11 Wege, das Bewerber-Tracking-System für Ihre Firma wählen

Ein Bewerbermanagementsystem (ATS) ist ein umfassendes Recruiting-Automatisierungssystem, das den komplexen Einstellungsprozess vereinfacht. ATS-Systeme eliminieren manuelle und sich wiederholende Aufgaben für Recruiter und ermöglichen es ihnen, sich auf wichtigere Tätigkeiten zu konzentrieren, die einen menschlichen Ansatz und kritisches Denken erfordern. 

Mit der rasanten Entwicklung der Technologie gibt es mittlerweile viele Softwarelösungen auf dem Markt. Die Auswahl der besten Recruiting-Software ist schwierig, da sie von der Größe Ihres Unternehmens, der Anzahl der Mitarbeitenden und dem Budget abhängt. Daher versuchen Recruiter, Kriterien für die Auswahl eines ATS zu definieren.  

Es ist daher für SaaS-Unternehmen unerlässlich, individuell anpassbare Recruiting-Software bereitzustellen und Recruitern und Personalverantwortlichen ein besseres Bewerbungserlebnis zu bieten. Die Investition in ein ATS ist eine langfristige Entscheidung für Unternehmen. Daher ist die Auswahl der geeigneten Recruiting-Software von großer Bedeutung.

Warum sollten Sie ein Bewerbermanagementsystem nutzen?

Das Bewerbermanagementsystem hilft Ihnen dabei, Kandidat:innen zu verfolgen, die ihre Lebensläufe auf Ihrer Karriereseite einreichen. Es unterstützt Arbeitgeber:innen, Mitarbeitende und Bewerbende gleichermaßen. Das Nutzererlebnis auf Ihrer Karriereseite hängt dabei stark von Ihrer Recruiting-Software ab. 

Zudem speichert das ATS relevante Lebensläufe mit allen Informationen und gleicht diese mit offenen Stellen ab. So können Sie die besten verfügbaren Kandidat:innen am Markt identifizieren. Im Anschluss dient das System als All-in-One-Lösung, die Ihnen hilft, Ihr Unternehmen reibungslos zu führen.

Wenn Sie ein ATS auswählen, sollten Recruiter und Personalverantwortliche ein klares Verständnis dafür haben, welchen Nutzen sie durch die Nutzung dieser KI-gestützten Recruiting-Software erhalten. Sehen wir uns nun die Vorteile eines Bewerbermanagementsystems im Überblick an. 

• Verkürzung der Time-to-Hire durch Automatisierung manueller Aufgaben.

• Effektives Veröffentlichen von Stellenanzeigen. 

• Steigerung der Einstellungsqualität. 

• Reduzierung der Kosten pro Einstellung. 

• Schnellere Vorselektion der Bewerbungen. 

• Einfache Terminplanung für Vorstellungsgespräche.  

• Verbesserung der Candidate Experience. 

• Sicherstellung eines fairen Einstellungsprozesses. 

• Effizienterer Recruiting-Prozess insgesamt. 

• Ermöglichung eines kollaborativen Einstellungsverfahrens. 

11 Wege zur Auswahl eines Bewerbermanagementsystems (ATS)

Laut Straits Research wird der globale Markt für Bewerbermanagementsysteme bis 2030 voraussichtlich um 3,11 Milliarden US-Dollar wachsen. Angesichts dieser aktuellen Tatsache, die den zunehmenden Bedarf an Rekrutierungssoftware verdeutlicht, hilft Ihnen dieser Artikel dabei, die beste Bewerbermanagementsoftware entsprechend Ihren geschäftlichen Anforderungen zu finden. Verstehen wir zunächst die wichtigsten Kriterien, bevor Sie sich für ein ATS zur Optimierung Ihres Rekrutierungsprozesses entscheiden.

1. Soziale Medien bei der Rekrutierung priorisieren

Eine Umfrage von PRweb ergab, dass 71 ﹪ der Personalentscheider zustimmen, dass soziale Medien effektiv zur Bewerberbewertung genutzt werden können. Eine weitere Umfrage von CareerArc zeigte, dass 86 ﹪ der Bewerber soziale Medien nutzen, um nach Stellenangeboten zu suchen.

Aktive Bewerber und passive Kandidaten bleiben über soziale Medien über bessere Karrieremöglichkeiten informiert. Daher ist es eines der wichtigsten Mittel zur Personalgewinnung. Die soziale Medienrekrutierung in Betracht zu ziehen, ist einer der einfachsten Wege, um sicherzustellen, dass Sie bei der Wahl eines ATS keine Chance verpassen und geeignete Kandidaten gewinnen und einstellen können.

2. Genauigkeit des ATS prüfen

Ihr Bewerbermanagementsystem verfügt möglicherweise über eine Lebenslauf-Parsing-Funktion, aber in welchem Umfang? Das sollten Sie unbedingt klären, bevor Sie eine Recruiting-Software erwerben, da Ihr ATS möglicherweise nach Human Resources in Lebensläufen sucht, aber HR nicht erkennt.

Wenn Ihr ATS relevante Informationen falsch ausliest, verpassen Sie womöglich ideale Kandidaten auf dem Markt. Laut Harvard Business Review empfanden 88 ﹪ der Arbeitgeber, dass ihr ATS relevante Lebensläufe nicht erkennen konnte, weil diese nicht exakt den Stellenbeschreibungen entsprachen. Daher ist es entscheidend, Ihr ATS vor dem Einsatz auf Genauigkeit zu testen.

3. Flexibilität des ATS prüfen

Die Anforderungen eines Unternehmens ändern sich mit der Zeit, abhängig von künftigen Trends. Früher wurden Desktop-Computer genutzt, später Laptops, und heute Smartphones für die Arbeit. Ebenso ändern sich die Rekrutierungstrends stetig.

Daher sollte Ihre Recruiting-Software fortschrittliche Funktionen bieten, die Ihnen heute wie auch künftig nützen. Wenn das ATS nicht anpassungsfähig ist, bedeutet das, dass Sie in neue Talentakquise-Software investieren müssten. Es ist also wenig sinnvoll, wiederholt in dasselbe System zu investieren.

4. Schnelle Datenmigration bei ATS-Wechsel

Ein Bewerbermanagementsystem muss in der Lage sein, sich in andere Softwarelösungen eines Unternehmens zu integrieren. Keine Software funktioniert isoliert, da alle Prozesse miteinander verbunden sind.

Zudem benötigen Mitarbeitende und Kandidaten ebenfalls Datenzugriff. Hier kommt das ATS ins Spiel – es sollte über eine Datenfreigabefunktion verfügen. Dadurch bleiben alle Beteiligten im Rekrutierungsprozess auf dem Laufenden, auch was den Bewerbungsstatus betrifft.

Falls Sie Daten aus einem alten System in eine neue Software übertragen möchten, sollte das ATS in der Lage sein, diesen Vorgang zuverlässig auszuführen. Wenn es diese Möglichkeit nicht bietet, sollten Sie Ihre Kaufentscheidung überdenken.

5. Optimale Verarbeitungsgeschwindigkeit des ATS prüfen

Wie oft haben Sie eine Webseite oder App geschlossen, weil sie zu langsam geladen hat? Genau in solchen Momenten wird Ihre Geduld auf die Probe gestellt. Laut einer Studie verlassen 53 ﹪ der Nutzer Websites, die länger als drei Sekunden zum Laden benötigen. Prüfen Sie also unbedingt, ob das ATS eine optimierte Geschwindigkeit bietet. Ist das nicht der Fall, erreichen Sie nicht die besten Kandidaten – sie sind schneller wieder vom Markt verschwunden, als Sie reagieren können.

6. ATS sollte mobilfreundlich sein

Die Mobilfreundlichkeit eines ATS ist ein entscheidendes Merkmal. Wenn Sie sich für eine kostenlose Testversion eines Bewerbermanagementsystems anmelden, sollten Sie unbedingt die Mobile-Recruiting-Funktion prüfen. Heute nutzen fast alle Menschen Smartphones – niemand möchte auf einem Desktop Ihre Seite besuchen müssen.

Daher sollte die Benutzeroberfläche eines KI-basierten ATS unbedingt mobilfreundlich gestaltet sein. Zudem dauert es laut einer Studie nur 0,05 Sekunden, bis Nutzer entscheiden, ob sie auf Ihrer Seite bleiben oder sie verlassen.

7. Benutzerfreundliche Werkzeuge im ATS

Ihr ATS sollte es den Nutzern nicht schwer machen, ihr Ziel zu erreichen. Es sollte klar, präzise und einfach zu bedienen sein. Die Werkzeuge müssen benutzerfreundlich sein, damit weder Mitarbeitende noch Bewerbende bei Google nach Erklärungen oder Anleitungen suchen müssen, um das System zu verstehen. 

Wählen Sie ein Bewerbermanagementsystem, das mit seinen Funktionen und Schritten leicht zu verstehen ist. Dadurch werden die Nutzer nicht frustriert, wenn sie Informationen hinzufügen oder abrufen möchten.

8. Bietet das ATS Reporting-, Analyse- & Compliance-Funktionen?

Recruiting-KPIs sind entscheidend, um den Einstellungsprozess zu verbessern. Die Funktion für Reporting & Compliance hilft dabei, den größtmöglichen Nutzen aus dem ATS zu ziehen. Die Verfolgung von Daten ist wichtig, um den Fortschritt aller Bewerbenden im Blick zu behalten – etwa Anzahl der Bewerbungen, Time-to-Hire, Teamproduktivität und viele weitere Kennzahlen, die bessere Entscheidungen ermöglichen.

Ihre Recruiting-Software sollte in der Lage sein, relevante Daten in Berichte umzuwandeln. So erhalten Sie Einblicke in die Leistung Ihrer Organisation. Der Recruiting-Analysebericht unterstützt Ihre weiteren Maßnahmen zur Optimierung der Arbeitsabläufe.

9. Prüfen Sie das Onboarding-Feature bei der ATS-Auswahl

Oft werden neue Mitarbeitende eingestellt, die zunächst orientierungslos sind. Sie wissen nicht, an wen sie sich wenden oder wo sich ihr Büro befindet, und verstehen die Unternehmenskultur nicht.

Das Onboarding-Feature eines ATS ermöglicht es, neue Mitarbeitende in einer freundlichen Atmosphäre willkommen zu heißen und sie vom ersten Tag an arbeitsfähig zu machen. Dadurch wird keine Zeit verschwendet. 

Mit dem Onboarding-Feature kann eine virtuelle Einführung bereitgestellt werden, um ihnen den Arbeitsplatz näherzubringen. Sie können sogar Willkommensnachrichten senden, um ihnen den Einstieg zu erleichtern und eine gute Verbindung herzustellen. 

10. Achten Sie auf die Lebenslauf-Speicherfunktion im ATS

Manchmal gibt es keine offenen Stellen, doch Sie erhalten Lebensläufe, die später nützlich sein könnten. Um diese sinnvoll zu nutzen, sollte Ihr Candidate Tracking System in der Lage sein, diese zu speichern. Zudem sollte es Kandidaten anhand von Schlagwörtern oder Profilangaben identifizieren können.

Um Zeit zu sparen, fordern viele Unternehmen heutzutage ein Video-Resume an, in dem sich Kandidaten vorstellen. Das ATS sollte in der Lage sein, Lebensläufe in jedem Format zu speichern, damit keine Bewerbenden übersehen werden.

11. Zentralisierung

Bewerbermanagementsysteme lassen sich anhand ihrer Funktionen unterscheiden. Wenn das ATS alle Bewerberdaten an einem Ort zentralisiert, haben Sie alle Informationen gebündelt zur Verfügung. Diese Zentralisierung unterstützt die Teamarbeit, da alle Teammitglieder von überall auf die Kandidateninformationen zugreifen können. So bleiben alle auf dem aktuellen Stand des Bewerbungsprozesses. 

Checkliste vor der Wahl eines ATS

Die Anforderungen eines Unternehmens hängen stark von der Unternehmensgröße, der Branche, dem Einstellungsvolumen und dem verfügbaren Budget ab. Dennoch kann jede Personalvermittlung oder Agentur folgende Checkliste vor dem Kauf eines ATS nutzen: 

1. Bestimmen Sie relevante Funktionen zur Verbesserung Ihres Einstellungsprozesses. 

2. Prüfen Sie Kundenbewertungen und Markenruf. 

3. Ist das System benutzerfreundlich? 

4. Integration mit anderen Tools.  

5. Passt es in Ihr Budget? 

6. Ist der Kundensupport zuverlässig? 

7. Ist eine Testversion verfügbar? 

8. Holen Sie das Feedback Ihres Teams ein. 

9. Datensicherheit & Recruiting-Compliance. 

10. Wie häufig gibt es Produktaktualisierungen? 

Abschließender Gedanke zur Wahl eines ATS

Jetzt, da Sie wissen, was ein Bewerbermanagementsystem ist, kennen Sie auch seine Bedeutung. Allerdings ist nicht jedes Recruiting-Tool auf dem Markt für Ihre Anforderungen geeignet. Um das passende System zu finden, sollten Sie die in diesem Artikel genannten Funktionen berücksichtigen, die wir auf Basis der besten automatisierten Bewerbermanagementsysteme zusammengestellt haben.

Die Berücksichtigung dieser Punkte bei der Auswahl eines ATS wird zum entscheidenden Faktor für den Erfolg Ihres Unternehmens. Der Einsatz KI-gestützter Recruiting-Software reduziert manuelle Aufgaben, erhöht die Genauigkeit und fördert das Wachstum. 

Viel Erfolg beim Kauf des besten ATS!