Leitfaden fur Online Rekrutierungs Software fur kleine Unternehmen 2025

Online-Recruiting-Software hilft bei der Einstellung von Fachleuten, der Verwaltung des Einstellungsprozesses und dem Aufbau von Beziehungen zu Kandidaten. Online-Recruiting-Software macht den Einstellungsprozess einfacher und schneller. Die richtige Recruiting-Software auszuwählen sollte einfach sein. In diesem Leitfaden zur Online-Recruiting-Software von 2025 erfassen wir alles, was Sie über Online-Recruiting-Software für Startups und kleine Unternehmen wissen müssen.

Was ist Online-Recruiting-Software?

Recruiting-Software ist ein Werkzeug, das von Einstellungsagenturen, Personalvermittlern, Einstellungsleitern und Talentakquisitionsprofis verwendet wird, um den Workflow des Einstellungsprozesses zu verwalten und effizient zu sortieren. Es vereinfacht Funktionen wie die Auswahl von Bewerbern, das Screening von Lebensläufen, das Interviewen von Kandidaten, das Vorauswählen von Kandidaten, die Aufrechterhaltung reibungsloser Kommunikation und vieles mehr.

Wie unterscheidet sich Recruiting-Software von ATS?

Während des Einstellungsprozesses fragen Sie sich möglicherweise, was der Unterschied zwischen dem ATS oder Bewerber-Tracking-System und der Online-Recruiting-Software ist. Nun, ATS konzentriert sich hauptsächlich auf die Verfolgung von Bewerbungen und ist eine Online-Recruiting-Software, die sich auf Lead-Management und den Aufbau von Kunden- und Kandidatenbeziehungen konzentriert. In gewisser Weise ist ATS eines der Schlüsselmodule in der Online-Recruiting-Software.

ATS wird in der Regel von HR-Managern großer Unternehmen und Startup-Unternehmen verwendet, während Recruiting-Software von Einstellungsagenturen und Talentakquisitionsprofis genutzt wird.  

Was sind die wichtigsten Funktionen von Online-Recruiting-Software?

Gute Online-Recruiting-Software unterstützt viele verschiedene Funktionen für die besten Ergebnisse. Hier sind einige der grundlegenden Funktionen, die von Online-Recruiting-Software unterstützt werden:

Recruiting-Marketing

• Bewerben Sie Ihre Stellenangebote in sozialen Medien
• Mobiles Recruiting
• Bewerben Sie Ihre Stellenangebote auf Jobbörsen
• Analyse Ihrer Rekrutierungsquellen
• Integrieren Sie Ihre Karriereseite mit den Systemen

 Bewerber-Tracking

• Komplettes Jobauftragsmanagement
• Interview-Tracking und Feedback-Management
• Vorauswahl des Kandidaten mit einem Fragebogen und Knockout-Fragen
• Aufbau Ihres Talentpools und erweiterte Kandidatensuchoptionen aus dem Talentpool
• Sourcing-Erweiterung, um Ihre Arbeit zu erleichtern

Teamzusammenarbeit

• Aufgabenverwaltung
• Kalender zur Verwaltung Ihrer Aktivitäten und Zeitpläne
• Automatisierte Erinnerungen
• Aktivitätenstrom, um alle gemeinsamen Bemühungen anzuzeigen
• Zwei-Wege-E-Mail-Synchronisierung
• VOIP-Anrufe, SMS und Chat, um Sie jederzeit synchron zu halten

Berichterstellung & Konformität

• DSGVO-Konformität
• Teamberichte
• Kundenberichte 

Recruiting CRM

• Kandidatenbeziehungsmanagement
• Kundenbeziehungsmanagement
• Verwaltung von Rekrutierungsdienstleistern
• Lead-Management

Self-Service-Portal

• Kandidaten-Self-Service-Portal
• Kunden-Self-Service-Portal

KI & Automatisierung

• Schlagen Sie den besten Kandidaten für den Job vor
• Schlagen Sie den besten Job für den Kandidaten vor
• Erweiterte Lebenslaufanalyse
• Automatisiertes Screening der Kandidaten
• KI-Profilmatching

Was sind die Vorteile von Online-Bewerbungssoftware?

Online-Bewerbungssoftware steht an erster Stelle in der Einstellungsprozess und hat diesen Platz zu Recht verdient. Es bietet Recruitern zahlreiche Vorteile, wie folgt: 

• Es spart Zeit und Geld
• Verbessert die Kommunikation & Transparenz
• Optimiert die gesammelten Daten
• Bietet Automatisierung
• Finden Sie die besten Kandidaten
• Verbessert die Sourcing-Strategien des Unternehmens
• Erstellt ansprechende Stellenanzeigen
• Zieht mehr und bessere Bewerber an
• Erhöht die Reichweite in sozialen Medien
• Steigert die Produktivität
• Verfolgt Bewerbungen
• Bietet den besten Service für Ihre Kunden
• Bietet den besten Service für Ihre Kandidaten
• Hält die Daten sicher
• Reduziert Verwaltungsarbeit
• Rund um die Uhr verfügbar

Was sind die wichtigen Aspekte von Online-Rekrutierungssoftware?

Beim Auswählen einer Online-Rekrutierungssoftware ist es wichtig, einige Aspekte zu überprüfen, um die bestmögliche Online-Rekrutierungssoftware zu erhalten:

• Funktionen der Software
• Preismodell der Software
• Software entspricht den geltenden Gesetzen in Ihrer Region
• Potenzielle Anbieter auf dem Markt
• Onboarding
• Datenmigration

Welche Fragen sollte man dem Anbieter von Rekrutierungssoftware stellen?

Wenn Sie Ihre Rekrutierungssoftware aktualisieren oder eine neue erhalten, sollten Sie Ihrem Anbieter folgende Fragen stellen:

Anbieterprofil

• Wie funktioniert der Support?
• Wie viele Kunden nutzen das System?
• Sind die meisten Kunden groß oder klein?
• Was unterscheidet sie von ihren Mitbewerbern?
• Wie oft werden neue Funktionen oder Features eingeführt?
• Hat die Rekrutierungssoftware internationale Auszeichnungen erhalten?
• Welche Sicherheitsmaßnahmen bietet der Anbieter?
• Wie und wo werden alle Daten gespeichert?
• Bietet der Anbieter eine On-Premise- oder Cloud-Option an?
• Bietet der Anbieter einen Datenmigrationsdienst an?

Preisgestaltung

• Was ist das Preismodell?
• Gibt es Einrichtungsgebühren?
• Wie viele Benutzer können die Software verwenden?
• Was kostet ein neuer Benutzer?
• Bieten Sie Unternehmenspläne an?
• Gibt es Rabatte für Startups und kleine Unternehmen?
• Gibt es versteckte Gebühren?
• Was kostet die Datenmigration?

Support

• Wie funktioniert der Support?
• Ist 24x7 Support verfügbar?
• Welche Supportkanäle werden bereitgestellt?
• Gibt es ein Ticketingsystem zur Verfolgung von Problemen und Vorschlägen?

Benutzererfahrung

• Ist die Anmeldung mit jedem Browser und Computer möglich?
• Gibt es eine mobile Anwendung für Android und iOS?
• Behält das System eine Änderungshistorie bei?
• Welche KI-basierten Funktionen unterstützt es?
• Was sind die Kriterien für die Kommunikation mit Kandidaten und Kunden durch das System?
• Kann die E-Mail mit dem System synchronisiert werden?
• Wird es eine Demonstration geben?
• Sind VOIP-Anrufe über das System verfügbar?
• Verfolgt das System automatisch die E-Mail-Kommunikation?
• Kann der Lebenslauf in das Gmail- oder Outlook-Postfach importiert werden?
• Gibt es verfügbare APIs?
• Gibt es vorgefertigte Integrationen mit anderen Partnern?
• Ist ein Hintergrundprüfdienst verfügbar?
• Gibt es Kandidaten-Onboarding?
• Ist es möglich, Felder und Workflows anzupassen?
• Ist das System DSGVO-konform?
• Ist die Video-Interview-Funktion verfügbar?

  Benutzer-Onboarding

• Ist das System anpassbar?
• Was ist die Anlaufzeit?
• Ist Schulung verfügbar, wenn der Benutzer den Onboarding-Prozess durchläuft?
• Gibt es kostenlose Tutorials und Videos zur Selbstschulung?

Welche Integrationsfunktionen können mit Online-Recruiting-Software verfügbar sein?

Recruitment-Software kann mit einer oder mehreren Funktionen integriert werden, um die Leistung zu verbessern. Diese Integration ist besonders nützlich für große Organisationen.

• HRMS
• ERP
• Karriereseite / Website
• Hintergrundprüfungsdienst
• Online-Test-/Prüfungsplattform
• eSignature-Plattform
• Kandidaten-Onboarding-Plattform
• LinkedIn Recruiter
• E-Mail-Kampagne
• Massenversand von E-Mails
• SMS-Service
• VOIP-Service
• Web-Analyse

Wer kann Online-Recruiting-Software verwenden?

Typischerweise kann Online-Recruiting-Software für folgende Arten von Unternehmen nützlich sein.

• Personalvermittlungsunternehmen
• Personalberatungsunternehmen
• Headhunting-Unternehmen
• Unternehmen für Executive Search
• HR-Beratungsunternehmen
• Freiberufliche Personalvermittler
• Startup-Unternehmen

Auch alle Unternehmen können Rekrutierungssoftware verwenden, da ATS eines der Schlüsselmodule ist, die in die Rekrutierungssoftware integriert sind, was für Unternehmen sehr wichtig ist.

Was sind die besten Schritte zur Implementierung von Rekrutierungssoftware?

Wenn Sie sich dazu entschließen, Rekrutierungssoftware zu verwenden, sollten Sie zunächst sicherstellen, dass Ihre Software mit all Ihren aktuellen Tools integriert ist und Informationen wie folgt überprüfen:

• Funktionen wie E-Mail-Integration, Workflow-Anpassung, usw., sind ein Muss.
• Video-Interviews, Knockout-Screening-Fragen, usw., sind vorteilhaft.
• Liste der kriterienbezogenen Anbieter wie Support-Stunden, Bürostandort, usw.
• Budget
• Anzahl der Benutzer
• Planen Sie das Datum, an dem Sie mit dem System beginnen möchten.
• Erstellen Sie eine Liste und wählen Sie Anbieter aus.
• Führen Sie eine Suche in Google mit relevanten Schlüsselwörtern durch.
• Besuchen Sie Bewertungsplattformen wie Capterra, G2 Crowd, GetApp, usw.
• Holen Sie Referenzen aus Ihrem Netzwerk ein, die ein ähnliches System verwenden.
• Schalten Sie eine Anzeige in den sozialen Medien, dass Sie nach einer ATS-Option suchen.
• Testen Sie, um das für Sie am besten geeignete System auszuwählen.
• Erhalten Sie eine Demo für ein besseres Verständnis aller Funktionen und Merkmale des Systems.
• Eine abschließende Diskussion mit dem festgelegten Anbieter.
• Erhalten Sie Antworten auf alle Ihre Fragen und Anfragen mit VoIP.
• Preisverhandlung, falls der Preis nicht im Budget liegt.
• Bestellung bestätigen, Vertrag unterzeichnen und Zugang zum System erhalten.
• Benutzer-Onboarding und Team-Schulung

Wo finde ich die genauesten Bewertungen von Rekrutierungssoftware?

Hier sind einige der am weitesten verbreiteten Bewertungsplattformen, auf denen Sie Bewertungen zu verschiedenen Rekrutierungssoftwares überprüfen können:

• Capterra
• Software Advice
• GetApp
• Trustradius
• g2Crowd

Welche Option ist besser: Cloud oder On-Premise Rekrutierungssoftware?

Cloud-basierte Software wird auf dem Server des Anbieters gehostet und über einen Webbrowser zugegriffen. On-Premise-Software ist eine altbewährte Methode, die lokal auf den Computern und Servern eines Unternehmens installiert ist.

Heutzutage ist die Cloud die bevorzugte Option, aber wir werden Ihnen die Vor- und Nachteile sowohl der Cloud als auch von On-Premise präsentieren und Ihnen die Entscheidung überlassen, was am besten zu Ihnen passt!

Cloud-Option - Vorteile

• Keine Investition in Hardware
• Keine Einrichtung erforderlich
• Einfach zu bedienen
• Vorhersehbare Abonnementkosten
• Schnelle Updates
• Stabiler

Cloud-Option - Nachteile

• Es könnte sich langfristig als teuer erweisen.
• Begrenzte Anpassungsoptionen
• Unvorhersehbare Preisänderungen

On-Premise-Option - Vorteile

• Langfristig weniger teuer
• Volle Datensicherheit
• Vollständige Flexibilität bei der Anpassung
• Vollständige Kontrolle über die Anwendung

On-Premise-Option - Nachteile

• Hohe Anfangsinvestition
• Hardware- und Verwaltungskosten
• Erhöhtes Risiko, zukünftige Anforderungen zu erfüllen

Ist die DSGVO für Rekrutierungssoftware unerlässlich?

Die DSGVO, oder die Datenschutz-Grundverordnung, ist eine Reihe von Regeln, die die Datenschutzrechte von Personen in der EU regeln. Sie legt die Verantwortung für die Einholung von Einwilligungen auf Ihre gesamte Organisation, insbesondere auf Funktionen wie das Recruiting, die stark darauf angewiesen sind, Daten von Bewerbern zu sammeln. Also, DSGVO ist für Rekrutierungssoftware unerlässlich, und hier sind die wichtigsten Funktionen, die Rekrutierungssoftware haben muss:

• Einwilligungsanfragen an Bewerber senden.
• Verwaltung des Einwilligungsverlaufs
• Bewerbern ermöglichen, ihre Informationen herunterzuladen.
• Bewerbern ermöglichen, die Anfrage zur Löschung zu senden
• Verfolgung des Ablaufs der Einwilligung
• Vor dem Einreichen der Bewerbung Bedingungen ansehen und zustimmen

Welche Excel-Einschränkungen kann ich überwinden, wenn ich mich für die iSmartRecruit-Recruiting-Software entscheide?

Recruiter müssen oft bedenken, dass sie die mit dem Einstellungsprozess verbundenen Daten über Excel verwalten können und dass sie keine Recruiting-Software benötigen. Hier sind einige Excel-Einschränkungen, die mithilfe von Recruiting-Software überwunden werden können:

• Verlorene Zeit
• Ungenauigkeiten
• Mangelnde Sicherheit
• Ineffiziente Berichterstattung
• Fehlen eines Standards
• Skalierung mit Daten nicht möglich

Bitte lesen Sie unseren Blog Excel vs ATS für weitere Informationen.

Welcher Preisbereich gilt für Recruiting-Software?

In der Regel folgt Recruiting-Software zwei Zahlungsmodellen:

1) Bezahlung pro Benutzer

Sie zahlen eine monatliche Gebühr basierend auf der Anzahl der Benutzer der Software. Manager, Recruiter und Eigentümer können als Benutzer einbezogen werden.

Preisspanne: $50-$300 pro Benutzer pro Monat

2) Bezahlung pro Unternehmen

Wenn Sie ein großes Team haben, ist der Unternehmensplan die beste Option. Anstatt für jeden Benutzer zu zahlen, zahlen Sie für Ihr Unternehmen. Im Vergleich zur Preisoption pro Benutzer kann dies auch eine wirtschaftlichere Option sein.

Preisspanne: $500-$3000 pro Unternehmen pro Monat

Wie funktioniert die Datenmigration, wenn ich von einem bestehenden System oder Excel wechsle?

Das Migrieren von Daten von einem System in ein anderes kann mühsam und zeitaufwendig sein. Die folgenden Datensätze können Teil des Migrationsprozesses sein.

• Bewerber
• Kunden
• Jobs & Einreichungen
• Leads
• Vorstellungsgespräche
• E-Mails
• Alle Aktivitätsprotokolle des Benutzers

Zusammenfassung!

Es lohnt sich, Online-Rekrutierungssoftware auszuprobieren, da eine zentrale Datenverwaltung über Excel nicht mehr möglich ist. Früher oder später müssen Sie sich mit der Technologie der Online-Rekrutierungssoftware vorwärts bewegen. Es ist an der Zeit, mehr über iSmartRecruit zu erfahren und ob iSmartRecruit für Ihr Unternehmen geeignet ist.Klicken Sie hier, um eine kostenlose persönliche Live-Demonstration zu buchen.