7 große Recruiting-Herausforderungen für Recruiter-Agenturen

Rekrutierungsagenturen stehen bei der Durchführung des Einstellungsprozesses vor verschiedenen Herausforderungen. Möchten Sie wissen, welche Rekrutierungsprobleme es gibt? Und wie man diese Probleme am besten überwindet? Dann entdecken Sie diesen Blog, der Ihnen tiefgreifendes Wissen über die Herausforderungen vermittelt, denen sich Rekrutierungsagenturen stellen müssen.

Die Suche nach und Bindung von geeignetem Personal ist für Unternehmen ein wertvoller Gewinn. Doch qualifizierte und passende Kandidaten für das richtige Unternehmen zu finden und zu vermitteln, ist selbst für große wie kleine Agenturen eine schwierige Aufgabe.

Die Ansprache möglichst vieler Kandidaten durch digitale Werbung, der Aufbau eines großen Talentpools und die Durchführung des gesamten Rekrutierungsprozesses sind für jede Agentur mit erheblichem Aufwand verbunden.

Aber warum? Warum ist der Einstellungsprozess so schwierig? Warum dauert er so lange? Warum ist es so kompliziert, gute Mitarbeitende zu finden und einzustellen? Der Grund liegt in den vielen Problemen und Herausforderungen, denen sich Rekrutierungsagenturen während des Einstellungszeitraums stellen müssen.

In diesem Artikel nennen wir einige Rekrutierungsprobleme sowie bewährte Praktiken, um diese zu überwinden. Doch zunächst: Was ist überhaupt eine Rekrutierungsagentur, und wie funktioniert sie?

Was ist eine Rekrutierungsagentur?

Rekrutierungsagenturen fungieren als Vermittler zwischen Arbeitgebern und Arbeitnehmern. Sie übernehmen Aufgaben wie die Identifikation potenzieller Kandidaten, deren Bewertung, das Führen von Vorstellungsgesprächen und die Präsentation der besten Talente an die Kunden.

Die Agentur nutzt ihre Ressourcen und ihr Fachwissen in verschiedenen Personalvermittlungsdiensten, um geeignete Kandidaten für offene Stellen zu finden. Dadurch helfen sie Unternehmen, die zeitaufwendigen Teile des Einstellungsprozesses zu reduzieren, sodass sich diese auf andere wichtige Geschäftsbereiche konzentrieren können.

Agenturen sind zudem Experten für unterschiedliche Arten von Einstellungen, darunter saisonale Beschäftigung sowie Teilzeit- und Vollzeitanstellungen. Sie arbeiten eng mit Unternehmen zusammen, um die Rekrutierung im Laufe des Prozesses erfolgreich zu begleiten.

Wie funktionieren Rekrutierungsagenturen?

Grundsätzlich arbeiten Rekrutierungsagenturen mit Organisationen zusammen, um potenzielle Bewerber für offene Stellen zu finden. Die Agenturen durchsuchen Kandidatendatenbanken nach bestimmten Parametern und veröffentlichen Stellenanzeigen online, um Talente mit den passenden Fähigkeiten zu gewinnen. Sie identifizieren geeignete Kandidaten, führen Interviews, verhandeln Gehälter und stellen letztlich die besten Bewerber ein.

Die folgenden Phasen bilden den typischen Ablauf, den Rekrutierungsagenturen implementieren:

1. Vereinbarung mit dem Unternehmen

2. Besprechung der Einstellungsbedarfe

3. Kandidatenquellen erschließen

4. Kompetenztests durchführen

5. Interviews mit Bewerbern führen

6. Angebot unterbreiten und Gehaltsverhandlungen führen

7. Mitarbeitende einarbeiten

Jetzt fragen Sie sich vielleicht: Warum sollte man mit einer Personalvermittlungsagentur zusammenarbeiten? Die Antwort liegt in den Vorteilen, die Unternehmen durch das Outsourcing von Rekrutierungsdiensten erhalten. Unternehmen erhalten besseren Zugang zu potenziellen aktiven Kandidaten und sparen Zeit, Geld und Ressourcen, indem sie die Dienste von Agenturen nutzen. 

Sehen wir uns nun einige der wichtigsten Probleme an, mit denen Personalvermittlungsagenturen konfrontiert sind. 

Rekrutierungsherausforderungen von Personalvermittlungsagenturen mit Lösungen

Für Personalvermittlungsagenturen treten ohne moderne Entwicklungen ständig Probleme auf. Der Markt verändert sich mit dem rasanten technologischen Fortschritt – ebenso wie die Kandidaten. Sie sind oft online und bewerben sich lieber über Online-Portale. Das sind typische Probleme traditioneller Rekrutierungsagenturen.

1. Geschwindigkeit bei der Bewerberanstellung

Manuelle Notizen und lange Bewerbungsprozesse sind in vielen Agenturen noch Realität, obwohl es inzwischen bessere Alternativen gibt. Papierbasierte Prozesse sind langsamer und aufwändiger als automatisierte Lösungen – sie kosten Zeit, Energie und Geld. Wer automatisierte Rekrutierungsprozesse nutzt, verschafft sich einen klaren Vorteil gegenüber Agenturen, die an überholten Methoden festhalten.

Denn wenn sich Kandidaten bewerben, entscheidet oft die schnellste Reaktion über den Zuschlag. Die anderen verlieren Zeit, Energie und Geld. Mit einem Applicant Tracking System behalten Sie den Überblick über die wichtigsten Bewerber – alles durch Recruiting-Automatisierung.

Rekrutierungslösung

Interview-Management ermöglicht es Ihnen, Termine, Erinnerungen und Prioritäten in einem übersichtlichen Kalender zu verwalten – automatisch organisiert und zeitsparend.

Automatisierung übernimmt die Vorauswahl potenzieller Kandidaten. Die Bewerberverfolgung filtert die besten Bewerber basierend auf Ihrem Bewerbungsprozess und leitet sie weiter.

2. Die richtigen Kandidaten ansprechen

Dies ist der erste Schritt – ohne ihn fällt Ihr Unternehmen schnell zurück. Den passenden Kandidaten zu finden ist schwierig, besonders wenn Sie seine Interessen nicht erreichen oder ungeeignete Bewerber nicht herausfiltern können.

76 ﹪ der Entscheidungsträger im Recruiting nennen die Gewinnung qualifizierter Bewerber als größte Herausforderung, und 88 ﹪ sind überzeugt, dass informierte Bewerber bessere Bewerber sind.  

Rekrutierungslösung

Durchsuchen von Papierstapeln ist ineffizient. Mit einem ATS können Sie mit erweiterter Datenbanksuche gezielt nach den gewünschten Merkmalen filtern.

Es gibt anpassbare Fragen, automatisierte Kandidatenscreenings und automatische Absage-E-Mails – so erhalten Sie gezielte Bewerbungen und schnelles Feedback. Mit angepassten Fragebögen können Sie Ihre Anforderungen klar definieren und sofort ungeeignete Kandidaten aussortieren.

3. Rekrutierungsaufgaben effizient organisieren

Papierbasierte Unterlagen gehen leicht verloren. Die manuelle Ablage ist aufwendig und verlangsamt den Arbeitsablauf. Dies lässt sich mit der visuellen Pipeline lösen, die den Rekrutierungsprozess vereinfacht.

Rekrutierungslösung

Das moderne und intuitive Design der KI-Rekrutierungssoftware hilft auch Anfängern, den Bewerbungsprozess übersichtlich zu durchlaufen und Bewerbungen zu organisieren.

Sie sehen genau, in welchem Stadium sich die Bewerber befinden, und können sie sofort weiterleiten. Alle Bewerbungen werden automatisch überprüft – keine blinde Auswahl mehr. So behalten Sie den Überblick und können Ihren Einstellungsprozess verbessern.

4. Daten nicht effektiv nutzen

Rekrutierungsagenturen verfügen über große Datenmengen – aktive und passive Kandidaten. Ziel ist es, aus diesem Pool die besten Matches zu generieren und die Talentgewinnung effektiv zu gestalten. 

Doch es ist nicht einfach, solche Datenmengen aufzubauen. Dies stellt eine zentrale Herausforderung dar. 

Die besten Kandidaten-Jobs-Matches zu finden ist entscheidend, um Fehleinstellungen zu vermeiden und qualifiziertes Personal bereitzustellen. Agenturen beliefern viele Branchen – von Gesundheitswesen bis Technik. 

Jede Branche hat unterschiedliche Anforderungen. Die Erstellung vielfältiger Daten ist sehr anspruchsvoll.

Rekrutierungslösung

Diese Herausforderung lässt sich durch Online-Rekrutierungssoftware meistern. Recruiting-Software speichert Daten aktueller und früherer Bewerber in einer Datenbank – inklusive Kategorisierung. Der Talentpool speichert alle vorhandenen Bewerberprofile.

5. Positive Candidate Experience sicherstellen

Laut Umfrage machen 60 ﹪ der Bewerber schlechte Erfahrungen, und 72 ﹪ teilen dies mit anderen.

Eine gute Candidate Experience ist daher ein entscheidender Faktor im Recruiting und eine weitere Herausforderung. Die kontinuierliche Kommunikation vom Anfang bis zum Ende ist zeitaufwendig. Bewerber bei jedem Schritt wertzuschätzen, ist aufwendig, aber notwendig. 

Gute Candidate Experience sorgt für hohe Mitarbeiterbindung, Produktivität und Engagement.

Rekrutierungslösung

Zuerst die aktuelle Candidate Experience bewerten und gezielt verbessern. Kleine Änderungen erzielen große Wirkung. Ein ATS macht den Bewerbungsprozess für Bewerber angenehmer. 

ATS bietet ein Self-Service-Portal, in dem Kandidaten Bewerbungen ausfüllen und Interviews planen können. Automatische E-Mails, Angebotsbriefe und Onboarding-Benachrichtigungen verbessern zusätzlich das Erlebnis.

6. Passive Kandidaten erreichen

Die aktuelle Arbeitslosenquote ist niedrig. Nur etwa 30 ﹪ der Fachkräfte suchen aktiv einen Job – 2016 waren es noch 74 ﹪.

Daher richten sich Unternehmen gezielt an passive Kandidaten. Auch Agenturen müssen diesen Weg gehen – was sehr herausfordernd ist. 

Denn passive Kandidaten suchen nicht aktiv und sind häufig bereits bei anderen Unternehmen angestellt. Sie sind auf keinem Jobportal aktiv und sehen keine Stellenanzeigen. Deshalb ist ihre Ansprache besonders schwer.

Rekrutierungslösung

Um passive Kandidaten zu erreichen, sollten Agenturen ihr Netzwerk nutzen.

Zum Beispiel über Mitarbeiterempfehlungsprogramme oder durch Teilnahme an Networking-Veranstaltungen anderer Recruiter und Agenturen. Ein großes Netzwerk erhöht die Reichweite zu passiven Kandidaten. 

So erhalten Sie Informationen über Kandidaten, bevor Sie sie ansprechen – ein entscheidender Vorteil. 

7. Kundenerwartungen managen

Die Erwartungen von Kunden zu managen ist eine echte Herausforderung. Häufig haben sie hohe Erwartungen – etwa schnell die perfekte Besetzung zu finden oder innerhalb eines bestimmten Budgets zu bleiben.

Oft verstehen Kunden jedoch nicht die Komplexität des Rekrutierungsprozesses. Sie erwarten viele qualifizierte Kandidaten in kürzester Zeit oder unrealistische Gehälter und Fristen. Ohne frühzeitige Abstimmung entstehen Frustration, Verzögerungen und Konflikte.

Die Herausforderung besteht darin, realistische Möglichkeiten mit den Erwartungen der Kunden abzugleichen. Ohne klare Kommunikation geraten Agenturen leicht zwischen Kundenforderungen und den tatsächlichen Marktbedingungen.

Rekrutierungslösung

Offene, ehrliche Kommunikation ist entscheidend. Klären Sie bereits zu Beginn, was realistisch ist – basierend auf Marktbedingungen, Verfügbarkeit und Anforderungen.

Durch regelmäßige Updates verstehen Kunden den Prozess besser und vermeiden spätere Überraschungen.

Es geht um Kommunikation und Vertrauen. Informierte Kunden sind geduldiger und vertrauen Ihrer Expertise.

Fazit zu den Rekrutierungsherausforderungen von Personalvermittlungsagenturen

Jede Agentur steht bei der Einrichtung des Rekrutierungsprozesses vor den oben genannten Herausforderungen. Die umfassende Lösung ist das Applicant Tracking System (ATS). 

Diese KI-basierte Lösung optimiert den Rekrutierungsworkflow und ermöglicht ein kollaboratives Recruiting, bei dem das gesamte Team über das Dashboard Zugriff auf den Stand des Prozesses hat. Solche Software steigert die Effizienz und verbessert die Candidate Experience.