Comment planifier votre budget de recrutement pour 2025?

Le plan financier qu'une organisation adopte avant de procéder à tout processus d'embauche est appelé le budget de recrutement. L'organisation le fait en collaborant avec son équipe des ressources humaines afin que toutes les dépenses liées à l'organisation du processus de recrutement soient gérées de manière transparente avec un minimum de complications, voire pas du tout. Certaines des considérations de base pour l'exemple du budget de recrutement peuvent être un système de suivi des candidats, des achats de services, des publications d'offres d'emploi, de la publicité d'offres d'emploi, des entretiens vidéo, et plus encore.

Comme on peut le voir dans la plupart des organisations, c'est l'équipe des ressources humaines qui supporte toute la responsabilité de l'élaboration d'un budget de recrutement. L'entreprise alloue une somme d'argent sélective au responsable du recrutement, dont la responsabilité est de mener le processus et, en même temps, de donner des mises à jour sur chaque centime utilisé dans le processus de recrutement. Ainsi, l'équipe des RH joue un rôle crucial dans le processus de recrutement.

Décomposition de la catégorie des dépenses du budget de recrutement

Généralement, le budget contient les dépenses des activités de recrutement de bout en bout et des ressources utilisées entre-temps. Ainsi, le budget de recrutement est séparé en deux types, coûts fixes et coûts variables. Voyons bien quelles étapes de recrutement et quelles activités sont associées à quelle catégorie.

1. Coûts fixes

Les coûts fixes sont les dépenses associées au processus de recrutement qui se produisent annuellement et sont normalement traitées de manière ordonnée, comme les salaires du personnel à temps plein, les partenariats, la technologie de recrutement et le coût des agences de recrutement ou de placement. Examinons les composants de recrutement qui nécessitent une dépense fixe.

Frais d'abonnement aux plateformes d'offres d'emploi (par exemple LinkedIn Premium)

Les organisations utilisent des plateformes d'offres d'emploi pour effectuer efficacement des fonctions de marketing de recrutement telles que diffuser des offres d'emploi, trouver des candidats potentiels à ajouter à leur vivier de talents et afficher du contenu sur un environnement de travail positif pour attirer des candidats.

Ainsi, les responsables du recrutement doivent se référer aux données de recrutement de l'année précédente de leurs recrutements et identifier le meilleur canal offrant des talents de premier ordre pour différents postes. Dépensez les frais d'abonnement uniquement sur ces canaux et budgétisez en conséquence. Par exemple, Indeed a peut-être efficacement recruté des candidats en vente, alors que Stack Overflow était plus adapté pour les rôles techniques.

Salaires de l'équipe de recrutement

Les responsables du recrutement doivent calculer les salaires internes de l'équipe de recrutement lors de la planification d'un budget de recrutement. Ajoutez l'équipe des RH, et la règle est d'avoir 1 RH pour 50 employés à gérer. Tenez également compte des coûts si l'entreprise prévoit d'ajouter de nouveaux membres à l'équipe de recrutement et budgétisez les rémunérations internes en conséquence.

Frais de partenariat ou commissions avec les centres de carrière

S'associer à une université ou une institution est un bon moyen de trouver des candidats appropriés. Les responsables du recrutement doivent calculer tous les partenariats annuels auxquels ils envisagent de s'engager. Cela comprend les partenariats avec des agences événementielles, tous types d'affiliations payantes, des promoteurs, des agences de recrutement externes et des centres de carrière universitaires.

Dépenses en technologie de recrutement

Dans le recrutement, la technologie peut être la compagne d'un recruteur pour embaucher rapidement des candidats adaptés. Avec le bon logiciel de recrutement, l'équipe de recrutement peut travailler en collaboration et gagner un temps précieux et des efforts.

Des outils de recrutement en ligne tels que les Systèmes de suivi des candidats, les logiciels de gestion des relations avec les candidats et les logiciels d'acquisition de talents sont des sauveurs pour les recruteurs. Ces logiciels automatisent le processus complet d'embauche. Lors de la planification d'un budget, vous devez inclure les frais d'abonnement de ces outils en ligne. Pour en dire plus, l'utilisation de ces outils pour suivre efficacement les dépenses de recrutement est aussi crucial que l'utilisation des meilleurs journaux de trading pour gérer les investissements financiers dans le trading.

Si vous envisagez d'autres outils pour diverses étapes de recrutement, comme les outils de gestion des entretiens, les logiciels de gestion de CV, les outils d'évaluation de codage et les logiciels de vérification des antécédents, alors incluez les frais d'abonnement de ces outils.

Frais des recruteurs externes

Les recruteurs externes facturent à l'entreprise pour sourcer des candidats, les évaluer et fournir les talents les plus adaptés en fonction des besoins des postes ouverts dans l'entreprise. Généralement, les paiements de recrutement au contingent varient de 15 à 20% du salaire de première année d'un employé, tandis que les coûts de recrutement retenu s'élèvent jusqu'à 40% du salaire de base d'une embauche.

Supposons qu'un candidat soit placé dans une entreprise et gagne 50 000 $, et que l'agence de recrutement facture 18% au moment du placement ; alors l'entreprise paierait 9 000 $ à l'agence pour le placement.

Cette collaboration d'équipe pourrait être des recruteurs basés sur contrat sur une base annuelle. Il est donc nécessaire d'inclure cette dépense dans le budget de recrutement.

2. Coût variable

Les coûts variables d'embauche sont liés à l'embauche d'un employé particulier pour un poste spécifique, tels que la publicité, les primes de recommandation des employés, la participation à des événements de réseautage, la vérification des antécédents, etc.

Publicité d'emploi

Les entreprises paient pour afficher leurs offres d'emploi sur diverses plateformes en ligne et publications pour attirer un large éventail de candidats potentiels. Pour commercialiser des postes ouverts sur des job boards, l'entreprise doit payer des frais d'abonnement annuels pour utiliser le service.

C'est un coût supplémentaire ; cependant, il peut être avantageux car ces services vous aident à atteindre le maximum de candidats. Ainsi, lors du calcul des dépenses, multipliez le nombre de publications par job board par le prix de chaque publication.

Vérification des antécédents

La vérification des antécédents est un service important que les organisations utilisent pour vérifier la crédibilité des candidats. De nombreuses entreprises travaillent dans ce domaine et facturent un montant plus élevé pour vérifier chaque détail pertinent.

Cependant, avec l'utilisation croissante des plateformes de médias sociaux et des sites de réseautage, le recrutement par recommandation est un moyen efficace d'économiser les dépenses liées à la vérification des antécédents. Calculez les dépenses en conséquence.

Activités d'évaluation des candidats (tests de compétences, révision de CV, entretien)

Les activités d'évaluation des candidats comprennent la réalisation de divers tests de pré-sélection tels que des tests psychométriques, comportementaux situationnels et techniques. L'organisation peut utiliser des ATS ou des outils d'évaluation en ligne disponibles sur le marché pour trier les candidats plus rapidement.

Un investissement solide dans des outils d'évaluation permettra aux recruteurs d'évaluer de manière efficace et en temps voulu les candidats. De plus, les organisations peuvent acheter des tests auprès de cabinets de conseil ou d'autres sociétés à utiliser pendant le processus de recrutement.

Campagnes de branding employeur

Tout, du branding employeur et des campagnes vidéo à l' optimisation du site de carrière, doit être mis en œuvre pour une meilleure compréhension du coût du recrutement. Cela comprend les fonds nécessaires à une entreprise pour établir une image employeur positive en créant un contenu convaincant à publier sur les plateformes de médias sociaux, en participant à des événements et en fournissant du matériel de branding aux candidats lors de ces événements de recrutement.

Événements de recrutement

Prévoyez le budget en dressant une liste de tous les prochains événements de recrutement, salons de l'emploi et conférences professionnelles auxquels une entreprise prévoit de participer dans un avenir proche, et budgétisez-les dans la feuille de budget de recrutement. Calculez les frais, les billets et l'hébergement pour ces événements.

Inspirez-vous de la feuille de budget des dépenses des événements de l'année précédente comme guide.

Suivez le nombre de candidats de qualité rencontrés lors de chaque événement de recrutement, afin de pouvoir planifier la participation aux événements les plus efficaces à l'avenir.

Bonus de recommandation d'employés

Le but principal du Programme de recommandation d'employés est d'offrir des incitations aux employés actuels qui recommandent de nouveaux talents. Cela inclut des voyages, des bons, des cadeaux, du temps libre et d'autres récompenses. C'est un moyen peu coûteux d'atteindre des candidats potentiels. En général, le montant moyen du bonus de recommandation d'employé varie de 1 000 $ à 5 000 $. Cependant, les autres récompenses offertes par l'entreprise sont variables, de sorte que le responsable du recrutement peut se référer aux données de l'année précédente et budgétiser en conséquence.

Intégration et formation

Lors de l'attribution du budget, les responsables du recrutement doivent tenir compte des coûts d' intégration et de formation. Il est pratiquement impossible d'estimer avec précision le coût moyen de l'intégration et de la formation d'un nouvel employé. Cela comprend les frais administratifs et de papeterie, l'aménagement de l'espace de travail, le kit de bienvenue, les déplacements et les déménagements, la formation des employés et le support.

Avec des programmes de formation stricts et disponibles, il sera possible pour l'organisation de perfectionner les compétences de ses candidats. Par conséquent, une dépense assidue dans les programmes de formation doit être prise en considération. Certains des outils de formation dans lesquels l'organisation devrait investir sont des séminaires, des documents de lecture, des ateliers, des cours en ligne, et autres.

Coûts des programmes de formation et de développement

Avec des programmes de formation stricts et disponibles, il sera possible pour l'organisation de perfectionner les compétences de leurs candidats. Par conséquent, il convient de prendre en considération une dépense conséquente dans les programmes de formation. Certains des outils de formation dans lesquels l'organisation devrait investir sont les séminaires, les documents de lecture, les ateliers, les cours en ligne, et ainsi de suite.

Comment planifier un budget de recrutement ?

Le processus de recrutement de nouveaux employés peut être long et coûteux. Cependant, vous pouvez rationaliser vos efforts de recrutement et obtenir de meilleurs résultats avec un budget bien planifié. Explorez les étapes suivantes que vous devez suivre pour planifier un budget de recrutement réussi.

1. Déterminer les besoins en recrutement de l'entreprise

La première étape dans la planification d'un budget de recrutement est de déterminer vos objectifs de recrutement. Identifiez le nombre de postes à pourvoir, leurs niveaux et salaires, ainsi que les compétences et l'expérience requises pour chaque rôle. Spécifiez le nombre d'emplois, leurs types et les types de recrutement (recrutement en grand volume, saisonnier, chasse de têtes, recrutement sur campus).

Les responsables du recrutement peuvent poser les questions suivantes pour définir les objectifs de recrutement. Par exemple, quels postes avez-vous besoin de pourvoir ? Combien d'employés prévoyez-vous de recruter ? Quelles sont les qualifications et compétences requises pour chaque rôle ? Répondre à ces questions vous aidera à déterminer les ressources nécessaires pour trouver les bons candidats.

2. Analyser les coûts de l'année précédente

Analysez les coûts les plus et les moins efficaces de l'année dernière et établissez vos projections de coûts pour l'année en cours. Décomposez les coûts pour obtenir une image claire des dépenses récurrentes trimestrielles et mensuelles, des tactiques de benchmark inefficaces et des coûts inattendus.

3. Déterminer le coût du recrutement

Le coût du recrutement peut varier considérablement en fonction du type de poste pour lequel vous recrutez et des méthodes utilisées pour trouver des candidats. Par exemple, la publication d'une offre d'emploi sur un site d'offres d'emploi peut coûter de 50 $ à 500 $, selon la plateforme et la durée de l'annonce.

D'un autre côté, faire appel à un recruteur ou à un cabinet de chasse de têtes peut coûter des milliers de dollars. Il est essentiel de prendre en compte toutes les dépenses liées au processus de recrutement, y compris la publicité, les agences de recrutement, les primes de recommandation des employés et les frais de déplacement des candidats, pour déterminer avec précision le coût du recrutement.

4. Estimer le nombre d'embauches annuelles

Commencez par estimer le nombre d'embauches indépendamment de l'organisation. Avant de calculer le nombre d'embauches, il est essentiel d'obtenir l'adhésion de tous les responsables pour que leur compréhension et leurs besoins soient suffisamment pris en compte.

Lors du recrutement, l'organisation doit être claire sur le fait qu'elle souhaite embaucher des stagiaires, des cadres supérieurs ou des managers pour un poste spécifique. La raison de cette estimation est d'estimer les dépenses tant au niveau annuel que trimestriel. D'autre part, si la question se pose de s'aligner avec des agences externes, avoir une idée approximative des compétences nécessaires pour le poste concerné peut toujours être utile.

5. Ajouter de l'argent supplémentaire pour les dépenses imprévues

En effet, les responsables du recrutement peuvent se référer à la feuille de budget de l'année précédente. Cependant, ils doivent inclure une marge supplémentaire pour les événements imprévus dans le flux de travail du recrutement. Cette somme peut être utilisée pour faire face à des problèmes tels que des dysfonctionnements technologiques ou des départs de personnel.

Les fonds supplémentaires vous offrent la liberté de prendre des décisions pour améliorer le processus de recrutement et profiter des opportunités spontanées.

6. Considérez les KPI de recrutement

Une fois que vous avez défini tous les paramètres ci-dessus, la dernière chose à faire est de créer un modèle de budget de recrutement qui illustre les coûts par rapport aux KPI de recrutement. Ainsi, le budget doit inclure le prix projeté par rapport au prix réel, les KPI projetés par rapport aux KPI réels, et des mesures d'efficacité telles que le coût par recrutement. De cette manière, vous pouvez progresser tout au long de l'année.

7. Utilisez un modèle de budget de recrutement

Vous pouvez utiliser un modèle de budget pour plusieurs périodes consécutives. Cela vous permettra de rester organisé et de comparer les métriques d'embauche d'une période à l'autre au même endroit. Ainsi, vous pouvez prendre des conclusions plus précises basées sur les données.

De plus, il sera plus facile de présenter vos conclusions aux responsables de l'embauche ou aux consultants financiers lorsque vous formatez le budget de manière plus organisée.

Qui Décide? Principales Parties Prenantes dans la Planification du Budget de Recrutement

Lorsqu'il s'agit de planifier votre budget de recrutement, il est essentiel de savoir qui devrait participer à la prise de décisions. Pensez à réunir tous les acteurs clés ayant un intérêt à attirer de nouveaux talents dans l'entreprise.

• Dirigeants des Ressources Humaines: Ce sont vos interlocuteurs privilégiés pour tout ce qui concerne le recrutement. Ils ont une vision claire de ce qui est nécessaire en termes de nouveaux embauches en fonction de la croissance de l'entreprise et des taux de rotation.

• Responsables de Département: Chaque responsable de département sait exactement quelles compétences et quels postes sont nécessaires dans leurs équipes. Ils fournissent des informations précieuses sur les exigences spécifiques et le moment des embauches dont leurs départements auront besoin.

• Officiers Financiers: Évidemment, vous ne pouvez pas planifier un budget sans impliquer l'équipe financière. Ils sont cruciaux car ils aident à s'assurer que les plans de recrutement s'alignent sur les capacités financières de l'entreprise et sur le cadre budgétaire global.

• Direction Générale: Inclure quelques cadres supérieurs peut être bénéfique. Ils ont le dernier mot sur la direction stratégique de l'entreprise, ce qui influence directement les besoins en recrutement et les priorités.

Réunir toutes ces personnes aide à garantir que votre budget de recrutement est non seulement réaliste, mais aussi aligné sur les objectifs stratégiques et les besoins opérationnels de votre entreprise.

Comment gérer et économiser les coûts de recrutement ?

La planification et la gestion du budget de recrutement sont en effet chronophages. Cela ne doit pas être pris à la légère et le budget doit être alloué avec soin. Voici quelques conseils pour gérer le budget de recrutement. 

• Utilisez des méthodes de recrutement rentables : Pensez à utiliser les recommandations des employés, les sites d'emploi en ligne et les réseaux sociaux pour atteindre un public plus large à moindre coût.

• Simplifiez la procédure de recrutement : Pour rationaliser le processus, automatisez la fonction de recrutement autant que possible afin de réduire le travail manuel et rendre le processus plus efficace.

• Planifiez à l'avance : Une planification et une budgétisation à long terme du recrutement vous aideront à allouer efficacement les ressources et à éviter les coûts imprévus.

• Négociez avec les agences de recrutement : Si vous utilisez une agence de recrutement, négociez les frais et soyez transparent quant à votre budget pour obtenir la meilleure offre possible.

• Offrez des packages de rémunération compétitifs : Attirez les bons talents en proposant des salaires et des avantages conformes aux normes du secteur. Cela peut réduire le temps et le coût nécessaires pour trouver le bon candidat.

• Recrutez en interne : Encouragez la mobilité interne et les promotions en interne pour réduire les dépenses de recrutement et améliorer le moral des employés.

• Évaluez régulièrement le processus de recrutement : Examinez et évaluez régulièrement le processus de recrutement afin d'identifier les axes d'amélioration et les économies potentielles.

Mettez en œuvre les conseils ci-dessus pour économiser et gérer les coûts de recrutement. 

Réflexion finale sur le budget de recrutement

Cependant, garder un œil sur le budget de recrutement peut sembler une tâche fastidieuse. C’est pourquoi une planification efficace du budget de recrutement est cruciale pour la réussite de votre organisation : en définissant vos objectifs de recrutement, en déterminant le coût du recrutement, en évaluant vos dépenses actuelles, en allouant votre budget et en le surveillant et ajustant. De cette manière, vous pouvez trouver le bon équilibre entre coût et qualité pour atteindre vos objectifs de recrutement.

Il est important d’avoir un budget de recrutement réaliste et flexible qui vous permette d’attirer et de retenir les meilleurs talents tout en respectant vos contraintes budgétaires.