Vollstandiger ATS-Kauferleitfaden | Schritt-fur-Schritt-Anleitung

Nun, es könnte zwei Gründe geben, warum Sie sich entschieden haben, diesen Leitfaden zu lesen.  

1. Sie möchten Ihren Rekrutierungsworkflow mit einem ATS reibungslos verwalten und automatisieren.  

2. Sie verwenden bereits ein ATS, das nicht Ihren Erwartungen entspricht, und sind damit unzufrieden. Daher suchen Sie nach dem besten ATS, das Ihre individuellen Einstellungsanforderungen erfüllt.  

Was auch immer der Grund ist – Sie erhalten hier die Antwort auf die dringendste Frage, mit der sich alle Nutzer beschäftigen: Wie findet und kauft man das beste ATS? 

Lassen Sie uns keine Zeit verlieren und tief in diesen praxisnahen Schritt-für-Schritt-Leitfaden für ATS-Käufer eintauchen.  

Am Ende dieses Leitfadens werden Sie genau wissen, wie Sie das beste ATS identifizieren können. 

Aber warum brauchen Sie ein ATS?

Die wichtigste Frage, nicht wahr?  

Um diese Frage zu beantworten, müssen Sie zunächst das Einstellungsproblem in Ihrem Unternehmen erkennen. Sie müssen herausfinden, warum der Bedarf überhaupt entstanden ist.  

Hier sind einige der häufigsten Gründe, die Sie dazu bringen können, nach der besten Bewerbermanagement-Software (ATS) zu suchen.  

1. Zunehmende Herausforderungen und Anforderungen im Recruiting 

Wenn Ihr Unternehmen wächst, werden Ihre Einstellungsanforderungen komplexer und umfangreicher. Um diese Anforderungen zu erfüllen und das Wachstum zu bewältigen, benötigen Sie ein skalierbares ATS, das mit Ihnen mitwachsen kann.  

2. Ineffizientes und traditionelles Workflow-Management 

Ohne ein ATS finden sich Recruiter und HR-Mitarbeiter oft unter einem Berg von E-Mails und in komplexen Tabellenkalkulationen wieder. Das ist nicht nur zeitaufwändig, sondern auch fehleranfällig. 

In solchen Situationen ist ein ATS ein wahrer Lebensretter, indem es diese Aufgaben automatisiert und für einen besser organisierten und effizienteren Workflow sorgt. 

3. Das aktuelle ATS ist veraltet  

Vielleicht verwendet Ihr Unternehmen bereits ein ATS, aber es kommt mit den aktuellen Recruiting-Trends und -Strategien nicht mehr mit, da es an modernen Funktionen fehlt. In diesem Fall sollten Sie nach einem ATS suchen, das alle benötigten Features enthält. 

4. Bedenken hinsichtlich Compliance und Datensicherheit

Was nützt ein ATS, wenn es Ihre Bewerberdaten nicht schützt und keine DSGVO-Konformität gewährleistet? In diesem Fall sollten Sie nach einer sichereren Lösung suchen. 

Wie definieren Sie Ihre Anforderungen an ein ATS? 

Suchen Sie ein ATS, das perfekt zu Ihnen passt? 

Wenn ja, müssen Sie Ihre Anforderungen an das ATS genau definieren – aber wie?   

Sehen wir uns an, wie das geht. 

1. Verstehen Sie Ihre Rekrutierungsbedürfnisse 

Ihr Rekrutierungsteam muss den vollständigen Rekrutierungsprozess dokumentieren und die entscheidenden Aktivitäten festhalten, die Recruiter durchführen müssen. 

Versuchen Sie außerdem, einen Schritt weiter zu denken und mögliche zukünftige Hindernisse zu berücksichtigen, die den Rekrutierungsablauf behindern könnten.   

Aber was ist der Sinn dieser Aktivität?  

Sie hilft Ihnen dabei, die genauen Rekrutierungsbedürfnisse zu erkennen, die die neue ATS-Software erfüllen muss.

2. Fragen Sie sich: Was fehlt Ihrer aktuellen Lösung?  

Sie nutzen ein ATS, aber es lässt sich nicht an Ihre Anforderungen anpassen oder ist nicht skalierbar, wenn Ihre Einstellungsbedürfnisse wachsen.  

Das sind Warnzeichen, die Sie anhand der zuvor identifizierten Anforderungen erkennen sollten.  

Erstellen Sie eine Checkliste, was Ihre Anforderungen sind und welche Funktionen Ihr aktuelles ATS nicht bietet.  

3. Wie hoch ist Ihr Rekrutierungsbudget? 

Fragen Sie Ihren Hiring Manager nach dem zugewiesenen Rekrutierungsbudget, das Sie für ein ATS verwenden können.  

Berücksichtigen Sie die anfänglichen Abonnementgebühren, Schulungskosten und laufenden Nutzungsausgaben.  

Berücksichtigen Sie den Gesamtbetrag, der Ihnen ungefähr für das ATS zur Verfügung steht. 

 4. Definieren Sie den Zeitrahmen für die Einführung eines neuen ATS 

Erhalten Sie vom Arbeitgeber oder Hiring Manager den Zeitrahmen, bis wann eine endgültige Entscheidung für ein geeignetes ATS getroffen werden muss und bis wann es vollständig einsatzbereit sein soll. 

 So können Sie rechtzeitig nachfassen und den Fortschritt kontrollieren. 

Wichtige Überlegungen bei der Auswahl eines ATS 

Es gibt bestimmte Kriterien, die Sie vor der endgültigen Auswahl eines ATS bewerten sollten. Hier sind sie. 

1. Überprüfen Sie die mobile Zugänglichkeit

Einfacher mobiler Zugriff: Sie müssen sicherstellen, dass das ATS mobilfreundlich ist. Dies gibt Ihren Recruitern und Bewerbenden die Freiheit, jederzeit und überall mit dem System zu interagieren.

Responsives Design für Mobilgeräte: Achten Sie darauf, dass das ATS ein responsives Design hat, das sich an verschiedene Bildschirmgrößen anpasst und ein nahtloses Erlebnis auf Smartphones und Tablets bietet.

2. Bietet der ATS-Anbieter individuelle Anpassung?

Individuelle Lösungen: Prüfen Sie, ob Sie die ATS-Software an Ihre spezifischen Einstellungsprozesse, Anforderungen und Workflows anpassen können. 

Anpassungsoptionen ermöglichen es dem System außerdem, sich mit dem Wachstum und den Veränderungen Ihrer Organisation weiterzuentwickeln. 

3. Kann das System mit anderen HR-Tools integriert werden?

Nahtloser Workflow: Kann Ihr ATS mit anderen HR-Tools wie HRIS und Lohnabrechnungssoftware integriert werden, um den Workflow zu optimieren und manuelle Dateneingaben sowie Fehler zu reduzieren? 

Suchen Sie nach einem ATS, das als zentrales System fungiert und verschiedene Aspekte des Personalmanagements integriert – für mehr Effizienz und bessere Dateneinblicke. 

4. Prüfen Sie die Flexibilität und Skalierbarkeit der Software

Anpassungsfähige Funktionen: Sie sollten ein ATS wählen, das flexible Funktionen bietet und sich an Ihre sich verändernden Rekrutierungsbedürfnisse anpassen kann.

 Wachstumsunterstützung: Fragen Sie Ihren ATS-Anbieter, ob das System mit einer wachsenden Anzahl an Stellenanzeigen und Bewerbungen umgehen kann, wenn Ihr Unternehmen wächst. 

5. Ist die Software benutzerfreundlich und intuitiv?

Einfache Bedienung: Wenn Sie ein intuitives ATS wählen, reduziert dies die Einarbeitungszeit für Ihr Team und ermöglicht eine schnelle Adaption. Dadurch steigt die Produktivität Ihres Teams von Anfang an. 

 Kandidatenerlebnis: Ein benutzerfreundliches System verbessert auch das Kandidatenerlebnis, was sich positiv auf Ihre Arbeitgebermarke auswirkt.

6. Ist der Kundensupport schnell erreichbar?

Schnelle Hilfe bei Anfragen: Ein schneller und zuverlässiger Kundensupport ist sehr wichtig, um auftretende Probleme schnell zu lösen und Ausfallzeiten zu minimieren. 

 Supportkanäle: Prüfen Sie, ob der ATS-Anbieter mehrere Supportkanäle (Telefon, E-Mail, Chat) für den Komfort seiner Kunden anbietet.

7. Überprüfen Sie die Kundenbewertungen

Echte Erfahrungen von aktuellen Nutzern: Kundenbewertungen geben Ihnen Einblicke in die tatsächliche Nutzung. Sie zeigen auch die Stärken und mögliche Schwächen des ATS-Systems auf. 

Sie können die Nutzer per E-Mail oder über soziale Medien kontaktieren, um weitere Details über deren Erfahrungen mit dem System zu erhalten.

8. Machen Sie eine Demo und testen Sie die kostenlose Testversion

Praktische Erfahrung: Fordern Sie eine Live-Demo vom Anbieter an, um zu verstehen, wie dessen System Ihren Einstellungsprozess optimieren kann. 

Wenn Sie dennoch nicht vollständig überzeugt sind, testen Sie die kostenlose Testversion. Sie bietet eine risikofreie Möglichkeit, die Funktionen und Benutzerfreundlichkeit des ATS selbst zu erkunden.

Informierte Entscheidung: Diese praktische Erfahrung hilft Ihnen, eine fundierte Entscheidung zu treffen. Sie werden sicher sein, dass das ATS Ihren Erwartungen entspricht.

9. Wie ist der Ruf des Anbieters?

Position in der Branche: Ein Anbieter mit gutem Ruf bietet wahrscheinlich ein hochwertiges und zuverlässiges ATS.

Beständigkeit und Fachwissen: Berücksichtigen Sie die Erfahrung und Marktpräsenz des Anbieters als Indikatoren für Stabilität und kontinuierliche Produktverbesserung.

10. Prüfen Sie Sicherheit & Compliance

Datenschutz: Sie sollten prüfen, ob das ATS den Datenschutzvorschriften wie der DSGVO sowie anderen arbeitsrechtlichen Anforderungen entspricht, um die Daten der Bewerber zu schützen.

Sicherheitsmaßnahmen: Wählen Sie ein ATS, wenn der Anbieter starke Sicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselung und regelmäßige Audits anbietet, um Datenlecks und Malware-Angriffe zu verhindern. 

11. Implementierung und Schulung

Reibungslose Datenmigration: Ist die Datenmigration von Ihrem alten ATS zum neuen System einfach durchführbar? 

Prüfen Sie, ob der Anbieter vollständige Unterstützung bei der Implementierung und Schulung bietet, damit Ihr Team problemlos auf das neue ATS umsteigen kann.

Auch der Support nach der Einführung sowie laufende Schulungsangebote sind extrem wichtig, damit Ihr Team kompetent bleibt und das Maximum aus dem ATS herausholen kann. 

Top 10 Must-have-Funktionen in ATS-Software, die Sie nicht verpassen dürfen

Sind Sie verwirrt über die Vielzahl an Funktionen, die ATS-Anbieter bieten? Das kann überwältigend sein, oder? Aber das muss nicht sein. 

 Um mehr Klarheit zu bekommen, prüfen Sie, ob die folgenden entscheidenden Funktionen angeboten werden. 

Lebenslauf-Parsing

Diese Funktion hilft Ihnen dabei, Lebensläufe zu importieren sowie automatisch wichtige Informationen daraus zu extrahieren. Das spart Zeit, und kein Kandidat wird übersehen. Außerdem verwandelt sie einen Stapel an Lebensläufen in eine durchsuchbare Talentdatenbank – in Sekundenschnelle. Auf diese Weise wird das Lebenslaufmanagement einfacher als je zuvor. 

Kandidatenverfolgung

Möchten Sie den Werdegang jedes Kandidaten im Einstellungsprozess nachverfolgen? 

Dann hilft Ihnen diese Funktion, jeden Bewerber effizient zu organisieren und zu verwalten – für einen reibungslosen Rekrutierungsablauf.

Stellenanzeigen und -verteilung

Mit nur einem Klick können Sie Stellenanzeigen auf mehreren Jobbörsen und Social-Media-Kanälen veröffentlichen. Dadurch erhöhen Sie Ihre Reichweite und ziehen ganz einfach einen vielfältigen Pool qualifizierter Kandidaten an. Vermarkten Sie Ihre Stellenanzeigen auf die effizienteste Weise! 

Kollaboratives Recruiting

Möchten Sie mit Teammitgliedern zusammenarbeiten, um Feedback auszutauschen und fundierte Einstellungsentscheidungen zu treffen? Diese Funktion fördert einen einheitlichen Ansatz bei der Bewertung von Kandidaten hinsichtlich Fähigkeiten und kultureller Passung.

Interviewplanung & -management 

Möchten Sie die Planung und Verwaltung von Vorstellungsgesprächen automatisieren, um langwierige E-Mail-Ketten zu vermeiden? 

Dann ist dieses Tool ein Muss im ATS – es synchronisiert sich mit Kalendern, um einfach den besten Termin für Interviewer und Bewerber zu finden.

Kommunikationstools

Kommunikationsfunktionen helfen Ihnen, eine klare und konsistente Kommunikation mit den Kandidaten direkt aus dem ATS heraus aufrechtzuerhalten. 

Sie können personalisierte Recruiting-E-Mails und zeitnahe Updates versenden, um die Candidate Experience zu verbessern – das wirkt sich positiv auf Ihre Employer Brand aus.

Berichtswesen und Analytik

Wie könnten Sie auf diese unglaublich wichtige Funktion verzichten? 

Mit dieser Funktion erhalten Sie Einblicke in Ihren Einstellungsprozess durch datengestützte Berichte. Sie zeigt auf, was funktioniert, wo Verbesserungen möglich sind und wie Sie fundiertere Entscheidungen treffen können.

Erweiterte Such- und Filteroptionen

Mit dieser ATS-Funktion finden Sie schnell passende Kandidaten mit den richtigen Fähigkeiten durch leistungsstarke Such- und Filtermöglichkeiten. Damit können Sie Ihren Talentpool präzise durchforsten, um Top-Talente zu identifizieren.

Automatisiertes Kandidaten-Screening

Möchten Sie den Bewerberauswahlprozess automatisieren? 

Dann geht es nicht ohne diese Funktion. Sie ermöglicht das automatische Screening von Bewerbern anhand vordefinierter Kriterien wie Fähigkeiten, Erfahrung und Ausbildung. 

 So können Sie den Bewerberpool gezielt auf diejenigen eingrenzen, die am besten zu Ihren Anforderungen passen.

Onboarding-Integration 

Sie können Ihren Onboarding-Prozess optimieren und einen reibungslosen Übergang vom Bewerber zum Mitarbeiter schaffen – mit ins ATS integrierten Onboarding-Tools. 

 Mit dieser Funktion können Sie neue Mitarbeiter bereits vor ihrem ersten Arbeitstag vorbereiten – für ein besseres Einstiegserlebnis und höhere Mitarbeiterbindung.

55 Fragen, die Sie Ihrem ATS-Anbieter stellen müssen

Wir alle wissen, wie wichtig es ist, das richtige Bewerbermanagementsystem (ATS) auszuwählen, um den Einstellungsprozess zu optimieren und die Candidate Experience zu verbessern – letztlich, um Top-Talente zu gewinnen, richtig? 

 Dafür müssen Sie die richtigen Fragen stellen, um sicherzustellen, dass das ATS zu den spezifischen Anforderungen Ihrer Organisation passt. 

 Hier sind 55 entscheidende Fragen, die Sie Ihrem ATS-Anbieter stellen sollten, um ein tieferes Verständnis für das Angebot jedes Anbieters zu gewinnen. 

Branchenerfahrung 

• Wie lange bieten Sie bereits ATS-Lösungen an?
• Haben Sie Kunden aus unserer Branche?
• Können Sie Fallstudien oder Erfahrungsberichte ähnlicher Kunden vorweisen?
• Wie bleiben Sie über Recruiting-Trends und gesetzliche Vorgaben in unserer Branche auf dem Laufenden?
• Besteht Ihre Kundschaft hauptsächlich aus großen oder kleinen Unternehmen?

ATS-Funktionen 

• Wie schnell lädt Ihr System?
• Ist Ihr ATS mobilfreundlich? 
• Kann ich mich auf jedem Computer und mit jedem Browser in Ihr System einloggen?
• Verfügt Ihr ATS über einen vorgegebenen Workflow oder kann ich diesen individuell anpassen?
• Welche Automatisierungsfunktionen bietet Ihr System? 
• Ist vorausschauende Intelligenz (Predictive Intelligence) in Ihrem System verfügbar? 
• Welche Kernfunktionen bietet Ihr ATS?

Integrationsfähigkeit 

• Gibt es eine API für benutzerdefinierte Integrationen?
• Lässt sich Ihr ATS reibungslos mit unserer bestehenden HR-Software und anderen Systemen integrieren?
• Gibt es Unterstützung für Kalender- und E-Mail-Integrationen?
• Wie funktioniert die Integration mit Jobbörsen und sozialen Netzwerken?
• Kann das System mit Background-Checks und Kandidatenscreening-Services verbunden werden?

E-Mail-Kommunikation 

• Können wir das Öffnen und die Interaktionen von E-Mails innerhalb des ATS nachverfolgen? 
• Unterstützt Ihr ATS E-Mail-Vorlagen für die Kommunikation mit Kandidaten? 
• Gibt es ein integriertes E-Mail-System oder funktioniert es mit unserem bestehenden E-Mail-Anbieter?
• Wie stellt das ATS die Zustellbarkeit von E-Mails und die Einhaltung von Spam-Richtlinien sicher?

Produktinnovation 

• Verfügen Sie über ein Forschung- und Entwicklungsteam? 
• Wie häufig veröffentlichen Sie Updates und neue Funktionen? 
• Wie fließt Kundenfeedback in Ihre Produktentwicklung ein? 
• Gibt es bevorstehende Funktionen oder Innovationen, über die wir informiert sein sollten?

Implementierung 

• Wie sieht Ihr typischer Zeitplan für die Implementierung des ATS aus?
• Können Sie den Implementierungsprozess und die wichtigsten Meilensteine skizzieren?
• Wer ist unser Hauptansprechpartner während der Implementierung?
• Welche Ressourcen werden von unserer Seite für eine erfolgreiche Implementierung benötigt?

Benutzerschulung 

• Werden Sie unserem Team eine Schulung zur Nutzung des ATS anbieten?
• Welche Arten von Schulungsmaterialien und Ressourcen stellen Sie zur Verfügung?
• Fallen zusätzliche Kosten für Schulungssitzungen an?
• Wie unterstützen Sie neue Benutzer nach der anfänglichen Schulungsphase?

Hinzufügen neuer Benutzer 

• Wie viele Benutzer können maximal Zugriff auf Ihr System haben?
• Ist es möglich, bei Bedarf neue Benutzerplätze hinzuzufügen? 
• Können Sie uns sagen, was die Kosten für das Hinzufügen neuer Benutzer sind?
• Wie kann man neue Benutzer hinzufügen? 

Datensicherheit

• Wie sieht Ihr Daten­erfassungs­prozess aus? 
• Wem gehören die Kundendaten? 
• Welche Vorkehrungen treffen Sie, um die Systemsicherheit zu gewährleisten?
• Wie lautet Ihre Datenschutzrichtlinie? 
• Wie oft führen Sie Datensicherungen durch?

Kundensupport 

• Welche Arten von Kundensupport bieten Sie an (z. B. Telefon, E-Mail, Live-Chat)? 
• Wie sind Ihre Supportzeiten, und bieten Sie 24/7-Support an? 
• Wie gehen Sie mit dringenden Problemen oder Systemausfällen um? 
• Gibt es einen dedizierten Account-Manager für unser Unternehmen? 
• Wie schnell antworten Sie in der Regel auf Supportanfragen?

Preisgestaltung und Verträge

• Wie ist Ihre Preisstruktur aufgebaut?
• Gibt es Einrichtungs- oder Implementierungsgebühren?
• Was ist im Basispreis enthalten und was kostet extra?
• Wie lauten die Vertragsbedingungen und gibt es eine Mindestvertragslaufzeit?
• Wie funktioniert die Abrechnung bei Hinzufügen oder Entfernen von Benutzern?

Letzte Überlegungen

• Was macht Ihr ATS zur besten Wahl für unser Unternehmen?
• Gibt es bevorstehende Änderungen oder Updates, von denen wir wissen sollten?
• Wie können wir den Erfolg und ROI der Implementierung Ihres ATS messen?

Warum entscheiden sich Menschen für iSmartRecruit gegenüber anderen ATS?

Die Welt der Personalbeschaffung ist hart umkämpft. 

Die Wahl des richtigen Applicant Tracking Systems (ATS) kann also den Unterschied zwischen erfolgreicher Einstellung und verpassten Chancen ausmachen, oder? 

Warum also iSmartRecruit, fragen Sie sich sicher. Finden wir es heraus! 

iSmartRecruit ist die bevorzugte Wahl von über 10.000 Recruiting-Profis, Personalverantwortlichen, HRs und Personalagenturen in über 70 Ländern. 

Aber warum entscheiden sich so viele für iSmartRecruit und nicht für andere?

1. Benutzerfreundliches Design

iSmartRecruit wird für seine intuitive Benutzeroberfläche geschätzt. Wir wissen, dass Ihre Zeit kostbar ist, deshalb wurde unsere Plattform so gestaltet, dass sie schnell erlernt und effizient genutzt werden kann. 

So können Sie sich ganz auf das konzentrieren, was Sie am besten können – Top-Talente einstellen.

2. Fortschrittliche Funktionen, einfach gemacht

Von KI-gestützter Recruiting-Analytik bis hin zu nahtlosen Integrationen bietet iSmartRecruit eine leistungsstarke Palette fortschrittlicher Funktionen. Und das alles in einer Form, die leicht zugänglich und einfach zu bedienen ist – unabhängig von Ihrem technischen Know-how.

3. Anpassbar an Ihre Bedürfnisse

Da kein Recruiting-Prozess dem anderen gleicht, bietet iSmartRecruit beispiellose Anpassungsmöglichkeiten. Passen Sie alles an – vom Workflow bis zu Kommunikationstemplates – und sorgen Sie dafür, dass sich unser System Ihnen anpasst, nicht umgekehrt.

4. Hervorragender Support und Schulung

Unser Engagement für Ihren Erfolg geht über reine Recruiting-Software hinaus. iSmartRecruit bietet umfassenden Support und Schulungsressourcen, damit Sie das volle Potenzial Ihrer ATS-Investition ausschöpfen können.

5. Kosten­effiziente Lösung

Wir stehen für transparente, einfache Preisgestaltung ohne Kompromisse bei Qualität oder Funktionalität. iSmartRecruit bietet Premium-Funktionen zu einem kosten­effizienten Preis – eine smarte Wahl für Unternehmen jeder Größe.

6. Datensicherheit und Compliance

In einer Zeit, in der Datenschutz höchste Priorität hat, sorgt iSmartRecruit dafür, dass Ihre Kandidaten­daten sicher sind und Ihre Recruiting-Aktivitäten internationalen Vorschriften entsprechen.

Die Wahl des richtigen ATS ist eine entscheidende strategische Entscheidung. 

iSmartRecruit macht Ihnen diese Wahl leicht – mit einer Plattform, die leistungsstark und gleichzeitig benutzerfreundlich, anpassbar und von einem engagierten Team begleitet ist.

Fordern Sie noch heute eine Live-Demo von iSmartRecruit an und überzeugen Sie sich selbst, warum so viele Recruiting-Profis unser System bevorzugen.

Sind Sie bereit, Ihren Recruiting-Prozess zu transformieren und großartige Erfolge bei der Personalbeschaffung zu erzielen?