, et nous constatons de grands changements dans la vie quotidienne des êtres humains et dans les approches de travail. Une nouvelle tendance qui s'est développée pendant cette période difficile est la réalisation d'entretiens virtuels grâce à des logiciels innovants de gestion des entretiens. Voyons pourquoi les gens doivent adopter cette nouvelle façon de mener les entretiens. 

1. Aucune barrière de localisation

La bonne personne pour le poste vit-elle sur une petite île reculée ? Aucun problème. 

Le talent n'est pas limité à un pays ou un continent particulier. Avec un nombre croissant de personnes adoptant un mode de vie nomade pour poursuivre des objectifs personnels, il devient plus difficile pour les entreprises de trouver des talents locaux exceptionnels.

Des secteurs comme la santé, l'ingénierie et les technologies de l'information ont décidé de rechercher leurs compétences préférées à l'échelle internationale. Ne restez pas en arrière. Le monde est à vous.  

Les entretiens virtuels offrent une opportunité de mener des entretiens depuis n'importe quel coin du monde et de recruter les talents les plus qualifiés et diversifiés au sein de votre organisation.

2. Options de planification flexibles

Il devient incroyablement difficile de jongler avec les disponibilités de calendrier de 4 à 6 intervieweurs sur une période de 5 à 6 heures et de maintenir chaque entretien de manière fluide sans longues pauses.

Les entretiens virtuels offrent la liberté de planifier les entretiens à la convenance des deux parties, et le casse-tête des entretiens en personne est complètement éliminé.

Étant donné que les intervieweurs et les candidats sont chez eux, il n'est pas nécessaire de mener les entretiens de manière consécutive. Ils peuvent être planifiés en fonction de la disponibilité naturelle des responsables du recrutement et des RH. Ainsi, les entretiens vidéo éliminent le stress des entretiens en personne.

3. Gestion efficace du temps

Planifier des entretiens en personne revient à essayer de résoudre un Rubik's Cube, surtout si vous interviewez de nombreux candidats.

Cela implique de trouver un moment pratique pour les personnes concernées, puis de jongler avec les meilleurs employés pour mener les entretiens. Cela peut être exigeant et long pour les candidats et les responsables du recrutement.

Cependant, les entretiens virtuels, les questions enregistrées et une vidéo à sens unique réduisent les maux de tête liés au processus d'entretien. Cela permet aux candidats de répondre aux questions à leur convenance, et une fois que l'équipe de recrutement reçoit les réponses, elles peuvent les examiner à leur rythme et planifier.

Au cas où les plannings ne coïncideraient pas, l'équipe peut collaborer et laisser des notes via leurs outils de communication en ligne, en identifiant leurs candidats préférés. À partir de là, il est facile d'organiser un entretien vidéo/virtuel et d'avoir toute autre discussion avec les candidats présélectionnés.

4. Très pratique pour tous

Les entretiens virtuels permettent aux employeurs, aux responsables du recrutement et aux recruteurs de mener des entretiens de candidats de n'importe où, éliminant ainsi le besoin de se déplacer. Cela accroît la commodité à la fois pour les intervieweurs et les interviewés.

De plus, les entretiens virtuels éliminent le lourd fardeau de l'administration et de la paperasserie, et toute la communication se fait en ligne via des e-mails et des logiciels de recrutement, ce qui est incroyablement bénéfique.

5. Entretiens économiques

En menant des entretiens virtuels, les candidats n'ont pas à se déplacer pour assister à un entretien en personne. Au lieu de cela, ils peuvent enregistrer leurs réponses au questionnaire d'entretien via des vidéos et les envoyer à leur convenance.

Inversement, l'entreprise qui recrute économise de l'argent sur l'impression des CV des candidats, les heures de travail et peut-être la réservation d'un lieu d'entretien.

6. Garantit un processus d'entretien cohérent

Lors d'un entretien réel, le responsable du recrutement peut oublier les questions les plus importantes, ignorer un point particulier, s'écarter du sujet et même négliger la réponse du candidat.

Par conséquent, chacun des panels d'entrevue reçoit des réponses diverses des candidats. Cela crée une perspective biaisée parmi les équipes de recrutement, en négligeant la cohérence nécessaire pour trouver les bons candidats.

Les entretiens virtuels permettent au panel d'avoir une uniformité absolue. Ils peuvent poser des questions prédéterminées et comparer les réponses lors de la prise de décision.

De plus, il est facile d' impliquer les responsables du recrutement dans l'examen des réponses des candidats avec des entretiens vidéo enregistrés plus d'une fois, obtenant ainsi un avis ou une perspective fraîche avant l'embauche.

Erreurs à éviter lors des entretiens virtuels

Les entretiens virtuels sont devenus la nouvelle norme, mais ils posent leurs propres défis. Voici quelques erreurs courantes à éviter :

1. Mauvaise préparation : Juste parce que l'entretien est virtuel ne signifie pas qu'il peut être pris à la légère. Ne pas préparer des questions ou ne pas examiner le CV du candidat au préalable vous donnera l'air désorganisé et non professionnel.

2. Problèmes techniques : Ne pas tester votre équipement - comme votre microphone, votre caméra et votre connexion Internet - avant l'entretien peut entraîner des retards et des interruptions. Il est essentiel de vérifier que tout fonctionne bien avant de commencer.

3. Environnement inadéquat : Réaliser l'entretien dans un environnement bruyant ou visuellement distrayant peut rendre la concentration difficile, aussi bien pour vous que pour le candidat. Trouvez un espace calme et bien éclairé où vous ne serez pas interrompu.

4. Manque d'engagement : Il est facile de devenir passif derrière un écran. Rappelez-vous, votre rôle est d'impliquer le candidat, de faire un contact visuel (avec la caméra) et de montrer que vous écoutez activement. Cela donne au candidat l'impression d'être valorisé et respecté.

5. Ignorer les différences de fuseau horaire : Lors de la planification de l'entretien, confirmez toujours le fuseau horaire de votre candidat pour éviter toute confusion. Cela montre que vous respectez leur temps et que vous êtes organisé.

7. Ne pas clarifier les prochaines étapes : Terminez toujours l'entretien en expliquant ce que le candidat devrait attendre ensuite. Cela les tient informés et démontre la transparence et le professionnalisme.

Évitez ces pièges et vous serez sur la bonne voie pour réussir votre entretien virtuel.

Dernière réflexion sur les entretiens virtuels

Il est temps pour les propriétaires d'entreprise et les responsables du recrutement d'adopter une approche progressive dans leur réflexion, de modifier leurs stratégies et leurs approches d'entretien virtuel, et de s'habituer à cette nouvelle norme.

En adoptant ces nouvelles normes, votre entreprise s'assurera d'embaucher d'excellents talents pour mener à bien sa mission, tout en veillant à la sécurité et au bien-être de tous.

Heureux d'entretien virtuel !

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