Guide d'achat complet des ATS | Processus etape par etape

Eh bien, il peut y avoir deux raisons pour lesquelles vous avez choisi d'explorer ce guide.  

1. Vous souhaitez gérer et automatiser en toute fluidité votre processus de recrutement avec un ATS.  

2. Vous utilisez déjà un ATS qui n’est pas à la hauteur et vous n’en êtes pas satisfait, vous cherchez donc le meilleur ATS qui réponde à vos besoins spécifiques en matière de recrutement.  

Quelle que soit la raison, vous obtiendrez une réponse à la question la plus pressante à laquelle tous les utilisateurs sont confrontés : comment trouver et acheter le meilleur ATS ? 

Ne perdons pas de temps et plongeons dans ce guide pratique étape par étape pour les acheteurs d’ATS.  

Nous vous assurons qu'à la fin de ce guide, vous saurez comment identifier le meilleur ATS. 

Mais pourquoi avez-vous besoin d’un ATS ?

La question la plus importante, n’est-ce pas ?  

Pour y répondre, vous devez d’abord identifier les problèmes de recrutement de votre organisation. Vous devez comprendre pourquoi ce besoin est apparu au départ.  

Voici quelques raisons courantes qui vous poussent à rechercher la meilleure solution logicielle ATS (Applicant Tracking System).  

1. Obstacles et besoins croissants en matière de recrutement 

À mesure que votre entreprise se développe, vos besoins en recrutement deviennent plus complexes et importants. Pour répondre à ces besoins et accompagner la croissance, vous avez besoin d’un ATS évolutif capable de grandir avec vous.  

2. Gestion inefficace et traditionnelle du flux de travail 

Sans ATS, les recruteurs et les RH se retrouvent souvent submergés par des montagnes d’e-mails et coincés dans des feuilles de calcul complexes. C’est non seulement chronophage, mais aussi sujet aux erreurs humaines. 

Dans un contexte de perte d’opportunités, l’ATS devient un sauveur en automatisant ces tâches de recrutement et en assurant un flux de travail plus organisé et plus efficace. 

3. L’ATS actuel est obsolète  

Peut-être que votre organisation utilise un ATS, mais qu’il ne suit plus les dernières tendances et stratégies de recrutement car il lui manque des fonctionnalités modernes. Dans ce cas, vous devez rechercher un ATS qui possède toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin. 

4. Préoccupations concernant la conformité et la sécurité des données

Quel est l’intérêt si votre ATS actuel ne parvient pas à protéger les données de recrutement et à respecter la conformité au RGPD ? Dans ce cas, vous devez rechercher une option plus sécurisée. 

Comment définir vos besoins pour un ATS ? 

Vous recherchez un ATS parfaitement adapté à vos besoins ? 

Si oui, alors vous devrez définir précisément vos exigences pour un ATS, mais comment ?   

Voyons comment faire. 

1. Comprenez vos besoins en recrutement 

Votre équipe de recrutement doit documenter votre processus de recrutement de bout en bout et mentionner les activités essentielles que les recruteurs doivent effectuer. 

Essayez également d’aller plus loin et d’anticiper les obstacles futurs qui pourraient survenir dans la gestion de l’ensemble du processus de recrutement.   

Mais quelle est l’importance de cette activité ?  

Cela vous aidera à identifier précisément les besoins en recrutement que le nouveau logiciel ATS doit satisfaire.

2. Demandez-vous ce que votre solution actuelle ne propose pas  

Vous utilisez un ATS, mais il n’est pas personnalisable selon vos besoins ou évolutif à mesure que vos besoins en recrutement augmentent.  

Ce sont donc des signaux d’alerte que vous devez identifier en fonction des besoins en recrutement que vous avez cernés.  

Faites une liste de contrôle de vos besoins et des fonctionnalités que votre ATS actuel ne propose pas.  

3. Quel est votre budget de recrutement ? 

Demandez à votre responsable du recrutement quel est le budget de recrutement alloué que vous pouvez utiliser pour l’ATS.  

Tenez compte des frais d’abonnement initiaux, des frais de formation et des coûts d’utilisation continus.  

Considérez le montant total approximatif qui vous a été accordé pour l’ATS. 

 4. Définissez le calendrier de mise en œuvre du nouvel ATS 

Obtenez le calendrier de votre employeur ou du responsable du recrutement concernant la date à laquelle ils attendent une décision finale sur le choix de l’ATS, ainsi que la période pendant laquelle il doit être pleinement opérationnel. 

 Cela vous aidera à faire un suivi en conséquence. 

Critères clés à considérer lors du choix d’un ATS 

Il existe certains critères que vous devez évaluer avant de finaliser un ATS. Les voici. 

1. Vérifiez l’accessibilité mobile

Facilement accessible sur mobile : Vous devez vous assurer que l’ATS est adapté aux appareils mobiles. Cela donnera à vos recruteurs et candidats la liberté d’interagir avec le système à tout moment et de n’importe où.

Conception réactive : Vous devez rechercher un ATS avec une conception réactive qui s’adapte aux différentes tailles d’écran et garantit une expérience fluide sur smartphones et tablettes.

2. Le fournisseur ATS propose-t-il des options de personnalisation ?

Solutions sur mesure : Vérifiez si vous pouvez personnaliser le logiciel ATS pour l’adapter à vos processus, besoins et flux de travail de recrutement uniques. 

Les options de personnalisation permettent également au système de s’adapter à l’évolution et à la croissance de votre organisation. 

3. Le système peut-il s'intégrer à d'autres outils RH ?

Flux de travail fluide : Votre ATS peut-il s’intégrer à d'autres outils RH comme les logiciels RH (HRIS) ou de paie afin de rationaliser votre flux de travail, réduire la saisie manuelle des données et les erreurs ? 

Recherchez un ATS qui agit comme un hub central et intègre divers aspects de la gestion RH pour plus d'efficacité et de meilleures analyses de données. 

4. Évaluez la flexibilité et la scalabilité du logiciel

Fonctionnalités adaptables : Vous devez choisir un ATS offrant des fonctionnalités flexibles et capable de s’adapter à l’évolution de vos besoins en recrutement.

 Support de croissance : Demandez à votre fournisseur si l’ATS peut gérer un volume croissant d’offres d’emploi et de candidatures à mesure que votre entreprise se développe. 

5. Le logiciel est-il convivial et intuitif ?

Facilité d’utilisation : Si vous choisissez un ATS intuitif, il réduira la courbe d’apprentissage de votre équipe, qui pourra ainsi l’adopter rapidement. Cela améliore donc la productivité dès le départ. 

 Expérience candidat : Un système convivial améliore également l’expérience candidat, ce qui a un impact positif sur votre marque employeur.

6. Le support client est-il réactif ?

Assistance rapide à vos questions : Un support client rapide et fiable est essentiel pour résoudre tout problème rencontré avec le système et minimiser les interruptions. 

 Canaux de support : Vérifiez si le fournisseur d’ATS propose plusieurs canaux de support (téléphone, e-mail, chat) pour plus de commodité.

7. Consultez les avis des clients

Expériences réelles des utilisateurs : Les avis clients vous informent sur l’utilisation réelle. Ils mettent également en évidence les points forts et les éventuels problèmes du système ATS. 

Vous pouvez les contacter par e-mail ou via les réseaux sociaux pour obtenir plus de détails sur leur expérience avec le système.

8. Demandez une démo et un essai gratuit

Expérience pratique : Demandez une démo en direct au fournisseur pour comprendre comment leur système peut optimiser votre processus de recrutement. 

Et si vous n’êtes toujours pas totalement convaincu, essayez l’essai gratuit.  Cela vous permettra de découvrir les fonctionnalités de l’ATS sans risque.

Décision éclairée : Cette expérience pratique vous aidera à prendre une décision éclairée. Vous aurez l’assurance que l’ATS répond à vos attentes.

9. Quelle est la réputation du fournisseur ?

Réputation dans l’industrie : Un fournisseur ayant une bonne réputation est plus susceptible d’offrir un ATS fiable et bien noté.

Longévité et expertise : Tenez compte de l’expérience du fournisseur et de sa présence sur le marché comme indicateurs de stabilité et d’amélioration continue du produit.

10. Évaluez la sécurité et la conformité

Protection des données : Vous devez vérifier si l’ATS est conforme aux réglementations sur la protection des données comme le RGPD et aux autres lois du travail afin de sécuriser les informations des candidats.

Mesures de sécurité : Choisissez l’ATS si le fournisseur propose des mesures de sécurité robustes telles que le cryptage et des audits réguliers pour se protéger contre les violations de données et les activités malveillantes. 

11. Mise en œuvre et formation

Migration fluide des données : La migration des données est-elle facile depuis votre ancien ATS vers le nouvel ATS ? 

Vérifiez si le fournisseur propose un support complet pour la mise en œuvre et des services de formation afin que votre équipe puisse effectuer la transition en douceur vers le nouvel ATS.

De plus, le support après mise en œuvre et les mises à jour de formation sont essentiels pour aider votre équipe à rester performante et tirer le meilleur parti du système ATS. 

Top 10 des fonctionnalités indispensables dans un ATS

Vous êtes confus par toutes les fonctionnalités proposées par les fournisseurs d’ATS ? C’est compréhensible, n’est-ce pas ? Mais ce n’est pas une fatalité. 

 Pour y voir plus clair, vérifiez s’ils offrent les fonctionnalités essentielles ci-dessous. 

Analyse de CV (Resume Parsing)

Cette fonctionnalité vous aide à importer des CV et à extraire automatiquement les informations clés. Elle vous fait gagner du temps et évite qu’aucun candidat ne soit négligé. Elle transforme une pile de CV en une base de données consultable de talents en quelques secondes. Ainsi, la gestion des CV devient plus simple que jamais. 

Suivi des candidats (Candidate Tracking)

Vous souhaitez suivre le parcours de chaque candidat tout au long de votre processus de recrutement ? 

Cette fonctionnalité vous permet d’organiser et de gérer chaque candidat efficacement, garantissant ainsi un flux de recrutement fluide.

Publication et diffusion d’offres d’emploi

D’un simple clic, vous pouvez publier facilement des offres d’emploi sur plusieurs sites d’emploi et réseaux sociaux. Cela élargit votre portée et attire sans effort un vivier diversifié de candidats qualifiés. Faites la promotion de vos postes de la manière la plus efficace ! 

Recrutement collaboratif

Vous souhaitez collaborer avec vos collègues pour partager des retours et prendre des décisions d’embauche éclairées ? Cette fonctionnalité favorise une approche unifiée pour évaluer les candidats, aussi bien en termes de compétences que d’adéquation culturelle.

Planification et gestion des entretiens

Vous souhaitez automatiser la planification et la gestion des entretiens afin d’éviter les échanges d’e-mails incessants ? 

Alors, cette fonctionnalité est indispensable dans un ATS. Elle permet de synchroniser les calendriers pour trouver facilement le meilleur créneau pour les recruteurs et les candidats.

Outils de communication

Les fonctionnalités de communication vous aident à maintenir un contact clair et régulier avec les candidats, directement depuis l’ATS. 

Vous pouvez personnaliser les e-mails de recrutement et envoyer des mises à jour en temps opportun pour améliorer l’expérience candidat, ce qui reflète positivement votre image de marque employeur.

Rapports et analyses

Comment oublier cette fonctionnalité extrêmement importante ? 

Cette fonctionnalité vous permet d’obtenir des informations sur votre processus de recrutement à l’aide de rapports basés sur les données. Elle vous aide à comprendre ce qui fonctionne, ce qui peut être amélioré et à prendre des décisions plus éclairées.

Options de recherche et de filtrage avancées

Avec cette fonctionnalité dans votre ATS, vous pouvez rapidement trouver les candidats possédant les bonnes compétences grâce à des capacités de recherche et de filtrage puissantes. Cela vous permettra d’explorer votre vivier de talents avec précision afin d’identifier les meilleurs profils.

Prise en charge automatisée des candidats

Vous souhaitez automatiser le processus d’évaluation des candidats ? 

Alors comment faire sans cette fonctionnalité ? Elle permet de présélectionner automatiquement les candidats selon des critères prédéfinis tels que les compétences, l’expérience et la formation. 

 Elle vous aidera à réduire le nombre de candidats pour ne conserver que ceux qui correspondent le mieux à vos exigences.

Intégration de l’onboarding

Vous pouvez simplifier votre processus d’intégration pour assurer une transition fluide du candidat à l’employé grâce aux outils d’onboarding intégrés dans votre ATS. 

 Grâce à cette fonctionnalité, vous pouvez préparer les nouveaux employés avant leur premier jour, ce qui améliore leur expérience initiale et favorise leur rétention.

55 questions à poser absolument à votre fournisseur d’ATS

Nous savons tous qu’il est crucial de choisir le bon système de suivi des candidatures (ATS) pour optimiser votre processus de recrutement et améliorer l’expérience candidat afin d’attirer les meilleurs talents, n’est-ce pas ? 

 Pour cela, il est essentiel de poser les bonnes questions afin de choisir un ATS adapté aux besoins spécifiques de votre organisation. 

 Voici 55 questions essentielles à poser à votre fournisseur d’ATS pour bien comprendre ce qu’il propose. 

Expérience dans le secteur 

• Depuis combien de temps fournissez-vous des solutions ATS ?
• Avez-vous des clients dans notre secteur d’activité ?
• Pouvez-vous partager des études de cas ou des témoignages de clients similaires ?
• Comment restez-vous à jour avec les tendances du recrutement et les réglementations dans notre secteur ?
• La majorité de vos clients sont-ils des grandes ou des petites entreprises ?

Fonctionnalités de l’ATS 

• Quelle est la vitesse de chargement de votre produit ?
• Votre ATS est-il compatible avec les appareils mobiles ? 
• Puis-je me connecter à votre système depuis n’importe quel ordinateur et navigateur ?
• Votre ATS propose-t-il un flux de travail prédéfini ou puis-je le personnaliser selon mes besoins ?
• Quelles sont les capacités d’automatisation offertes par votre système ? 
• L’intelligence prédictive est-elle disponible dans votre système ? 
• Quelles sont les fonctionnalités principales que votre ATS propose ?

Capacité d’intégration 

• Une API est-elle disponible pour les intégrations personnalisées ?
• Votre ATS peut-il s’intégrer facilement à nos logiciels RH et systèmes existants ?
• Y a-t-il une prise en charge des intégrations calendrier et email ?
• Comment l’ATS gère-t-il l’intégration avec les sites d’emploi et les réseaux sociaux ?
• Le système peut-il s’intégrer avec des services de vérification des antécédents et de sélection des candidats ?

Communication par e-mail 

• Pouvons-nous suivre les ouvertures d’e-mails et les interactions depuis l’ATS ? 
• Votre ATS prend-il en charge des modèles d’e-mails pour la communication avec les candidats ? 
• Y a-t-il un système d’e-mail intégré, ou fonctionne-t-il avec notre fournisseur de messagerie actuel ?
• Comment l’ATS garantit-il la délivrabilité des e-mails et la conformité avec les réglementations anti-spam ?

Innovation Produit 

• Avez-vous une équipe de recherche et développement ? 
• À quelle fréquence publiez-vous des mises à jour et de nouvelles fonctionnalités ? 
• Comment intégrez-vous les retours des clients dans le développement de votre produit ? 
• Y a-t-il des fonctionnalités ou innovations à venir dont nous devrions être informés ?

Mise en œuvre 

• Quel est votre délai typique de mise en œuvre de l’ATS ?
• Pouvez-vous nous décrire le processus d’implémentation et les étapes clés ?
• Qui sera notre point de contact principal pendant la mise en œuvre ?
• Quelles ressources seront nécessaires de notre côté pour une mise en œuvre réussie ?

Formation des utilisateurs 

• Fournissez-vous une formation à notre équipe sur l’utilisation de l’ATS ?
• Quels types de supports de formation et ressources proposez-vous ?
• Y a-t-il un coût supplémentaire pour les sessions de formation ?
• Comment accompagnez-vous les nouveaux utilisateurs après la période de formation initiale ?

Ajout de nouveaux utilisateurs 

• Quelle est la limite du nombre d’utilisateurs pouvant accéder à votre système ?
• Est-il possible d’ajouter de nouveaux utilisateurs selon nos besoins ? 
• Pouvez-vous nous indiquer le coût d’ajout de nouveaux utilisateurs ?
• Comment ajouter de nouveaux utilisateurs ? 

Sécurité des données

• Quel est votre processus de collecte des données ? 
• À qui appartiennent les données du client ? 
• Quelles précautions prenez-vous pour garantir un système hautement sécurisé ?
• Quelle est votre politique de protection des données ? 
• À quelle fréquence effectuez-vous des sauvegardes ?

Support client 

• Quels types de support client proposez-vous (ex. : téléphone, e-mail, chat en direct) ? 
• Quelles sont vos heures de support ? Proposez-vous une assistance 24h/24 et 7j/7 ? 
• Comment gérez-vous les problèmes urgents ou les pannes système ? 
• Y a-t-il un responsable de compte dédié pour notre entreprise ? 
• Quel est le délai moyen de réponse aux demandes de support ?

Tarification et contrats

• Comment votre tarification est-elle structurée ?
• Y a-t-il des frais d’installation ou de mise en œuvre ?
• Qu’est-ce qui est inclus dans le prix de base, et quels éléments sont facturés en supplément ?
• Quelles sont les conditions du contrat ? Y a-t-il un engagement minimum ?
• Comment fonctionne la facturation lors de l’ajout ou de la suppression d’utilisateurs ?

Considérations finales

• Qu’est-ce qui fait de votre ATS le meilleur choix pour notre entreprise ?
• Y a-t-il des changements ou des mises à jour à venir dont nous devrions être informés ?
• Comment pouvons-nous mesurer le succès et le retour sur investissement (ROI) de la mise en place de votre ATS ?

Pourquoi les gens choisissent iSmartRecruit plutôt qu’un autre ATS ?

Le monde du recrutement est extrêmement compétitif. 

Ainsi, choisir le bon système de suivi des candidatures (ATS) peut faire la différence entre réussir à embaucher et manquer des opportunités, n’est-ce pas ? 

Alors, pourquoi iSmartRecruit, vous vous demandez sûrement. Découvrons pourquoi ! 

iSmartRecruit s’impose comme le choix privilégié de plus de 10 000 professionnels du recrutement, managers d’embauche, RH et agences de recrutement dans plus de 70 pays. 

Mais pourquoi tant de monde choisit-il iSmartRecruit plutôt qu’un autre ?

1. Design convivial

iSmartRecruit est reconnu pour son interface utilisateur intuitive. Nous savons que votre temps est précieux, c’est pourquoi notre plateforme est conçue pour être rapidement maîtrisée et utilisée efficacement. 

Cela vous permet de vous concentrer davantage sur ce que vous faites de mieux — recruter les meilleurs talents.

2. Fonctionnalités avancées, simplifiées

Des analyses de recrutement pilotées par l’IA aux capacités d’intégration fluides, iSmartRecruit propose une gamme puissante de fonctionnalités avancées. Pourtant, tout est présenté de manière accessible et facile à utiliser, quel que soit votre niveau technique.

3. Personnalisable selon vos besoins

Reconnaissant que chaque processus de recrutement est unique, iSmartRecruit offre une personnalisation inégalée. Adaptez tout, du workflow aux modèles de communication, pour que notre système s’ajuste à vous, et non l’inverse.

4. Support et formation exceptionnels

Notre engagement envers votre succès va au-delà du logiciel de recrutement. iSmartRecruit fournit un support complet et des ressources de formation pour vous assurer de maximiser les avantages de votre investissement ATS.

5. Solution économique

Nous croyons en une tarification transparente et simple, sans compromis sur la qualité ou les fonctionnalités. iSmartRecruit offre des fonctionnalités premium à un prix abordable, faisant de lui un choix intelligent pour les organisations de toutes tailles.

6. Sécurité des données et conformité

À une époque où la protection des données est primordiale, iSmartRecruit garantit la sécurité des données de vos candidats et la conformité de vos pratiques de recrutement aux réglementations mondiales.

Choisir le bon ATS est une décision critique pour votre stratégie de recrutement. 

iSmartRecruit est là pour faciliter ce choix avec une plateforme puissante mais accessible, personnalisable, et soutenue par une équipe dédiée à votre succès.

Demandez une démo en direct d’iSmartRecruit dès aujourd’hui, et découvrez par vous-même pourquoi tant de professionnels du recrutement préfèrent notre système.

Alors, êtes-vous prêt à transformer votre processus de recrutement et à réussir vos embauches ?