Chatbot de recrutement : Guide pratique pour recruteurs

Nous vivons à une époque prospère où de nouvelles technologies sont introduites chaque jour dans le monde, modifiant et influençant notre mode de vie.

À l’ère de l’automatisation industrielle, le chatbot IA est devenu une application couramment utilisée par presque toutes les entreprises dans le monde pour optimiser la croissance et l’efficacité. 

Mais qu’est-ce qu’un chatbot ?

Comment impacte-t-il positivement l’industrie du recrutement ?

Voyons cela de plus près. 

Un chatbot est un programme logiciel qui communique (à l’écrit ou à l’oral) et assiste ses utilisateurs. C’est un compagnon virtuel qui imite l’intelligence humaine et s’intègre aux sites web, aux différents canaux de messagerie et aux applications. Imiter l’intelligence humaine signifie qu’il effectue toutes les actions humaines : apprendre, comprendre, percevoir et interagir. 

Aujourd’hui, presque tous les secteurs utilisent des chatbots à des fins diverses : hôtellerie, e-commerce, santé, éducation, technologies de l’information, secteurs financier et juridique, et technologie de recrutement.  

Vous vous demandez sûrement quel est le rôle d’un chatbot dans le recrutement, n’est-ce pas ? 

Le chatbot, aussi appelé compagnon IA, interagit avec ses utilisateurs et fournit des réponses à de nombreuses questions courantes. Souvent intégré dans un logiciel de centre de contact ou un logiciel de service client, il aide les entreprises à engager leurs clients et à comprendre leurs besoins. Il fournit des données de retour sur les points à améliorer. 

Dans cet article, nous allons découvrir comment le chatbot de recrutement impacte le secteur du recrutement. Nous verrons comment le chatbot IA améliore la communication avec les candidats. 

Pourquoi les recruteurs ont-ils commencé à utiliser des chatbots de recrutement ?

L’utilisation et l’adoption des chatbots de recrutement ont augmenté dans le domaine du recrutement, notamment avec la montée en puissance du recrutement virtuel après la pandémie de COVID-19. 

Il existait de nombreuses façons de mener un recrutement virtuel : évaluations en ligne, entretiens en visioconférence, événements de carrière virtuels, etc. 

Parmi toutes ces méthodes, la fonction de chatbot de recrutement s’est révélée utile grâce à sa capacité à répondre instantanément et avec précision aux questions standard (24h/24 et 7j/7), à permettre aux candidats de postuler à un poste et à fournir immédiatement le statut de la candidature. 

Ainsi, les chatbots de recrutement réduisent la charge de travail des professionnels RH et leur permettent de se concentrer sur d’autres tâches importantes du processus de recrutement.

En conséquence, de nombreuses agences de placement et grandes entreprises de recrutement ont commencé à utiliser cet outil d’acquisition de talents basé sur l’IA pour améliorer l’expérience candidat.

Nous comprenons donc pourquoi les RH et les recruteurs ont commencé à utiliser cet outil puissant. Passons maintenant à sa définition et à ses principaux cas d’usage.

Qu’est-ce qu’un chatbot de recrutement virtuel ?

Un chatbot de recrutement virtuel est un assistant personnel basé sur l’IA. Il est également connu sous le nom de chatbot de recrutement IA. 

Il communique avec les candidats (à l’écrit ou à l’oral) à propos des postes vacants, leur permet de poser des questions sur les offres d’emploi et de postuler en un seul clic s’ils sont intéressés.  

Top 10 des cas d’usage du chatbot de recrutement

1. Interaction 24h/24 et 7j/7 (FAQ Bots)

L’interaction humaine a des limites temporelles. Les recruteurs ne peuvent pas répondre à toutes les questions des candidats à tout moment et de manière instantanée.  

Cependant, l'utilisation d’un chatbot élimine cette contrainte en fournissant des réponses instantanées et précises aux questions standard ou fréquemment posées (FAQ). Il peut répondre à des questions comme la description du poste, la localisation ou les compétences essentielles requises.

Un rapport sur le recrutement publié par Talent Culture indique qu’un chatbot peut automatiser 70 à 80 ﹪ des activités de recrutement en haut de l’entonnoir.

Les réponses automatisées aux questions des candidats permettent aux recruteurs de gagner un temps précieux, notamment lors des campagnes de recrutement à fort volume. Un chatbot intégré à un logiciel de recrutement à grand volume peut fournir des réponses sous forme de texte ou de vidéo. 

En outre, le bot de recrutement collecte les informations de base telles que le nom, l’adresse e-mail, le CV et les réponses aux questions de présélection des candidats. Cela permet de gagner beaucoup de temps aux recruteurs. Cela renvoie également l’image d’une culture d’entreprise innovante et moderne, attirant ainsi davantage de candidats. 

2. Chatbot sur la page Carrière 

L’intégration du chatbot de recrutement à la page carrière permet aux recruteurs de mieux interagir avec les candidats qui visitent le site. Selon un rapport de Thrive My Way, 95 ﹪ de chercheurs d’emploi deviennent des leads, 40 ﹪ complètent une candidature, et 13 ﹪ cliquent sur « Postuler » sur une offre d’emploi. 

Le chatbot sur la page carrière échange avec les candidats en répondant à des questions utiles sur les valeurs, la vision, l’histoire et la culture d’entreprise. Les candidats peuvent directement déposer leur CV sur la page carrière et découvrir les postes ouverts correspondant à leur profil. La technologie IA aide à filtrer les postes selon les CV téléchargés.  

3. Bot pour les descriptions de poste

Les recruteurs, responsables RH et équipes de recrutement peinent à rédiger différentes descriptions pour chaque poste vacant. Or, il s’agit d’un élément clé d’un marketing de recrutement efficace pour attirer davantage de candidats. 

Dans ce contexte, un assistant basé sur l’IA peut être d’une grande aide pour rédiger une description détaillée pour chaque poste. Il peut également analyser et fournir un retour sur les descriptions rédigées manuellement. 

4. Bot de sourcing de candidats 

Un chatbot de recrutement peut être un outil précieux pour sourcer les meilleurs candidats pour un poste. Il peut également approcher les candidats passifs qui ne cherchent pas activement un emploi. En outre, les candidats se sentent parfois plus à l’aise avec un chatbot qu’avec un recruteur, car cela demande moins d’engagement.

De plus, cela permet aux recruteurs de gagner du temps avec les candidats peu intéressés ou peu susceptibles de rejoindre l’entreprise. 

5. Bots de présélection des candidatures 

Le chatbot de recrutement élimine les appels de présélection pour les recruteurs. L’IA interroge les candidats lors du premier tri et collecte leurs réponses. Elle pose des questions essentielles comme l’intention de déménager, la durée du préavis, les attentes salariales, etc. Ces informations cruciales ne figurent généralement pas dans le CV.

6. Candidature via un chatbot de recrutement virtuel 

66 ﹪ des chercheurs d’emploi sont à l’aise avec les applications IA et les chatbots de recrutement pour les aider à planifier leurs entretiens et s’y préparer, selon une enquête menée par Allegis. 

Les candidats peuvent obtenir des informations sur les offres d’emploi récentes au sein de l’entreprise. Ils peuvent également poser des questions sur les compétences clés requises pour le poste. Une fois leur choix fait, ils peuvent postuler directement via un chatbot. 

7. Bot de planification d’entretien 

Une fois que les candidats souhaitent postuler après avoir interagi avec le chatbot, ils peuvent planifier un entretien en s’intégrant au calendrier de l’entreprise et en choisissant une heure qui leur convient ainsi qu’à l’équipe RH. La planification automatisée des entretiens permet de gagner beaucoup de temps pour les candidats comme pour les recruteurs. 

8. Suivi du statut de la candidature via le chatbot de recrutement 

Les recruteurs ne peuvent pas répondre individuellement à chaque candidat concernant leur performance lors des étapes de présélection ou d’entretien. Cela peut parfois générer une mauvaise expérience chez les candidats. Cependant, avec un chatbot de recrutement, les candidats peuvent facilement et immédiatement suivre le statut de leur candidature et obtenir un retour instantané. 

9. Favoriser un engagement candidat positif 

Un rapport récent de Career Plug a révélé que 67 ﹪ des candidats ont vécu au moins une mauvaise expérience pendant le processus de recrutement. En conséquence, 58 ﹪ d’entre eux n’ont pas accepté l’offre d’emploi. Ainsi, pour remédier à ce problème, le chatbot de recrutement est un outil indispensable. 

Le chatbot de recrutement virtuel fournit des réponses précises aux questions fréquentes sans alourdir la charge de travail des recruteurs. L’automatisation basée sur l’IA dans le processus de recrutement réduit le temps et les coûts pour l’entreprise. De plus, le chatbot améliore la transparence du processus d’embauche. Les candidats peuvent facilement obtenir les informations dont ils ont besoin et postuler. Ainsi, la gestion de la relation candidat s’en trouvera également améliorée. 

10. Obtenir un feedback et prioriser les meilleurs candidats avec un chatbot de recrutement 

Le chatbot de recrutement constitue une base de données avec la liste des candidats les plus pertinents selon leurs réponses aux questions de présélection. Par exemple, il classe les candidats selon des critères comme les attentes salariales, l’intention de déménager et la durée du préavis. Il recommande également les meilleurs profils aux recruteurs et aux équipes RH.

Comment configurer un chatbot de recrutement ?

Aujourd’hui, des outils de recrutement alimentés par l’IA comme Snatchbot permettent aux entreprises de créer des bots intelligents pour divers usages. Ils simplifient la création de chatbots tout en offrant la meilleure expérience possible aux utilisateurs.

L’outil prend en charge tout le cycle de vie du bot, de la conception aux tests, jusqu’au déploiement, à la publication, au suivi, à l’hébergement et à la surveillance. Il inclut aussi des fonctionnalités de NLP, d’apprentissage automatique (ML) et de reconnaissance vocale. Voyons maintenant comment développer un bot IA pour le recrutement. 

• Tout d’abord, les recruteurs doivent identifier le type de chatbot qu’ils souhaitent créer. Il est possible de concevoir un chatbot entièrement automatisé ou hybride (humain et IA) selon les préférences. 

• Ensuite, concevoir un processus de candidature sous forme de conversation, en utilisant des choix simples ou multiples. Il est également possible d’ajouter des décisions plus complexes telles que des boutons d’action, des traductions, le paiement en ligne, l’envoi de reçus, etc. 

• Une fois cette étape terminée, il est temps d’intégrer le chatbot à votre outil de gestion du recrutement préféré, en l’occurrence le Système de Suivi des Candidatures (ATS).  

• Ensuite, appliquez des conditions pour filtrer les candidats en temps réel. Enfin, testez et entraînez votre bot de recrutement une fois qu’il est prêt. 

Remarque : N’oubliez pas de recueillir les retours des candidats sur le chatbot de recrutement. Surveillez également de près les analyses du bot pour l’optimiser. 

Pourquoi le chatbot de recrutement est-il essentiel dans le recrutement virtuel ? (Avantages)

Les chatbots simplifient le processus complexe (recruter différents candidats pour divers rôles) en un temps réduit. Ils font gagner du temps grâce à des fonctions alimentées par l’IA qui gèrent automatiquement, reprogramment et annulent diverses tâches pour les recruteurs et les candidats, en rendant le processus plus précis et transparent.

Améliorer l’expérience candidat est bel et bien la priorité des employeurs, car 72 ﹪ des candidats ayant vécu une mauvaise expérience de candidature l’ont partagée en ligne sur des sites d’avis, des réseaux sociaux ou auprès de leurs contacts professionnels ou personnels, comme l’indique un rapport de Landbot. Ainsi, en répondant immédiatement, les chatbots engagent les utilisateurs et augmentent l’engagement des candidats. Ils qualifient également les candidats instantanément en posant différentes questions. 

Le chatbot IA répond aux questions standards et enrichit les connaissances des candidats. Il donne des informations à ceux qui souhaitent en savoir plus sur l’entreprise (produits, vision, valeurs, culture). Il améliore l’expérience candidat grâce à des réponses immédiates et un support disponible 24h/24 et 7j/7.

Il accomplit plusieurs tâches comme la présélection des candidats, la planification des entretiens et le retour d’information sur le statut de la candidature, en un rien de temps. 

La productivité des recruteurs augmente, car le chatbot prend en charge toutes les tâches manuelles et répétitives, réduisant ainsi leur charge de travail. Cela permet aux équipes de recrutement de se concentrer sur des tâches plus importantes et stratégiques nécessitant une réflexion humaine. 

De plus, il priorise les meilleurs candidats en analysant leurs réponses et réduit les appels de présélection manuels pour les recruteurs. Il aide à réduire le temps et le coût d’embauche tout en interagissant de manière humaine avec les chercheurs d’emploi. 

Le succès réel du chatbot de recrutement 

Le problème auquel était confronté VBZ 

Il est vrai que les recruteurs peinent à offrir une expérience candidat positive lors du recrutement en masse. Verkehrsbetriebe Zurich (VBZ) faisait face au même problème. L’organisation cherchait à éliminer l’approche trop « entreprise » de l’expérience candidat pour la rendre plus centrée sur le candidat. Le taux de conversion était faible à cause d’un processus de recrutement trop strict. Le processus d’embauche était complexe et demandait beaucoup d’efforts.

Cependant, ils ont trouvé une solution dans le chatbot de recrutement, qui s’est avéré efficace pour eux. 

Une solution remarquable grâce au chatbot de recrutement IA 

Après avoir intégré le bot dans leur processus de recrutement, VBZ a constaté les améliorations suivantes : 

• VBZ peut dialoguer avec les candidats 24h/24 et 7j/7

• Offrir une expérience candidat contextualisée 

• Établir des relations solides avec les talents dans le pipeline de recrutement

• Obtenir plus d’avis et améliorer leur stratégie de communication

• Optimiser le processus d’embauche strict

• Améliorer les points de contact avec les candidats

Réflexion finale sur le chatbot de recrutement 

Il est certain que la technologie moderne est une bénédiction pour l’humanité. Utiliser des technologies avancées comme les outils alimentés par l’IA et les chatbots peut considérablement simplifier le processus de recrutement pour les recruteurs en masse et les agences de placement. 

Les chatbots offrent de nombreuses fonctionnalités qui éliminent les tâches répétitives liées à l’embauche. Ils aident à automatiser le recrutement, de la recherche de talents à l’embauche des meilleurs profils. Les avantages concrets des chatbots de recrutement sont qu’ils allègent la charge des tâches répétitives et permettent aux équipes RH de se concentrer sur les missions stratégiques. 

Ainsi, les chatbots de recrutement sont devenus une composante essentielle du processus de recrutement virtuel pour tous ceux qui souhaitent améliorer l’engagement des talents. 

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