Leitfaden zum Bewerbermanagementsystem im Jahr 2025

Sind Sie ein Personalverantwortlicher, der Schwierigkeiten hat, Ihren gesamten Einstellungsprozess effizient zu optimieren und zu verwalten? Dann machen Sie sich bereit, die perfekte Lösung zu entdecken, um alle Ihre Rekrutierungshürden zu überwinden.  

Wir stellen vor: Applicant Tracking System (ATS), Ihr Zugang, um schnell die klügsten Köpfe auf dem Arbeitsmarkt zu entdecken, anzuziehen und einzustellen.  

Jetzt fragen Sie sich sicher, warum ATS in der Rekrutierungslandschaft in letzter Zeit so viel Aufmerksamkeit bekommt.  

Wie wird ATS all Ihre Einstellungsprobleme lösen?  

Warum wächst die Bedeutung eines ATS so schnell?  

Um alle Ihre Zweifel zu klären, haben wir intensive Recherchen durchgeführt und einen umfassenden Lösungsleitfaden zum Applicant Tracking System erstellt.  

In diesem Leitfaden erhalten Sie alles, was Sie vor dem Kauf eines ATS wissen müssen. Worauf warten Sie also noch? Lassen Sie uns Ihren gesamten Einstellungsprozess optimieren, indem wir tief in das Wissensmeer eintauchen, das Ihnen ermöglicht, das Maximum aus der Nutzung eines ATS herauszuholen. 

Was ist ein Applicant Tracking System (ATS)? 

Ein Applicant Tracking System ist eine Rekrutierungssoftware, die von Personalverantwortlichen und Personalagenturen genutzt wird, um den gesamten Einstellungsprozess und die Arbeitsabläufe effizient zu steuern und zu verwalten. 

Grundsätzlich dient die ATS-Software als digitales Werkzeug zur Erfassung, Organisation und Verfolgung von Bewerbungen und Kandidatendaten. Es ist auch bekannt als Candidate Tracking System.  

Stellen Sie sich das ATS-System als digitalen Torwächter vor, der Ihnen hilft, die besten Talente zu finden, anzuziehen, zu bewerten und einzustellen, um die offenen Stellen in Ihrem Unternehmen zu besetzen. 

Wie hat sich das ATS im Laufe der Zeit entwickelt?

Traditionelle Rekrutierung: Vor dem digitalen Zeitalter basierte die Rekrutierung hauptsächlich auf papierbasierten Lebensläufen und manueller Aufzeichnung, was äußerst zeitaufwendig war.  

Übergang zu digitalen Datenbanken: Nach der Erfindung von Computern wechselten Personalverantwortliche zu Online-Datenbanken, um Kandidatendaten zu speichern.  

ATS-System im Jahr 1990: Diese Revolution der ersten Generation von ATS-Software ermöglichte es Recruitern, Lebensläufe effizienter zu speichern, zu durchsuchen und zu verwalten.  

Web-basiertes ATS: Anfang der 2000er Jahre wurde die ATS-Plattform populär, da sie die Zugänglichkeit, Zusammenarbeit und Skalierbarkeit verbesserte. Recruiter und HR-Mitarbeiter konnten von jedem Ort mit Internetverbindung darauf zugreifen. 

ATS-Integration mit Jobbörsen: Nach und nach wurden Online-Jobbörsen und Karriereseiten zum Mainstream. Die Integration des ATS mit diesen Plattformen ermöglichte nahtlose Stellenanzeigen und die Verarbeitung von Bewerbungen. 

Fortgeschrittene Suche und Matching: Moderne ATS-Systeme enthalten erweiterte Funktionen, um Lebensläufe anhand von Schlüsselwörtern, Fähigkeiten und anderen wichtigen Kriterien zu parsen und mit offenen Stellen abzugleichen, was den Kandidaten-Auswahlprozess optimiert.

Mobilfreundliches ATS: ATS-Plattformen sind so angepasst, dass sie mobile Zugänglichkeit bieten, was es Personalverantwortlichen erleichtert, Kandidatendaten unterwegs zu verwalten. 

Wie funktioniert ein Applicant Tracking System? 

ATS-Systeme sind darauf ausgelegt, Recruitern und HR-Mitarbeitern zu helfen, den Einstellungsprozess von Anfang bis Ende zu verwalten. Lassen Sie uns verstehen, wie ATS-Software den Rekrutierungsworkflow vereinfachen und automatisieren kann.

Hier ist eine schrittweise Infografik zu den Funktionen eines ATS. 

Einfache Stellenanzeige

Recruiter können innerhalb des ATS Stellenbeschreibungen erstellen, indem sie Jobtitel, Beschreibung, Anforderungen und andere wichtige Details angeben. Sobald dies erledigt ist, ermöglicht das System das automatische Veröffentlichen von Stellenanzeigen auf verschiedenen Jobbörsen, Karriereseiten und sozialen Medien mit nur einem Klick. 

Bewerbungseinreichung

Kandidaten bewerben sich auf offene Stellen, indem sie ihre Lebensläufe und Bewerbungen über die ATS-Schnittstelle oder das Karrierportal des Unternehmens einreichen. Das ATS speichert diese Einreichungen dann in der Kandidatendatenbank. 

Filterung von Lebensläufen 

Sobald ein Kandidat einen Lebenslauf oder eine Bewerbung online einreicht, parst das ATS und extrahiert wichtige Informationen wie Kontaktdaten, Berufserfahrung, Ausbildung, Fähigkeiten und weitere Qualifikationen. Dieser Prozess erfolgt mithilfe von Algorithmen und natürlicher Sprachverarbeitung (NLP), um für jeden Kandidaten ein organisiertes Online-Profil zu erstellen. 

Ausscheidungs-Screening

Das ATS filtert automatisch Kandidaten heraus, die vordefinierte wesentliche Kriterien wie bestimmte Qualifikationen, Erfahrungen oder Fähigkeiten nicht erfüllen. 

Mit dieser Funktion können Recruiter Fragen, häufig in Form von Kontrollkästchen oder kurzen Antworten, einstellen, die helfen, Kandidaten auszuschließen, die nicht passen. Wenn ein Bewerber die Anforderungen Ihres Unternehmens nicht erfüllt, wird sein Lebenslauf automatisch aussortiert. 

So können Sie den Talentpool effizient auf diejenigen eingrenzen, die am besten für die Stelle geeignet sind.

Speicherung in der Datenbank 

Die geparsten Kandidatendaten werden dann in einer Kandidatendatenbank gespeichert, einem durchsuchbaren Archiv von Bewerbern. Dies erleichtert Recruitern und Einstellungsmanagern den effizienten Zugriff und die Verwaltung von Kandidateninformationen. 

Terminplanung für Interviews 

Die ATS-Plattform integriert sich mit Kalendern, um Interviews zu planen und Einladungslinks sowohl an Kandidaten als auch an Einstellungsmanager zu senden. So können Recruiter Interviewzeiten koordinieren. 

Bewerberverfolgung 

Die Verfolgung des Werdegangs jedes Kandidaten wird mit ATS in Ihrem Tech-Stack zum Kinderspiel. Vom Erstkontakt bis zur endgültigen Einstellungsentscheidung verfolgt es den Fortschritt jedes Kandidaten durch die visuelle Einstellungspipeline. Diese Nachverfolgung stellt sicher, dass kein Kandidat durch das Raster fällt und hilft den TA-Teams, organisiert zu bleiben.

Verwaltung der Kandidatenkommunikation 

Applicant Tracking Systeme optimieren die effektive Kommunikation zwischen Recruitern und Kandidaten. In verschiedenen Phasen des Prozesses können Recruiter automatisierte E-Mails, Updates und Intervieweinladungen versenden. Dies sorgt dafür, dass Kandidaten informiert und eingebunden bleiben. 

Ermöglichung reibungsloser Teamzusammenarbeit 

ATS-Rekrutierungssoftware ermöglicht mehreren Teammitgliedern eine reibungslose Zusammenarbeit während des Einstellungsprozesses. Recruiter, Einstellungsmanager und andere Beteiligte können Kandidatenprofile prüfen, Feedback hinterlassen und fundierte Entscheidungen innerhalb der ATS-Oberfläche treffen.

Compliance-Management 

ATS-Software enthält Funktionen zur Unterstützung der Compliance. Durch die Verwaltung von Dokumenten wie Angebotsbriefen und Einverständniserklärungen stellt die Software sicher, dass die gesetzlichen Anforderungen im Einstellungsprozess eingehalten werden.

Top 10 wichtige Funktionen in ATS-Software, die Sie benötigen  

Das Applicant Tracking System (ATS) ist ein unverzichtbares Werkzeug für HR-Profis und Recruiter. Daher ist es beim Auswahlprozess sehr wichtig sicherzustellen, dass die Software wichtige Funktionen enthält, die den Einstellungsprozess optimieren.  

Hier ist eine Liste der wichtigsten technischen und nicht-technischen Funktionen:

1. Erweiterte Suchfunktionen in der Datenbank

• Die Suche nach komplexen Abfragen für Kandidaten wird durch die Verwendung mehrerer Parameter wie Fähigkeiten, Erfahrung und Standort erleichtert.
• Es bietet eine Volltextsuche für das vollständige Scannen von Lebensläufen und Anschreiben.
• Sie können benutzerdefinierte Filter für spezifische Rekrutierungsanforderungen erstellen.

2. Anpassbarer Workflow 

• Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, individuelle Workflows und Rekrutierungsphasen zu erstellen, die Ihren speziellen Einstellungsbedürfnissen entsprechen.
• Sie können die einzelnen Schritte im Workflow hinzufügen, entfernen oder ändern (z. B.: Screening, Vorstellungsgespräch, Onboarding).
• Erstellen Sie individuelle Vorlagen für E-Mails, Bewertungsformulare und Stellenanzeigen. 

3. KI-gestütztes Matching von Kandidaten und Stellen

• Diese Funktion nutzt KI-Algorithmen, um Kandidaten mit Stellenangeboten und Jobs mit Kandidaten basierend auf Fähigkeiten, Erfahrung und anderen relevanten Kriterien abzugleichen.
• Die KI-Profil- und Job-Matching-Funktion analysiert Stellenbeschreibungen und Kandidatenprofile, um die besten Übereinstimmungen zu ermitteln.
• Erhalten Sie eine Rangliste der Kandidaten für jede offene Stelle und sparen Sie Ihrem Team Zeit beim Screening. 

4. Recruitment Marketing 

• Diese Funktion hilft Ihnen, Ihr Arbeitgeberimage durch anpassbare Karriere-Website-Integration und One-Click-Stellenanzeigen zu stärken.
• Sie können gezielt bestimmte Talentpools mit maßgeschneiderten Marketingkampagnen und Social Media Recruiting-Strategien ansprechen.
• Nutzen Sie E-Mail-Marketing-Funktionen, um Beziehungen zu potenziellen Kandidaten zu pflegen.
• Erhalten Sie zudem aussagekräftige Analysen, um die Effektivität verschiedener Recruitment-Marketing-Strategien zu verstehen.
• Mit dieser Funktion können Sie passive Kandidaten durch den Aufbau einer Talent-Community einbinden und sie über relevante Möglichkeiten in Ihrem Unternehmen informieren.

5. End-to-End Interview-Management

• Integration mit Kalendern (wie Google Kalender oder Outlook) zur Terminplanung von Interviews durch Koordination verfügbarer Zeiten zwischen Kandidaten und Interviewern, um Terminkonflikte zu vermeiden.
• Diese Funktion ermöglicht einfache Neuplanung und Absage von Terminen mit automatischen Benachrichtigungen an alle Beteiligten.
• Sie bietet die Möglichkeit, Interview-Agenden und Checklisten zu erstellen und zu verwalten, um strukturierte und effektive Interviews zu gewährleisten.
• Die Integration mit Videokonferenz-Plattformen unterstützt die Durchführung virtueller Interviews. 

6. Kollaborationstools

• Die Team-Kollaborationsfunktion ermöglicht Echtzeitkommunikation und Zusammenarbeit zwischen Personalverantwortlichen und Recruiting-Teammitgliedern. 
• Sie stellt gemeinsame Plattformen zum Überprüfen und Kommentieren von Kandidatenprofilen bereit, um eine einheitliche Bewertung im Team zu gewährleisten.
• Personalverantwortliche können die Aufgaben ihres Recruiting-Teams leicht delegieren und verfolgen.
• Die Funktion bietet gemeinsame Kalender und Planungstools zur effizienten Koordination von Interviews und Meetings.
• Sie können Stellenbeschreibungen und Interviewleitfäden teilen, bearbeiten und den Erstellungsprozess optimieren.

7. Berichte und Analysen

• Erstellen Sie Echtzeit-Recruitment-Analytics-Berichte zu verschiedenen Aspekten Ihres Einstellungsprozesses, wie Time-to-Hire, Quality-of-Hire und Cost-per-Hire.
• Nutzen Sie anpassbare Dashboards, um für Ihren Einstellungsprozess relevante Key Performance Indicators (Recruiting-KPIs) zu verfolgen.
• Erhalten Sie praxisnahe Einblicke in die Demografie der Kandidaten, die Ihnen helfen, die Vielfalt Ihres Bewerberpools zu verstehen.
• Diese Funktion bietet weitergehende Möglichkeiten wie Predictive Analytics, um Ihren zukünftigen Personalbedarf durch Analyse historischer Daten zu prognostizieren.

8. Visuelle Recruiting-Pipeline

• Sie bietet eine dynamische, visuelle Darstellung des Rekrutierungsprozesses und zeigt jede Phase von der Bewerbung bis zur Einstellung auf.
• So können Recruiter und Personalverantwortliche schnell erkennen, an welchem Punkt sich Kandidaten im Einstellungsprozess befinden.
• Sie können sogar Drag-and-Drop-Funktionalitäten aktivieren, um Kandidaten zwischen verschiedenen Phasen zu verschieben und Updates effizienter zu gestalten.
• Behalten Sie den Zustand der Pipeline im Blick, z. B. wie viele Kandidaten sich in welcher Phase befinden und wo Engpässe im Prozess auftreten.
• Dadurch können Sie Kandidaten mit hohem Potenzial identifizieren und Aufgaben priorisieren.

9. Integrationsmöglichkeiten 

• Eine nahtlose Integration des ATS mit anderen HR-Softwaresystemen wie Gehaltsabrechnung, Onboarding und Leistungsmanagement ist wichtig für einen reibungslosen Datenfluss.
• Es integriert sich mit Jobbörsen und sozialen Medien, um Stellenanzeigen zu vereinfachen und eine größere Kandidatenvielfalt anzuziehen.
• Das ATS synchronisiert sich mit E-Mail- und Kalenderanwendungen für eine effiziente Terminplanung und reibungslose Kommunikation.
• Diese Funktion unterstützt die Integration fortschrittlicher Tools wie KI-basierte Analysen oder Chatbots zur Verbesserung der Recruiting-Prozesse und Kandidatenbindung.

10. Kompatibilität mit mobilen Geräten 

• Stellen Sie sicher, dass das ATS eine mobil-optimierte Benutzeroberfläche bietet, um eine nahtlose und benutzerfreundliche Erfahrung auf kleineren Bildschirmen zu gewährleisten.
• Es ermöglicht Ihren Recruitern und Kandidaten, jederzeit und überall mit dem System zu interagieren.
• Ermöglicht sofortige Benachrichtigungen und Updates auf mobilen Geräten, damit Recruiter und Kandidaten in Echtzeit informiert bleiben.
• Mit mobilfreundlicher ATS-Software wird es Kandidaten erleichtert, sich direkt von ihren Geräten aus auf Stellen zu bewerben.

11. Zentralisierung der Daten 

• Die Datenzentralisierung konsolidiert alle rekrutierungsbezogenen Daten auf einer einzigen, zugänglichen Plattform.
• Sie bietet eine einheitliche Datenbank für Kandidatenprofile, Lebensläufe, Interviewnotizen und Kommunikationsverläufe.
• So wird eine einfache Abrufbarkeit und Verwaltung der Kandidateninformationen ermöglicht, was die Effizienz steigert.

Dies sind also die Funktionen, die Sie unbedingt berücksichtigen sollten, um den Einstellungsprozess effizienter, präziser und benutzerfreundlicher zu gestalten. Durch die Auswahl eines ATS mit den oben genannten Funktionen können Sie den Einstellungsprozess jeder Organisation verbessern. 

Verwalten Sie den Recruiting-Workflow mit ATS 

Die Nutzung von Recruiting-Tracking-Software nimmt aufgrund ihrer wichtigen Funktionen und Eigenschaften, die die Arbeit von Recruitern und Hiring Managern erleichtern, rapide zu. Etwa 75 ﹪ der Recruiter und Hiring Manager verwenden die beste Applicant-Tracking-Software für ihre täglichen Aufgaben. 

Im Allgemeinen durchlaufen alle eingehenden Bewerbungen den Recruiting-Workflow, der aus mehreren Phasen besteht, wie unten dargestellt.

1. In der SCREENING-Phase werden erste Untersuchungen durchgeführt, einschließlich Telefonscreening und Vorauswahlfragen. 

2. Die zweite Phase ist die ÜBERGABE, bei der der Recruiter die Bewerbungen an den Hiring Manager zur weiteren Prüfung weiterleitet.

3. In der Interviewphase führt der Hiring Manager verschiedene Phasen für das Bewerbungsgespräch mit dem Kandidaten durch.

4. In der Angebotsphase unterbreitet der Hiring Manager dem Bewerber das Stellenangebot.

5. EINSTELLUNG & EINTRITT, bei der die Kandidaten das Angebot annehmen und ihre Bereitschaft zeigen, dem Unternehmen beizutreten.

6. ONBOARDING, wo die anfänglichen Eintrittsformalitäten abgewickelt werden.

Warum brauchen Recruiter ein Applicant Tracking System?

Der Wettbewerb um die richtigen Talente nimmt zu, und es wird für Recruiter immer komplexer und schwieriger, die besten Talente für das Unternehmen zu finden. Zudem sehen sich Recruiter mit verschiedenen Herausforderungen bei der Einstellung konfrontiert, um die richtigen Kandidaten zu finden.  

Wenn Sie diese schwierige Situation meistern möchten, kann ein guter Recruiter im Einsatz von ATS eine der besten Lösungen sehen. Durch die Einführung eines ATS können Sie Ihren Recruiting-Ansatz optimieren, indem Sie typische Fehler vermeiden, die Zeit bis zur Einstellung und die Kosten im Vergleich zur Konkurrenz minimieren. Viele Recruiter berichten, dass die Applicant Tracking Software ihr Geschäft fördert und ihr Wachstum steigert. 

Welche Vorteile bietet das Applicant Tracking System?

Ein bekanntes Sprichwort lautet: Alte Wege öffnen keine neuen Türen. Genau so müssen Sie Ihre Geschäftsprozesse modernisieren, um im Wettbewerb zu bestehen und die Marktführerschaft zu übernehmen. 

Die Nutzung eines Online-Tracking-Systems anstelle manueller Prozesse bietet zahlreiche Vorteile und steigert die Produktivität Ihres Unternehmens.

Zeit bis zur Einstellung verkürzen

Ein wesentlicher Vorteil eines guten Online-Applicant Tracking Systems ist die erhebliche Zeitersparnis im Einstellungsprozess. Das ATS mit seinen einzigartigen und wichtigen Funktionen automatisiert manuelle Prozesse wie Stellenanzeigen, Terminplanung für Interviews, die Suche nach dem besten Kandidaten und vieles mehr. 

Im Vergleich zu traditionellen Recruiting-Methoden können Arbeitgeber durch den Einsatz von Recruiting-Software viel Zeit sparen. 

Laut einer Umfrage sagen 86,1 ﹪ der Befragten, dass ATS den Einstellungsprozess beschleunigt.

Kosten pro Einstellung reduzieren

Unternehmen möchten nicht viel Geld für Ressourcen ausgeben, um die falschen Talente einzustellen. Je länger der Einstellungsprozess dauert, desto kostspieliger wird er. Wenn Sie dies analysieren, werden Sie feststellen, dass Sie viel Geld für Stellenanzeigen, Werbung und Personalagenturen ausgeben. Ein ATS ist eine kostengünstige Lösung. Selbst kleinere Unternehmen mit weniger als 10 Mitarbeitern können bis zu £6000 sparen, nachdem sie ein Online-ATS-System verwenden.

Verbesserung der Einstellungsqualität

Laut Forschung geben 78,3 ﹪ der ATS-Nutzer an, dass sich die Qualität der eingestellten Kandidaten verbessert hat. Dies liegt an bedeutenden Funktionen der Bewerbermanagement-Software wie dem Pre-Employment Assessment, automatischem Profilabgleich, der Kandidatenabstimmungsfunktion, Scorecards und vielen weiteren.

Tatsächlich sind Top-Talente meist nur für etwa 10 Tage am Markt verfügbar; die Beschleunigung des Einstellungsprozesses durch Bewerbermanagement-Software hilft Arbeitgebern, hochwertige Talente leichter zu gewinnen.

Stärkung der Arbeitgebermarke

Arbeitgebermarke ist der Eindruck, den Ihr Unternehmen auf dem Markt hinterlässt. Mit einem ATS können Sie Ihre Arbeitgebermarke stärken. Das ATS sorgt für eine kontinuierliche Kandidatenbindung während des gesamten Einstellungsprozesses; das Self-Service-Portal erleichtert und pflegt die Beziehung zu den Kandidaten und vereinfacht den Bewerbungsprozess.

Unsere Forschung zeigt, dass 75,1 ﹪ der Kandidaten angeben, dass Arbeitgebermarke und Unternehmenskultur bei der Bewerbung wichtig sind. Eine gut bewertete Arbeitgebermarke zieht somit automatisch mehr Top-Talente an.

Verbesserung der positiven Kandidatenerfahrung

Ob der Kandidat eingestellt wird oder nicht – der Eindruck des Einstellungsprozesses bei jedem Kandidaten ist wertvoll, auch im Hinblick auf den Gewinn. Der Einsatz eines ATS sorgt für eine faire und bestmögliche Erfahrung für die Kandidaten.

Zum Beispiel verbessern regelmäßige Updates zum Bewerbungsstatus, Chatbots, Selbstplanung von Interviews und automatisierte E-Mails die Kandidatenerfahrung.

Laut Forschung ändern 80 bis 90 ﹪ der Kandidaten ihre Meinung über ein Unternehmen nach einer schlechten Bewerbungserfahrung.

Optimierung des Einstellungsprozesses

Bewerbermanagement-Software erleichtert und beschleunigt den Einstellungsprozess. Das ATS ermöglicht dem HR-Team, innerhalb einer Stunde passende Kandidaten zu finden – ohne Software dauert dies mindestens einen Tag.

Darüber hinaus erhöht es die Genauigkeit und die Geschwindigkeit der Einstellung. Statt verschiedene Programme für unterschiedliche Prozesse zu nutzen, ist mit einem ATS alles an einem Ort, was den Prozess übersichtlicher macht.

Online-Applicant-Tracking-System-Funktionen

Recruiter sollten sich für eine Technologie entscheiden, die den Recruiting-Prozess automatisiert und menschliche Fehler minimiert. Dies erhöht die Effizienz des Recruiters.

Der Hauptzweck bei der Einführung eines ATS ist die Automatisierung des Einstellungsprozesses und die Organisation der Kandidatendatenbank mithilfe gemeinsamer und spezieller Funktionen.

Verschiedene ATS bieten unterschiedliche Funktionen, die häufig folgende umfassen:

Karriereseiten-Hosting

Die Karriereseite ist der Ort, an dem Unternehmen offene Stellen auf ihrer Website präsentieren können. Viele ATS erlauben es Nutzern, dies direkt aus dem System heraus zu tun.

ATS macht den gesamten Prozess einfacher, z. B. durch eine einfache Einrichtung und die Möglichkeit, Fotos, Beschreibungen, Logos, Sharing-Buttons und mehr hinzuzufügen, entsprechend den Anforderungen des Recruitment Marketings.

Viele Jobbörsen

Die Veröffentlichung von offenen Stellen auf verschiedenen Jobbörsen erhöht automatisch die Reichweite und verbessert die Chancen, die richtigen Talente zu finden.

Es gibt viele Rekrutierungsseiten wie Indeed, Monster, CareerBuilder und andere, die Partnerschaften mit ATS haben. Sobald Sie eine neue Stelle erstellen, können Sie diese mit nur einem Klick auf verschiedenen Seiten posten.

Interviewplanungs-Management

Das Planen von Interviews ist oft umständlich. Ein ATS mit automatischer Interviewplanung macht den Prozess schneller und unkomplizierter.

Viele ATS bieten Selbst-Interviewplanung, bei der Kandidaten Datum und Uhrzeit nach ihren Wünschen festlegen können. Verschiedene Kalender-Plugins wie Outlook und Google bieten zusätzliche Vorteile. Diese Funktion spart Arbeitgebern, Recruitern und Kandidaten Zeit.

Berichte und Analysen

Jeder Recruiter und Einstellungsleiter möchte wissen, wie der gesamte Einstellungsprozess läuft, um die Strategie zu verbessern. Fast jedes ATS bietet Funktionen für Berichte und Analysen, die wertvolles Feedback liefern.

Benutzerfreundliche Berichte und Analysen sind wichtige Merkmale des Recruitment Managements. ATS stellt interaktive, Echtzeit-Berichte zur Verfügung, die anpassbar und leicht zugänglich sind.

Automatisierte E-Mail-Kommunikation

Kandidatenbindung ist wichtiger denn je. Manuelle Kommunikation mit über 100 Bewerbern ist zeitaufwendig.

Mit einem Online-ATS können Recruiter und Einstellungsleiter Massenmails an alle Kandidaten gleichzeitig senden.

Automatisierte E-Mails sorgen dafür, dass Unternehmen regelmäßig mit Kandidaten in Kontakt bleiben, was die Kandidatenerfahrung verbessert und die Arbeitgebermarke stärkt.

Lebenslauf-Parser

Dies ist eine weitere wichtige und gängige Funktion, die jedes ATS bietet. Der Lebenslauf-Parser ermöglicht Kandidaten eine schnellere Bewerbung und hilft dabei, eine gut organisierte Kandidatendatenbank zu erstellen. Er erlaubt auch Recruitern, Lebensläufe von Plattformen wie LinkedIn, Monster, Indeed und anderen zu importieren.

Mobile-freundliches Applicant Tracking System

Mobile Geräte sind weltweit verbreitet. Fast jeder Jobsuchende nutzt ein Smartphone, um sich zu bewerben. Laut Forschung erfolgen 77 ﹪ der Bewerbungen über mobile Geräte. Je einfacher die Nutzung des ATS auf Mobilgeräten ist, desto mehr Bewerbungen erhalten Recruiter, da Kandidaten den Bewerbungsprozess vollständig abschließen können. Dies ist eine der wichtigsten Funktionen für Arbeitgeber und Kandidaten.

Wichtige Aspekte des Online Applicant Tracking Systems

Beim Start mit einem ATS sollten Sie bestimmte entscheidende Aspekte prüfen, die Ihren regelmäßigen Recruiting-Prozess verbessern und Ihnen eine neue, positive Recruiting-Erfahrung ermöglichen. Egal ob kleines Unternehmen oder Startup – wählen Sie Ihre Recruitment Software oder Ihr Bewerbermanagementsystem anhand folgender Kriterien aus.

• Funktionen
• Preisgestaltung
• Compliance
• Support

• Datenmigration
  

Wie funktioniert ein Online-Applicant-Tracking-System?

Das Applicant Tracking System sammelt und speichert die Informationen aus dem Lebenslauf in der Kandidatendatenbank. Lebensläufe werden aus verschiedenen Quellen gesammelt. Aus dem großen Pool an Lebensläufen suchen professionelle Personalverantwortliche Kandidaten anhand unterschiedlicher Kriterien aus und fahren dann mit den ausgewählten Lebensläufen fort.

1. Kandidatenbeschaffung

Das Posten von Stellenangeboten auf einer Karriereseite und verschiedenen Recruiting-Plattformen ist ein erster Schritt im ATS. Durch die Reichweite einer großen Anzahl von Menschen versuchen Arbeitgeber, eine Vielzahl von Kandidaten anzuziehen. 

Applicant Tracking Systeme helfen Ihnen dabei, eine ansprechende Stellenanzeige zu erstellen, sodass Recruiter viele Kandidaten finden können.

2. Pre-Employment Assessment Test

Pre-Employment Assessment Tests können mit Hilfe von Applicant Tracking Software durchgeführt werden. Dies ist eine der nützlichsten und gefragtesten Funktionen eines Online-Recruitment Management Systems. 

Der Arbeitgeber kann einen Vortest festlegen, um nur Bewerbungen von qualifizierten Kandidaten zu erhalten. Dieser Test erlaubt es Arbeitgebern, schlechte Einstellungen zu vermeiden.

3. Lebensläufe speichern und verwalten

Das Speichern und Parsen der Lebensläufe ist der dritte Schritt im Workflow des Applicant Tracking Systems. Nachdem alle Bewerbungen aus verschiedenen Quellen und Plattformen eingegangen sind, parst das ATS die Lebensläufe ins System und erstellt für jeden Lebenslauf ein umfangreiches Profil.

Der Arbeitgeber kann Lebensläufe von jeder Webseite effizient in die Kandidatendatenbank importieren. Ein Applicant Tracking System verwaltet die Kandidatendatenbank mühelos und organisiert.

4. Jobzuweisung über die Kandidaten-Matching-Funktion

Nachdem die maximale Anzahl an Lebensläufen gesammelt und geparst wurde, weist der Recruiter die Stelle den Kandidaten zu. Recruiter können die Matching-Score-Funktion des Applicant Tracking Systems nutzen, um den Job den passenden Kandidaten zuzuweisen. Darüber hinaus kann ein Recruiter die Stelle anhand von Suchkriterien zuweisen.

5. Kandidaten für Interviews verfolgen und auswählen

Sobald Kandidaten für die Stelle ausgewählt sind, können Recruiter sie im gesamten Einstellungsprozess verfolgen. Applicant Tracking Software erlaubt es, Kandidaten nach ihrem Status zu verfolgen, ob sie neu sind, ausgewählt, abgelehnt, interviewt wurden oder anderes.

Welche Rolle spielt KI im Online-Applicant-Tracking-System?

Die Implementierung von Künstlicher Intelligenz im ATS erleichtert und beschleunigt die Arbeit der Recruiter und steigert die Arbeitseffizienz mit 100﹪ Genauigkeit. Dank KI wird ein Großteil der Arbeit automatisiert.

Laut Forschung dauert eine manuelle Bewerbung normalerweise 17 Minuten, aber mit KI nur 3 Minuten. Gleichzeitig sind etwa 92 ﹪ der Kandidaten mit automatisiertem Recruiting zufrieden.

In den folgenden Bereichen spielt KI eine zentrale Rolle im Online-Applicant-Tracking-System.

Matching von Profilen

Der schwierigste und zeitaufwändigste Teil der Personalbeschaffung ist es, Tausende von Lebensläufen effektiv zu sichten und die besten Kandidaten zu finden. KI kann verwendet werden, um alle eingegangenen Lebensläufe vorzusortieren und die relevanten Profile zu identifizieren; dies macht die Sache einfacher und genauer.

Matching von Jobs

Ähnlich wie beim Matching von Profilen kann KI auch helfen, den besten passenden Job für die Kandidaten zu identifizieren.

Lebenslauf-Parser

Das Identifizieren aller Schlüsselinformationen aus dem Lebenslauf ist eine mühsame Aufgabe und kann gut mit einem Lebenslauf-Parser gelöst werden. Durch den Einsatz von KI-Algorithmen und -Techniken kann Ihr Parser stark verbessert werden.

Recruitment Chatbot

Es ist eine großartige Technologie, um Kandidaten eine hervorragende Erfahrung zu bieten, indem rund um die Uhr virtuelle Unterstützung bereitgestellt wird. Außerdem bietet der Recruitment Chatbot weitere Funktionen wie Kandidatenbeschaffung, Vorselektion der Bewerber, Statusabfragen für Bewerbungen und eine verbesserte Kandidatenerfahrung. 

Wie schlägt man ein Applicant Tracking System?

Das Applicant Tracking System parst die Lebensläufe basierend auf einem Algorithmus. Um das ATS zu passieren und zum Interview eingeladen zu werden, sollten Kandidaten einen gut strukturierten Lebenslauf schreiben. Es gibt daher keinen Trick, um das Applicant Tracking System auszutricksen.

Hier sind einige schnelle Tipps, um Applicant Tracking Systeme zu überlisten.

• Die Aufgabe des ATS ist es, den Inhalt des Lebenslaufs zu lesen und mit der Stellenbeschreibung zu vergleichen, um die beste Übereinstimmung zu finden. Passen Sie daher Ihren Lebenslauf bei jeder Bewerbung an eine Stellenbeschreibung an.

• Das Applicant Tracking System berücksichtigt Überschriften, um die Lebensläufe zu navigieren. Dies stellt sicher, dass die Informationen korrekt geparst werden. Verwenden Sie daher einfache Überschriften, die das ATS leicht erkennen kann.

• Versuchen Sie nicht, das Applicant Tracking System mit einem zu ausgefallenen Lebenslauf zu verwirren. Halten Sie alles im Lebenslauf einfach.

• Das ATS vergleicht den Lebenslauf anhand von Schlüsselwörtern. Verwenden Sie daher sowohl die Langform als auch die Abkürzungen von Schlüsselwörtern, z. B. MCA sowie Masters in Computer Applicants.

• Verwenden Sie niemals Tabellen, Spalten oder Grafiken, da dies häufig zu Fehlern beim Parsen führt.

• Verwenden Sie im Lebenslauf immer traditionelle Schriftarten wie Helvetica, Garamond oder Georgia.

• Versuchen Sie, den Lebenslauf im PDF-Dateiformat zu speichern.

Beste Schritte zur Implementierung eines Online-Applicant-Tracking-Systems

Die Implementierung eines Applicant Tracking Systems ist eine wichtige Entscheidung, die nur dann erfolgreich ist, wenn die richtigen Methoden oder Schritte bei der Einführung befolgt werden.

Die folgenden Schritte können die richtigen sein, um es umzusetzen. Identifizieren Sie Ihre aktuellen und potenziellen zukünftigen Geschäftsanforderungen. Die folgenden sind die wichtigsten Schritte, die Sie bei der Implementierung Ihres ATS befolgen sollten.

• Erstellen Sie eine Liste mit unverzichtbaren Funktionen sowie eine Liste mit wünschenswerten Funktionen.

• Liste der anbieterbezogenen Kriterien wie Supportzeiten, Standort des Büros usw.

• Legen Sie Ihr Budget, die Anzahl der Nutzer und das vorläufige Startdatum fest.

• Erstellen Sie eine Liste und treffen Sie eine Vorauswahl der Anbieter anhand der folgenden Möglichkeiten.

  • Führen Sie eine Google-Suche mit relevanten Schlüsselwörtern durch.

  • Besuchen Sie Bewertungsplattformen wie Capterra, G2 Crowd, GetApp usw.

  • Holen Sie Empfehlungen aus Ihrem Netzwerk ein, das ein ähnliches System nutzt.

  • Veröffentlichen Sie eine Anzeige in den sozialen Medien, in der Sie ein ATS suchen. 

• Nehmen Sie je nach Präferenz an Demos oder Testphasen teil.

• Eine Testphase ist am besten, wenn Sie das System selbst erkunden und genügend Zeit dafür haben möchten.

• Eine Demo ist die beste Wahl, wenn Sie das System insgesamt sehen und Ihre Fragen besprechen möchten. Sie ist auch perfekt, wenn Sie wenig Zeit für die Softwarebewertung haben.

• Wenn Ihre Anbieterliste groß ist, können Sie Demos durchführen und basierend auf den ausgewählten ATS eine Testphase starten.

• Eine abschließende Diskussion mit dem ausgewählten Anbieter. Preisverhandlung, falls der Preis nicht im Budget liegt.

• Bestellung bestätigen, Vertrag unterschreiben und Zugang zum System erhalten.

• Benutzer-Onboarding und Team-Schulungen.

Wer kann ein Applicant Tracking System wählen?

Jede Person oder jedes Unternehmen, das nach einer Lösung sucht, um die Arbeitsbelastung zu reduzieren und die Effizienz der Arbeit ihres Teams zu steigern, sollte ein Applicant Tracking System ausprobieren.

Insgesamt könnten folgende Unternehmensarten ein ATS einsetzen:

• Corporate HR/Personalverantwortliche
• Personalvermittlungsunternehmen
• Start-up-Unternehmen
• Recruiting-Unternehmen
• Headhunting-Unternehmen
• Executive-Search-Unternehmen
• Freiberufliche Recruiter

DSGVO im HR Applicant Tracking System

Die DSGVO ist eine Reform in Europa, die regelt, wie private Daten von EU-Bürgern weltweit online verwendet und gespeichert werden dürfen. Da Rekrutierungs-Tracking-Software wertvolle Informationen über Kandidaten, Jobs und Kunden speichert, muss Ihr ATS den DSGVO-Vorgaben entsprechend konform sein.

Hier sind einige wichtige Funktionen von Applicant Tracking Systemen, die DSGVO-konform sein müssen.

• Einwilligungsanfragen an Kandidaten senden

• Verwaltung der Einwilligungshistorie

• Dem Kandidaten ermöglichen, seine Informationen herunterzuladen

• Dem Kandidaten erlauben, eine Löschanfrage zu senden

• Verfolgung des Ablaufs der Einwilligung

• Vor dem Absenden der Bewerbung die Allgemeinen Geschäftsbedingungen anzeigen und zustimmen lassen

Jedes Applicant Tracking System versteht den Wert eines Datenverarbeiters. Das Hauptziel des Applicant Tracking Systems ist es, Technologie bereitzustellen, um den Einstellungsprozess mit einem ordnungsgemäßen Datenverarbeiter und -sammler zu handhaben.

Abschließende Gedanken zum Online Applicant Tracking System

In diesem technologischen Zeitalter ist das Applicant Tracking System zu einem zentralen Bestandteil des Einstellungsprozesses geworden. Seine grundlegenden und erweiterten Funktionen bieten den Nutzern viele Vorteile. Folglich steigt die Anzahl der Recruiter, Personalverantwortlichen und HR-Teams, die Applicant Tracking Software einsetzen.

Wenn Sie auch nach dem besten Applicant Tracking System suchen, ist iSmartRecruit das passendste System für Sie.