Wähle die 7 Beste Personalagenturen-Software

Recruiting- oder Personalvermittlungssoftware hilft Personalverantwortlichen dabei, ihren Einstellungsprozess für verschiedene Personal- und Vermittlungsagenturen zu optimieren und zu verwalten.

Laut einer Studie von CareerBuilder planen 77 ﹪  der Kunden aus der Millennials-Generation, in den kommenden Jahren die Dienstleistungen von Personalvermittlungsfirmen verstärkt in Anspruch zu nehmen.

Eines ist also klar: Personalvermittlungsagenturen haben alle Hände voll zu tun!

Um den Rekrutierungsprozess effektiv zu managen, müssen sie in Rekrutierungstechnologien wie Personalvermittlungssoftware investieren.

Personalvermittlungssoftware speichert alle Ihre Personaldaten vom Pre-Recruiting bis hin zur Einstellung. Im wahrsten Sinne des Wortes kennt die Vermittlungstechnologie keine Grenzen.

Es gibt verschiedene Softwarelösungen auf dem Markt, die den gleichen Zweck erfüllen, dennoch finden 67 ﹪  der Arbeitgeber es schwieriger denn je, die besten Talente zu finden.

Warum ist das so?

Nun, es ist nicht alles Gold, was glänzt. Es gibt viele Personalvermittlungssoftwares, aber man muss diejenige auswählen, die den eigenen spezifischen Anforderungen entspricht.

Doch worauf sollte man bei der Auswahl einer Personalvermittlungssoftware achten, um die beste zu finden?

In diesem Blog erfahren Sie, anhand welcher Kriterien Sie die beste Software für Ihre Personalvermittlungsagentur auswählen können.  

Was ist Personalvermittlungssoftware? 

Personalvermittlungssoftware, auch als Staffing Software bekannt, ist ein Computerprogramm, das Rekrutierungsteams und HR-Abteilungen in Vermittlungsfirmen hilft, den Prozess vom Kandidatensourcing bis zur Einstellung des geeignetsten Talents zu optimieren und effektiv zu verwalten. 

Sie hilft Personalvermittlern, offene Stellen nicht nur schneller, sondern auch kosteneffizient zu besetzen. 

Die Software ist mit KI-gestützten Rekrutierungsfunktionen ausgestattet, die speziell für das Kandidatensourcing, die Verwaltung Tausender Lebensläufe, eine effektive Kommunikation mit Bewerbern, Stellenanzeigen und vieles mehr entwickelt wurden. 

Schauen wir uns an, warum Personal- und Rekrutierungsfirmen solche Softwarelösungen benötigen. 

Warum benötigen Personalvermittlungsfirmen eine Softwarelösung?

Früher war es schwierig, qualifizierte und kompetente Mitarbeiter zu finden, doch durch den technologischen Fortschritt ist das heute wesentlich einfacher. Personalvermittlungsfirmen benötigen Softwarelösungen, um ihre Personaldaten zu verwalten, den Personalbedarf zu prognostizieren, Kandidaten zu binden, das gewünschte Talent zu finden und vieles mehr.

Zudem kennt die Rekrutierung durch die Globalisierung keine Grenzen mehr. Wenn es so viele Kandidaten gibt, die bereit sind zu arbeiten, kann man die perfekte Passung manuell kaum erreichen. 

Es ist schwierig, passende Kandidaten für offene Stellen zu finden – und umgekehrt. Aber die KI-basierte Profil-Matching-Funktion in der Personalvermittlungssoftware macht das zum Kinderspiel. 

Für solche Einstellungsaufgaben benötigen Sie eine Softwarelösung, die Ihre Schritte automatisiert, Ihren Fortschritt verfolgt und Berichte erstellt, damit Sie Ihre Schwachstellen erkennen können.

Personalvermittlung ist viel mehr als nur das Besetzen von Stellen. Hinter den Kulissen laufen viele Prozesse ab, die von Personalvermittlungssoftware gesteuert werden – z. B. das Finden der besten Sourcing-Plattformen, das Erstellen von Stellenanzeigen, der Beziehungsaufbau zu Bewerbern und Mitarbeitern usw. 

Kein Wunder also, dass über 98 ﹪  der Fortune-500-Unternehmen irgendeine Art von Rekrutierungssoftware für ihre Einstellungsprozesse nutzen. Es ist einfach unverzichtbar! 

Wie wählt man eine Personalvermittlungssoftware aus?

Personalvermittlungsagenturen sollten bei der Auswahl der besten Software für Personalvermittlungen auf folgende Funktionen achten: 

1. Anpassungsfähigkeit der Personalvermittlungssoftware

Ein Problem kann mehrere Lösungen haben – daher darf man von Standardsoftware keine Wunder erwarten. Ihre Recruiting-Software sollte flexibel und anpassbar sein, sodass Sie sie individuell auf Ihre Bedürfnisse zuschneiden können. Vielleicht benötigen Sie heute kein E-Mail-Marketing, aber wenn doch, sollte Ihre Software darauf vorbereitet sein. Kleine Änderungen sollten nicht zu großen Komplikationen führen. Und natürlich sollte die Anpassung kostenlos sein.

2. Kostenmanagement der Software für Personalagenturen  

Ihre Ausgaben sollten Ihre Einnahmen nicht übersteigen. Es wäre unklug, ständig für Rekrutierungsbedarfe auszugeben, wenn Sie auch andere Ausgaben haben. Ihre Recruiting-Software sollte eine Kostenmanagementfunktion haben, mit der Sie ein Budget für jeden Ihrer Recruiter festlegen können. So vermeiden Sie unnötige Ausgaben – sonst verliert Ihr Unternehmen leicht den Überblick. Im Durchschnitt geben Unternehmen 4.129 $ pro Einstellung aus und benötigen 42 Tage, um eine Stelle zu besetzen. Mit einer Personalvermittlungssoftware können Sie sowohl die Time-to-Hire als auch die Cost-per-Hire senken.

3. ATS- und CRM-Integration in Ihre Personalvermittlungssoftware

Ein Applicant Tracking System (ATS) und eine Candidate Relationship Management (CRM) Software sind entscheidend für Personalagenturen, um den Rekrutierungsprozess effizient zu verwalten und zu optimieren. 

ATS benötigt die Unterstützung von CRM, um die besten Kandidaten auf dem Markt zu finden und einzustellen. Doch nicht jede Staffing Software bietet diesen 2-in-1-Vorteil. Vielleicht finden Sie ein gutes Applicant Tracking System (ATS) für Personalagenturen, aber dieses könnte genau diese wichtige Integration vermissen lassen. Wenn Sie viel Geld investieren, sollten Sie sicher sein, dass die Software den Bedürfnissen Ihrer Agentur gerecht wird.

4. Detaillierte Rekrutierungsanalysen der Personalvermittlungssoftware 

Wenn Ihre Software detaillierte Analysen Ihrer Recruiting-Prozesse liefert, dann ist sie die richtige. Recruitment Analytics liefern Ihnen statistische Belege für Ihre Leistung. Ihre Software sollte Ihnen nicht nur sagen, wie viele Bewerber sich beworben haben, sondern auch, ob sie mobile oder Desktop-Oberflächen genutzt haben. 

Beispielsweise zeigte eine Analyse von Glassdoor, dass 58 ﹪   der Bewerber eine mobile Oberfläche für ihre Bewerbung nutzen. Wenn Sie solche Details analysieren, können Sie kleine Fehler erkennen, die zu größeren Problemen führen können.

Um einen Überblick über alle Ihre Schritte zu behalten, sollte die Software auch eine Zusammenfassung Ihrer bisherigen Aktionen sowie deren Vor- und Nachteile bieten.

5. Bietet Ihre Personalvermittlungssoftware eine kostenlose Testversion? 

Vertrauen Sie keiner Software, die keine kostenlose Testversion bietet. Sie investieren Geld – also sollten Sie auch den Gegenwert erhalten. Bevor Sie eine wichtige Entscheidung treffen, testen Sie die Software zunächst. Probieren Sie verschiedene Tools aus, bevor Sie sich festlegen. 

Alle Anbieter informieren über ihre Funktionen – doch die Praxis zeigt oft ein anderes Bild. Bevor Sie langfristig investieren, nutzen Sie den kostenlosen Test. Viele Softwarelösungen bieten eine 7-tägige Testversion an. Nutzen Sie diese 7 Tage, um sicherzustellen, dass Sie die richtige Wahl treffen. 

6. Onboarding mit Ihrer Staffing Software

Dies ist die entscheidende Phase der Einstellung. Onboarding vermittelt neuen Mitarbeitenden einen ersten Eindruck Ihres Unternehmens. Mit anderen Worten: Der Onboarding-Prozess ist Ihr erster Eindruck bei neuen Mitarbeitenden.

Dieser beeinflusst maßgeblich Ihre Mitarbeiterbindungsrate. Neue Mitarbeitende sind oft verunsichert und möchten nicht auch noch ihre Aufgaben selbst herausfinden müssen. 

Klare Anleitungen können Ihre Mitarbeiterbindung deutlich erhöhen – das sagen 23 ﹪  der Befragten einer Studie, die ihren Job innerhalb der ersten 6 Monate gekündigt haben. Ihre Software sollte Funktionen wie 1:1-Chats, virtuelle Schulungen und ein Aufgabenportal für das Onboarding enthalten. Viele Unternehmen scheitern an dieser Phase und erleiden langfristige Verluste durch unzufriedene Mitarbeitende.

7. Die beste Staffing Software als virtuelles Tagebuch

Ihre Personalvermittlungssoftware sollte wie ein Tagebuch funktionieren, in dem Sie Zeitpläne festlegen, Aufgaben zuweisen, Checklisten erstellen, Erinnerungen für Meetings erhalten und vieles mehr. Um auf wichtige Informationen zuzugreifen, sollte die Suchleiste in der Lage sein, Ihre vergebenen Tags zu erkennen. 

Wenn Sie z. B. ein Meeting am Mittwoch um 21 Uhr im Büro des CFO haben und sich nicht mehr an die Details erinnern, sollten Sie durch die Suche nach „CFO Büro“ die Information sofort finden können. Wenn Ihre Suche keine Ergebnisse liefert, ist es nicht die richtige Software für Sie.

8. Datenübertragungsfunktion der Personalvermittlungssoftware 

Wenn Sie vorhaben, eine neue Software für Ihre Agentur zu kaufen, sollte diese in der Lage sein, Daten aus dem alten System zu übernehmen. Außerdem sollte sie auch Daten an andere integrierte Tools weitergeben können, damit alle Beteiligten Zugriff auf die Rekrutierungsphasen und relevanten Informationen haben. 

Dies ist ein besonders wichtiger Punkt, denn wenn diese Funktion fehlt, bleibt Ihnen nur die mühsame manuelle Übertragung. Viele Softwarelösungen verfügen über diese Funktion – einige jedoch nicht. Erkundigen Sie sich also vorher genau.

9. Benutzerfreundlichkeit der Software für Personalvermittlungen 

Alle Softwarelösungen wirken auf den ersten Blick komplex, da sie viele Programme enthalten – dennoch sind die meisten benutzerfreundlich, mit wenigen Ausnahmen. Wenn Ihre Mitarbeitenden und Bewerbenden Schwierigkeiten bei der Bedienung haben, verfehlt die Software ihren Zweck. Sie kaufen sie schließlich, um Ihre Arbeit zu erleichtern und Ihre Effizienz zu steigern. 

Wenn sie jedoch nicht benutzerfreundlich ist, wird viel Zeit in die Einarbeitung investiert – was wiederum die Produktivität Ihrer Recruiter senkt. Achten Sie darauf, dass Ihre Personalvermittlungssoftware benutzerfreundlich ist. Eine einmalige Schulung sollte für alle Mitarbeitenden ausreichen – sonst fühlen sie sich schnell überfordert beim Verständnis und der Umsetzung.

10. Sicherheit hat oberste Priorität bei Ihrer Staffing-Software

Sicherheit ist ein Punkt, bei dem keine Kompromisse erlaubt sind. Sie erhalten zahlreiche Bewerberdaten, die in sicheren Händen bleiben müssen. Achten Sie darauf, dass die von Ihnen gewählte Recruiting-Software über eine hochwertige Datensicherheit mit individuellen Login-Zugängen verfügt. 

Prüfen Sie außerdem die Datenverschlüsselung bei der Sicherung, Übertragung und Speicherung. Die erstklassige Sicherheit einer Personalvermittlungssoftware macht sie besonders attraktiv – und das sollte Ihre Priorität bei jeder Kaufentscheidung sein. Ihre Software sollte stabil programmiert sein, sodass sie nicht leicht zu hacken ist. Rund 60 ﹪  der Unternehmen verwenden Passwörter ohne Ablaufdatum – ein enormes Risiko für die Datensicherheit. Starke Passwörter können Datenlecks verhindern.

Sie sind verantwortlich für Daten und Informationen, die sicher aufbewahrt werden müssen – andernfalls können Sicherheitslücken Ihr Arbeitgeberimage beschädigen. Wenn Sie hochwertige Mitarbeitende für Ihr Unternehmen gewinnen möchten, wählen Sie Software, die schwer zu manipulieren ist.

Kurze Checkliste zur Auswahl der besten Staffing-Software

• Ermitteln Sie die größten Recruiting-Herausforderungen, mit denen Sie konfrontiert sind. 
• Identifizieren Sie die beste Staffing-Software mit hochwertigen Funktionen, die bei der Bewältigung dieser Herausforderungen helfen. 
• Kategorisieren Sie die Funktionen in zwei Gruppen: „Must-have“ und „Nice-to-have“. 
• Überprüfen Sie Ihr verfügbares Recruiting-Budget für die Software.
• Wählen Sie die 3 besten Recruiting-Tools basierend auf Funktionen, Support, Schulung und Budget aus. 
• Buchen Sie eine Demo dieser Softwarelösungen. 
• Testen Sie die Software. 
• Informieren Sie sich über den Onboarding-Prozess für Nutzer. 
• Teilen Sie Ressourcen zu Recruiting-Technologien mit Ihrem Team.

7 beste Staffing-Softwarelösungen für 2025 

Hier ist eine Liste der 7 besten Softwarelösungen für Personalvermittlungsagenturen. Wenn Sie auf der Suche nach der besten Staffing-Software für 2025 sind, sollten Sie diese unbedingt prüfen. 

1. iSmartRecruit – End-to-End-Staffing-Software & Beste Gesamtlösung 

iSmartRecruit – KI-Recruiting-Software ist eine umfassende Staffing-Software, die speziell entwickelt wurde, um den gesamten Einstellungsprozess sowie das Kundenmanagement für Personalagenturen, Großrecruiter, Hiring Manager und HR-Abteilungen zu automatisieren und zu verwalten. 

Sie bietet innovative Recruiting-Funktionen, mit denen große Teams reibungslos einstellen können – von der Erstellung von Stellenbeschreibungen bis hin zum Onboarding geeigneter Kandidaten. Hier sind einige der wichtigsten Funktionen der Staffing-Lösung von iSmartRecruit: 

 Hauptfunktionen

• Effiziente Veröffentlichung von Stellenanzeigen 
• Bewerber-Tracking 
•  Kundenmanagement 
• Lieferantenbeziehungsmanagement 
• Kandidatenmanagementsystem
• Lebenslaufparser 
• Auto-Pilot-Workflows
• Individuell anpassbare Workflows 
• Interviewmanagement  

2. Harver – Plattform zur Kandidatenauswahl

Harver bietet eine Plattform zur Auswahl von Kandidaten, um Talente einzustellen, weiterzuentwickeln und intern einzusetzen. Mit dieser Software können interne Bewerber um- und weiterqualifiziert sowie manuelle Rekrutierungsaufgaben automatisiert werden, sodass sich Recruiter auf wichtigere Aufgaben konzentrieren können. Sie erleichtert Personalvermittlungsfirmen die Analyse und Vorhersage, ob ein Kandidat zur offenen Stelle passt oder nicht. 

Hauptfunktionen 

• Automatische Bewertung
• Individuelle Kandidatenbewertungen
• Persönlichkeitstest 
• Situatives Urteilsvermögen (Eignungstests)

3. JobDiva – Technologie für Personaldienstleister 

JobDiva ist eine innovative Staffing-Lösung, die Personalvermittlungsfirmen eine Plattform zur effektiven Verwaltung ihres Einstellungsprozesses bietet. Die Plattform verfügt über integrierte Schnittstellen zu über 100 Produkten und Dienstleistungen. Sie ist mobilfreundlich und unterstützt Vermittlungsteams bei der einfachen Ausführung von wichtigen Recruiting-Aufgaben. 

Hauptfunktionen 

• E-Verify-Integration
• Anpassbares Karriereportal
• Einhaltung von Antidiskriminierungsvorgaben (EEO)
• Individuelle Dashboards

4. Avionté – Ordnung im Chaos

Personalvermittlungsagenturen jeder Größe können diese Lösung nutzen, die Vermittlungsfirmen nahtlos mit potenziellen Kandidaten verbindet. Sie bietet eine benutzerfreundliche mobile Erfahrung für Bewerber. 

Hauptfunktionen 

• Individuell anpassbare Bewerbungs-Workflows
• Mobile Einbindung von Talenten 
• Lohnabrechnung, Rechnungsstellung & Buchhaltung

5. CEIPAL – Automatisierte Stellenausschreibungen

CEIPAL unterstützt Recruiter in Personalvermittlungs- und Rekrutierungsagenturen beim Aufbau und der Verwaltung von Kandidatendatenbanken. Dadurch wird der Sourcing-Prozess effizienter. Ziel ist es, ein vollständiges Recruitment-Lifecycle-Management für Fachkräfte im Recruiting bereitzustellen. 

Hauptfunktionen 

• Zielsetzung & Nachverfolgung im Recruiting
• Kompetenzmanagement 
• Talentmanagement 

6. Bullhorn – Professionelle Staffing-Lösungen

Die Lösung von Bullhorn bietet Personalvermittlungsagenturen eine Software zur Optimierung des Einstellungsprozesses, um schneller die besten Talente für ihre Kunden zu gewinnen. Mit dieser Software können Recruiter den gesamten Rekrutierungsprozess und das Kandidatenmanagement effizient verwalten. Zudem lassen sich mit Bullhorn die Rekrutierungsprozesse skalieren.

Hauptfunktionen 

• Bewerber-Tracking
• VMS-Integration
• Ad-hoc-Berichterstattung

7. Zoho Recruit – Online-Staffing-Software

Zoho Recruit unterstützt verschiedene Personalvermittlungsagenturen bei der Verwaltung des Einstellungsprozesses für ihre Kunden und bei der Gewinnung der besten Talente. Die Software ist mit über 50 tools rund ums Hiring integriert, was den gesamten Prozess erheblich vereinfacht. Außerdem können Agenturen mit Zoho Recruit ihre Geschäftsprozesse im Blick behalten. 

Hauptfunktionen

• Erweiterte Rekrutierungsanalysen
• Datenbankverwaltung 
• Profilabgleich mit KI

Warum ist iSmartRecruit die beste Staffing-Software?

Vom Lebenslauf-Parsing bis hin zu Kandidatenbeziehungen – die ATS & CRM-Software von iSmartRecruit wird für ihre einzigartigen Funktionen und den hervorragenden Kundensupport geschätzt.

Dank des positiven Feedbacks von Recruitern, HRs und Personalvermittlungen weltweit wurden wir als führender Anbieter in der Kategorie Staffing-Software bei GetApp und G2 ausgezeichnet. Erleben Sie selbst den Unterschied und sehen Sie, wie Personalvermittlungen ihr Geschäft mit iSmartRecruit ATS stark ausgebaut haben.

Klicken Sie auf das Bild unten und erfahren Sie, wie Systemart – eine globale Personalagentur – 57 ﹪  Time-to-Hire und 49 ﹪  Cost-per-Hire mit iSmartRecruit ATS reduzieren konnte.

Fazit zur besten Staffing-Software 

Dieser Blog zeigt Ihnen, wie Sie die beste Staffing-Software auswählen. Wenn Sie wissen, worauf Sie bei den wichtigsten Funktionen achten müssen, finden Sie auch die perfekte Lösung für Ihre spezifischen Anforderungen. Zu den Funktionen zählen unter anderem Anpassbarkeit, Benutzerfreundlichkeit, Onboarding und vieles mehr. 

Eine kostenlose Testversion hilft Ihnen herauszufinden, ob die Software die in diesem Beitrag genannten Hauptfunktionen erfüllt. Die Entscheidung für eine Staffing-Software ist eine langfristige Investition, die sich auf Ihre gesamte Organisation auswirkt. 

Anstatt die falsche Software zu kaufen und eine Übergangslösung zu implementieren, steigern Sie Ihre Produktivität, indem Sie den in diesem Artikel beschriebenen Auswahlprozess befolgen. 

Selbst das beste ATS für Personalagenturen kann wichtige Funktionen vermissen – aber mit einer detaillierten Analyse finden Sie die passende Software, die Ihnen beim Wachstum hilft.

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FAQs – Staffing-Software

1. Welche Software nutzen Personalvermittlungen?

Personalvermittlungen nutzen spezialisierte Software, um ihre Prozesse effizient zu verwalten. Applicant Tracking Systems (ATS) bilden die Grundlage und helfen bei der Verwaltung von Bewerbungen, der Sichtung von Lebensläufen und der Verfolgung von Kandidaten im Einstellungsprozess. Einige Agenturen setzen zudem Candidate Relationship Management (CRM)-Software ein, um Beziehungen zu Kunden und Kandidaten zu pflegen. Darüber hinaus kommen Kandidatenmanagement-Tools, Video-Interview-Plattformen und vieles mehr zum Einsatz.

2. Welche Funktionen sollte eine Staffing-Software haben?

Bei der Auswahl einer Staffing-Software sollten Sie auf Funktionen achten, die den Rekrutierungsprozess optimieren. Wichtige Features sind ein ATS zur effizienten Kandidatenverwaltung, ein Lebenslaufparser zur Zeiteinsparung bei der Dateneingabe sowie ein leistungsfähiges CRM zur Pflege von Kundenbeziehungen. Weitere Funktionen sind Reporting- und Analyse-Tools, KI-gestützter Profil- und Jobabgleich, Interviewmanagement und Multichannel-CV-Sourcing.

3. Wie kann Staffing-Software die Recruiting-Effizienz verbessern?

Staffing-Software kann die Recruiting-Effizienz erheblich steigern, indem sie Aufgaben wie Stellenanzeigen, Lebenslauf-Screening und Kandidaten-Tracking automatisiert. So verbringen Recruiter weniger Zeit mit administrativen Aufgaben und mehr Zeit mit der Beziehungspflege. Außerdem liefern diese Tools wertvolle Analysen zur Optimierung Ihrer Recruiting-Strategien, wodurch der gesamte Prozess schneller und effektiver wird.