Recruiting-Chatbot: Ein How-to-Guide für Recruiter

Wir leben in einer wohlhabenden Ära, in der täglich neue Technologien entstehen, die unsere Lebensweise verändern und beeinflussen.

Im Zeitalter der industriellen Automatisierung ist der KI-Chatbot zu einer weit verbreiteten Anwendung geworden, die fast jedes Unternehmen weltweit nutzt, um Wachstum und Effizienz zu optimieren. 

Aber was ist ein Chatbot?

Wie wirkt sich dieser positiv auf die Recruiting-Branche aus?

Lassen Sie es uns verstehen. 

Ein Chatbot ist ein Softwareprogramm, das schriftlich oder sprachlich mit Nutzern kommuniziert und sie unterstützt. Er ist ein virtueller Begleiter des Menschen, der menschliche Intelligenz nachahmt und sich in Websites, verschiedene Messaging-Kanäle und Anwendungen integriert. Die Nachahmung menschlicher Intelligenz bedeutet, dass er alles tun kann, was der Mensch tut – wie lernen, verstehen, wahrnehmen und interagieren. 

Fast jede Branche nutzt heutzutage Chatbots zu verschiedenen Zwecken – z. B. in der Hotellerie, im E-Commerce, Gesundheitswesen, Bildungsbereich, der IT-Branche, im Finanz- und Rechtswesen sowie in der Recruiting-Technologie.  

Nun fragen Sie sich sicher: Welche Rolle spielt ein Chatbot im Recruiting? 

Ein Chatbot – auch bekannt als KI-Begleiter – interagiert mit Nutzern und beantwortet häufig gestellte Fragen. Oft wird er in Contact-Center-Software oder Kundenservice-Plattformen integriert, um Unternehmen dabei zu helfen, Kunden zu binden und deren Bedürfnisse zu verstehen. Außerdem liefert er Feedback-Daten zu Bereichen mit Verbesserungsbedarf. 

In diesem Artikel erfahren Sie, wie sich der Recruiting-Chatbot auf die Personalgewinnung auswirkt – und wie ein KI-Recruiting-Chatbot die Kommunikation mit Bewerbern vereinfacht. 

Warum Recruiter begonnen haben, Recruiting-Chatbots zu nutzen

Der Einsatz und die Akzeptanz von Recruiting-Chatbots haben im Recruiting stark zugenommen – insbesondere seit dem Boom des virtuellen Recruitings nach der COVID-19-Pandemie. 

Es gibt viele Möglichkeiten für virtuelles Recruiting, z. B. Online-Tests, Sprach- oder Video-Interviews, virtuelle Karrieremessen usw. 

Unter all diesen Optionen hat sich der Recruiting-Chatbot als besonders hilfreich erwiesen – dank sofortiger, präziser Antworten auf häufige Fragen (rund um die Uhr), der Möglichkeit, sich direkt zu bewerben, und sofortiger Rückmeldung zum Bewerbungsstatus. 

Auf diese Weise reduzieren Recruiting-Chatbots die Arbeitsbelastung für Recruiter und ermöglichen ihnen, sich auf strategisch wichtigere Aufgaben zu konzentrieren.

Deshalb setzen viele Personalvermittlungsagenturen und große Recruiting-Firmen inzwischen dieses KI-gestützte Talent-Acquisition-Tool ein, um die Candidate Experience zu verbessern.

Jetzt wissen wir, warum HR-Profis und Recruiter dieses leistungsstarke Recruiting-Tool nutzen. Verstehen wir nun die genaue Definition und die wichtigsten Anwendungsbereiche.

Was ist ein virtueller Recruiting-Chatbot?

Ein virtueller Recruiting-Bot ist ein KI-basierter persönlicher Assistent – auch bekannt als KI-Recruiting-Chatbot. 

Er kommuniziert schriftlich oder sprachlich mit Bewerbern über offene Stellen und ermöglicht es ihnen, Fragen zur Position zu stellen und sich mit nur einem Klick zu bewerben, wenn sie interessiert sind.  

Top 10 Anwendungsfälle für Recruiting-Chatbots

1. 24/7 Interaktion (FAQ-Bots)

Menschliche Interaktion ist zeitlich begrenzt. Recruiter können nicht ständig mit Kandidaten kommunizieren oder deren Fragen sofort beantworten. 

Ein Chatbot beseitigt dieses Problem, indem er sofortige und präzise Antworten auf Standard- oder häufig gestellte Fragen (FAQs) liefert – etwa zu Stellenbeschreibungen, Standorten oder erforderlichen Schlüsselqualifikationen.

Ein Bericht von Talent Culture zeigt, dass ein Chatbot 70–80 ﹪ der Aufgaben am Anfang des Recruiting-Funnels automatisieren kann.

Automatisierte Antworten auf Bewerberanfragen sparen Recruitern wertvolle Zeit, sodass sie sich bei Masseneinstellungen auf wichtigere Aufgaben konzentrieren können. Ein in High-Volume-Recruiting-Software integrierter Chatbot kann Antworten sowohl in Text- als auch Videoform bereitstellen. 

Darüber hinaus sammelt der Recruiting-Bot grundlegende Informationen wie Name, E-Mail-Adresse, Lebenslauf und Antworten auf Pre-Screening-Fragen. Das spart Recruitern viel Zeit und vermittelt zudem ein Bild einer innovativen und modernen Unternehmenskultur, was mehr Bewerber anzieht. 

2. Karriere-Chatbot auf der Website 

Die Integration eines Recruiting-Chatbots auf der Karriereseite verbessert die Interaktion mit Besuchern. Laut einem Bericht von Thrive My Way werden dadurch 95 ﹪ mehr Jobsuchende zu Leads, 40 ﹪ mehr beenden eine Bewerbung, und 13 ﹪ klicken auf „Jetzt bewerben“.

Der Karriere-Chatbot beantwortet Fragen zu Unternehmenswerten, Vision, Kultur und Geschichte. Bewerber können direkt ihren Lebenslauf hochladen und passende offene Stellen im Unternehmen anzeigen lassen. Die KI-Technologie filtert offene Jobs auf Grundlage des hochgeladenen Lebenslaufs.  

3. Jobbeschreibung-Bot

Recruiter und HR-Teams haben oft Schwierigkeiten, für jede offene Stelle eine individuelle und überzeugende Stellenanzeige zu verfassen. Eine gute Jobbeschreibung ist ein zentraler Bestandteil im Recruitment Marketing, um passende Bewerber anzuziehen.

Ein KI-basierter Assistent hilft beim Erstellen aussagekräftiger Stellenbeschreibungen und liefert Feedback zu manuell verfassten Texten. 

4. Kandidaten-Sourcing-Bot 

Ein Recruiting-Chatbot kann auch beim Sourcing geeigneter Kandidaten helfen. Er spricht auch passive Kandidaten an, die aktuell nicht aktiv auf Jobsuche sind. Da es keine persönliche Verpflichtung gibt, fällt die Interaktion mit einem Chatbot für viele Kandidaten leichter.

Gleichzeitig spart der Bot Zeit, indem er Desinteressierte herausfiltert. 

5. Bewerber-Vorselektion per Bot 

Der Chatbot ersetzt das erste Vorabtelefonat mit Bewerbern. Er stellt Fragen zur Umzugsbereitschaft, Kündigungsfrist oder Gehaltsvorstellung und sammelt so Informationen, die nicht im Lebenslauf stehen. Recruiter erhalten damit wertvolle Zusatzdaten für die Vorauswahl.

6. Bewerbung über einen virtuellen Recruiting-Chatbot 

Laut einer Umfrage von Allegis fühlen sich 66 ﹪ der Jobsuchenden wohl dabei, mit KI-Anwendungen oder Chatbots Vorstellungsgespräche zu planen und sich darauf vorzubereiten. 

Bewerber können sich über neue Stellenangebote informieren, Fragen zu den erforderlichen Fähigkeiten stellen und sich direkt über den Chatbot bewerben. 

7. Interviewplanung per Bot 

Nach dem Bewerbungsgespräch mit dem Chatbot können Bewerber direkt einen Termin für das Vorstellungsgespräch auswählen – synchronisiert mit dem Kalender des HR-Teams. Automatisiertes Terminmanagement spart beiden Seiten Zeit. 

8. Bewerbungsstatus über Recruiting-Chatbot 

Recruiter können nicht jedem Bewerber individuell Rückmeldung geben. Das führt oft zu Frustration. Ein Chatbot kann jederzeit den Bewerbungsstatus anzeigen und Feedback in Echtzeit geben. 

9. Positive Bewerberbindung fördern 

Laut einem Bericht von Career Plug machten 67 ﹪ der Bewerber mindestens eine negative Erfahrung im Bewerbungsprozess. 58 ﹪ lehnten deshalb das Jobangebot ab. Um das zu vermeiden, ist der Einsatz eines Recruiting-Chatbots entscheidend. 

Virtuelle Recruiting-Bots beantworten häufige Fragen rund um die Uhr. KI-basierte Automatisierung im Recruiting-Prozess senkt Zeit- und Kostenaufwand und steigert Transparenz. Bewerber finden rasch Informationen und bewerben sich direkt. So verbessert sich auch das Candidate Relationship Management. 

10. Feedback & Priorisierung geeigneter Kandidaten mit Chatbot 

Der Chatbot erstellt auf Basis der Vorqualifikationsfragen eine Liste mit passenden Bewerbern. Er kategorisiert Kandidaten z. B. nach Gehaltsvorstellungen, Umzugsbereitschaft und Kündigungsfrist. So können Recruiter gezielt Empfehlungen für Interviews erhalten.

Wie richtet man einen Recruiting-Chatbot ein? 

Moderne KI-gestützte Recruiting-Tools wie Snatchbot ermöglichen es Unternehmen, intelligente Bots für unterschiedliche Zwecke zu erstellen. Die Plattform vereinfacht die Erstellung eines Chatbots und sorgt für eine optimale Nutzererfahrung.

Sie unterstützt den gesamten Lebenszyklus des Chatbots – von Entwicklung und Testphase bis hin zu Deployment, Hosting, Monitoring und bietet Funktionen wie NLP, ML und Spracherkennung. Werfen wir nun einen Blick darauf, wie ein KI-Recruiting-Bot entwickelt wird. 

• Zunächst müssen Recruiter entscheiden, welche Art von Bot sie erstellen möchten – einen vollständig automatisierten oder einen hybriden Bot mit menschlicher Unterstützung. 

• Anschließend gestalten Sie einen konversationsbasierten Bewerbungsprozess mit einfachen oder mehreren Auswahlmöglichkeiten. Außerdem können komplexere Funktionen wie Aktionsbuttons, Übersetzungen, Zahlungsabwicklung, Quittungen usw. eingebunden werden. 

• Sobald dies abgeschlossen ist, erfolgt die Integration des Chatbots mit dem bevorzugten Recruiting-Tool – in diesem Fall mit dem Applicant Tracking System (ATS). 

• Anschließend definieren Sie Bedingungen zur Echtzeit-Screening der Kandidaten. Sobald der Bot einsatzbereit ist, sollte er getestet und weiter trainiert werden. 

Hinweis: Vergessen Sie nicht, das Feedback der Kandidaten zum Chatbot einzuholen. Überwachen Sie außerdem regelmäßig die Analytics des Recruiting-Bots, um ihn weiter zu optimieren. 

Warum ist ein Recruiting-Chatbot im virtuellen Recruiting unverzichtbar? (Vorteile)

Chatbots vereinfachen den komplexen Prozess, verschiedene Positionen mit passenden Talenten in kurzer Zeit zu besetzen. Durch KI-gestützte Funktionen verwalten, verschieben und stornieren sie automatisch Aufgaben – sowohl für Bewerber als auch Interviewer – und sorgen so für mehr Transparenz und Genauigkeit.

Die Verbesserung der Candidate Experience hat für Arbeitgeber oberste Priorität, denn laut Landbot-Bericht teilen 72 ﹪ der Bewerber mit negativer Bewerbungserfahrung diese online – über Bewertungsportale, soziale Netzwerke oder im privaten Umfeld. Chatbots bieten sofortige Antworten und steigern somit die Kandidatenbindung. Außerdem qualifizieren sie Kandidaten frühzeitig durch gezielte Fragen. 

Der KI-Chatbot beantwortet Standardfragen und liefert Bewerbern wertvolle Informationen über das Unternehmen – zu Produkten, Vision, Werten und Kultur. Die Echtzeitantworten und 24/7-Verfügbarkeit verbessern die Candidate Experience erheblich.

Er übernimmt gleichzeitig mehrere Aufgaben: Pre-Screening, Interviewplanung, Rückmeldung zum Bewerbungsstatus – alles in wenigen Sekunden. 

Die Produktivität von Recruitern steigt, da der Chatbot wiederkehrende manuelle Aufgaben übernimmt und so Kapazitäten für strategischere Tätigkeiten schafft. 

Zusätzlich priorisiert er die besten Bewerber anhand ihrer Antworten, wodurch weniger manuelle Vorselektion durch Recruiter erforderlich ist. Dies senkt Kosten und Zeitaufwand, da der Bot menschlich wirkende Kommunikation mit Bewerbern ermöglicht. 

Erfolgsstory eines Recruiting-Chatbots aus der Praxis

Die Herausforderung bei VBZ

Recruiter stehen häufig vor der Herausforderung, auch bei Masseneinstellungen eine positive Candidate Experience zu gewährleisten. Verkehrsbetriebe Zürich (VBZ) hatte genau dieses Problem: Der Bewerbungsprozess war zu komplex und zu stark aus Unternehmenssicht gestaltet. Die Conversion Rate war niedrig, da der Einstellungsprozess als zu streng empfunden wurde.

Doch sie fanden im Recruiting-Chatbot eine passende Lösung. 

Hervorragende Lösung durch KI-Recruiting-Chatbot

Seit der Integration des Bots verzeichnete VBZ folgende positive Effekte: 

• VBZ kommuniziert rund um die Uhr mit Talenten

• Ermöglicht eine kontextbezogene Candidate Experience

• Stärkt die Beziehungen zu Talenten in der Pipeline

• Liefert wertvolles Feedback und verbessert die Kommunikationsstrategie

• Optimiert den zuvor starren Bewerbungsprozess

• Erhöht die Touchpoints mit Bewerbern

Fazit zum Recruiting-Chatbot

Moderne Technologie ist zweifelsohne ein Segen für die Menschheit. Tools wie KI-gestützte Chatbots erleichtern Masseneinstellungen und beschleunigen den gesamten Recruiting-Prozess für Personaldienstleister. 

Chatbots bieten zahlreiche Funktionen, um wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren – von der Talentsuche bis zur Einstellung. Der große Vorteil: Sie entlasten die HR-Teams erheblich und schaffen Raum für wichtigere Aufgaben.

Deshalb sind Recruiting-Chatbots heute ein fester Bestandteil im virtuellen Recruiting – insbesondere für Unternehmen, die die Interaktion mit Talenten verbessern möchten. 

Möchten Sie hunderten Bewerbern zeitnah Antworten auf Standardfragen liefern?

Sollen Bewerber sich eigenständig auf offene Stellen bewerben können?

Wollen Sie den Bewerbungsstatus zeitnah übermitteln? 

Dann ist iSmartRecruit genau das Richtige für Sie! 

Begrüßen Sie Ihren neuen Recruiting-Partner: Unsere KI-Chatbot-Funktion im ATS hilft Ihnen, Bewerberkommunikation zu automatisieren, Kosten zu senken, schneller einzustellen und rund um die Uhr mit Talenten in Kontakt zu bleiben. Jetzt kostenlose Demo buchen!